በሥራ ቦታ መደራጀቱ አስፈላጊ መሆኑን ሁላችንም እናውቃለን ፣ ግን ብዙ ሰዎች ይህን ለማድረግ ይቸገራሉ። ብታምኑም ባታምኑም መደራጀት የሚመስለውን ያህል ከባድ አይደለም። ጥቂት ጥገናዎች እና መፍትሄዎች እርስዎ ከሚያስቡት በላይ የተደራጀ ሰው ለመሆን ቀላል ያደርግልዎታል።
ደረጃ
ዘዴ 4 ከ 4 - ቦታውን እና ሰዓቱን ማዘጋጀት
ደረጃ 1. እንቅስቃሴዎችዎን ይከታተሉ።
የዕለት ተዕለት እንቅስቃሴዎን ለመከታተል ወይም ለመከታተል ጥቂት ቀናት ያሳልፉ። መጽሔት በመያዝ ከዚህ በፊት ያላስተዋሏቸውን ነገሮች ማየት ይችላሉ። በተጨማሪም ፣ ጋዜጠኝነት እንዲሁ ነገሮችን በማደራጀት እና ምርታማ ስለመሆንዎ ስለ ጉድለቶችዎ ትንሽ ሀሳብ ሊሰጥዎት ይችላል። ይህ ልምምድ ትልቅ ግብን ከግምት ውስጥ ማስገባት አለበት። በእንቅስቃሴ ምዝግብ ማስታወሻዎች አማካኝነት የትኞቹ እንቅስቃሴዎች ጊዜን ማባከን እና ግቦችዎን ለማሳካት የትኞቹ እንቅስቃሴዎች ሊደግፉዎት እንደሚችሉ ማየት ይችላሉ።
ደረጃ 2. የምርት ጊዜዎን ይወስኑ።
አንዳንዶቻችን ቀደምት ተነሺዎች ነን ፣ እና አንዳንዶቹ አይደሉም። የምርት ጊዜዎ መቼ እንደሆነ አስቀድመው ያውቁ ይሆናል። ምሽቶች ፣ ጥዋት ፣ ምሳ ሰዓት ፣ ከስራ ቀኑ ከፍተኛ ሰዓታት በፊትም ሆነ በኋላ እንኳን ፣ ምርታማነትን ለማሳደግ በእነዚህ ጊዜያት ይጠቀሙ።
ደረጃ 3. ለስራዎ ቅድሚያ ይስጡ።
አንዳንድ ሥራዎች ከሌሎቹ የበለጠ አስፈላጊ እንደሆኑ ሁላችንም እናውቃለን ፣ ግን እኛ ሁልጊዜ ለእነሱ በትክክል ቅድሚያ አንሰጣቸውም። ስለዚህ ተግባሮችን እንደ አስፈላጊ ምልክት በማድረግ የደረጃ አሰጣጥ ስርዓትን ያዳብሩ ፣ እና ሐቀኛ እና ተለዋዋጭ ይሁኑ። በኮምፒተርዎ ወይም በጠረጴዛዎ ላይ ዲጂታል የቀን መቁጠሪያ ወይም ተለጣፊ ማስታወሻዎችን በመጠቀም አስታዋሾችን ይጠቀሙ። በዝርዝሮችዎ ላይ ቅድሚያ ለሚሰጣቸው ነገሮች ተጨማሪ ጊዜ እና ጉልበት ይስጡ። ምሳሌዎች ዛሬ ወይም ነገ መጠናቀቅ ያለባቸው ሥራዎች ያሉ ጊዜ-ተኮር ተግባራት ናቸው። እንዲሁም ለደንበኞች ፣ ለአለቆች ወይም ለሌላ ደመወዝዎን ለሚከፍል ሰው ምላሽ መስጠት ቅድሚያ መስጠት አለብዎት። ስለ አንድ ተግባር ትብነት እና አስፈላጊነት እርግጠኛ ካልሆኑ አንድን ሰው መጠየቅ የተሻለ ነው።
ደረጃ 4. ትናንሽ ሥራዎችን ወዲያውኑ ይሙሉ።
በተወሰኑ የጊዜ ገደቦች ውስጥ ሁሉም ሥራዎች ቅድሚያ ሊሰጣቸው እና መርሐግብር ሊኖራቸው አይገባም። አንዳንድ ተግባራት ወዲያውኑ ሊጠናቀቁ ስለሚችሉ ዕቅድ ወይም የጊዜ ሰሌዳ አይጠይቁም። እንደዚያ ከሆነ ወዲያውኑ ተግባሩን በፍጥነት ማጠናቀቅ ይችላሉ። ስለዚህ ፣ አሁን ያድርጉት! ቀላል ሥራዎችን ወዲያውኑ በማከናወን ፣ አይዘገዩም።
ደረጃ 5. መሳሪያዎችን እና የሥራ መሳሪያዎችን ያደራጁ።
ዴስክቶቻችን በቀላሉ ከተበላሸ ወደ ተሰባበሩ ጀልባዎች ሊሄዱ ይችላሉ ፣ እና ይህ የተደራጀ ሰው ከመሆን ሊያግድዎት ይችላል። አንዳንድ ሰዎች እንኳን “ንጹህ ጠረጴዛ” ፖሊሲ አላቸው። በእርግጥ አስፈላጊ ባይሆንም የሥራ ቦታዎን ማጽዳት የተሻለ ነው።
- ጠረጴዛውን ያፅዱ። ሁሉንም መጣያ ያስወግዱ እና የሚፈልጉትን ነገሮች በስርዓት መንገድ ያደራጁ። በሚቻልበት ጊዜ ጠረጴዛውን ያፅዱ -በቢሮ ውስጥ ምንም ሥራ በማይኖርበት ጊዜ ፣ በእረፍቶች ጊዜ ወይም በሥራ መካከል።
- ወዲያውኑ ቆሻሻዎን ያፅዱ። በዚህ መንገድ ጠረጴዛዎን ለማፅዳት ሁል ጊዜ ያስታውሳሉ። በተጨማሪም ፣ በተጠራቀመ ቆሻሻ ከመበሳጨት መቆጠብ ይችላሉ።
- የሚፈልጉትን ነገሮች በቀላሉ ሊደረስበት በሚችል ቦታ ውስጥ ያከማቹ። በእርግጥ በዙሪያዎ ያለው ሁሉ ቆሻሻ አይደለም። የሚፈልጓቸውን መሣሪያዎች በአቅራቢያዎ ማቆየትም ጠቃሚ ጊዜን እና የሥራ ቦታን ለመቆጠብ ያስችልዎታል።
ደረጃ 6. እንቅስቃሴዎችን እና ስብሰባዎችን ያቅዱ።
አንዳንድ ሰዎች ስብሰባዎችን ብቻ ቀጠሮ ይይዛሉ ፣ ግን በሚያደርጋቸው ዝርዝር ላይ ከሚገኙት እንቅስቃሴዎች ጋር አይደለም። አስፈላጊ ተግባራትን እና ስብሰባዎችን ማቀድ በጣም ጠቃሚ ሊሆን ይችላል። ለምሳሌ ፣ ማክሰኞ እና ሐሙስ ብቻ ስብሰባዎችን በማካሄድ ቀኖችዎን በቡድን ማድረግ ይችላሉ። ለ “የፈጠራ ጊዜ” ወይም ለማይተነበየው የጊዜ ሰሌዳዎ ውስጥ ቦታ ያዘጋጁ።
- የጊዜ ሰሌዳ እና የቀን መቁጠሪያ አስተዳዳሪን ይጠቀሙ። ወረቀት እና ብዕር በመጠቀም የራስዎን የጊዜ ሰሌዳ አስተዳዳሪ መፍጠር ይችላሉ ፣ ወይም እንደ iCalendar ወይም Google Now ያሉ ሶፍትዌሮች እና መተግበሪያዎች ሊሆኑ ይችላሉ።
- እንቅስቃሴዎችዎን ይመድቡ። እንቅስቃሴዎችዎን መመደብ ወይም ቀለም መመደብ አስፈላጊ የሆነውን የእይታ ማሳሰቢያዎ ሊሆን ይችላል። ለምሳሌ ፣ እርስዎ የሚፈጥሯቸው ምድቦች ሊሆኑ ይችላሉ - መፃፍ ፣ ፕሮጄክቶች ፣ ዝግጅቶች ፣ ስብሰባዎች ፣ የአዕምሮ ማሰባሰብ ፣ እረፍት እና የአካል ብቃት እንቅስቃሴ ጊዜ።
- መርሃ ግብርዎን ለማስተዳደር ቴክኖሎጂን ይጠቀሙ። እንደ Outlook ያሉ የመስመር ላይ የጊዜ ሰሌዳ አስተዳዳሪዎች እና የኢሜል መድረኮች የሚደረጉ ዝርዝሮችን ፣ የቀን መቁጠሪያዎችን እና የአድራሻ ዝርዝሮችን ማዋሃድ ይችላሉ። ይህ የጊዜ ሰሌዳ ሥራ አስኪያጅ ውጤታማነትዎን ከማሻሻል በተጨማሪ አስተሳሰብዎን ቀለል ሊያደርግ ይችላል።
- በተቻለ መጠን ሥራውን ያብሩ። ሥራ በሚበዛበት የሥራ ቀን ሁሉንም ነገር ብቻዎን ማድረግ እንደሌለብዎት የመዘንጋት አዝማሚያ ይሰማዎታል። ሥራዎን ለአንድ ረዳት ይተዉት ፣ ወይም በእውነቱ በስራ ከተዋጡ ፣ የሥራ ባልደረቦችዎ በአንድ የተወሰነ ተግባር እንዲረዱዎት ይጠይቁ። ሥራ መዘጋት ሲጀምር ለባልደረባዎ እርዳታ ሞገስ መመለስ ይችላሉ።
ዘዴ 2 ከ 4 - ኢሜሎችን በስርዓት ማደራጀት
ደረጃ 1. ኢሜልዎን በተያዘለት ጊዜ ያረጋግጡ።
አብዛኛዎቹ መልዕክቶች እርስዎ እንደሚያስቡት አስፈላጊ ስላልሆኑ ሁል ጊዜ የገቢ መልእክት ሳጥንዎን መፈተሽ የለብዎትም። ፈጣን ክትትል በማይፈልግ ሥራ ላይ እየሰሩ ከሆነ ፣ በቀን ከ 3 እስከ 4 ጊዜ ያህል በመደበኛነት ኢሜልዎን ይፈትሹ።
ደረጃ 2. ኢሜል ያደራጁ።
መልዕክቶችዎ በገቢ መልዕክት ሳጥንዎ ውስጥ እንዲከማቹ ከመፍቀድ ይልቅ የአቃፊዎች እና የባንዲራ ባህሪን ይጠቀሙ። ለምሳሌ ፣ አቃፊዎች እና ንዑስ አቃፊዎች በ Outlook ውስጥ ባህሪይ ወይም በጂሜል ውስጥ ያሉ ብዙ መሰየሚያዎች እና የገቢ መልእክት ሳጥን ባህሪዎች ትርፋማ ሊሆኑ ይችላሉ። ጋዜጠኛ ከሆኑ ፋይሎችዎ “የቅርብ ጊዜ ዜናዎች” ፣ “የወደፊት ዜናዎች” ፣ “የድሮ ዜናዎች” ፣ “ቃለመጠይቆች እና ሀብቶች” እና “ሀሳቦች” ተብለው ሊጠሩ ይችላሉ።
ኢሜይሎችዎን ይሰርዙ እና በማህደር ያስቀምጡ። አስፈላጊ እና የቆዩ ፊደሎችን በማህደር ያስቀምጡ ፣ ከዚያ ቀሪውን ይሰርዙ። ከላይ እንደተጠቀሰው ምሳሌ ፣ “የድሮ ዜና” የጋዜጠኛ ማህደር ነው። የድሮ ኢሜይሎችን መሰረዝ ሲጀምሩ ፣ ከማስገባት ይልቅ ምን ያህል ኢሜይሎች መጣል እንዳለባቸው ያያሉ። አንዳንድ ሰዎች “ዜሮ የገቢ መልእክት ሳጥን” እንዲኖራቸው ይወስናሉ ፣ ማለትም ፣ ምንም ያልተነበቡ ኢሜይሎች ወይም በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ ምንም ኢሜይሎች የሉም። ፋይሎችን እና ስያሜዎችን ከመጠቀም በተጨማሪ የማከማቻ መሣሪያውን በመጠቀም ፣ የድሮ ኢሜሎችን በመሰረዝ እና የኢሜል ማጽጃ መተግበሪያን በመጠቀም የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ባዶ ማድረግ ይችላሉ።
ደረጃ 3. ሌሎች ፣ የበለጠ ቀልጣፋ የመገናኛ ዘዴዎችን ይጠቀሙ።
አንዳንድ ጊዜ ፈጣን የስልክ ጥሪ ኢሜሎችን መላክ እና መቀበል 10 እኩል ነው። ከሆነ ይደውሉ! ኢሜሎችን መለዋወጥ ውይይቱን ሊያደናቅፍ እና ወደ ፊት እና ወደ ፊት መደረግ እንዳለበት ካወቁ በስልክ መገናኘት የተሻለ ነው። ረጅም ፣ ግትር ፣ ጊዜ የሚወስድ የኢ-ሜይል ውይይቶችን ከማድረግ ይልቅ በመደወል ተጨማሪ ዝርዝሮችን ያገኛሉ። ለሥራ ባልደረቦችዎ ኢሜል መላክ እና “ስለዚህ ጉዳይ ብዙ ጥያቄዎች አሉኝ። ምናልባት በስልክ ማውራት ቀላል ይሆን? በ 5 ሰዓት ልደውልዎት እችላለሁ?”
ደረጃ 4. መቋረጥን ይገድቡ።
የስትራቴጂክ ዕረፍቶች በእርግጥ ሊረዱ ይችላሉ ፣ ነገር ግን በሥራ ጊዜ መቋረጦች ተቃራኒ ናቸው። መቋረጦች ሥራዎን ሊቀንሱ ፣ ምትዎን ሊሰብሩ እና ትኩረትን እንዲያጡ ሊያደርጉዎት ይችላሉ። ስለዚህ ሥራ በሚበዛበት ጊዜ የድምፅ መልእክት ለመጠቀም ይሞክሩ። እነዚህ መሣሪያዎች እርስዎ ቢሮ ውስጥ በማይሆኑበት ጊዜ ብቻ አይደሉም። በጣም ሥራ በሚበዛበት ጊዜ እነዚህ መሣሪያዎች ጥቅም ላይ ሊውሉ ይችላሉ። ብዙ ሰዎች “የተከፈተ በር” ፖሊሲ አላቸው ፣ ግን ሁል ጊዜ በርዎን ክፍት ማድረግ የለብዎትም። በበሩ ላይ “በጥሪ ላይ” ወይም “ክፍል ጥቅም ላይ እየዋለ ነው” የሚል መልእክት በሩ ላይ መተው ይችላሉ። እባክዎን እንደገና ተመልሰው ይምጡ ወይም ኢሜል ይላኩ።”
ደረጃ 5. ከደመናው ተጠቃሚ ይሁኑ።
የደመና ማስላት ዋጋው ርካሽ ፣ ሊለካ የሚችል ፣ የበለጠ ቀልጣፋ እና ለማዘመን ቀላል ስለሆነ ግምት ውስጥ ማስገባት ተገቢ ነው። በደመናው ውስጥ ያለው ይዘት በጣም ጠቃሚ ነው ምክንያቱም በተለያዩ መሣሪያዎች ላይ ሊደረስበት ይችላል -ኮምፒተሮች ፣ ጡባዊዎች ፣ ስማርትፎኖች እና ሌሎችም። የደመና ማከማቻ እንዲሁ እንደ የመጀመሪያ እና ሁለተኛ ዲጂታል ምትኬ ሆኖ ይሠራል። በደመናው ውስጥ አንዳንድ ነፃ የማከማቻ ቦታ ሊኖርዎት ስለሚችል ወይም ለዝቅተኛ ዓመታዊ ክፍያ ስለሚገኝ ከ ICT ሥራ አስኪያጅ ወይም ከሶፍትዌር አቅራቢው ጋር ይወያዩ።
ደረጃ 6. የመስመር ላይ ዕልባቶችን ይጠቀሙ።
አብዛኛዎቹ አሳሾች የሚወዷቸውን የድር አድራሻዎች ፣ ወይም በተደጋጋሚ የሚጎበ thoseቸውን በቀላሉ እና በፍጥነት እንዲያገኙ ለማስቀመጥ እና ለማደራጀት የዕልባት ባህሪ አላቸው። የቅርብ ጊዜ ዜናዎችን ለመፈተሽ አስፈላጊ ጣቢያዎችን እንዳይረሱ ይህንን ባህሪ ይጠቀሙ።
ዘዴ 3 ከ 4 - ብዙ ጊዜን መጠቀም
ደረጃ 1. ብዙ ነገሮችን በአንድ ጊዜ ከማድረግ ይቆጠቡ (ባለብዙ ተግባር)።
ሁሉም ባለሙያዎች ይህንን ያምናሉ። ይህ በቴሌቪዥን ላይ ፈጣን እና አሪፍ ቢመስልም ብዙ ነገሮችን በአንድ ጊዜ ማከናወን ውጤታማ አይደለም እና ለመደራጀት በሚያደርጉት ጥረት ውጤታማነት ላይ ጣልቃ ሊገባ ይችላል። ይልቁንም ፣ ሙሉ ትኩረትንዎን ለአንድ ተግባር አስቀድመው ቢሰጡ ይሻላል ፣ ይቋቋሙት እና በዝርዝሮችዎ ላይ ወደ ሌሎች ነገሮች ይሂዱ።
ደረጃ 2. ለራስዎ መርሃ ግብር ያዘጋጁ።
እንደ እድል ሆኖ ፣ አብዛኛዎቹ ሥራዎች በደቂቃዎች ላይ በመመርኮዝ ዕለታዊ መርሃ ግብር እንዲፈጥሩ አይፈልጉም። ሆኖም ፣ የዕለታዊ መርሃ ግብርዎን እና የዕለቱ አስፈላጊ ተግባራትን ወይም ክስተቶችን ምልክት ማድረጉ በተግባሮችዎ ላይ እንዲያተኩሩ ያስችልዎታል።
- ለተወሰኑ እንቅስቃሴዎች የጊዜ ገደቦችን ያዘጋጁ። አንዳንድ ተግባራት የጊዜ ገደብ ማቀናበርን አይጠይቁም ፣ ግን ሌሎች የእርስዎን ምርታማነት ለማሳደግ መመዘኛዎች መሆን አለባቸው። ከሚያስፈልገው በላይ ብዙ ጊዜ የሚወስዱ አንዳንድ ተግባሮችን ያስቡ ፣ እና በኋላ ላይ የጊዜ ገደብ ያዘጋጁላቸው።
- ለሌሎች እንቅስቃሴዎች ተጨማሪ ጊዜ ይመድቡ። ከልምድ እንደሚማሩት አንዳንድ ሥራዎች ብዙውን ጊዜ ከሚገባው በላይ ጊዜ ይወስዳሉ ፣ ግን ያ መጥፎ አይደለም። ለዚህ ዓይነቱ እንቅስቃሴ ፣ እና በተለይም አስፈላጊ ክስተቶች እና ስብሰባዎች ፣ በፊት እና በኋላ ተጨማሪ ጊዜ ይመድቡ።
ደረጃ 3. የሰዓት ቆጣሪ ፣ የሩጫ ሰዓት ወይም የማንቂያ ሰዓት መተግበሪያን ይጠቀሙ።
እነዚህ ዕቃዎች በአግባቡ ጥቅም ላይ ሲውሉ ውጤታማ ሊሆኑ ይችላሉ። አንዳንድ ሰዎች አንድ እንቅስቃሴ ከመጀመራቸው በፊት በቂ ማስጠንቀቂያ እንዲሰጣቸው ከሚፈለገው ጊዜ በፊት 10 ፣ 15 ወይም 30 ደቂቃዎች ማንቂያቸውን ማዘጋጀት ይመርጣሉ። እንዲሁም የማስታወሻ መሣሪያ (አስታዋሽ) ማቀናበር ይችላሉ።
ደረጃ 4. አትዘግዩ።
አንድን እንቅስቃሴ ለሌላ ጊዜ ማስተላለፍ አለብዎት ወይም ሰነፍ መሆን ከፈለጉ እራስዎን ይጠይቁ። የዘገየ መስሎ ከተሰማዎት አይዘገዩ - ያድርጉት! ሆኖም ፣ እንቅስቃሴን ማዘግየት የማይቀር ከሆነ ፣ ማስታወሻዎችን መውሰድዎን እና በተጨባጭ ዕቅድ እንቅስቃሴውን ለሌላ ጊዜ ማስተላለፍዎን ያረጋግጡ። ወይም ፣ ስለ ያልተዛባ ዕቅድ ማሰብ ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ በአካል ስብሰባን መሰረዝ ካለብዎት ፣ ይልቁንስ የጉባ call ጥሪ ወይም የድር ኮንፈረንስ ማድረግ ይፈልጉ ይሆናል።
ዘዴ 4 ከ 4 - የአካል እና የአእምሮ ጤናን መጠበቅ
ደረጃ 1. እረፍት ይውሰዱ።
ምርታማነትዎን እና የአእምሮ ጤናዎን ለመጠበቅ አእምሮዎን ማረፍ አስፈላጊ ነው። ለማረፍ ጊዜ እንዳይኖረን ብዙውን ጊዜ በመስራት ላይ ተጠምደናል። እረፍት መውሰድ ምርታማነታችንን ለማሳደግ በጣም የሚያስፈልገውን እረፍት ይሰጠናል። ሆኖም ፣ ዕረፍቶችም ጊዜያችንን በጥሩ ሁኔታ እየተጠቀምንበት ነው ወይስ አይደለም ብለን ለማቆም እና ለመጠየቅ ዕድል ይሰጣሉ።
ደረጃ 2. የተሻለ እንቅልፍ።
ጥሩ የሌሊት እንቅልፍ ሳይኖርዎት በሚቀጥለው ቀን ማዞር ፣ ድካም ወይም የድካም ስሜት ይሰማዎታል። ይህ በስራ ቦታዎ ላይ ባለው መርሃግብር እና ብቃት ላይ ጣልቃ ሊገባ ይችላል። በየቀኑ ከ 7 እስከ 8 ሰዓታት የማያቋርጥ እንቅልፍ ለማግኘት ግብ ያድርጉ።
ደረጃ 3. እራስዎን ከሥራ ባልደረቦችዎ ጋር አያወዳድሩ።
አብዛኛው የሥራ ባልደረቦችዎ ሥራ እርስዎ ከሚሠሩት ሥራ የተለየ ነው ፣ እና እያንዳንዱ ሰው ሥራውን የማደራጀት ዘዴ አለው። ትርጉም ያለው እና ለሥራ ባልደረቦችዎ ውጤታማ የሆነ ዘዴ ለእርስዎ ላይሠራ ይችላል ፣ እና በተቃራኒው።
ደረጃ 4. መደራጀት ቀጣይ ሂደት መሆኑን ይቀበሉ።
ፍጹም ለመሆን አይጠብቁ። ትዕዛዝ የማያቋርጥ ትኩረት የሚፈልግ ረጅም ሂደት ነው። በየቀኑ በተመቻቸ ሁኔታ አይደራጁም ፣ ግን መደበኛ ሰው ለመሆን መሞከር ውጤታማነትዎን ሊጨምር ይችላል።
