ጥሩ ደብዳቤ እንዴት እንደሚፃፍ መረዳት በንግድ መስኮች ፣ በምሁራን እና በግል ግንኙነቶች መስኮች በተለያዩ መስኮች ሊተገበሩ ከሚችሉ መሠረታዊ ችሎታዎች አንዱ ነው። አስቀድመው እንደሚያውቁት ፣ ፊደሎች መረጃን ፣ በጎ ፈቃደኝነትን ወይም በቀላሉ የላኪውን ለደብዳቤው ተቀባይ ፍቅር ለማስተላለፍ የሚያገለግሉ የተለመዱ የመገናኛ ዘዴዎች ናቸው። ጥሩ እና ትክክለኛ ደብዳቤ እንዴት እንደሚፃፍ ለማወቅ ይህንን ጽሑፍ ለማንበብ ይሞክሩ!
ደረጃ
ዘዴ 1 ከ 2 - መደበኛ ደብዳቤ መጻፍ
ደረጃ 1. መደበኛ የቃና ደብዳቤ ወይም መደበኛ ደብዳቤ ለመጻፍ ትክክለኛውን ጊዜ ይረዱ።
በአጠቃላይ ፣ መደበኛ ደብዳቤዎች የግል ግንኙነት ካላቸው ሰዎች ይልቅ ፣ እንደ የንግድ ሥራ ባልደረቦች ወይም የተወሰኑ የመንግስት መምሪያዎች ላሉ ሙያዊ ግንኙነቶች ብቻ ላሏቸው ሰዎች ይላካሉ።
- ከዚያ ኦፊሴላዊው ደብዳቤ እንደ ማይክሮሶፍት ዎርድ ፣ ኦፕን ኦፊስ ወይም የጽሑፍ አርትዖት ያሉ የቃላት ማቀናበሪያ ሶፍትዌሮችን በመጠቀም ሊተይብ ይችላል ፣ ከዚያም ከመላክዎ በፊት ይታተማል። ደብዳቤው ወዲያውኑ መቀበል ካስፈለገው ወይም ተቀባዩ ኢሜይሉን መቀበል ከፈለገ ደብዳቤውን በኢሜል መላክ እንመክራለን።
- ተቀባዩ የአሁኑ አለቃዎ ወይም የሥራ ባልደረባዎ ከሆነ ፣ ያነሰ ግትር ቅርጸት መጠቀም ይፈልጉ ይሆናል። በአጠቃላይ ፣ እንደዚህ ያሉ ፊደሎች በኢሜል ሊላኩ ይችላሉ እና በደብዳቤው አናት ላይ ካለው አድራሻ ጋር መገናኘት አያስፈልጋቸውም።
ደረጃ 2. አድራሻዎን እና ደብዳቤው የተጻፈበትን ቀን በደብዳቤው አናት ላይ ይፃፉ።
በተለይም ስምዎን እና አድራሻዎን በደብዳቤው ግራ ጥግ ላይ ያካትቱ። ኦፊሴላዊ የንግድ ደብዳቤ ከሆነ የኩባንያውን ስም እና አድራሻ ያካትቱ ፣ ወይም በቀላሉ የኩባንያውን ፊደል በአንድ ቦታ ላይ ያያይዙ። ከዚያ በኋላ ደብዳቤውን የፃፉበትን ቀን ከመፃፍዎ በፊት የሁለት መስመሮችን ክፍተት ይስጡ።
- ሙሉውን ቀን በትክክለኛው ቅርጸት ፣ ለምሳሌ መስከረም 19 ፣ 2021 ያካትቱ። እንደ 19-Sept-2021 ወይም 19/9/21 ያሉ መደበኛ ያልሆነ ቅርጸትን ማስወገድ የተሻለ ነው።
- በኢሜል በተላከው ደብዳቤ ላይ ቀኑን ማካተት አያስፈልግም።
ደረጃ 3. የደብዳቤውን ተቀባይ ስም እና አድራሻ ያስገቡ።
ደብዳቤው በኢሜል ካልተላከ ፣ የሁለት መስመር ዕረፍትን ይተው እና የተቀባዩን የእውቂያ መረጃ በባዶ ቦታ ውስጥ ያካትቱ። በተለይም እያንዳንዱን መረጃ በተለየ መስመር ላይ ይዘርዝሩ -
- የደብዳቤው ተቀባይ ሙሉ ስም እና ርዕስ
- የድርጅት እና የኩባንያ ስም ፣ ካለ
- የደብዳቤው ተቀባይ ሙሉ አድራሻ (እንደአስፈላጊነቱ ሁለት ወይም ከዚያ በላይ ተጨማሪ መስመሮችን ያክሉ)
ደረጃ 4. ሰላምታ ያካትቱ።
አንድ መስመር ለአፍታ ያቁሙ ፣ ከዚያ እንደ “ውድ” ያለ ሰላምታ ያካትቱ ፣ እና እንደ ደብዳቤው ስምዎ ይከተሉ። ከፈለጉ ፣ ሙሉ ስምዎን ፣ የአያት ስምዎን ወይም የመጀመሪያ ስምዎን ማካተት ይችላሉ። አስፈላጊ ከሆነ ፣ እንዲሁም የግለሰቡን ኦፊሴላዊ አድራሻ ወይም ማዕረግ ያካትቱ።
- እርስዎ በቢሮው ውስጥ የግለሰቡን አቀማመጥ ብቻ የሚያውቁ ከሆነ ፣ ግን ስማቸውን የማያውቁ ከሆነ ፣ “ውድ ፣ የጤና ሥራ አስኪያጅ” ወይም ተመሳሳይ ሐረግ ለመጻፍ ነፃነት ይሰማዎ። ሆኖም ፣ በአጠቃላይ ቦታውን የሞላው ሰው ስም ሊሆን ይችላል። በመስመር ላይ ፈልገዋል ፣ ስለዚህ ሊሞክሩት ይችላሉ። መጀመሪያ።
- በእርግጥ የደብዳቤውን ተቀባይ የማያውቁት ከሆነ ፣ ወይም የእርሱን አቋም ካላወቁ በቀላሉ “ውድ ጌታ/እመቤት” ወይም በቀላሉ “ውድ።” ብለው ይፃፉ። እና ከተቻለ መወገድ አለበት።
ደረጃ 5. ደብዳቤዎን ይፃፉ።
መደበኛ ፊደላት ግልጽ በሆነ የዓላማ መግለጫ (SOP) መከፈት አለባቸው። በተለይም አህጽሮተ ቃላትን ያስወግዱ እና “ፍላጎት አለዎት…” ከማለት ይልቅ “ፍላጎት አለዎት…” ያሉ መደበኛ ጥያቄዎችን ይጠቀሙ። ከዚያ ፣ በውስጡ የፊደል አጻጻፍ ወይም ሰዋሰዋዊ ስህተቶች አለመኖራቸውን ለማረጋገጥ በሌላ ሰው እገዛ ወይም ያለ የደብዳቤውን አካል እንደገና ያንብቡ።
መደበኛ የንግድ ደብዳቤ የሚጽፉ ከሆነ ፣ የደብዳቤው አካል ሁል ጊዜ አጭር እና ወደ ነጥቡ መሆኑን ያረጋግጡ። ይህ በእንዲህ እንዳለ ዜና ለመለዋወጥ ምክንያቶች ደብዳቤው ለዘመድ ወይም ለቅርብ ጓደኛ የተላከ ከሆነ እባክዎን የበለጠ ዘና ያለ እና/ወይም የሚፈስ ዓረፍተ ነገር ይጠቀሙ። ሆኖም ፣ ደብዳቤዎ ከአንድ ገጽ ርዝመት የማይበልጥ መሆኑን ማረጋገጥ ጥሩ ሀሳብ ነው።
ደረጃ 6. የመዝጊያ ሰላምታ ያካትቱ።
የመዝጊያ ሰላምታ በአጠቃላይ ደብዳቤውን በአዎንታዊ መንገድ ለመጨረስ እና ከደብዳቤው ተቀባይ ጋር ጥልቅ ትስስር ለመገንባት ተካትቷል። ስለዚህ ፣ የመጨረሻውን አንቀጽ ከጻፉ በኋላ ከደብዳቤው ዓይነት ጋር የሚስማማ የመዝጊያ ሰላምታ ያካትቱ። ለመደበኛ ደብዳቤ ፣ እንደ “ከልብ” ፣ “ሰላምታዎች” ወይም “መልካም ዕድል” ያሉ የመዝጊያ ሰላምታ ለማካተት ይሞክሩ። ከዚያ በሚከተሉት መመሪያዎች ውስጥ እንደተገለጸው ሙሉ ስምዎን ከዚህ በታች ያስቀምጡ።
- ለመደበኛ የተተየቡ ፊደላት ፣ በመዝጊያ ሰላምታዎ እና ሙሉ ስምዎ መካከል አራት ቦታዎችን ይተዉ። ከዚያ ደብዳቤውን ያትሙ እና ባዶ ቦታ ላይ በሰማያዊ ወይም በጥቁር ቀለም ፊርማዎን ያያይዙ።
- በመደበኛ ኢሜይሎች ውስጥ ፣ ከመዝጊያ ሰላምታው በታች ሙሉ ስምዎን ያካትቱ።
- ከፈለጉ ፣ ሰላምታዎን በስምዎ ፊት ፣ በተለይም በመደበኛ ደብዳቤ ውስጥ ማካተት ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ ያገቡ ከሆነ ፣ እባክዎን “ቡ አማንዳ ሱሪያ” የሚለውን ስም ከመዝጊያ ሰላምታ በታች ያካትቱ።
ደረጃ 7. ፊደሉን አጣጥፈው (አስገዳጅ ያልሆነ)።
ደብዳቤው በፖስታ ውስጥ ከሆነ ፣ ወደ ሦስተኛው ለማጠፍ ይሞክሩ። ዘዴው የደብዳቤውን ቦታ 2/3 እስኪሸፍን ድረስ የታችኛውን ግማሽ ወደ መሃል ማጠፍ ፣ ከዚያ ክፍት ክፍት ቦታ እስኪያገኝ ድረስ የላይኛውን ግማሽ ወደ መሃል ማጠፍ ነው። በዚያ መንገድ ፣ የደብዳቤው መጠን በገበያው ውስጥ ከሚገኙት አብዛኛዎቹ ፖስታዎች ጋር ይጣጣማል።
ደረጃ 8. የተቀባዩን አድራሻ በፖስታው ፊት ለፊት ይፃፉ (ከተፈለገ)።
የፖስታውን ማዕከል ይፈልጉ ፣ ከዚያ የተቀባዩን ሙሉ አድራሻ እዚያ ይፃፉ ፣ እንደዚያ -
- ሚስተር ጆኮ ሱሲሎ
- ጄል ኢቢሲ አይ. 123
- ጃካርታ ፣ 12345
ደረጃ 9. በፖስታ ጀርባ ላይ የመመለሻ አድራሻ አድራሻ ይፃፉ (ከተፈለገ)።
ይህንን ዘዴ በመጠቀም ፣ ፖስታ ቤቱ በማንኛውም ምክንያት ሊላኩ የማይችሉትን ደብዳቤ ወደ እርስዎ አድራሻ ሊመለስ ይችላል። የደብዳቤውን ተቀባዩ አድራሻ እንደፃፉ ተመሳሳይ ዘዴ ይጠቀሙ ፣ ግን እዚያ ከሙሉ ስምዎ ይልቅ ቅጽል ስም ብቻ ያካትቱ።
ዘዴ 2 ከ 2 - መደበኛ ያልሆኑ ደብዳቤዎችን መጻፍ
ደረጃ 1. የደብዳቤውን ኦፊሴላዊ ደረጃ ይለዩ።
በመሠረቱ ፣ የደብዳቤው ቃና የሚወሰነው ከደብዳቤው ተቀባይ ጋር ባለው የግንኙነትዎ ቅርበት ደረጃ ላይ ነው። የደብዳቤዎን መደበኛነት ለመለየት ፣ የሚከተሉትን መመሪያዎች ለመከተል ይሞክሩ
- ደብዳቤው ለሩቅ ዘመድ ፣ ለአረጋዊ ዘመድ ወይም ለማህበራዊ አጋር የተጻፈ ከሆነ ከፊል-መደበኛ ቃና ለመጠቀም ይሞክሩ። ግለሰቡ ቀድሞውኑ ኢሜል ከላከዎት እባክዎን በኢሜል ይላኩላቸው። ካልሆነ ፣ ደብዳቤዎችን በእጅ መጻፍ በጣም አስተማማኝ አማራጭ ነው።
- ደብዳቤው ለቅርብ ጓደኛዎ ወይም ዘመድዎ ከሆነ እባክዎን በእጅ ይፃፉ ወይም በኢሜል ይላኩ።
ደረጃ 2. ደብዳቤውን በሰላምታ ይጀምሩ።
ጥቅም ላይ የዋለው ሰላምታ በእርስዎ እና በደብዳቤው ተቀባይ መካከል ባለው የጠበቀ ግንኙነት ፣ እንዲሁም በደብዳቤው መደበኛነት ደረጃ ላይ በጣም ጥገኛ ነው። ሊታሰብባቸው የሚችሏቸው አንዳንድ አጋጣሚዎች-
- ደብዳቤው ከፊል-መደበኛ ከሆነ እንደ “ሰላም” ያለ ሰላምታ ለመጠቀም ነፃነት ይሰማዎ። ከዚያ ሁለታችሁ በእድሜ በጣም ሩቅ ካልሆናችሁ ፣ ወይም ተቀባዩ ከእናንተ በዕድሜ የሚበልጥ ከሆነ “ጌታ” ወይም “እመቤት” በመሳሰሉ ሰላምታ የሚጀምሩ ከሆነ በተቀባዩ ቅጽል ስም ሰላምታውን ይከተሉ።
- ደብዳቤው መደበኛ ያልሆነ ከሆነ ፣ እንደ “ሰላም” ወይም እንደ “ሰላም” ወይም እንደ “ሄይ” ያለ የተለመደ ሰላምታ መጠቀም ይችላሉ። በተቀባዩ ስም ሰላምታውን ይከተሉ።
ደረጃ 3. የደብዳቤውን አካል መጻፍ ይጀምሩ።
ወደ ቀጣዩ መስመር ይሂዱ እና መጻፍ ይጀምሩ። ደብዳቤው እንደ የግል መገናኛ ዘዴ የታሰበ ከሆነ የተቀባዩን መረጃ በማረጋገጥ ለመጀመር ይሞክሩ። ለምሳሌ ፣ “እርስዎ ጥሩ እየሰሩ እንደሆነ ተስፋ አደርጋለሁ” ወይም መደበኛ ያልሆኑ ዓረፍተ ነገሮችን እንደ “እንዴት ነዎት?” ያሉ መደበኛ ዓረፍተ ነገሮችን መጠቀም ይችላሉ ፣ በተለይም የደብዳቤው ተቀባዩ ፊት ከነበረ የሚሉትን ቃላት ይጠቀሙ። አንቺ.
ደረጃ 4. መግባባት የሚገባቸውን ነገሮች ይዘርዝሩ።
የደብዳቤው ዋና ሚና የግንኙነት መካከለኛ ስለሆነ እባክዎን የደብዳቤው ተቀባይ ማወቅ አለበት ብለው የሚያስቧቸውን ነገሮች ለምሳሌ በህይወትዎ ውስጥ የተከናወኑትን ክስተቶች ዝርዝሮች ያካትቱ። ለምሳሌ ፣ ደብዳቤው ለሴት አያትዎ ከሆነ ፣ “ለስጦታው እናመሰግናለን!” ብለው ብቻ አይጻፉ። ይልቁንስ ስጦታው ለእርስዎ ምን ያህል ትርጉም እንዳለው ያሳዩ ፣ ለምሳሌ “ትናንት ማታ እኔና ጓደኞቼ አያቴ የላከችውን ጨዋታ ስለጫወትን መተኛት አልቻልንም። አመሰግናለሁ! የደብዳቤው ርዕሰ ጉዳይ ምንም ይሁን ምን ፣ ዋናው ትኩረት መረጃን የማካፈል ፍላጎት ላይ መሆን አለበት።
መካተት የሌለበትን መረጃ ይረዱ። በመሠረቱ ፣ የቁጣ መግለጫ ወይም ምህረትን ለመለመ ሙከራ የተፃፈ ደብዳቤ መላክ የለበትም። እንዲህ ዓይነቱን ደብዳቤ አስቀድመው ከጻፉ ግን ለመላክ እርግጠኛ ካልሆኑ ለጥቂት ቀናት ይቀመጡ። ምናልባት ፣ እነዚያ ጥቂት ቀናት ውሳኔዎን ሊቀይሩ ይችላሉ።
ደረጃ 5. ደብዳቤውን ጨርስ።
መደበኛ ያልሆነ ደብዳቤ ለመጨረስ ፣ ከተቀባዩ ጋር ያለዎትን ቅርበት የሚያንፀባርቅ የመዝጊያ ሰላምታ ይጠቀሙ። ደብዳቤው ለትዳር ጓደኛ ፣ ለጓደኛ ወይም ለቅርብ ዘመድ የተላከ ከሆነ እባክዎን እንደ “ሰላምታዎች” ፣ “የፍቅር ሰላምታዎች” ወይም “ውድ” ያሉ የመዝጊያ ሰላምታ ይጠቀሙ። ይህ በእንዲህ እንዳለ ፣ ለፊል-መደበኛ ደብዳቤ ሞቅ ያለ ፣ ግን አሁንም መደበኛ ፣ እንደ “ሰላምታዎች” ወይም “ሰላምታዎች” ያሉ የመዝጊያ ሰላምታ ለመጠቀም ነፃነት ይሰማዎት።
- “ቫላሊሲንግ” የሚለውን ቃል ሰምተው ያውቃሉ? እንደ እውነቱ ከሆነ ቫላኬሽን በእንግሊዝኛ የተለመደ አገላለጽ ነው ፣ በጥንት ጊዜ በተለምዶ እንደ መዝጊያ ሰላምታ እንደ ደብዳቤ ጥቅም ላይ ውሏል። ለጓደኛዎ የእንግሊዝኛ ደብዳቤ ከጻፉ እና በጥሩ ሁኔታ ለመዝጋት ከፈለጉ ይህንን ዘዴ ለመጠቀም ነፃነት ይሰማዎ። ለምሳሌ ፣ በስምዎ የሚጨርስ ፣ “እንደ ሁልጊዜ ፣ የወሰንኩትን አገልጋይዎን እቆያለሁ” በሚለው የመሰላቸት መልክ የመዝጊያ ሰላምታ ያድርጉ።
- ደብዳቤው ከተፃፈ በኋላ መረጃ ማከል ከፈለጉ ፣ የ P. S ን መግለጫ ጽሑፍ ይጠቀሙ ፣ በእንግሊዝኛ ማለት Postscript (“ከጻፉ በኋላ”) ማለት ነው።
ደረጃ 6. ደብዳቤውን ይላኩ።
ደብዳቤውን በፖስታ ውስጥ ያስቀምጡ ፣ ማህተም ያስቀምጡ ፣ የተቀባዩን አድራሻ ያካትቱ ፣ ከዚያ ወዲያውኑ በፖስታ ቤቱ በኩል ይላኩት።
ጠቃሚ ምክሮች
- የደብዳቤውን አካል ተቀባዩን በሚስብ ርዕስ ላይ ለማተኮር ይሞክሩ።
- በአጠቃላይ ፣ ሰላምታዎች ሁል ጊዜ በኮማ ይከተላሉ። ሆኖም ፣ በመደበኛ ፊደላት ፣ ሥርዓተ -ነጥብ ጥቅም ላይ የዋለው ብዙውን ጊዜ ከኮማ ይልቅ ኮሎን ነው።
- የቅሬታ ደብዳቤ በሚጽፉበት ጊዜ ሁል ጊዜ ጨዋ ቋንቋ እና ጤናማ ክርክሮችን ይጠቀሙ። እንዲህ ማድረጉ አዎንታዊ ምላሽ የማግኘት እድልን ይጨምራል።
- በጣም መደበኛ ፊደልን ማተም ከፈለጉ ፣ ከመደበኛ የቅጅ ወረቀት ትንሽ ክብደት ያለው ወረቀት እንዲጠቀሙ እንመክራለን።
- መደበኛ ወይም ከፊል-መደበኛ ኢሜል ለመላክ ከፈለጉ ሁል ጊዜ የባለሙያ ድምጽ ያለው የኢሜል አድራሻ ይጠቀሙ። በ “sweetstar189” የተላኩ ኢሜይሎች በእርግጠኝነት በ “jeni.sandra” የተላኩ ኢሜይሎች በቁም ነገር አይወሰዱም ፣ አይደል?
- ሰማያዊ ወይም ጥቁር ቀለም ብዕር በመጠቀም ሁል ጊዜ ፊደሎችን ይፃፉ።
- የተዘረዘረው አድራሻ ትክክል መሆኑን ያረጋግጡ።
- በአረፍተ ነገር በተፃፈ ወይም በተተየበ ዓረፍተ ነገር ሁል ጊዜ አንድ አንቀጽ ይጀምሩ።
- ቢያንስ ሁለት ጊዜ የደብዳቤዎን ይዘቶች ይፈትሹ።
- ደብዳቤው በእጅ የተጻፈ ከሆነ ሁል ጊዜ ቀለም የማይፈስ የኳስ ነጥብ ብዕር መጠቀምዎን ያረጋግጡ።
