ከዚህ በፊት መደበኛ የማመልከቻ ደብዳቤ ጽፈው ያውቃሉ? መደበኛ የትግበራ ፊደላት ብዙውን ጊዜ በተለያዩ ምክንያቶች የተሠሩ ናቸው ፣ ለምሳሌ ዕዳዎችን ለመሰብሰብ ፣ ለእርዳታ ይጠይቁ ወይም ሌላ የተወሰነ ነገር እንዲያደርግ ይጠይቁ። በሐሳብ ደረጃ ፣ የማመልከቻው ደብዳቤ ከአንድ ገጽ ያልበለጠ መሆን አለበት። በሌላ አነጋገር ፣ ጥያቄዎ በትክክለኛው ዓረፍተ -ነገር የሚያበቃ ቀጥተኛ ፣ ግልጽ ፣ በራስ መተማመን እና ቀጥተኛ በሆነ መንገድ መቅረብ አለበት። ስለዚህ ፣ የማመልከቻ ደብዳቤን ለመዝጋት ትክክለኛው ዓረፍተ ነገር ምንድነው? በአጠቃላይ ፣ የደብዳቤው መዝጊያ ዓረፍተ ነገር በደብዳቤው ዓላማ እና በደብዳቤው ተቀባይ ማንነት ላይ በጣም ጥገኛ ነው። ለምሳሌ ፣ ደብዳቤው በግልዎ ለሚያውቁት ሰው ከተላከ ፣ በተለመደው ተራ ቃና ለመጨረስ ነፃነት ይሰማዎ። ይህ በእንዲህ እንዳለ ፣ ደብዳቤው ከንግድ ዓላማ ጋር የተፃፈ ከሆነ ፣ በይፋ በመደበኛ ቃና መጨረስዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ
ዘዴ 2 ከ 2 - የግል ማመልከቻን ማጠናቀቅ
ደረጃ 1. ጨዋ የቋንቋ ዘይቤ ይጠቀሙ።
በግል ማመልከቻ ደብዳቤ ውስጥ ፣ ለደብዳቤው ጸሐፊ በመጀመሪያ ከማመልከቻቸው በስተጀርባ ያሉትን ምክንያቶች ማቅረብ ፣ ከዚያም ማመልከቻውን በቀጥታ ፣ ግልፅ እና በተወሰነ ሁኔታ ማስተላለፍ አስፈላጊ ነው። የደብዳቤው ተቀባይ በጥያቄዎ ከመጠን በላይ እንዳይሰማው ጨዋ እና ብዙም ፍላጎት የሌለውን የከተማ ምርጫን መጠቀም አይርሱ።
ለምሳሌ ፣ “ብቻዋን እንዳትወጣ እህቴን ወደ አንድ የበጎ አድራጎት ዝግጅት አብረዋት ብትጓዙስ?” ብለው ሊጽፉ ይችላሉ።
ደረጃ 2. የክትትል ጥያቄዎን በአዲስ አንቀጽ ውስጥ ያቅርቡ።
በተወሰነ ጊዜ መልስ መቀበል ከፈለጉ ወይም ተቀባዩ ከጥያቄው ጋር የተዛመደ ሌላ ነገር ማድረግ ካለበት ፣ እባክዎን በተለየ አንቀጽ ውስጥ ያካትቱት። ስለዚህ የደብዳቤው ተቀባይ የክትትል ማመልከቻው ሁለተኛ መሆኑን ያውቃል ፣ ግን አሁንም ከዋናው ማመልከቻ ጋር ይዛመዳል።
አሁንም በተመሳሳይ ምሳሌ ፣ እርስዎ ወደ የበጎ አድራጎት ክስተት ለመሄድ እና በኋላ ላይ ቢጥሏት ቤት ውስጥ ብታስቀምጡልን በእርግጥ የክትትል ጥያቄን ማካተት ይችላሉ።
ደረጃ 3. ተቀባዩን ጥያቄውን ከግምት ውስጥ በማስገባት አመስግኑት።
ጥያቄዎ ከገባ በኋላ ለደብዳቤው ተቀባይ አመስጋኝ የሆነ አጭር መግለጫ ያካትቱ። ከፈለጉ ፣ የእነሱ እርዳታ ለእርስዎ ምን ያህል አስፈላጊ እና ትርጉም ያለው መሆኑን ያስተላልፉ።
ለምሳሌ ፣ እኛን ለመርዳት ፈቃደኛ ስለሆኑ በጣም እናመሰግናለን። በበጎ አድራጎት ዝግጅቱ ላይ ለመገኘት ለሚጓጓ እህቴ የእርዳታዎ በጣም ጠቃሚ ይሆናል።
ደረጃ 4. ተቀባዩ ማወቅ የሚፈልገውን ማንኛውንም ተጨማሪ መረጃ ያካትቱ።
ጥያቄዎ በተወሰነ መንገድ ፣ ወይም በተወሰነ ቀን እና ሰዓት መደረግ ካለበት ፣ እባክዎን ካመሰገኑ በኋላ ያካትቱት። በተጨማሪም ፣ የደብዳቤው ተቀባዩ መጀመሪያ እርስዎን ማነጋገር ከፈለገ የእውቂያ መረጃን ሊያካትቱ ይችላሉ።
ለምሳሌ ፣ “ለመረጃዎ እህቴ ዝግጅቱ ከመጀመሩ በፊት ከአዘጋጆቹ ጋር መገናኘት አለባት። ለዚያም ነው ፣ ቢያንስ አንድ ሰዓት ቀደም ብሎ ወደ ዝግጅቱ ቦታ መድረስ ያለበት።
ጠቃሚ ምክር
ተጨማሪ መረጃውን ካካተቱ በኋላ ፣ አመሰግናለሁ ማለትዎን አይርሱ። ይህን በማድረግ የደብዳቤው ተቀባይ በጥያቄው ላይ ሸክም አይሰማውም ፣ ወይም ደግነቱ በእርስዎ እየተጠቀመ እንደሆነ እንኳን አይሰማውም።
ደረጃ 5. በደብዳቤው መጨረሻ ላይ ስምዎን ከመፃፍዎ በፊት የመዝጊያ ሰላምታ ያካትቱ።
እንደ “ሰላም” ያለ ቀላል የመዝጊያ ሰላምታ በግል ማመልከቻ ደብዳቤ መጨረሻ ላይ ማካተት ተገቢ ነው። እርስዎ እና የደብዳቤው ተቀባዩ ቅርብ ወይም ቅርብ ከሆኑ እባክዎን እንደ “ሰላምታዎች” ወይም “ሁል ጊዜ ይወዳሉ” ያሉ የመዝጊያ ሰላምታ ሞቅ ያለ ቃና ይጠቀሙ።
ከመዝጊያ ሰላምታ በኋላ ኮማ ያክሉ ፣ ከዚያ ለፊርማዎ ሁለት ባዶ መስመሮችን ይተዉ። ከእነዚህ ሁለት ባዶ መስመሮች በኋላ ሙሉ ስምዎን ያካትቱ።
ዘዴ 2 ከ 2 - የንግድ ሥራ ማመልከቻዎችን ማብቃት
ደረጃ 1. ማመልከቻዎን በደብዳቤው አካል ውስጥ ይግለጹ።
ለንግድ ፣ ለሙያ እና ለአካዳሚክ ዓላማዎች መደበኛ የማመልከቻ ደብዳቤ በሚጽፉበት ጊዜ ፣ የደብዳቤውን ዓላማ ከጅምሩ ማካተትዎን ያስታውሱ። የሚቻል ከሆነ ጥያቄዎን በመጨረሻው ላይ ሳይሆን በደብዳቤው የመጀመሪያ ዓረፍተ ነገር ውስጥ ያድርጉ።
በደብዳቤው መጀመሪያ ላይ ጥያቄዎ ስለተብራራ በደብዳቤው መጨረሻ ላይ መድገም አያስፈልግም።
ደረጃ 2. ለተቀባዩ ጊዜ እና ትኩረት እናመሰግናለን።
በአዲስ አንቀፅ ውስጥ ጥያቄዎን ለማንበብ እና ለማገናዘብ ውድ ጊዜያቸውን ስለወሰደ አመስጋኝ አጭር ዓረፍተ -ነገር ይፃፉ። የእርሱን ፈቃደኝነት እንደምታደንቁ ማወቅዎን ያረጋግጡ።
ለምሳሌ ፣ “ጥያቄዬን ለማጤን ጊዜ ስለሰጣችሁኝ አመሰግናለሁ። በእውነት አደንቃለሁ።"
ጠቃሚ ምክር
ለተቀባዩ ጊዜ እና ትኩረት ካመሰገኑ በኋላ ፣ እንደ አስፈላጊነቱ ፣ “ለተፈጠረው አለመቻቻል ይቅርታ” እንደ ይቅርታ መጠየቅ ይችላሉ።
ደረጃ 3. ተቀባዩ ማወቅ የሚገባውን የጊዜ ገደብ ያቅርቡ።
ለደብዳቤው መልስ በተወሰነ ጊዜ መቀበል ከፈለጉ ፣ ለተቀባዩ ቀን እና ሰዓት መስጠትዎን አይርሱ። በአንዳንድ አጋጣሚዎች የጊዜ ገደቡን ስለማስቀመጥ አስፈላጊነት አጭር ምክንያት ማቅረብ ያስፈልግዎታል።
ለምሳሌ ፣ “ለድንገተኛ ጊዜ ይቅርታ ፣ ግን መልስዎን ከሰኞ ፣ ኤፕሪል 22 በፊት እፈልጋለሁ ፣ ምክንያቱም በዚያ ቀን የአውሮፕላን ትኬቴን ስለያዝኩ እና ወደ (የከተማዎ ስም) 2 ሳምንታት ብቻ እመለሳለሁ።.ከዚያ በኋላ።
ደረጃ 4. ተቀባዮች ጥያቄዎች ካሉዎት እንዲያገኙዎት የእውቂያ መረጃ ያቅርቡ።
የደብዳቤው ተቀባይ በቀላሉ እና በፍጥነት እንዲያገኝዎት ፣ በተለይም በቅርብ ጊዜ ውስጥ መልስ ከፈለጉ። ዘዴው ፣ እሱ በስራ ሰዓታት ውስጥ በቀላሉ ሊያነጋግረው የሚችለውን የእውቂያ መረጃ ያካትቱ።
ለምሳሌ ፣ “ማንኛውም ጥያቄ ካለዎት እባክዎን በቢሮ ቁጥር 222-123-4567 ይደውሉልኝ” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
ደረጃ 5. ደብዳቤውን በመደበኛ እና በትህትና የመዝጊያ ሰላምታ ጨርስ።
በመደበኛ የንግድ ማመልከቻ ደብዳቤ ውስጥ ሊያካትቷቸው የሚችሏቸው የመዝጊያ ሰላምታ አንዳንድ ምሳሌዎች “ከልብ” ወይም “ሰላምታዎች” ናቸው። ከመዘጋቱ ሰላምታ በኋላ ፣ ኮማ ማከልን አይርሱ ፣ ከዚያ ለፊርማዎ ሁለት ባዶ መስመሮችን ይተዉ። ከእነዚህ ሁለት ባዶ መስመሮች በኋላ ሙሉ ስምዎን ያካትቱ።
እንደ የተወሰነ የሥራ ማዕረግ ወይም የመታወቂያ ቁጥር ያሉ ተጨማሪ መረጃ ከፈለጉ እባክዎን ከሙሉ ስምዎ በታች ያክሉት።
ጠቃሚ ምክሮች
- ደብዳቤውን ከማተም እና ከመፈረምዎ በፊት ማረምዎን አይርሱ። ያስታውሱ ፣ ትንሹ ስህተት ተዓማኒነትዎን ሊጎዳ እና የደብዳቤው ተቀባይ ባለመሟላቱ ጥያቄዎን አደጋ ላይ ሊጥል ይችላል።
- ቢያንስ ማመልከቻዎ እስኪጠናቀቅ ድረስ የደብዳቤውን ቅጂ በግል ፋይልዎ ውስጥ ያስቀምጡ።
- ከፖስታ አገልግሎቱ ይልቅ በበይነመረብ በኩል ደብዳቤ ለመላክ ካሰቡ ፣ ጥቅም ላይ የዋለው ቅርጸት በእውነቱ አንድ ነው። በደብዳቤው መጨረሻ ላይ እርስዎ ሊያያይዙት የሚችሉት ዲጂታል ፊርማ ከሌለዎት በኋላ ባዶ ቢሆንም እንኳ ለፊርማው ቦታ ይተው።
