የአስቸኳይ ጊዜ ምላሽ ዕቅዶች በመባል የሚታወቁት የአደጋ ጊዜ ዕቅዶች የአሠራር እንቅስቃሴዎችን ማቋረጥ የሚያስከትሉ ነገሮች መከሰታቸውን በመገመት በጣም ጠቃሚ ናቸው። ድርጅቱን በሚያስተዳድሩበት ጊዜ ከቴክኒካዊ ረብሻዎች (ለምሳሌ የመረጃ መጥፋት) እስከ ተፈጥሯዊ ክስተቶች (ለምሳሌ ጎርፍ) ድረስ የተለያዩ አደጋዎች በእርግጥ ሊከሰቱ ይችላሉ። ስለዚህ እያንዳንዱ አደረጃጀት የተለያዩ አሉታዊ ክስተቶችን ለመቋቋም ለመዘጋጀት ውጤታማ የመጠባበቂያ ዕቅድ ማዘጋጀት አለበት።
ደረጃ
ክፍል 1 ከ 3 - የተለያዩ አደጋዎችን መጠበቅ
ደረጃ 1. የአደጋ ጊዜ ዕቅድ ከማዘጋጀትዎ በፊት ይዘጋጁ።
የአደጋ ጊዜ ዕቅድ የማዘጋጀት ዋና ዓላማ አደጋ በሚደርስበት ጊዜ የድርጅቱን የሥራ እንቅስቃሴ ቀጣይነት ለመጠበቅ ነው።
- በመጀመሪያ ድርጅቱ የአደጋ ጊዜ ዕቅድ ማዘጋጀት እንዳለበት የሚገልጽ መደበኛ ፖሊሲን ይግለጹ።
- ቀላል እና ተግባራዊ የሆነ እቅድ ያውጡ። ለመረዳት ቀላል የሆኑ ቃላትን ይጠቀሙ እና በአንባቢው ለመተግበር ቀላል የሆኑ መመሪያዎችን ያቅርቡ ምክንያቱም ይህ እቅድ በድርጅቱ ውስጥ ባሉ ሁሉም ሰራተኞች መከናወን አለበት።
- ድንገተኛ ዕቅድ ማውጣት ያለብዎት የተወሰኑ ምክንያቶችን ይወስኑ። ድርጅቱ እንደተለመደው በእንቅስቃሴው እንዲቀጥል የድንገተኛ ዕቅድን ስኬታማ ትግበራ ለመወሰን እንደ መመዘኛዎች የሚያገለግሉ አመልካቾችን ያስቡ። በንግድዎ ቀጣይነት ውስጥ ትልቅ ሚና የሚጫወቱ የአሠራር እንቅስቃሴዎችን ይወስኑ።
ደረጃ 2. ሶስት አስፈላጊ ጥያቄዎችን በመመለስ የመጠባበቂያ ዕቅድ ይፍጠሩ።
ለእነዚህ ሦስቱ ጥያቄዎች መልስ ሊሰጥ የሚችል ዕቅድ ማዘጋጀት እርስዎ ከግምት ውስጥ አንድ ገጽታ እንዳያመልጡዎት የሚረዳበት መንገድ ነው።
- ምን ክስተቶች ሊከሰቱ ይችላሉ?
- እሱን ለመቅረፍ ምን እርምጃዎች እንወስዳለን?
- እራሳችንን ለማዘጋጀት ምን ማድረግ አለብን?
ደረጃ 3. ድርጅትዎ ምን ዓይነት አደጋዎች ሊያጋጥሙት እንደሚችሉ ይወቁ።
ሊከሰቱ የሚችሉትን አደጋዎች መወሰን የድንገተኛ ዕቅድን ለማዘጋጀት አስፈላጊ ከሆኑት ገጽታዎች አንዱ ነው። ሆኖም እንደየድርጅቱ ሁኔታና ሁኔታ ሂደቱ የተለየ ይሆናል። እንዲሁም አደጋዎችን በሚወስኑበት ጊዜ የራስዎን ድርጅት ሁኔታ ግምት ውስጥ ማስገባት አለብዎት። በሚከተለው መልክ የንግድ አደጋዎችን ለመገመት የአደጋ ጊዜ ዕቅዶች ያስፈልጋሉ-
- የተፈጥሮ አደጋዎች ለምሳሌ - ጎርፍ ፣ አውሎ ንፋስ እና ድርቅ። ሌሎች አደጋዎች - የገንዘብ ቀውሶች ፣ የሥራ አደጋዎች ፣ የሠራተኞች ችግሮች (ለምሳሌ የድርጅት መሪ ሞት ወይም የሠራተኛ አድማ) ፣ የውሂብ መጥፋት ፣ የአስተዳደር ትርምስ እና የምርት ችግሮች (ለምሳሌ - የተበላሹ ምርቶች)።
- በአስተዳደር ፣ በግንኙነት ፣ በፋይናንስ ፣ በቅንጅት ፣ በሎጂስቲክስ እና በቴክኒክ ችግር አፈታት ገጽታዎች ላይ ዕቅዶችን በማዘጋጀት ላይ ያተኩሩ።
- የቴክኒክ ችግሮች አብዛኛውን ጊዜ የግንኙነት መሠረተ ልማቱን በሚቆጣጠረው ቡድን ይጋፈጣሉ። መረጃን ወይም ደንበኞችን የማጣት አደጋን ግምት ውስጥ ማስገባት አለብዎት።
ደረጃ 4. ቅድሚያ የሚሰጣቸውን አደጋዎች ግምት ውስጥ ያስገቡ።
በአደጋው የመከሰቱ ዕድል መጠን ላይ በመመርኮዝ የአደጋውን ደረጃ ይወስኑ። በአጠቃላይ የመጠባበቂያ ዕቅዶች ሁሉንም አደጋዎች አስቀድመው ሊገምቱ አይችሉም ምክንያቱም የመከሰት እድሉ አንድ አይደለም። ትልቁ የመከሰት ዕድል ያላቸው እና የአሠራር እንቅስቃሴዎችን በእጅጉ የሚነኩ አደጋዎችን ለማወቅ ይሞክሩ።
- በጣም አስከፊ መዘዞች ባሉት ክስተቶች ላይ ያተኩሩ። በኦፕሬሽኖች ላይ ተጽዕኖ የሚያሳድሩ ሁሉንም ክስተቶች ይፃፉ እና ደረጃን ከ 1 እስከ 10 ይመድቡ። የእያንዳንዱን ክስተቶች ተፅእኖ ያስቡ ፣ ለምሳሌ - የሞተር ቃጠሎዎች ከፋብሪካ እሳት ይልቅ ዝቅተኛ ደረጃ አላቸው።
- ከዚያ በኋላ ፣ በአደጋው ድግግሞሽ ላይ በመመርኮዝ ደረጃውን ይወስኑ። ለምሳሌ - በወር አንድ ጊዜ ለሚከሰት አደጋ የ 1 ደረጃን ይስጡ እና በየ 100 ዓመቱ አንድ ጊዜ ለሚከሰት አደጋ 10 ደረጃ ይስጡ። የአደጋውን መጠን እና በድርጅቱ ላይ የሚያሳድረውን ተፅእኖ የሚያሳይ አጠቃላይ ውጤት ለማግኘት ሁለቱን ቁጥሮች ያባዙ።
- ከፍተኛ ውጤት ካለው ክስተት ጀምሮ የድንገተኛ ጊዜ ዕቅድ ያዘጋጁ። እነዚህን ክስተቶች ለመገመት መፍትሄዎችን ያዘጋጁ። በተጨማሪም ፣ ለዝቅተኛ ውጤት ክስተቶች የሥራ ሂደቶችን ማሻሻል ይችላሉ። የድርጅቱን እንቅስቃሴዎች ቀጣይነት የሚያረጋግጡ መሠረታዊ ገጽታዎች ከፍተኛ ቅድሚያ ሊኖራቸው ይገባል ፣ ለምሳሌ የገንዘብ ፍሰት ማስተዳደር ፣ የገቢያ ድርሻ ማደግ እና የሰራተኛ አፈፃፀምን ማሻሻል።
የ 3 ክፍል 2 - ብዙ ትዕይንቶችን መግለፅ
ደረጃ 1. ከፍተኛ አደጋ ላለው ክስተት ሁኔታውን ይወስኑ።
ውጤታማ የመጠባበቂያ ዕቅድ ለማዘጋጀት ፣ ለእያንዳንዱ አደጋ ተጨባጭ ሁኔታዎችን ይግለጹ። ከፍተኛው አደጋ ቢከሰት ተጽዕኖው ምን ሊሆን እንደሚችል ለመገመት የተወሰነ ማዕቀፍ ይፍጠሩ።
- ሁኔታውን በደንብ ካጠናቀቁ በኋላ ውጤቱን መወሰን ይችላሉ። የእያንዳንዱን ሁኔታ ትልቁን ተፅእኖ በዝርዝር ያስቡ።
- ከአንድ ሁኔታ ፣ ብዙ የእቅድ ስሪቶችን በደረጃ ተፅእኖ ጥንካሬ መጠን ያዘጋጁ ፣ ለምሳሌ - መለስተኛ ተጽዕኖ ፣ መጠነኛ ተጽዕኖ እና ከባድ ተጽዕኖ።
ደረጃ 2. በእቅዱ መሠረት ለዕቅዱ አፈፃፀም መርሃ ግብር ያዘጋጁ።
ለየትኛው እርምጃዎች እና መቼ ተጠያቂዎች የትኞቹ ሠራተኞች እንደሆኑ ይወስኑ። እንዲሁም የዘመነ ዝርዝር ወይም የእውቂያ ዝርዝር ያዘጋጁ እና ማን ማሳወቂያዎችን መስጠት እንዳለበት ይወስኑ።
- ሁሉም ኃላፊነት ያላቸው ሠራተኞች በመጀመሪያው ቀን ወይም በመጀመሪያው ሳምንት ውስጥ ምን ማድረግ እንዳለባቸው እንዲያውቁ የጊዜ ሰሌዳ ያዘጋጁ። ለእያንዳንዱ ሁኔታ አንድ የተወሰነ መርሃ ግብር ያዘጋጁ።
- በተለያዩ የድርጅት ገጽታዎች ውስጥ መሰናክሎች እንደሚከሰቱ ለመገመት እንደ ሁኔታው መርሃ ግብር ያዘጋጁ ፣ ለምሳሌ ከሥራ መገልገያዎች (የመሠረተ ልማት ገደቦች) ፣ ድርጅት (ለድንገተኛ አደጋዎች ወይም ለችሎታ ምላሽ ሰጪ ቡድን የማስጠንቀቂያ ስርዓት የለም) ፣ እና ተቋማት (ለምሳሌ - የገንዘብ ምንጮች እጥረት ወይም የውጭ ንግድ አጋሮች)። ለተወሰኑ ገጽታዎች ተጠያቂ መሆን ያለበትን ሠራተኛ ይወስኑ።
ደረጃ 3. ንግድዎን እንደገና ለማስጀመር በጣም አስፈላጊዎቹን ምክንያቶች ያስቡ።
በድርጅቱ ውስጥ ያለውን የአቅም እና ተጋላጭነት ግምገማ በማካሄድ ይህንን በዝርዝር ተወያዩበት። እያንዳንዱ አደጋን ለመቅረፍ ወይም ለመቅረፍ ድርጅቱ በቂ ችሎታዎች አሉት?
- ለምሳሌ - ሊከሰት የሚችል አደጋ የጎርፍ መጥለቅለቅ ነው ምክንያቱም የወንዙ ውሃ ሞልቶ በወንዙ ዳርቻዎች ላይ ቤቶችን ያጥለቀለቃል። ደካማ መሠረተ ልማት ተጋላጭነትን ሊያስከትል እና የሰለጠነ ሠራተኛ መገኘት የድርጅት አቅም ነው።
- ሐቀኛ የሀብት ግምገማ ያድርጉ። በአቅም ውስንነት ምክንያት ምን መለወጥ ወይም መቀነስ እንዳለበት ይወስኑ? ድርጅቱ መስራቱን እንዲቀጥል እና ግቦቹን ለማሳካት እንዲቻል መደረግ ያለባቸውን እርምጃዎች መወሰን እንዲችሉ በንግድ እንቅስቃሴዎች ላይ ያለውን ተፅእኖ ለመወሰን ትንታኔ ያካሂዱ።
ደረጃ 4. አደጋውን እንዴት መቀነስ እንደሚቻል ይወስኑ።
የአደጋ ጊዜ ዕቅድ ካዘጋጁ በኋላ ቁጭ ብለው ምንም መጥፎ ነገር እንደማይከሰት ተስፋ ያድርጉ። አደጋን ለመቀነስ እና ለመከላከል የተለያዩ እርምጃዎችን ይውሰዱ።
- ለመርዳት ፈቃደኛ የሆኑ የሥራ ባልደረቦች ካሉ ይወቁ። አደጋ በሚከሰትበት ጊዜ ጥቅም ላይ ሊውሉ የሚችሉ የአከባቢ ሀብቶች አሉ? ለመርዳት ፈቃደኛ የሆኑ ጎረቤቶች አሉ?
- ውጤታማ የመጠባበቂያ ዕቅድ መጀመሪያ በጣም ጠቃሚ የነበረው ዕቅድ አሁን ከእንግዲህ ላያስፈልግ እንዲችል መሻሻል የሚያስፈልጋቸውን የተለያዩ ገጽታዎች መግለጥ ይችላል።
- ለምሳሌ - የኢንሹራንስ ጥበቃን አስፈላጊነት ይገነዘባሉ ወይም የአደጋ አያያዝ ማስመሰያ ያካሂዱ። የውሂብ መጥፋትን ለመከላከል የውሂብ ምትኬ ስርዓት ይጫኑ። ለእያንዳንዱ ሁኔታ እቅድ ያውጡ።
የ 3 ክፍል 3 - የአደጋ ጊዜ ዕቅድ መተግበር
ደረጃ 1. የአደጋ ጊዜ ዕቅድን ለሁሉም ሠራተኞች ማሳወቅ።
ድንገተኛ ሁኔታ ከመከሰቱ በፊት በተቻለ ፍጥነት ለሁሉም የድርጅት አስተዳደር ደረጃዎች የድንገተኛ ዕቅድን ማሳወቅ አለብዎት።
- ሽብርን ለመከላከል ይህ ዕቅድ መፈጸም ሲኖርበት ግራ እንዳይጋቡ የእያንዳንዱ ሠራተኛ ሚናዎችን እና ኃላፊነቶችን ያብራሩ።
- እያንዳንዱ ሠራተኛ በዕቅዱ መሠረት ኃላፊነቱን መወጣት እንዲችል ጠቃሚ ሥልጠና ያቅርቡ። ምልከታዎች ከተደረጉ በኋላ አስፈላጊዎቹን ማስመሰያዎች ያከናውኑ እና ማስተካከያ ያድርጉ።
ደረጃ 2. ዕቅድዎን ይፈትሹ።
የበለጠ ቀልጣፋ እና ውጤታማ ለመሆን በ 4 ደረጃዎች ውስጥ ሙከራን ያካሂዱ። የመምሪያ ክፍሎች ችግሮች ወይም ግጭቶች ካሉ ፣ ዕቅዱን ያስተካክሉ እና እንደገና ይሞክሩ።
- ከከፍተኛ ሰራተኞች ጋር ስብሰባዎችን ያድርጉ። የአደጋ ጊዜ ዕቅዱን ሙሉ በሙሉ ለመገምገም የስብሰባውን ቀን እና ሰዓት ያስቀምጥ እና ሥራውን እስከ መጨረሻው ያደረጉትን ሰዎች ያደንቃል።
- የመምሪያ ዕቅዶችን ለመገምገም የውስጥ ክፍል ስብሰባዎችን ያካሂዱ። በዚህ ደረጃ ፣ ሀብቶችን መመደብ እና ብቅ ያሉ ግጭቶችን መለየት ያስፈልግዎታል።
- ወሳኝ የስርዓት ውድቀቶችን መንስኤ ይፈልጉ። የእቅድ ግምገማ ስርዓትን እና/ወይም የአቅራቢ ውድቀቶችን በማስመሰል በመምሪያው ውስጥ ሊከናወን ይችላል። ትዕይንቶች ማስመሰል መሣሪያዎችን ሳይዘጉ ወይም መሥራታቸውን መቀጠል ያለባቸውን ሂደቶች ሳይዘገዩ ሊከናወኑ ይችላሉ።
- የሙከራ ሩጫ ያድርጉ። ሆኖም ፣ ለጊዜው ሥራዎችን በማቆም የአደጋ ጊዜ ዕቅዱን መፈተሽ ያስፈልግዎታል።
ደረጃ 3. የአደጋ ጊዜ ዕቅዱን በአስተማማኝ እና በቀላሉ ሊደረስበት በሚችል ቦታ ውስጥ ያስቀምጡ።
አደጋ በሚከሰትበት ጊዜ ዕቅዱ እንዲቃጠል ወይም በጎርፍ እንዲወሰድ አይፍቀዱ። አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ በቀላሉ ለመድረስ ፣ የእቅድ ፋይል ማከማቻዎን በምስጢር አይያዙ።
- አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ በተቻለ ፍጥነት ጥቅም ላይ እንዲውሉ የእቅዱን ፋይል እና ቅጂዎቹን በበርካታ ቦታዎች ያስቀምጡ።
- የዕቅዱን ቅጂ ከመጀመሪያው በተለያዩ ቦታዎች ያስቀምጡ። እባክዎን ለተፈቀደላቸው ሰዎች እንዴት እንደሚደርሱበት ይንገሯቸው።
ደረጃ 4. ግምገማዎችን ለማካሄድ መደበኛ መርሃ ግብር ማቋቋም።
የዕቅዱን ዝግጅት መሠረት ያደረጉ ግምቶች ከእንግዲህ ትክክል እንዳይሆኑ ለውጦች ሁል ጊዜ ይከሰታሉ። ዕቅዱ ከተዘጋጀበት ጊዜ ይልቅ አደጋው የበለጠ ሊሆን ይችላል።
- ዕቅዶችን ሲያዘጋጁ እና ሲያስተካክሉ ብዙ ሰዎችን ያሳትፉ። ለምሳሌ - አዲስ ሠራተኞችን ግብዓት እንዲሰጡ ወይም ከተለየ እይታ ማሻሻያዎችን እንዲያደርጉ ይጠይቁ።
- ዕቅዱን በሚዘጋጅበት ጊዜ ያገለገሉትን ሁሉንም ግምቶች አሁን ካለው መረጃ ጋር ያወዳድሩ ወይም የሶስተኛ ወገን ቼክ ያድርጉ። በኮምፒተርዎ ላይ ያለው የመጠባበቂያ ስርዓት እርስዎ ከሚያስቡት ያነሰ ውሂብ ሊያከማች ይችላል።
ጠቃሚ ምክሮች
- አንድ እንዳይፈጥሩ የድንገተኛ ዕቅድ አስፈላጊነት አይርሱ።
- በተለያዩ ሁኔታዎች ውስጥ የድንገተኛ ዕቅዶችን ያዘጋጁ።
- ኮሚቴ በማዋቀር እና ወንበር በመሾም እቅድ ማውጣት ይጀምሩ። እያንዳንዱ ክፍል የራሱን እቅዶች ማዘጋጀት እንዲችል ክህሎቶች ፣ መሣሪያዎች እና ዕውቀት ያላቸውን ሰዎች ይምረጡ።
- ያመለጡትን ነገሮች ለማግኘት የተነደፉትን ዕቅዶች እንደገና ያንብቡ።
