ምናልባት ውጤቱን ከዓላማዎቹ ጋር በማወዳደር የአንድን ክስተት ስኬት ለመገምገም የክስተት ዘገባ መጻፍ ያስፈልግዎት ይሆናል። ለውጦች መደረግ እንዳለባቸው ለመወሰን ይህ ሪፖርት በኩባንያው ወይም በግለሰቡ የሚፈለግ ነው። የተሳካ የክስተት ዘገባ በጥሩ ሁኔታ የተፃፈ መሆኑን ለማረጋገጥ ብዙ መንገዶች አሉ። ሌላ ክስተት ካስተናገዱ ያስፈልግዎታል!
ደረጃ
የ 3 ክፍል 1 - የክስተት ሪፖርቶችን ማጠናቀር
ደረጃ 1. ለእያንዳንዱ አድማጭ የአቀራረብ ዘይቤ እና ቅርጸት ይወስኑ።
የክስተት ሪፖርቶች በፒዲኤፍ ፋይሎች ፣ በ PowerPoint አቀራረቦች እና በመሳሰሉት መልክ ሊጣበቁ ፣ ሊቆሙ ይችላሉ።
- የክስተቱ ዘገባ ወደ ግልፅ ክፍሎች መደራጀቱን ያረጋግጡ። የክስተቱን ውጤቶች ከዓላማዎቹ ጋር እንዴት ማወዳደር እንዳለብዎ መወሰን አለብዎት። የተከናወኑትን ክስተቶች ዋና ውጤቶች ማጠቃለል።
- ለእያንዳንዱ ስፖንሰር እና ታዳሚዎች ፍላጎቶች እና ፍላጎቶች የክስተት ሪፖርቶችን ያብጁ። የስፖንሰሮችን ግቦች ግምት ውስጥ ያስገቡ። በተወሰነ ደረጃ ስፖንሰሮች ለዝግጅት ሪፖርቶች ቁልፍ ታዳሚዎች ናቸው። ስፖንሰር የተደረገውን ክስተት ብቁነት ለመገምገም ይፈልጋሉ። ስለዚህ እነሱ የሚፈልጉትን እና በጣም የሚስቡትን ማወቅዎን ያረጋግጡ።
- ልዩ ክስተቶችን እና ስፖንሰሮችን በተመለከተ የተወሰኑ ፍላጎቶችን ለማሟላት የክስተት ሪፖርቶችን ያብጁ። በአንድ ዓይነት ታዳሚዎች ላይ ያነጣጠረ ያህል ሪፖርት አይጻፉ። ከፍተኛ የሥራ አስፈፃሚዎች እና የፋይናንስ ሥራ አስኪያጆች እንዲሁ ለዝግጅት ዘገባዎ ሌላ ታዳሚ ናቸው።
ደረጃ 2. በክስተቱ ወቅት የሚያስፈልገውን መረጃ ለመቆጣጠር ሂደት ይፍጠሩ።
በማስታወስ ላይ ብቻ መተማመን አይችሉም።
- የበለጠ ዝርዝር እና ከሁሉም በላይ ፣ የበለጠ ውጤታማ ሪፖርቶችን ለመፍጠር ከዝግጅቱ በፊት ፣ ወቅት እና በኋላ ቁልፍ መረጃን ይቆጣጠሩ። ይህ ዘዴ እንዲሁ በጊዜ መስመር መሠረት ሪፖርቶችን እንዲያጠናቅቁ ያስችልዎታል።
- አስፈላጊ ከሆነ (ሥራ ፈላጊዎችን ጨምሮ) በበርካታ ሰዎች እርዳታ ቀጣይነት ያለው የመረጃ አሰባሰብን ማካሄድ ያስቡበት። በመሠረቱ ፣ ሪፖርት ማድረጉ ዝግጅቱን እስኪያጠናቅቅ መጠበቅ የለበትም።
ደረጃ 3. ሪፖርቱን ወደ ዋናዎቹ ነጥቦች ማጠቃለል።
ከዝግጅት ሪፖርቶች አንዱ ችግር አጀንዳውን በጥቂቱ መሸፈን ወይም በጣፋጭ መግለጫዎች ላይ ማተኮር ነው። ያንን አታድርጉ። ዋና ዋና ነጥቦቹን በግልፅ እና በመተንተን ማጉላት ጥሩ ሀሳብ ነው።
- በበለጠ ዝርዝር ለመወያየት የክስተቱን አንዳንድ አስፈላጊ ክፍሎች ይምረጡ። በጣም የተከናወኑትን ሶስት ነገሮች ፣ እና በጣም ያስገረሙትን ሶስት ነጥቦች ያግኙ።
- ሪፖርቱን አስፈላጊ ባልሆኑ ዝርዝሮች ፣ ለምሳሌ የምሳ ምናሌውን ወይም የጠቅላላውን የዝግጅት አቀራረብ ዝርዝር ማጠቃለያ አይሙሉ። አስፈላጊ የሆኑትን ነገሮች ማካተት አለብዎት።
የ 3 ክፍል 2 - ትክክለኛውን ይዘት በሪፖርቱ ውስጥ ማስገባት
ደረጃ 1. አስፈፃሚ ማጠቃለያ ይፃፉ።
የክስተቱ ሪፖርቱ አጭር ዘገባ የሆነውን አጠቃላይ ዘገባ ማካተት አለበት። የሥራ አስፈፃሚውን ማጠቃለያ ለክስተቱ ዘገባ እንደ መግቢያ ያስቡ።
- ለዝግጅቱ ውጤት ፍላጎት ላላቸው ሰዎች የተፈጠሩ ሁለት ሪፖርቶችን ፣ አንድ አስፈፃሚ ማጠቃለያ እና ዝግጅቱን ለማዘጋጀት ፣ ለማስፈፀም እና ስፖንሰር ላደረጉ ሰዎች የበለጠ ዝርዝር ዘገባ መፍጠር ይችላሉ።
- በአስፈፃሚው ማጠቃለያ ውስጥ ቁልፍ በሆኑ ነገሮች እና ውጤቶች ላይ መወያየት እና ማተኮር አለብዎት። የአስፈፃሚው ማጠቃለያ አጭር ወይም አንድ ገጽ ወይም ሁለት መሆን አለበት። ሪፖርቱ የክስተቱን ዋና ዋና ክፍሎች ማጠቃለል እና የውሂቡን አጭር ትርጓሜ ማካተት አለበት
ደረጃ 2. በሪፖርቶችዎ ውስጥ ጥልቅ የእይታ መርጃዎችን ያካትቱ።
ቁጥሮችን በቀላሉ ለአንባቢ ከማሳወቅ ይልቅ የስታቲስቲክስ አዝማሚያዎችን የሚያሳዩ ግራፎችን ሲያካትቱ ብዙውን ጊዜ ሪፖርቶች የበለጠ ውጤታማ ናቸው።
- ዝግጅቱ አዲስ ምርት የሚያካትት ከሆነ ፣ የዚህን ምርት ፎቶ እንዲያካትቱ እንመክራለን። በዝግጅቱ ወቅት አፍታውን የሚያሳዩ ፎቶዎች የሪፖርቱን አንባቢ ስለተከናወነው ክስተት ሀሳብ እንዲያገኙ ይረዳሉ። በሪፖርቱ ውስጥ ለመመዝገብ በስፖንሰር አድራጊው ተሳትፎ ላይ የሚያሳዩ ፎቶዎችን ለማንሳት ይሞክሩ። እንደገና ፣ ይህ ተግባር ዝግጅቱን እስኪያጠናቅቅ መጠበቅ አይችልም።
- እንዲሁም በጣቢያው ላይ የሚከሰቱ ናሙናዎችን ፣ ማባዛቶችን እና ሌሎች ምሳሌዎችን ማካተት ይችላሉ። ስፖንሰር የተደረጉ ኩፖኖችን የተቀበሉ ሰዎችን ቁጥር ሪፖርት ያድርጉ ፣ ወዘተ. በዝግጅቱ ፣ በመገናኛ ብዙኃን ፣ በአድማጮች ፣ በስፖንሰር አድራጊዎች የተፈጠረውን የጣቢያ እና የጣቢያ መጋለጥን በሰነድ ያዘጋጁ።
ደረጃ 3. ሁሉንም የማስታወቂያ እና የሚዲያ መጋለጥን በሰነድ ይያዙ።
የተከሰተውን ሚዲያ ንፅፅር ከተጠቀሱት የክስተቶች ዓላማዎች ጋር እንዲገመግሙ እንመክራለን።
- የዕለታዊ ጋዜጣ ማሰራጫዎች እና የማስታወቂያ ደረጃዎች ብዛት በተጨማሪ የስፖንሰር ስሙን እና ማስታወቂያውን በሚያካትቱ የህትመት ማስታወቂያዎች እና መጣጥፎች ላይ ያተኩሩ።
- የሰነድ የቴሌቪዥን ማስታወቂያዎች ፣ የሕዝብ ማስታወቂያዎች ፣ የደረጃ ካርድ እና የደረጃ ካርድ እሴቶች እና የዜና ሽፋን።
- የሬዲዮ ሰነዶችን ፣ የካርድ ማስታወቂያዎችን ደረጃ ፣ የማስታወቂያ እና የማስተዋወቂያ ውጤቶችን ፣ የኦዲት ሪፖርቶችን ፣ ወዘተ አይርሱ።
ደረጃ 4. የዝግጅቱን ዓላማ መግለጫ ያካትቱ።
የክስተቱን ዓላማዎች ከውጤቱ ጋር ማዛመድ ያስፈልግዎታል ፣ ስለዚህ የክስተቱን የመጀመሪያ ተልእኮ እና ዓላማዎች ማሳሰቢያ ማካተትዎን ያረጋግጡ።
- የክስተቶች ፕሮግራም ዝርዝር ማካተት ይችላሉ። እንዲሁም በዝግጅቱ ወቅት ቁልፍ ተሳታፊዎች እነማን እንደሆኑ መወያየት አለብዎት። ሆኖም ፣ አጭር ያድርጉት።
- የክስተቱን የተወሰኑ ቁልፍ ውጤቶች በመመዝገብ እና በመወያየት እና ከተመዘገቡት ውጤቶች ጋር ለማዛመድ ብዙ ጊዜ ማሳለፉን ያረጋግጡ። ተጨባጭ ሁን ፣ እና እነሱ በሚፈልጉት መንገድ የማይሰሩ ነገሮችን አያጣፍጡ።
ደረጃ 5. ከዝግጅቱ ሪፖርት የፋይናንስ መረጃን ያካትቱ።
ስለ ዝግጅቱ ሩጫ በጀት እና ትክክለኛ ወጪዎች ዝርዝር ውይይት ማቅረብ አለብዎት። የበጀትዎን ንፅፅር ከትክክለኛ ወጪዎች ጋር ማካተትዎን ያረጋግጡ ፣ እንዲሁም በጥሩ ሁኔታ የተከናወኑትን አንዳንድ ነገሮች እና መሻሻል የሚያስፈልጋቸውን አካባቢዎች ማጉላትዎን ያረጋግጡ።
- እንዲሁም የገቢያ እና የማስተዋወቂያ እንቅስቃሴዎችን ፣ የሠራተኛ ወጪዎችን እና የስፖንሰርሺፕ ወጪዎችን ጨምሮ ማንኛውንም ወጭዎች በዝርዝር ማስቀመጥ አለብዎት። ዝርዝር በጀት እንዲፈጥሩ እንመክራለን። የፋይናንስ ሥራ አስኪያጆች እና ከፍተኛ ሥራ አስፈፃሚዎች የወጪ መደምደሚያዎን ለመደገፍ ማስረጃ ማየት ይፈልጋሉ።
- የገቢ ስሌቶችን ያካትቱ ፣ ለምሳሌ ከቲኬቶች ፣ ስፖንሰሮች እና ኤግዚቢሽኖች። ሆኖም ፣ ትክክለኛውን ገቢ ከትንበያዎች ጋር ማወዳደርዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ 6. ለአንባቢው ተገቢ የሆኑ ስታቲስቲክስን ያካትቱ።
ዘገባዎ በጣፋጭ መረጃ እንዲሞላ አይፍቀዱ። በዝግጅቱ ላይ የተገኙት ሰዎች ብዛት ማካተት ከሚያስፈልጉት መረጃዎች አንዱ ነው። በሪፖርቶች ውስጥ ሊለካ የሚችል ውሂብ እንዲያቀርቡ እንመክራለን።
- በአንድ የተወሰነ ዳስ ውስጥ እንደ የሽያጭ ብዛት እና የጎብኝዎች ብዛት ያሉ ሊካተቱ የሚችሉ ስታትስቲክስ እና ሌሎች ተዛማጅ መረጃዎች። የቀረበው መረጃ ከተጠናቀቀ የክስተቱ ዘገባ የበለጠ ተዓማኒ ይሆናል። ተሳታፊዎችን/ጎብኝዎችን በተመለከተ መረጃን ያካትቱ። የስነ ሕዝብ አወቃቀሮችን ፣ የጎብኝዎችን ቁጥሮች እና የጎብ researchዎች የምርምር ውጤቶችን (ለምሳሌ የግዢ ልምዶችን) ያካትቱ።
- ስፖንሰር ለሆኑ ዘመቻዎች ምላሽ የሰጡ ሰዎችን ብዛት ፣ እንዲሁም ለትርፍ ያልተቋቋሙ ልገሳዎችን ሪፖርት ያድርጉ። የኢኮኖሚውን ተፅእኖ እና የሰራተኛውን ተሳትፎ ሰነድ ያቅርቡ።
ደረጃ 7. ውሂቡን አውድ የሚያደርጉ የጥራት አካላትን ያካትቱ።
የእርስዎ ሪፖርት አንዳንድ ስታቲስቲክስን ማካተት አለበት ፣ ግን ከአውድ ጋር የተዛመደ ግብረመልስ ለማቅረብ የሰዎች ጥቅሶችም ያስፈልግዎታል።
- የክስተት ስኬት ግምገማ ከክስተት ሪፖርት ጸሐፊዎች ብቻ እንዳይመጣ ከተሰብሳቢዎች እና የክስተት ቡድን አባላት ግብረመልስ እና ግብረመልስ ይሰብስቡ። ይህ ሪፖርትዎን የበለጠ ተዓማኒ ያደርገዋል።
- እንዲሁም የሶስተኛ ወገን ምርምርን ማካተት ያስቡበት። በሚዲያ መጋለጥ ላይ ዋጋን ማስቀመጥ ሦስተኛ ወገኖች ሊመረምሩት ከሚችሉት አንዱ ምሳሌ ነው።
- የቦታ ዋጋ እና የክስተት ዝግጅት። የጣቢያውን ውጤታማነት እና ዝግጅቱን ከሌላ ሰው እይታ ለመገምገም ጊዜ መውሰድ አለብዎት። ለጉባኤዎች ፣ ለዝግጅቶች ወዘተ ቦታውን እንዴት እንደሚጠቀሙበት ይወያዩ።
ክፍል 3 ከ 3 - የክስተቱን ዘገባ ማጠናቀቅ
ደረጃ 1. የክስተት ሪፖርት በወቅቱ ያዘጋጁ።
ከዝግጅቱ በኋላ በተቻለ ፍጥነት ሪፖርቱን ለመጻፍ እና ለማተም ይሞክሩ። በሰዓቱ መድረሱን ለማረጋገጥ ይህንን በቀን መቁጠሪያዎ ላይ መርሐግብር መያዙን ያረጋግጡ። አንዳንድ ሰዎች ዝግጅቱን ከጨረሱ ከ 30 ቀናት በኋላ ሪፖርቱን ለማተም ይመክራሉ ፣ ሌሎች ግን ሪፖርቱ ከክስተቱ ጥቂት ቀናት በኋላ መታተም አለበት ብለው ይከራከራሉ።
- የጊዜ ገደቡ በሚሆንበት ጊዜ ሁሉ እንዳያመልጡት ያረጋግጡ። ምናልባት ፣ በአንድ የተወሰነ ደንበኛ ለሚጠየቀው ኤጀንሲ የክስተት ሪፖርት እየጻፉ ነው። ለሁሉም ጥያቄዎች ትኩረት ይስጡ።
- በመሠረቱ ፣ አድማጮችዎ ጥልቅ እና ወቅታዊ ዘገባ ይጠብቃሉ። ስለዚህ ፣ ከሚጠበቁት ጋር የሚጣጣሙ እና እንዳይረኩ ረጅም ጊዜ የማይጠብቁ ሪፖርቶችን ይፍጠሩ።
ደረጃ 2. የክስተት ሪፖርትዎን ይገምግሙ።
የክስተቱ ዘገባ ጥሩ ሰዋሰው መጠቀሙን እና ከስህተት ፊደሎች ፣ ሥርዓተ ነጥብ እና ሌሎች ስህተቶች ነፃ መሆኑን ያረጋግጡ።
- መልሶችዎ ጥልቀት የሌላቸው መሆናቸውን ያረጋግጡ። እንደአጠቃላይ ፣ “አሳይ ፣ አትናገር” የሚለውን የአጻጻፍ ዘዴ መጠቀም አለብዎት። ይህ ማለት በሪፖርቱ ውስጥ የተጠቀሱትን አጠቃላይ ነጥቦች ለመደገፍ የተወሰኑ የተወሰኑ ምሳሌዎችን ማቅረብ አለብዎት።
- ታዳሚዎችዎን አይርሱ ፣ እና የሪፖርቱ ጽሑፍ መደበኛ እና ሙያዊ መስሎ እንዲታይ ያድርጉ። የክስተት ሪፖርቶች መደበኛ ያልሆኑ ሰነዶች አይደሉም ፤ ይህ ሰነድ ዝግጅቱን የመግዛት አዋጭነት ለመወሰን አስፈላጊ ነው ስለዚህ ሥልጣናዊ መሆን አለበት።
ጠቃሚ ምክሮች
- ከሚያስፈልጉዎት በላይ ብዙ ፎቶዎችን ያንሱ። ብዙ ምርጫዎች ፣ የተሻሉ ናቸው።
- ከመሪዎች እና ዕቅድ አውጪዎች ጥቅሶችን በሚሰበስቡበት ጊዜ በቀጥታ ወደ እነሱ አይሂዱ። ዝግጅቱ ካለቀ ከረዥም ጊዜ በኋላ አሁንም ያሉ ሰዎች ናቸው። ለመውጣት የመጀመሪያው ስለሚሆኑ መጀመሪያ በሕዝቡ ውስጥ ያሉትን ሰዎች ጥያቄዎን ቢጠይቁ ጥሩ ነው። እንዲሁም እሱ ወይም እሷ በሥራ የተጠመደ ከሆነ ተናጋሪውን ወይም የዝግጅት መሪውን አይረብሹ። በኋላ ሊጠየቁ ይችላሉ።
- ጥቅሶችን በሚሰበስቡበት ጊዜ ውይይቱ የተለመደ እንዲሆን ያድርጉ እና ሌላ ሰው ሀሳቡን ለመናገር ፈቃደኛ እስኪሆን ድረስ በተፈጥሮ ጥያቄዎችን ይቀጥሉ።
- ከሚያስፈልጉዎት በላይ ብዙ ጥቅሶችን ይሰብስቡ። ብዙ ፣ የተሻለ ይሆናል።
- ጥሩ ፎቶ ዝግጅቱ እንዴት እንደሄደ ወይም ሰዎች ለዝግጅቱ ምን ምላሽ እንደሰጡ ማሳየት ይችላል።
- የክስተቱን ታላቅነት ለአንባቢዎች ለማሳየት በአንድ ምስል ውስጥ የሕዝቡን እና የድምጽ ማጉያዎቹን ፎቶግራፎች ጨምሮ በአጠቃላይ የክስተቱን ትልቅ ምስል የሚያሳዩ ፎቶዎችን ለማንሳት ይሞክሩ።
