ደረጃውን የጠበቀ የአሠራር ሂደት (SOP) አንድ ተግባር ለማከናወን በደረጃዎቹ ላይ መረጃን ያካተተ ሰነድ ነው። አንድ ነባር SOP መሻሻል እና መዘመን ብቻ ሊፈልግ ይችላል ፣ ወይም እርስዎ ከባዶ መፃፍ በሚፈልጉበት ሁኔታ ውስጥ ሊሆኑ ይችላሉ። ብዙ ሥራ መስሎ ሊታይ ይችላል ፣ ግን በእውነቱ በጣም ፣ በጣም ፣ “በጣም” የተሟላ ዝርዝር ነው። ለመጀመር ደረጃ 1 ን ይመልከቱ።
ደረጃ
የ 3 ክፍል 1 - የእርስዎን SOP ቅርጸት መፍጠር
ደረጃ 1. ቅርጸትዎን ይምረጡ።
SOPs ን በመፃፍ ትክክል ወይም ስህተት የለም። ሆኖም ፣ ኩባንያዎ አንድን ተግባር ለማከናወን ተመራጭ መንገድን በመዘርዘር እንደ ቅርጸት እንደ መመሪያ ሊያመለክቷቸው የሚችሏቸው በርካታ SOP ዎች ሊኖሩት ይችላል። ይህ የእርስዎ ጉዳይ ከሆነ ፣ ነባር SOP ን እንደ አብነት ይጠቀሙ። ጉዳዩ ይህ ካልሆነ ፣ ብዙ አማራጮች አሉዎት-
- ቀላል ደረጃዎች ቅርጸት። ይህ አጭር ፣ ብዙ ሊሆኑ የሚችሉ ውጤቶች እና በቀጥታ ወደ ነጥቡ ለሚደርሰው መደበኛ የአሠራር ሂደት ነው። ከአስፈላጊው የሰነድ እና የደህንነት መመሪያዎች በተጨማሪ ፣ ይህ ሰነድ በቀላሉ ለአንባቢው የማስፈጸሚያ ትዕዛዞችን የያዙ ቀላል ዓረፍተ ነገሮች ዝርዝር ነው።
- የደረጃ በደረጃ ቅርጸት። ይህ በአጠቃላይ ለረጅም ሂደቶች - የተወሰኑ ውሳኔዎችን ፣ ማብራሪያዎችን እና የቃላት ቃላትን ያካተተ ከአስር ደረጃዎች በላይ የሆኑ ሂደቶች። ይህ ዝርዝር በአጠቃላይ በተወሰነ ቅደም ተከተል ንዑስ ደረጃዎች ያሉት ዋና ደረጃዎች ናቸው።
- የወራጅ ገበታ ቅርጸት። አሰራሩ ወሰን የሌለው ሊሆኑ የሚችሉ ውጤቶች ካለው ካርታ ጋር የሚመሳሰል ከሆነ ፣ የፍሰት ገበታ የእርስዎ ምርጥ ምርጫ ሊሆን ይችላል። ውጤቶቹ ሁል ጊዜ ሊገመቱ የማይችሉ ከሆነ እርስዎ መምረጥ ያለብዎት ቅርጸት ነው።
ደረጃ 2. አንባቢዎችዎን ያስቡ።
የእርስዎን SOP ከመፃፍዎ በፊት ከግምት ውስጥ መግባት ያለባቸው ሦስት ዋና ዋና ነገሮች አሉ-
- የአንባቢዎችዎ ቀደምት እውቀት። እነሱ ስለድርጅትዎ እና ስለ አሠራሮቹ ያውቃሉ? የቃላት ፍቺውን ያውቃሉ? የእርስዎ ቋንቋ ከአንባቢው ዕውቀት እና ኢንቨስትመንት ጋር መዛመድ አለበት።
- የአንባቢዎ የቋንቋ ችሎታዎች። ቋንቋዎን የማይረዱ ሰዎች የእርስዎን SOP “የሚያነቡ” ዕድል አለ? ይህ የሚቻል ከሆነ ስዕሎችን እና ንድፎችን ከግርጌ ፅሁፎች ጋር ማካተት ጥሩ ሀሳብ ነው።
- አንባቢዎ። ብዙ ሰዎች የእርስዎን SOP በአንድ ጊዜ እያነበቡ ከሆነ (እያንዳንዱ የተለየ ሚና ያለው) ፣ ሰነዱን በጨዋታ ውስጥ እንደ ውይይት መቅረጽ ያስፈልግዎታል -ተጠቃሚ 1 እርምጃውን ያከናውናል ፣ ከዚያ ተጠቃሚ 2 ይከተላል ፣ ወዘተ። በዚህ መንገድ ፣ እያንዳንዱ አንባቢ ለስለስ ያለ የሥራ ንግድ ሞተር ዋና አካል እንዴት እንደሚሆኑ ማየት ይችላል።
ደረጃ 3. እውቀትዎን ግምት ውስጥ ያስገቡ።
ዋናው ነጥብ - ይህንን ለመጻፍ ትክክለኛ ሰው ነዎት? ይህ ሂደት ምን እንደሚጨምር ያውቃሉ? የስህተት ዕድል አለ? ደህንነቱ የተጠበቀ እንዲሆን እንዴት? ካልሆነ ለሌላ ሰው መስጠቱ የተሻለ ሊሆን ይችላል። በጥሩ ሁኔታ የተፃፉ SOPs - ወይም እንዲያውም ትክክል ያልሆነ - ምርታማነትን መቀነስ ብቻ ሳይሆን ወደ ድርጅታዊ ውድቀትም ሊያመራ ይችላል ፣ ግን እነሱ ደህንነታቸው ያልተጠበቀ እና ከቡድንዎ እስከ አከባቢው ባለው በሁሉም ነገር ላይ አሉታዊ ተጽዕኖ ሊያሳድሩ ይችላሉ። በአጭሩ ፣ ይህ እርስዎ መውሰድ ያለብዎት አደጋ አይደለም።
ይህ ለእርስዎ የተሰጠ ፕሮጀክት ከሆነ እና እሱን ለማጠናቀቅ (ወይም ግዴታ እንዳለብዎት) የሚሰማዎት ከሆነ የዕለት ተዕለት ሂደቶችን የሚያጠናቅቁትን ለእርዳታ ከመጠየቅ አያፍሩ። ቃለመጠይቆችን ማካሄድ የ SOP ፈጠራ ሂደት የተለመደ አካል ነው።
ደረጃ 4. በአጭር ወይም በረጅም SOP ዎች መካከል ይወስኑ።
ከፕሮቶኮሎች ፣ ከቃላት ቃላት ወዘተ ጋር ለሚያውቁ ግለሰቦች ፣ እና ከዝርዝሩ የበለጠ አጭር እና አጭር SOP ተጠቃሚ ከሆኑ ግለሰቦች ቡድን SOP ን የሚጽፉ ወይም የሚያዘምኑ ከሆነ በአጭሩ ቅጽ ሊጽፉት ይችላሉ።
ከመሠረታዊ ዓላማዎች እና አግባብነት ካለው መረጃ (ቀን ፣ ደራሲ ፣ የመታወቂያ ቁጥር ፣ ወዘተ) በስተቀር ይህ የእርምጃዎች አጭር ዝርዝር ብቻ ነው። ዝርዝሮች ወይም ማብራሪያ የማያስፈልጉ ከሆነ ፣ እንዴት ማድረግ እንዳለብዎት እነሆ።
ደረጃ 5. የእርስዎን SOP ዓላማ ያስታውሱ።
ግልፅ የሆነው በድርጅትዎ ውስጥ በተደጋጋሚ የሚደጋገሙ ሂደቶች መኖራቸው ነው። ግን ይህ SOP ጠቃሚ የሆነበት አንድ የተወሰነ ምክንያት አለ? ለደህንነት ትኩረት መስጠት አለበት? የታዛዥነት እርምጃዎች? ይህ SOP ለስልጠና ወይም በዕለት ተዕለት እንቅስቃሴዎች ውስጥ ጥቅም ላይ ውሏል? የእርስዎ ኤስኦፒዎች ለቡድንዎ ስኬት አስፈላጊ የሆኑት አንዳንድ ምክንያቶች እዚህ አሉ
- የማክበር ደረጃዎች መሟላታቸውን ለማረጋገጥ
- የምርት መስፈርቶችን ከፍ ለማድረግ
- የአሰራር ሂደቱ በአከባቢው ላይ መጥፎ ተጽዕኖ እንዳያሳድር ለማረጋገጥ
- ደህንነትን ለማረጋገጥ
- ሁሉም ነገር በጊዜ መርሐግብር መሠረት መከናወኑን ለማረጋገጥ
- በማምረት ውስጥ ውድቀትን ለመከላከል
-
እንደ የሥልጠና ሰነድ ለመጠቀም
የእርስዎ SOP አጽንዖት ለመስጠት ምን እንደሚያስፈልግ ካወቁ በእነዚህ ነጥቦች ዙሪያ ጽሑፍዎን መገንባት ቀላል ይሆናል። የእርስዎ SOP ምን ያህል አስፈላጊ እንደሆነ ለማየትም ቀላል ይሆናል።
ክፍል 2 ከ 3 - የእርስዎን SOP መጻፍ
ደረጃ 1. አስፈላጊውን ቁሳቁስ ይሸፍኑ።
በአጠቃላይ ፣ ቴክኒካዊ SOPs ከሂደቱ ራሱ “የተለዩ” አራት አካላትን ያቀፈ ነው-
- የርዕስ ገጽ. ይህ 1) የአሠራሩ ርዕስ ፣ 2) የ SOP መለያ ቁጥር ፣ 3) የተሰጠበት ወይም የተሻሻለበት ቀን ፣ 4) SOP የተተገበረበት ኤጀንሲ/ክፍል/ቅርንጫፍ ስም ፣ እና 5) SOP ን ያዘጋጁ እና ያፀደቁ ሰዎች ፊርማ። የተላለፈው መረጃ ግልፅ እስከሆነ ድረስ ይህ ክፍል ማንኛውንም ቅርጸት መጠቀም ይችላል።
- የይዘቶች ዝርዝር. ለቀላል ማጣቀሻ የእርስዎ SOP በቂ ከሆነ ይህ ብቻ አስፈላጊ ነው። እዚህ የሚያገኙት ቀለል ያለ መደበኛ ማዕቀፍ ነው።
- የጥራት ማረጋገጫ/የጥራት ቁጥጥር. ምርመራ ካልተደረገ አንድ አሰራር ጥሩ ሂደት አይደለም። አንባቢዎች የሚፈልጉትን ውጤት እያገኙ መሆኑን ለማረጋገጥ አስፈላጊ ቁሳቁሶችን እና ዝርዝሮችን ያዘጋጁ። ይህ ጽሑፍ እንደ የአፈጻጸም ግምገማ ናሙናዎች ያሉ ሌሎች ሰነዶችን ሊያካትት ይችላል።
-
ማጣቀሻ. ያገለገሉ ወይም አስፈላጊ የሆኑትን ሁሉንም ማጣቀሻዎች መጻፍዎን ያረጋግጡ። ሌሎች የ SOP ማጣቀሻዎችን የሚጠቀሙ ከሆነ አስፈላጊውን መረጃ በአባሪው ውስጥ ማያያዝዎን ያረጋግጡ።
የእርስዎ ድርጅት ከዚህ SOP የተለየ ፕሮቶኮል ሊኖረው ይችላል። ሊጠቀሙበት የሚችሉት ቀዳሚ SOP ካለ ይህንን መዋቅር ችላ ይበሉ እና የተከናወነውን ሂደት ይከተሉ።
ደረጃ 2. ለሂደቱ ራሱ የሚከተሉትን ማካተትዎን ያረጋግጡ።
- ወሰን እና ትግበራ. በሌላ አነጋገር የሂደቱን ዓላማ ፣ ውስንነቱን እና ሂደቱ እንዴት ጥቅም ላይ እንደሚውል ይገልጻል። መስፈርቶችን ፣ የቁጥጥር መስፈርቶችን ፣ ሚናዎችን እና ኃላፊነቶችን እንዲሁም ግብዓቶችን እና ውፅዋቶችን ይሸፍናል።
-
ዘዴ እና ሂደቶች።
የጉዳዩ ዋና ነገር - አስፈላጊውን መሣሪያ ጨምሮ አስፈላጊ የሆኑትን ደረጃዎች በዝርዝር ይዘርዝሩ። ቅደም ተከተላዊ ሂደቶችን እና የውሳኔ አሰጣጥ ምክንያቶችን ያካትቱ። “ቅድመ -ግምት” እና ሊሆኑ የሚችሉ ጣልቃ ገብነት ወይም የደህንነት ሀሳቦችን ይግለጹ።
- የቃላት ፍቺ ማብራሪያ. የተለመዱ ቃላት ያልሆኑ አህጽሮተ ቃላት ፣ አህጽሮተ ቃላት እና ሁሉንም ሀረጎች ያብራሩ።
- የጤና እና ደህንነት ማስጠንቀቂያ. ችግር በሚፈጠርበት ጊዜ በተለየ ክፍል ውስጥ እና ከደረጃዎቹ ጋር አብሮ ለመጻፍ። ይህንን ክፍል አይዝለሉ።
-
መሣሪያዎች እና አቅርቦቶች።
የሚያስፈልጉትን ነገሮች ዝርዝር እና መሣሪያን ፣ የመሣሪያ ደረጃዎችን ፣ ወዘተ መቼ እና የት ማግኘት እንደሚቻል።
-
ማስጠንቀቂያዎች እና መቋረጦች. በመሠረቱ, የመላ መፈለጊያ ክፍል. ሊከሰቱ የሚችሉ ችግሮችን ይዘርዝሩ ፣ ምን መፈለግ እንዳለበት ፣ እና ትክክለኛውን የመጨረሻ ምርት ላይ ምን ተጽዕኖ ሊያሳድሩ ይችላሉ።
- የእርስዎ SOP ግራ የሚያጋቡ ረጅም ዓረፍተ ነገሮችን እንዳይይዝ እና በቀላሉ ለማጣቀሻ እያንዳንዱን ርዕሶች የራሱን ክፍል (በአጠቃላይ በቁጥር ወይም በደብዳቤዎች ይጠቁማል) ይስጧቸው።
- ይህ የተሟላ ዝርዝር አይደለም ፣ ግን የአሠራር ደረጃዎች ትንሽ ክፍል ብቻ ነው። የእርስዎ ድርጅት ትኩረት የሚያስፈልጋቸውን ሌሎች ገጽታዎች ሊጠቅስ ይችላል።
ደረጃ 3. ጽሑፍዎን አጭር እና ለማንበብ ቀላል ያድርጉት።
ዕድሎች አንባቢዎችዎ ይህንን SOP ለጨዋታ ለማንበብ አልመረጡም። ይህንን ሰነድ አጭር እና ግልፅ ማድረግ ይፈልጋሉ - አለበለዚያ ትኩረታቸው ይቀየራል እና ሰነዱ አስፈሪ እና ለመረዳት አስቸጋሪ ሆኖ ያገኙታል። በአጠቃላይ ፣ ዓረፍተ -ነገሮችዎን በተቻለ መጠን አጭር ያድርጓቸው።
- መጥፎ ምሳሌ እዚህ አለ: መጠቀም ከመጀመርዎ በፊት ሁሉንም አቧራ ከአየር ማናፈሻ ማጽዳቱን ያረጋግጡ።
- ጥሩ ምሳሌ እንደሚከተለው ነው: ከመጠቀምዎ በፊት ሁሉንም አቧራ ከአየር ማስወጫ ያስወግዱ።
- በአጠቃላይ “እርስዎ” የሚለውን ቃል አይጠቀሙ። ይህ ቃል በተዘዋዋሪ መሆን አለበት። በንቃት ድምጽ ይናገሩ እና ዓረፍተ -ነገሮችዎን በትዕዛዝ ግሶች ይጀምሩ።
ደረጃ 4. አስፈላጊ ከሆነ አንድን ሥራ በማጠናቀቅ ሂደት ውስጥ የተሳተፉ የቃለ መጠይቅ ኃላፊዎች።
ማድረግ የሚፈልጉት የመጨረሻው ነገር ሙሉ በሙሉ ትክክል ያልሆነ SOP መጻፍ ነው። እርስዎ የቡድኑን ደህንነት ፣ ውጤታማነት ፣ ጊዜያቸውን አደጋ ላይ እየጣሉ ነው ፣ እና ተገቢውን ግምት ሳያስገቡ ሂደቱን ያብራራሉ - የእርስዎ ባልደረቦች የሚያስከፋ ነገር ሊያጋጥማቸው ይችላል። አስፈላጊ ከሆነ ጥያቄዎችን ይጠይቁ! በእርግጥ ሂደቱን በትክክል መጻፍ ይፈልጋሉ።
ሁሉንም ሚናዎች እና ኃላፊነቶች ለመሸፈን ፣ ካላወቁ የተለያዩ ምንጮችን መጠየቅ ይችላሉ። አንድ የቡድን አባል መደበኛ የአሠራር ሂደቶችን ላይከተል ይችላል ወይም ሌላ አባል በሂደቱ በከፊል ብቻ ሊሳተፍ ይችላል።
ደረጃ 5. ረጅም ጽሑፍን ወደ ስዕላዊ መግለጫዎች እና የፍሰት ገበታዎች ይሰብሩ።
የሚያስፈራዎትን አንድ የተወሰነ ደረጃ ወይም ሁለት ካካተቱ ፣ ለአንባቢዎች ቀላል ለማድረግ ገበታ ወይም ዲያግራም ይፍጠሩ። ይህ ሁሉንም ነገር ለመረዳት ከሞከረ በኋላ ሰነዱን ለማንበብ እና ለአእምሮው ለአፍታ እንዲሰጥ ያደርገዋል። በተጨማሪም ፣ ሰነዶችዎ የበለጠ የተሟላ እና በደንብ የተፃፉ ይሆናሉ።
የእርስዎን SOP ለማጠናከር ብቻ ገበታዎችን ወይም ንድፎችን አያካትቱ ፤ አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ ወይም የቋንቋ መሰናክሉን ለማላቀቅ እየሞከሩ ከሆነ ብቻ ያድርጉት።
ደረጃ 6. እያንዳንዱ ገጽ የመቆጣጠሪያ ሰነድ ማስታወሻ እንዳለው ያረጋግጡ።
የእርስዎ SOP ከብዙዎች አንዱ ሊሆን ይችላል - ስለዚህ ፣ ምናልባት ድርጅትዎ ሁሉንም ነገር ከተወሰነ የማጣቀሻ ስርዓት ጋር ካታሎግ የሚያደርግ አንድ ዓይነት ትልቅ የመረጃ ቋት ሊኖረው ይችላል። የእርስዎ SOP የዚህ የማጣቀሻ ስርዓት አካል ነው ፣ እና ስለዚህ አንድ ዓይነት ኮድ እንዲገኝ ይፈልጋል። ማስታወሻው ጠቃሚ ሆኖ የሚያገኙት እዚህ ነው።
በላይኛው ቀኝ ጥግ (በአብዛኛዎቹ ቅርፀቶች) እያንዳንዱ ገጽ አጭር ርዕስ ወይም የመታወቂያ ቁጥር ፣ የክለሳ ቁጥር ፣ ቀን እና “ገጽ # የ #” ሊኖረው ይገባል። በድርጅትዎ ምርጫዎች ላይ በመመስረት የግርጌ ማስታወሻ (ወይም ከላይ ያለውን ማስታወሻ በግርጌ ማስታወሻ ውስጥ ይፃፉ) ሊፈልጉ ይችላሉ።
የ 3 ክፍል 3 - ስኬትን እና ትክክለኛነትን ማረጋገጥ
ደረጃ 1. የአሰራር ሂደቱን ይፈትሹ።
የአሠራር ሂደትዎን ለመሞከር ካልፈለጉ ምናልባት በደንብ አልጻፉት ይሆናል። ስለሂደቱ ውስን ዕውቀት ያለው ሰው (ወይም የአጠቃላይ አንባቢ ተወካይ) የእርስዎን SOP እንዲመራቸው ያድርጉ። ምን ችግሮች አጋጠሟቸው? እንደዚያ ከሆነ ጉዳዩን ይፍቱ እና አስፈላጊውን ጥገና ያድርጉ።
- ብዙ ሰዎች የእርስዎን SOP እንዲፈትሹ ማድረጉ የተሻለ ነው። የተለያዩ ግለሰቦች የተለያዩ ችግሮች ያጋጥሟቸዋል ፣ ይህም የተለያዩ ምላሾችን በመፍቀድ (ጠቃሚ ይሆናሉ ተብሎ ይጠበቃል)
- የአሰራር ሂደቱን ከዚህ በፊት ባልሠራ ሰው ላይ መሞከርዎን ያረጋግጡ። የቀደመ ዕውቀት ያለው እያንዳንዱ ሰው በእውቀቱ ላይ ይተማመናል የተግባር እርምጃዎችን ለማከናወን እና በእርስዎ SOP በኩል አይደለም ፣ ስለዚህ የእርስዎ ግብ አልተሳካም።
ደረጃ 2. የአሠራር ሂደቱን በሚፈጽሙ ሰዎች የእርስዎን SOP እንዲገመግም ያድርጉ።
በመጨረሻም የአለቃዎ ስለ SOP ያለው አስተያየት በእውነቱ ምንም አይደለም። ይህ SOP ተዛማጅ ሥራን ለሚሠሩ ሰዎች አስፈላጊ ነው። ስለዚህ SOP ን ለአለቃው ከመላክዎ በፊት ተዛማጅ ሥራውን ለሚሠሩ (ወይም ለሠሩት) ሰዎች ሥራውን ያሳዩ። ምን ያስባሉ?
እነሱን ማካተት እና የሂደቱ አካል እንዲሰማቸው ማድረግ የእርስዎን ኤስኦፒዎች የመቀበል ዕድላቸው ከፍተኛ ይሆናል። እና አንዳንድ ጥሩ ሀሳቦች እንኳን ሊኖራቸው ይችላል
ደረጃ 3. አማካሪዎ እና የጥራት ማረጋገጫ ቡድኑ SOP ን እንዲገመግሙ ያድርጉ።
አንዴ ቡድኑ አረንጓዴ መብራቱን ከሰጠዎት ወደ አማካሪዎ ይላኩት። ለትክክለኛው ይዘት የሚሰጡት ግብዓት ያነሰ ሊሆን ይችላል ፣ ነገር ግን የእርስዎ SOP የቅርጸት መስፈርቶችን ማሟላቱን ፣ ማንኛውንም ነገር ካመለጡ ፣ እንዲሁም SOP ን ለማቋቋም እና ወደ ስርዓቱ ውስጥ ለመግባት ፕሮቶኮሉን ይነግሩዎታል።
- የእነዚያ ማጽደቆች የኦዲት ዱካ ለማረጋገጥ የሰነድ አስተዳደር ስርዓትን በመጠቀም ለማፅደቅ በቀጥታ SOPs። ይህ ሂደት ከአንድ ድርጅት ወደ ሌላ ሊለያይ ይችላል። በመሠረቱ ፣ ነገሮች መመሪያዎችን እና ደንቦችን እንዲያሟሉ ይፈልጋሉ።
- አብዛኛዎቹ ድርጅቶች አሁን የኤሌክትሮኒክ ፊርማዎችን ለመቀበል ፈቃደኛ ባይሆኑም የተፈቀደላቸው ፊርማዎች ያስፈልጋሉ።
ደረጃ 4. አንዴ ከጸደቀ በኋላ የእርስዎን SOP ማስፈጸም ይጀምሩ።
ይህ በጥያቄ ውስጥ ላለው ሠራተኛ መደበኛ ትምህርት (የመማሪያ ክፍል ሥልጠና ፣ በኮምፒተር ላይ የተመሠረተ ሥልጠና ፣ ወዘተ) ሊሆን ይችላል ወይም የእርስዎ የ SOP ወረቀት በመታጠቢያ ቤት ውስጥ ተንጠልጥሏል ማለት ሊሆን ይችላል። ምንም ይሁን ፣ ሥራዎን ያሰራጩ! ይህንን ለማድረግ ብዙ ደክመዋል። ምስጋናዎችን ለማግኘት ጊዜው አሁን ነው!
የእርስዎ SOP ዎች እንደተዘመኑ መቆየታቸውን ያረጋግጡ። ይህ SOP ጊዜው ያለፈበት ከሆነ ፣ ያዘምኑት ፣ ዝመናዎችን እንደገና አጽድቀው እና በሰነድ ያግኙ ፣ ከዚያ እንደ አስፈላጊነቱ SOP ን እንደገና ያሰራጩ። የቡድንዎ ደህንነት ፣ ምርታማነት እና ስኬት በእነዚህ SOPs ላይ የተመሠረተ ነው።
ጠቃሚ ምክሮች
- የሰነድ ሂደቱ ትክክለኛው ሂደት እንዲሆን ባለድርሻ አካላትን በማንኛውም ጊዜ ማሳተፉን ያስታውሱ።
- ግልፅነትን ይፈትሹ። ድርብ ትርጓሜዎች አለመኖራቸውን ያረጋግጡ። ለሂደቱ ለማያውቀው ሰው የአሰራር ሂደቱን ያሳዩ እና ስለ አሠራሩ ምን እንደሚያስቡ እንዲናገሩ ይጠይቁ ፤ ትገረም ይሆናል።
- አንባቢዎች ሂደቱን በግልጽ ለማየት እንዲችሉ የፍሰት ገበታዎችን እና የምስል ውክልናዎችን ይጠቀሙ።
- ደረጃዎቹን ለማብራራት ቀላል የኢንዶኔዥያ ይጠቀሙ።
- ማረጋገጫ ከማግኘታቸው በፊት ሰዎች ሰነድዎን እንዲገመግሙ ይጠይቁ።
- ለእያንዳንዱ ስሪት ለውጥ የሰነድ ታሪክ መመዘገቡን ያረጋግጡ።
