ሥራ እና ንግድ ፣ በተለይም በቢሮ አከባቢ ውስጥ ፣ የተወሰነ የትብብር ደረጃ ይጠይቃሉ። ለምሳሌ ፣ አስፈላጊ ውሳኔዎች ብዙውን ጊዜ ከአንድ ግለሰብ እይታ የበለጠ ይፈልጋሉ እና በአጠቃላይ የአንድ አስፈላጊ ሥራ ስኬት የብዙ ሰዎችን እውቀት ይጠይቃል። ስብሰባዎች የተዋቀረ እና የተደራጀ ትብብርን ለመፍጠር መንገድ ናቸው ፣ ግን ያለ ዓላማ ወይም ቁጥጥር ፣ ስብሰባዎች በቀላሉ በጣም ረጅም እና ውጤታማ ሊሆኑ ይችላሉ። ስብሰባዎችን እንዴት ማቀድ ፣ ማዘጋጀት እና መምራት ማወቅ ውጤታማ በሆነ ስብሰባ እና ጊዜን በማባከን መካከል ያለውን ልዩነት ሊያመጣ ይችላል።
ደረጃ
የ 3 ክፍል 1 - ለስብሰባው ዝግጅት
ደረጃ 1. መጪውን ስብሰባ ከተሳታፊዎች ጋር ተወያዩበት።
መጪውን ስብሰባ እንደሚመሩ ሲያውቁ መጀመሪያ ማድረግ ከሚችሉት አንዱ ከሚሳተፉ ሰዎች (በተለይ አስፈላጊ እና ከፍተኛ ደረጃ ያላቸው ሰዎች) ጋር ለመነጋገር ትንሽ ጊዜ ማሳለፍ ነው። በተለይ በስብሰባው ላይ ለመወያየት የሚፈልጉት ነገር ካለ ይጠይቁ። አጀንዳዎን በሚጽፉበት ጊዜ መልሶቻቸውን ይመዝግቡ እና እንደ መመሪያ ይጠቀሙባቸው።
አጀንዳውን ለመፃፍ ቀላል ለማድረግ ብቻ ሳይሆን ስብሰባው ከመጀመሩ በፊት እንኳን በስብሰባው ሂደት ውስጥ እንዲሳተፉ ለማድረግ ተሳታፊዎችን ለመወያየት ምን እንደሚፈልጉ መጠየቅ ብልህ እርምጃ ነው። ለእነሱ አስፈላጊ የሆኑ ጉዳዮች ውይይት እንደሚደረግላቸው ሲያውቁ ሰዎች በስብሰባዎች ላይ የመገኘት እና ትኩረት የመስጠት ዕድላቸው ሰፊ ነው።
ደረጃ 2. አጀንዳ ይጻፉ እና ያጋሩ።
የስብሰባው አጀንዳ ለስብሰባው መሪ ብቻ ሳይሆን ለተገኙት እንግዶችም ጠቃሚ ነው። አጀንዳው ስለ ስብሰባው ጠቃሚ መረጃን የሚያካትተው እንደ መቼ ፣ የት ፣ እና ማን እንደሚገኝ ነው። ከሁሉም በላይ አጀንዳው ሁሉም የሚዘጋጁበትን የውይይት ርዕሶችም ይዘረዝራል ፣ ስለዚህ ሁሉም ሰው ዝግጅት እንዲያደርግ። ከስብሰባው ራሱ በፊት አጀንዳውን ይላኩ - ስብሰባው ይበልጥ አስፈላጊ ከሆነ ቀደም ብሎ አጀንዳውን መላክ አለብዎት።
በአጀንዳው ላይ መቀመጥ ያለበት አንድ ነገር ለእያንዳንዱ ውይይት ግምታዊ የጊዜ ገደብ ነው። ቀደም ሲል የተዘረዘረው አስቸጋሪ መርሃ ግብር መኖሩ ስብሰባውን በትክክለኛው መንገድ ማቀናበር ቀላል ያደርግልዎታል። በአጀንዳዎ ላይ ያሉ አንዳንድ ክስተቶች ረዘም ያሉ (እና ሌሎች ፈጣን) ቢሆኑም ፣ መርሃግብሩ አጠቃላይ ጊዜን ማደራጀት እና ማስተካከል ቀላል ያደርግልዎታል።
ደረጃ 3. በቀደሙት ውይይቶች እና ስብሰባዎች ርዕስ ላይ ጥቂት ምርምር ያድርጉ።
በስብሰባው ላይ የተገኙት ሰዎች ለመወያየት ባቀዱት ርዕስ ላይ ሁሉንም መረጃ ላያውቁ ይችላሉ - አንዳንዶቹ በመጨረሻው ስብሰባ ላይ ላይገኙ ይችላሉ ፣ ሌሎች ደግሞ ረስተው ይሆናል። እስካሁን የስብሰባው ሰብሳቢ እንደመሆንዎ መጠን የውይይቱን ታሪክ ማወቅ ጥሩ ነው። በስብሰባው ላይ መወያየት እንዲችሉ ያልተፈቱ ጉዳዮችን ለማወቅ ከዚህ በፊት አስፈላጊ በሆኑ ስብሰባዎች ላይ ከተገኙ ሰዎች ጋር ለመነጋገር ይሞክሩ። እንዲሁም ዕቅዶችዎን ለማደራጀት እንዲረዳዎት ማስታወሻዎቹን ከሚጠብቀው ባለሥልጣን የመጨረሻውን ስብሰባ ደቂቃዎች ማግኘት ያስፈልግዎታል።
ከቀደሙት ስብሰባዎች ደቂቃዎች እንደ መሪ ለእርስዎ አስፈላጊ ሀብት ሊሆኑ ይችላሉ። ደቂቃዎች በመጨረሻው ስብሰባ ወቅት የተከሰቱትን ውይይቶች እና ውሳኔዎች ያጠቃልላሉ ፣ ስለሆነም ሁሉንም አስፈላጊ መረጃ በአንፃራዊነት በፍጥነት እና በቀላሉ ማግኘት ይችላሉ። አስፈላጊ የስብሰባ ደቂቃዎችን ከተሳታፊዎች ጋር ከአጀንዳ ጋር ማጋራት ሊኖርብዎት ይችላል።
ደረጃ 4. የስብሰባውን ቦታ አስቀድመው ያዘጋጁ።
በስብሰባው ቀን ፣ ጥቅም ላይ የሚውለው ክፍል ወይም ቦታ ንፁህ ፣ ሥርዓታማ እና የስብሰባውን ተሳታፊዎች ለማስተናገድ ዝግጁ መሆኑን ማረጋገጥ አለብዎት። ሁሉም የስብሰባ ቴክኖሎጂ ክፍሎች (እንደ የዝግጅት አቀራረቦች ፣ ፕሮጄክተሮች ፣ የእይታ መሣሪያዎች ፣ ወዘተ የመሳሰሉት) በአግባቡ እየሠሩ መሆናቸውን እና ለአገልግሎት ዝግጁ መሆናቸውን ማረጋገጥ አለብዎት - ቴክኒካዊ መዘበራረቅ ጠቃሚ ጊዜን ሊያባክን እና የስብሰባውን ውጤታማነት ሊያስተጓጉል ይችላል።
የኤሌክትሮኒክ ማቅረቢያ (እንደ ፓወር ፖይንት ወዘተ) የሚጠቀሙ ከሆነ በዝግጅት አቀራረብ ውስጥ ጥቅም ላይ በሚውለው የርቀት መቆጣጠሪያ ወይም ጠቅ ማድረጊያ እራስዎን ለማወቅ ጊዜ ይውሰዱ። አስፈላጊ በሆኑ ጉዳዮች ላይ በሚወያዩበት ጊዜ ከእነዚያ ተቆጣጣሪዎች ጋር ለመጨቃጨቅ ጊዜ ማባከን አይፈልጉም።
ክፍል 2 ከ 3 - በስብሰባዎች ወቅት እንደ መሪ ሆኖ መሥራት
ደረጃ 1. ስብሰባውን በይፋ ይክፈቱ።
የታቀደው ጊዜ ሲጠናቀቅ እና ሁሉም ተሳታፊዎች (ወይም ቢያንስ ሁሉም አስፈላጊ ተሳታፊዎች) ሲገኙ ፣ በክፍሉ ውስጥ ላሉት ሁሉ ትኩረት ይስጡ። እራስዎን እንደ መሪ እና የስብሰባው ዓላማ ምን እንደሆነ ያስተዋውቁ። የታቀደው ስብሰባዎ መቼ እንደሚጠናቀቅ በመግለጽ የጊዜ ገደብ ያዘጋጁ - ረጅም ወይም አጭር ስብሰባ ማድረግ ይችላሉ ፣ ግን የጊዜ ገደቡን አስቀድሞ መግለፅ ስብሰባውን በሰዓቱ ለማቆየት ይረዳል። አንዳንድ ተሳታፊዎች እርስ በእርስ የማይተዋወቁ ከሆነ የተሳታፊዎቹን ስም በአጭሩ ለማንበብ እና አስፈላጊዎቹን ተሳታፊዎች ለማስተዋወቅ ጊዜ ይውሰዱ።
አንዳንድ ንግዶች እና ድርጅቶች ስብሰባዎችን ለመክፈት እና ለማካሄድ ጥብቅ እና መደበኛ ሂደቶች እንዳሏቸው ልብ ሊባል ይገባል። ለምሳሌ ፣ በመዶሻ አንኳኳ ስብሰባዎችን የሚከፍቱ አንዳንድ ድርጅቶች አሉ።
ደረጃ 2. የቀደሙ ስብሰባዎች አግባብነት ያላቸው ማጠቃለያዎችን ያቅርቡ።
የረዥም ጊዜ ፕሮጀክት ፕሮጀክት አካል በሆነው ስብሰባ መጀመሪያ ላይ የቀደመውን ስብሰባ ክስተቶች ወይም ውሳኔዎች ፈጣን ማጠቃለያ በመስጠት ስለ ፕሮጀክቱ አጭር መረጃ መስጠት ያስፈልግዎታል። ሁሉም ተሳታፊዎች ስለ እርስዎ የውይይት ርዕስ አያውቁም ፣ ስለዚህ ይህ እርምጃ ስብሰባውን ውጤታማ እና ቀልጣፋ ለማድረግ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል።
- ያለፉትን ስብሰባዎች ውጤቶች እራስዎ ከማጠቃለል ይልቅ ፣ ማጠቃለያውን መደበኛ ስሜት እንዲሰጥ ማስታወሻዎችን የሚይዘው የስብሰባውን ጸሐፊ ወይም ባለሥልጣን መጠየቅ ይችላሉ።
- እንዲሁም ካለፈው ስብሰባ በኋላ የተከሰተውን አስፈላጊ የመልእክት ልውውጥ ወይም የግንኙነት ንባብ ግምት ውስጥ ማስገባት አለብዎት።
- የደቂቃዎች/የደብዳቤ ቅጂዎችን ለተሳታፊዎች ከሰጡ እነሱን ማንበብ አስፈላጊ ላይሆን እንደሚችል ልብ ሊባል ይገባል።
ደረጃ 3. አስፈላጊ ተሳታፊዎች ስለ አጠቃላይ ሁኔታ ሪፖርት እንዲያደርጉ ይፍቀዱ።
በመቀጠል ፣ ካለፈው ስብሰባ ጀምሮ ስለተከሰቱ አዳዲስ እድገቶች እርስዎን ለማሳወቅ አግባብነት ያለው እውቀት ያላቸውን ሰዎች ይጋብዙ። ይህ ማንኛውም ሊሆን ይችላል - ለምሳሌ ፣ ንግዱን ወይም ድርጅቱን የሚገጥሙ አዳዲስ ችግሮች ፣ በሠራተኞች ላይ የሚደረጉ ለውጦች ፣ የፕሮጀክት ዕድገቶች ፣ እና እዚህ ላይ ሊወያዩ የሚችሉ የስትራቴጂ ለውጦች። የስብሰባው ተሳታፊዎች በቀደሙት ስብሰባዎች ምክንያት ስለተወሰዱት የተወሰኑ እርምጃዎች ውጤቶች መስማት ይፈልጋሉ።
ደረጃ 4. ሁሉንም ያልተጠናቀቀ ንግድ ይጨርሱ።
ካለፈው ስብሰባ ያልተወሰዱ ያልተነሱ ጉዳዮች እና ውሳኔዎች ካሉ ፣ በአዳዲስ ጉዳዮች ላይ ከመወያየትዎ በፊት እነሱን ለመፍታት ይሞክሩ። የቀደመው ጉዳይ በተያዘ ቁጥር ረዘም ያለ ተሳታፊዎች ለእሱ ኃላፊነት መውሰድ ይፈልጋሉ ፣ ስለዚህ በስብሰባው ወቅት ማንኛውንም ያልተጠናቀቀ ንግድ ለመግለጽ እና ለመፍታት ይሞክሩ። ብዙውን ጊዜ ፣ ያልጨረሰ ንግድ በተለይ በቀድሞው ስብሰባ ደቂቃዎች ውስጥ “ያልተወሰነ” ወይም “ለተጨማሪ ውይይት የቀረበው” ተብሎ ምልክት ይደረግበታል።
- እርስዎ በሚሠሩበት ባህል እና ደንቦች ላይ በመመስረት ፣ ንግድዎ ወይም ድርጅትዎ ውሳኔዎችን ለማድረግ የተወሰኑ ሂደቶች ሊኖሩት ይችላል-ለምሳሌ ፣ የስብሰባ ተሳታፊዎች ብዙ መግባባት ላይ መድረስ ብቻ ሊያስፈልጋቸው ይችላል ፣ ወይም ምናልባት የከፍተኛ ሰዎች ቡድን የማድረግ ተልእኮ ተሰጥቶታል። ሁሉም ውሳኔዎች።
- በስብሰባ ወቅት አንዳንድ ነገሮች ለማጠናቀቅ በጣም ትልቅ እንደሆኑ ያስታውሱ። ስለ ያልተጠናቀቁ ፕሮጀክቶች የረጅም ጊዜ እድገት ማሰብ የለብዎትም። ሆኖም ፣ በዚህ ጊዜ እርምጃ የሚጠይቅ ውሳኔ ወይም ፕሮጀክት ማንሳት አለብዎት።
ደረጃ 5. በአዲሱ ንግድ ላይ ተወያዩ።
በመቀጠል ማንኛውንም አዲስ ጉዳዮች ፣ ስጋቶች እና መወያየት የሚያስፈልጋቸውን ጉዳዮች ይዘው ይምጡ። እነዚህ በቀደሙት እና አሁን ባሉት ስብሰባዎች መካከል ከተከናወኑት እድገቶች በተፈጥሮ የሚመነጩ ነገሮች ናቸው። ከተሳታፊዎቹ ተጨባጭ ፣ ትክክለኛ ውሳኔዎችን ለማግኘት ይሞክሩ - ብዙ ያልተመለሱ ነገሮችን በሄዱ ቁጥር ፣ ወደሚቀጥለው ስብሰባዎ የበለጠ ያልተፈቱ ጉዳዮች ያመጣሉ።
ደረጃ 6. የስብሰባውን መደምደሚያ ያንብቡ።
ሁሉንም የድሮ እና ወቅታዊ ጉዳዮችዎን ከሠሩ በኋላ ፣ የስብሰባውን መደምደሚያ ለማንበብ ጊዜ ይመድቡ። በግለሰብ ደረጃ የተሰጡትን ውሳኔዎች በሙሉ ይዘርዝሩ ፣ አስፈላጊም ከሆነ ፣ ከሚቀጥለው ስብሰባ በፊት ተሳታፊዎች የሚጠብቋቸውን የተወሰኑ ድርጊቶች ይግለጹ።
ይህ እርምጃ ወሳኝ ነው - ፕሮጀክቱ የቆመበትን እና ከእነሱ የሚጠበቀውን በትክክል በማወቅ እያንዳንዱ ሰው ከስብሰባው እንዲወጣ ለማድረግ የመጨረሻው እድልዎ ነው።
ደረጃ 7. ለሚቀጥለው ስብሰባ መሰረታዊ ነገሮችን በመዘርዘር ያጠናቅቁ።
በመጨረሻም በሚቀጥለው ስብሰባ ላይ ምን እንደሚወያዩ እና እቅድ ማውጣት ሲጀምሩ ስብሰባው መቼ እና የት እንደሚካሄድ ይናገሩ። ይህ ተሳታፊዎች ከአንድ አስፈላጊ ፕሮጀክት ወይም ውሳኔ ወደ ቀጣዩ ቀጣይነት ስሜት እንዲፈጥሩ እና የተሰጣቸውን ሥራ እንዲቀጥሉ ወይም እንዲያጠናቅቁ የጊዜ ማዕቀፍ ይሰጣቸዋል።
አሁን ባለው ስብሰባ ላይ ሁሉንም አሮጌ እና አዲስ ጉዳዮችን ከሸፈኑ ሌላ ስብሰባ ማቀድ እንደሌለብዎት ልብ ሊባል ይገባል። ሆኖም ፣ ተጨማሪ ውይይት የሚያስፈልጋቸው በቂ ያልተፈቱ ጉዳዮች ካሉ ወይም በአንድ የተወሰነ ፕሮጀክት ላይ መሻሻል ማየት ከፈለጉ ፣ ሌላ ስብሰባ ጥሩ ሀሳብ ሊሆን ይችላል።
የ 3 ክፍል 3 - መሪ ስብሰባዎች በውጤታማነት
ደረጃ 1. ውይይቱን ይምሩ ፣ ግን አይቆጣጠሩት።
እንደ የስብሰባ መሪ ከሆኑት ሚናዎች አንዱ ውይይቱ በተቀላጠፈ ሁኔታ እንዲሠራ ማድረግ ነው። የእርስዎ ሚና በሁሉም ጉዳዮች ላይ አስተያየት መስጠት ወይም ውይይቱ በተወሰነው የጊዜ ሰሌዳ ላይ መከናወኑን ማረጋገጥ አይደለም። ተለዋዋጭነት ሊኖርዎት ይገባል። ሌሎች ተሳታፊዎች በነፃነት እንዲናገሩ እና በአጀንዳ ላይ ባይሆኑም እንኳ አዲስ የውይይት ርዕሶች እንዲወጡ ይፍቀዱ። ውይይቱን በትክክለኛው መንገድ ለማቆየት አንድን ርዕስ በዘዴ መጨረስ ወይም የተወሰነ የውይይት ርዕስ መለወጥ ያስፈልግዎት ይሆናል ፣ ነገር ግን ሁሉንም የስብሰባውን ገጽታዎች መቆጣጠር እንዳለብዎ ሊሰማዎት አይገባም። ደግሞም ስብሰባዎች የትብብር ሂደት ናቸው።
በስብሰባው ወቅት ለአጀንዳዎ ትኩረት ይስጡ። ስብሰባ ከአጀንዳ ውጭ ከሆነ የተወሰኑ የውይይት ርዕሶችን መዝለል ወይም ለሌላ ጊዜ ማስተላለፍ ሊያስፈልግዎት ይችላል። እየተወያዩበት ያለው ርዕስ በጣም አስፈላጊ ከሆነ ይህንን ለማድረግ አይፍሩ።
ደረጃ 2. ሁሉም ተሳታፊዎች እንዲሳተፉ ያበረታቱ።
እንደ የስብሰባው መሪ ፣ ሥራዎ ክፍት እና ፍሬያማ ስብሰባን ማረጋገጥ ነው። እየተወያዩበት ካለው ጉዳይ ጋር የሚዛመድ ዕውቀት ያላቸው የተወሰኑ ተሳታፊዎች ለቡድኑ ክፍት አለመሆናቸውን ካስተዋሉ እንዲናገሩ ያበረታቷቸው። በቀጥታ እነሱን መቃወም ወይም መደወል አያስፈልግዎትም-ልክ እንደ “የወ / ሮ ሚታ ሙያ እዚህ ጥቅም ላይ የሚውል ይመስለኛል” ያለ ነገር ይናገሩ ፣ እና ያ ብዙም ንቁ ያልሆኑ አባላትን በስብሰባው ውስጥ እንዲሳተፉ ለማድረግ ጥሩ መንገድ ነው።
ደረጃ 3. እየተወያየ ያለውን ሁሉም እንዲረዳው ያረጋግጡ።
በስብሰባ ላይ የተገኘ እያንዳንዱ ሰው የውይይቱ ርዕስ ተመሳሳይ ተሞክሮ ወይም ዕውቀት እንዳለው ማስታወስ ከባድ ነው። ተሳታፊዎች በስብሰባው ውስጥ ጊዜያቸውን በጥበብ እንዲያሳልፉ ፣ ውስብስብ ጉዳይን ወይም ርዕስን በአጭሩ ለማቃለል እድሉን መጠቀም ይፈልጉ ይሆናል። ይህንን መረጃ የማያውቁ ተሳታፊዎች በእርግጠኝነት ያደንቃሉ።
ደረጃ 4. አስቸጋሪ ወይም አስቸጋሪ ጥያቄዎችን ችላ አትበሉ።
እንደዚህ ያሉ ጥያቄዎች ብቃት ባለው መሪ ካልተቆጣጠሩ ስብሰባው ፍሬያማ አይሆንም። ሊወያዩዋቸው የሚፈልጓቸው ሁሉም አስፈላጊ ጉዳዮች በስብሰባው ላይ መወያየታቸውን ለማረጋገጥ ይሞክሩ። ላልተፈቱ ጉዳዮች ተሳታፊዎች ጥፋትን እንዲለውጡ ወይም ግልጽ ያልሆነ ሰበብ እንዲሰጡ አይፍቀዱ። ማንም ለመወያየት ለማይፈልጋቸው ጉዳዮች ለማብራራት እና መልስ ለማግኘት ይሞክሩ። ምንም እንኳን ተሳታፊዎቹ ባይፈልጉትም ፣ ስብሰባው ውጤታማ እንዲሆን መመለስ ያለባቸው ጥያቄዎች ናቸው።
ሁሉም አስፈላጊ ውሳኔዎች መመዝገባቸውን ያረጋግጡ (ባለሥልጣን ወይም ማስታወሻ ሰጪ ካለዎት ይህንን ተግባር ለእነሱ ውክልና ይስጡ)። አስቸጋሪ ጥያቄን በመጠየቅ ችግር ውስጥ ማለፍ ካለብዎት መልሶችዎ በጥሩ ሁኔታ የተያዙ መሆናቸውን ማረጋገጥ ይፈልጋሉ።
ደረጃ 5. ጊዜዎን ይመልከቱ።
ስብሰባዎች መጥፎ ስም ያላቸውበት ምክንያት አለ-ለአብዛኞቹ ሰዎች ስብሰባዎች ጊዜ የሚወስድ እንቅስቃሴ ነው። ስብሰባው በጣም ረጅም እንዳይሆን ፣ ውይይቱ እንዲንቀሳቀስ ኃይሉን እንደ መሪ ይጠቀሙበት። ስብሰባው እርስዎ ከጠበቁት በላይ የሚቆይ የሚመስል ከሆነ እስከሚቀጥለው ውይይት ድረስ አንዳንድ አስፈላጊ ያልሆኑ ጉዳዮችን ወይም ውይይቶችን ለማፍራት አይፍሩ። የትኛውም ተሳታፊ ጊዜ እንዳይባክን የጊዜ ሰሌዳውን ለማስተካከል ዝግጁ እና ፈቃደኛ መሆን አለብዎት።
