የጊዜ ማራዘሚያ እንዲጠይቁ የሚጠይቁ በህይወት ውስጥ ብዙ ክስተቶች አሉ። ምናልባት የቤት ሥራ ለመሥራት ጊዜ ይፈልጉ ይሆናል ፣ ወይም የሥራ ፕሮጄክቶችን በወቅቱ ለማጠናቀቅ ይቸገሩ ይሆናል። በእንደዚህ ዓይነት ጊዜዎች ፣ ጊዜን በብቃት እና በተገቢ ሁኔታ ለማራዘም የሚጠይቅ ደብዳቤ መፃፍ አለብዎት። ለምን ያህል ጊዜ እንደሚፈልጉ እና ለምን እንደ ጥያቄዎ ያስቡ። ከዚያ ደብዳቤውን በመደበኛ ዘይቤ ይፃፉ እና እርስዎ እንዲረጋጉ ከተከታተለ ጋር ይላኩት።
ደረጃ
ዘዴ 1 ከ 3 - የደብዳቤውን ይዘት ማጠናቀር
ደረጃ 1. በተቻለ ፍጥነት ይፃፉ።
አንድ ቅጥያ እንደሚያስፈልግዎ ካወቁ በኋላ ወዲያውኑ ደብዳቤ ያዘጋጁ። በእርስዎ ሁኔታ ላይ ለመወሰን ለተቀባዩ በተቻለ መጠን ብዙ ጊዜ መስጠት አለብዎት። እርስዎ የጊዜ ሰሌዳ ማስተካከያ ቢጠይቁም እርስዎ ዝግጁ ሆነው መታየት ያስፈልግዎታል።
ደረጃ 2. ምን ያህል ተጨማሪ ጊዜ እንደሚፈልጉ ይወስኑ።
ሁሉንም ምክንያቶች ግምት ውስጥ ያስገቡ እና ተጨባጭ ጥያቄ ያቅርቡ። የተጠየቀው ጊዜ በጣም አጭር ከሆነ ፣ በኋላ ላይ ማራዘሚያ መጠየቅ ሊኖርብዎት ይችላል። በተቻለ መጠን የግዜ ገደቦች ሊጠፉ አይገባም። ስለዚህ ፣ የእርስዎ ስሌቶች ትንሽ የተጋነኑ ቢሆኑ ጥሩ ነው።
- በሁኔታው ላይ በመመስረት ፣ ይህንን ደብዳቤ እንደ ድርድሩ አካል አድርገው ሊመለከቱት ይፈልጉ ይሆናል። በዚህ ሁኔታ ፣ አሁንም ለመደራደር ቦታ እንዲኖር እና መካከለኛ ቦታን ለማግኘት ተጨማሪ ጊዜ መጠየቁ ጥሩ ሀሳብ ነው።
- አሁን ባለው እድገትዎ እና ገና ምን ክፍል እንደሚጠናቀቅ ላይ በመመስረት ፍጥነትዎን ይለኩ። ለምሳሌ ፣ ለሦስት ወራት በአማካሪ ፕሮጀክት ላይ ከሠሩ ፣ ምን ያህል ሥራ ገና እንዳልተጠናቀቀ መገመት አለብዎት።
- የደብዳቤው ተቀባይም የጊዜ ገደብ ሊኖረው እንደሚችል ይወቁ። ምናልባት እነሱም አሁን ወደ ኋላ መመለስ ያለበት የጊዜ ገደብ አላቸው። ለምሳሌ ፣ መምህራን አብዛኛውን ጊዜ የመምህራን አጋማሽ ሴሚስተር ደረጃዎችን መስጠት አለባቸው እና በተጠቀሰው የጊዜ ገደብ መሠረት የተማሪ ምደባዎችን ማስረከብ አለባቸው።
ደረጃ 3. ደንቦቹን ይወቁ።
ማስተካከያ ከመጠየቅዎ በፊት ትክክለኛውን የጊዜ ገደብ ይወቁ። የአሁኑን ሁኔታ ሳያውቁ ማራዘሚያ በመጠየቅ ጊዜዎን ማስተዳደር አይችሉም የሚል ስሜት አይስጡ። ለምሳሌ ፣ አንዳንድ የመንግስት ኤጀንሲዎች ከመጀመሪያው ግንኙነት በ 24 ሰዓታት ውስጥ ጥያቄ እንዲያቀርቡ ይጠይቁዎታል። እሱን ማሟላት ካልቻሉ ፣ መርሃግብሩ በጣም ጠባብ ነው ማለት ይችላሉ።
ደረጃ 4. አሳማኝ ማብራሪያ ያካትቱ።
ደብዳቤውን ለማርቀቅ ጊዜን ይሰጣሉ እና ተቀባዩ እንዲሁ ለማንበብ ጊዜ ይወስዳል። ስለዚህ ፣ ይህ ደብዳቤ ትርጉም ያለው እንዲሆን ያድርጉ። ስለ እውነተኛ ምክንያትዎ ያስቡ እና ለተቀባዩ በሐቀኝነት ያስተላልፉ። እራስዎን ያጣሉ ምክንያቱም ምክንያቶችን አይዋሹ ወይም አያጋኑ።
- ጥሩ ምክንያት ሊቀርብ የሚችለው በጥልቀት እና በጥንቃቄ የመሥራት ፍላጎት ነው። ለምሳሌ ፣ የብዙ ሰዎችን ደህንነት የሚጎዳ ፕሮጀክት እያጠናቀቁ ከሆነ ፣ ይህንን እውነታ በማብራሪያዎ ውስጥ መግለፅ ይጠቅምዎታል።
- በርካታ ምክንያቶች ካሉ በጣም ጥሩውን ይምረጡ። ለምሳሌ ፣ የሥራ ቅናሽ ካደረጉ ፣ በሚንቀሳቀሱ ወጪዎች ላይ ተጨማሪ ምርምር ማድረግ እንደሚፈልጉ ይናገሩ (ይህ እውነት ከሆነ) ፣ ሌላ ቅናሽ እየጠበቁ ነው አይበሉ።
ደረጃ 5. አንዳንድ የተመረጡ ዝርዝሮችን ያቅርቡ።
ዝርዝሮች በጽሑፍ ትክክለኛነት እና ክህሎት ይሰጣሉ። እርስዎ ለመንግስት ወይም በግል እርስዎ ለማያውቋቸው የሰዎች ቡድን የሚጽፉ ከሆነ ይህ በጣም አስፈላጊ ነው።
- ለምሳሌ ፣ አያትዎ ከኮሌጁ ድርሰት ቀነ -ገደብ ሁለት ቀናት ቀደም ብለው ከሞቱ ፣ ክስተቱን እንደ “ድንገተኛ ጉዳይ” ብቻ ሳይሆን እንደ “የቤተሰብ ድንገተኛ ሁኔታ” መግለፅ ይፈልጉ ይሆናል። እንዲሁም የአያትዎን መነሳት እና ወደ ቤትዎ ስለ ጉዞዎ አንዳንድ መረጃዎችን መጥቀስ ያስፈልግዎታል።
- ጥያቄ ከማቅረቡ በፊት ሰነዶችን ያዘጋጁ። በተለይ ከመንግሥት ወይም ከሌሎች ባለሥልጣናት አካላት ጋር የሚገናኙ ከሆነ የቀደመውን ማመልከቻዎን ወይም ሥራዎን መግለጽ ሊያስፈልግዎት ይችላል። እስከዚህ ነጥብ ድረስ ሁሉንም የሂደቱን ደረጃዎች እንደተከተሉ ማሳየት ለጉዳዩ ይጠቅማል።
ደረጃ 6. አወንታዊ ዘይቤ እና ይዘት ይምረጡ።
ቅሬታ የያዘ ደብዳቤ ለማንበብ ማንም አይፈልግም። በምትኩ ፣ አሉታዊውን ክስተት በፍጥነት እና ደረጃ ይግለጹ ፣ ከዚያ ወደ የጠየቁት አዎንታዊ መፍትሄ ይሂዱ። ለምሳሌ ፣ የእርስዎ የመነሻ ደመወዝ ቅናሽ በጣም ዝቅተኛ እንደሆነ ከተሰማዎት ፣ “የእርስዎን ቅናሽ ግምት ውስጥ ለማስገባት የተወሰነ ጊዜ እፈልጋለሁ። ሆኖም ፣ ከፍ ያለ ደመወዝ የበለጠ በተቀላጠፈ ሁኔታ እንድሠራ እንደሚፈቅድልኝ ይሰማኛል” ብለው ሊጽፉ ይችላሉ።
ደረጃ 7. ደብዳቤውን ከመላክዎ በፊት ምርምር ያድርጉ።
ደብዳቤዎን ከመላክዎ በፊት እንደገና ለማንበብ ጥቂት ደቂቃዎችን ይውሰዱ። የአርትዖት እና የትየባ ስህተቶችን ይፈልጉ። በኮምፒተር ላይ የሰዋስው እና የፊደል ማረም መርሃ ግብር ያሂዱ። እንዲያምነው የታመነ ጓደኛዎን ይጠይቁ። አትቸኩሉ ወይም አይዝለሉ ምክንያቱም ስህተት ከሠሩ ግድ የለሽ ሆነው ያገኙታል እና ያ በመጨረሻው ውጤት ላይ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል።
ዘዴ 3 ከ 3 - መደበኛ የፅሁፍ ህጎችን መከተል
ደረጃ 1. የርዕስ ክፍልን ያዘጋጁ።
ቀኑ በገጹ የላይኛው ቀኝ ጥግ ላይ መሆን አለበት። ከእሱ በታች አንድ መስመር ይዝለሉ ፣ ከዚያ አድራሻውን ይፃፉ ፣ እንዲሁም በትክክለኛው ተሰልፈዋል። ከዚያ ሌላ መስመር ይዝለሉ እና የግራ መስመር ተቀባዩን ሙሉ አድራሻ ይፃፉ።
ጥያቄው በኢሜል ከተላከ የቀኑን እና የአድራሻውን ክፍል መተው እና በቀጥታ ወደ ሰላምታው መሄድ ይችላሉ። ሆኖም ፣ ውጤታማ እና ግልፅ ርዕሰ ጉዳይ መጠቀሙን ያረጋግጡ። ለምሳሌ ፣ ለአንድ ሌክቸር ደብዳቤ ከላኩ “የአንዲ ዊዶዶ የጃቫኒዝ ታሪክ ወረቀት እንዲራዘም ጥያቄ” የሚለውን ርዕስ ይፃፉ።
ደረጃ 2. መደበኛ እና የተሟላ ሰላምታ ይጠቀሙ።
“ውድ” ን ይጀምሩ። ከዚያ በርዕስ እና በስም ይከተሉ። ለምሳሌ ፣ “ውድ። አቶ ባስኮሮ "ወይም" ውድ። ወይዘሮ ዳርማቲ”። አንዳንድ ጊዜ እርስዎም የተወደደ ርዕስን መጠቀም አለብዎት ፣ ለምሳሌ ፣ “ውድ። ፕሮፌሰር አብዱራህማን”ወይም“ውድ። ራደን ዊራኒንግራት”።
- ተቀባዩን መደበኛ ባልሆነ ሁኔታ ቢያውቁትም ፣ ይህ ደብዳቤ አሁንም መደበኛ ጥያቄ ስለሆነ ዘይቤው እና ይዘቱ መደበኛ መሆን አለበት። ለምሳሌ “ሰላም ፣ ዶን” ብለው አይጻፉ።
- ደብዳቤዎን የሚቀበል አንድ የተወሰነ ሰው ለማግኘት ይሞክሩ። ያለበለዚያ ደብዳቤዎ እንደ ቅርጸት ፊደል ይመስላል። ለምሳሌ ፣ “ውድ። Raden Wiraningrat “ከ“ፍላጎት ላላቸው”ይሻላል።
ደረጃ 3. አጭር የአንቀጽ ቅርጸት ይጠቀሙ።
የደብዳቤው አካል 1-3 አንቀጾችን ብቻ መያዝ አለበት። በአብዛኛዎቹ አጋጣሚዎች በ1-2 መስመሮች መክፈት ፣ ጥያቄውን በ2-4 መስመሮች መግለፅ እና በ 1-2 መስመሮች መደምደም ይችላሉ። እስከ ሦስት ሙሉ አንቀጾች ድረስ ማዳበር ካለብዎት ፣ መግቢያውን ፣ አካሉን እና መደምደሚያውን ይለዩ።
ደብዳቤውን ለመክፈት በየሳምንቱ ሰኞ ጠዋት በክፍል III-C ክፍል ውስጥ የጃቫን ታሪክ ክፍልዎን የሚከታተል ተማሪ እኔ አንዲ ዊዶዶ ነኝ ማለት ይችላሉ። ይህ የአስተማሪውን ትውስታ ያነቃቃል እና እርስዎ ማን እንደሆኑ መፈለግ አያስፈልገውም።
ደረጃ 4. ለማጠቃለያ ቃላት ትኩረት ይስጡ።
ጠንካራ መደምደሚያዎችን አስፈላጊነት አይርሱ። (የመጨረሻውን ዓረፍተ -ነገር ይጠቀሙ) ጉዳይዎን እንደገና (በአንድ መስመር) እና ተቀባዩን ለጊዜው ያመሰግኑ። “ስለ ጊዜዎ እና ስለታሰቡት እናመሰግናለን” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
- ከስምዎ በፊት በመደበኛ ሰላምታ ደብዳቤውን ይዝጉ። አንዳንዶቹ “ከልብ” ፣ “ከልብ” ወይም “ከሁሉም አክብሮት ጋር” ናቸው።
- በተወሰነ ጊዜ ውስጥ መልስ ከፈለጉ ፣ ያንን መረጃ በመጨረሻው ላይ ያካትቱ። በምስጋና መስመር ውስጥ ማስቀመጥ ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ “ስለአስተያየትዎ እናመሰግናለን እና በሚቀጥለው ሳምንት ከእርስዎ ለመስማት በጉጉት እጠብቃለሁ። ይህንን ክፍል በሚጽፉበት ጊዜ ተቀባዩን የመጫን ወይም የማሳደድ ስሜት ላለመስጠት ይሞክሩ።
ደረጃ 5. ሙሉ ስምዎን እና ፊርማዎን ያስገቡ።
በ “ከልብ” ሰላምታ ስር 3-4 መስመሮችን ባዶ ይተው። ከዚያ ፣ ሙሉውን ስም በግራ-ተሰልፈው ይፃፉ። የመጀመሪያውን ፊርማ ለማከል ባዶውን መስመር ይጠቀሙ። ይህ ደብዳቤ በኢሜል የሚላክ ከሆነ ባዶውን መስመር መሰረዝ እና በስሙ ውስጥ መተየብ ይችላሉ።
ዘዴ 3 ከ 3 - ለተቀባዮች ደብዳቤዎችን መላክ
ደረጃ 1. የደብዳቤዎን ቅጂ ያዘጋጁ ወይም ያስቀምጡ።
ረቂቁን ካነበቡ በኋላ እና ከመላክዎ በፊት የደብዳቤውን ፎቶ ያንሱ ፣ (ወደ ፒዲኤፍ ተላልፈዋል) ፣ ረቂቁን በመስመር ላይ ያስቀምጡ ወይም ፎቶ ኮፒ ያድርጉ። ከደብዳቤው ቀን ጋር ተመሳሳይ ካልሆነ የመላኪያውን ቀን ልብ ማለት ሊኖርብዎት ይችላል። ይህንን ቅጂ ለግል ፋይሎች ደህንነቱ በተጠበቀ ቦታ ውስጥ ያኑሩ።
ደረጃ 2. በመደበኛ መላኪያ ይላኩ።
ደብዳቤውን ወደ ፖስታ ቤቱ ይውሰዱት ፣ ለፀሐፊው ያስረክቡ ወይም በመልዕክት ሳጥን ውስጥ ያስገቡት። ደብዳቤው እንደደረሰ ማረጋገጫ ከፈለጉ የመከታተያ አገልግሎትን ይጠይቁ።
ደብዳቤው በፖስታ ከተላከ በጥሩ ቀለም ባለው ከፍተኛ ጥራት ባለው አታሚ ላይ መታተሙን ያረጋግጡ። በእጅ የተጻፉ የጥያቄ ደብዳቤዎች በአጠቃላይ ተቀባይነት የላቸውም።
ደረጃ 3. በኢሜል ይላኩት።
ብዙ ጊዜ ስለማይወስድ እና በጣም አስተማማኝ ስለሆነ ጥያቄን ለመላክ ይህ ከሁሉ የተሻለው መንገድ ሊሆን ይችላል። የተቀባዩ የኢሜል አድራሻ ትክክል መሆኑን ያረጋግጡ እና አስፈላጊ ከሆነ የመታወቂያ ቁጥርዎን በርዕሰ -ጉዳዩ ውስጥ ያካትቱ።
- ተቀባዩ ኢሜይሉን የላኩበትን ቀን እና ሰዓት ማየት ይችላል። ብዙውን ጊዜ ማታ ዘግይቶ ኢሜል ከላኩ ይህንን ይወቁ።
- በሚጠቀሙበት አድራሻ ኢሜልዎ መደበኛ መሆኑን ያረጋግጡ። ከባለሙያ ከሚመስል መለያ ያቅርቡ። ለስራ ተስማሚ የኢሜል መለያ ምሳሌ “[email protected]” ነው።
- በፋክስ በኩል ደብዳቤ እየላኩ ከሆነ ፣ ደብዳቤዎ በተሳካ ሁኔታ የተላከ እና የተቀበለ መሆኑን የሚያረጋግጥ የማረጋገጫ ገጽን መጠበቅዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ 4. ከደብዳቤ ይልቅ በስልክ ጥያቄ ያቅርቡ።
ጥያቄዎ አስቸኳይ ከሆነ ወይም የመጨረሻውን ደቂቃ ቅርብ ከሆነ በስልክ በአካል መጠየቅ ጥሩ ሀሳብ ሊሆን ይችላል። ጉዳዩ ይህ ከሆነ ፣ ከመደበኛ አመለካከት ጋር ተጣብቀው ጉዳያችሁን በቅንጅት ይግለጹ።
ጠቃሚ ምክሮች
- የአንድ ገጽ ወይም ከዚያ ያነሰ ደብዳቤ ለመጻፍ ይሞክሩ። እንደዚህ ያለ ደብዳቤ የተጠናቀቀ ይመስላል ፣ ግን ለማንበብ ቀላል ነው።
- ተቀባዩ እንደ ማረጋገጫ ደብዳቤ ያለ መልስ እንደሚልክ ይወቁ።
ማስጠንቀቂያ
- ተጨባጭ የሆነ ነገር ቃል ይግቡ። ተጨማሪ ጊዜዎ ለተጨማሪ ተግባራት እንዲውል አይፍቀዱ።
- ይህን ቅጥያ በሚገባ ይጠቀሙበት። እንደገና እንዲራዘምዎት አይፍቀዱ።
- ሁሉንም አስፈላጊ ቅርጸቶች ማካተትዎን ያረጋግጡ። አንዳንድ ድርጅቶች እርስዎ የገለጹትን የደብዳቤ ቅርጸት እንዲጠቀሙ ይጠይቃሉ።
