ከኩባንያዎች ጋር በምንገናኝበት ጊዜ ፣ አንዳንድ ጊዜ የቀረበው ምርት ወይም አገልግሎት አጥጋቢ ስላልሆነ የቅሬታ ደብዳቤ ማቅረብ አስፈላጊ ሆኖ ይሰማናል። በዚህ ጽሑፍ ውስጥ wikiHow ደብዳቤውን እንዴት እንደሚጽፉ ያብራራል።
ደረጃ
ዘዴ 1 ከ 3 - የአቤቱታ ደብዳቤ መጻፍ
ደረጃ 1. የቅሬታ ደብዳቤውን ለደንበኛ አገልግሎት ክፍል ያቅርቡ።
በዚህ መንገድ ደብዳቤዎ በብቃት እና በብቃት እንዲሠራ የደንበኞች አገልግሎት ክፍል ለቅሬታዎች ምላሽ የመስጠት ኃላፊነት ስላለው ከኩባንያው የበለጠ የመቀበል እድሉ ሰፊ ነው።
- የደንበኛ አገልግሎት ሥራ አስኪያጁን ወይም የኩባንያውን ዳይሬክተር ስም እና የደብዳቤውን ዓላማ በግል ይፈልጉ። ሙሉ ስምዎን ተከትሎ “ውድ ጌታ/እመቤት” በመጻፍ ደብዳቤውን ይጀምሩ። ስሙን የማያውቁት ከሆነ “ውድ የደንበኛ አገልግሎት አስተዳዳሪ” ብለው ይፃፉ።
- ብዙውን ጊዜ የደንበኞች አገልግሎት ክፍል አድራሻ በኩባንያው ድርጣቢያ ፣ ብሮሹሮች ፣ ማስታወቂያዎች ወይም የምርት ማሸጊያዎች ላይ ሊገኝ ይችላል።
ደረጃ 2. የደብዳቤውን ፍሬ ነገር መጻፉን ይቀጥሉ።
ደብዳቤውን ለመጻፍ ምክንያቱን ለማብራራት እና ቅሬታ ለማቅረብ የመጀመሪያውን ዓረፍተ ነገር ይጠቀሙ። አገልግሎቱን የተቀበሉበት ወይም ምርቱን የገዙበት ቀን ፣ ሰዓት እና ቦታ ፣ እንደ የመለያ ቁጥር እና የምርት ሞዴል ካሉ በተቻለ መጠን ብዙ ደጋፊ እውነቶችን ያቅርቡ።
- አንባቢው ከ 5 ሰከንዶች ባነሰ ጊዜ ውስጥ የደብዳቤውን ፍሬ ነገር መረዳቱን ያረጋግጡ። ስለዚህ ረጅም ነፋሻማ መግቢያ መጻፍ አያስፈልግዎትም።
- ሰላምታዎን ከጻፉ በኋላ ፣ ያጋጠሙዎትን ችግር ለማብራራት ዝርዝር መረጃ ያቅርቡ ፣ ግን የመጀመሪያው ዓረፍተ ነገር የአንባቢውን ትኩረት ወደ ቅሬታዎ የሚስብ መሆኑን ያረጋግጡ።
- የመጀመሪያው ዓረፍተ ነገር ምሳሌ - “በዚህ ደብዳቤ አማካይነት በተበላሸ የፀጉር ማድረቂያ ምርት _ ምክንያት ቅሬታ ማቅረብ እፈልጋለሁ። ይህ ምርት በጃን _ ፣ ጃካርታ በሚገኘው _ መደብር በ _ ተገዛ”።
ደረጃ 3. የሚፈልጉትን መፍትሔ ወይም መድሃኒት በግልጽ ይግለጹ።
የምርት ምትክ ፣ ተመላሽ ገንዘብ ፣ የምርት ጥገና ወይም ማካካሻ በሌላ መንገድ እየጠየቁ ከሆነ ይህንን በሁለተኛው አንቀጽ ውስጥ ይግለጹ። ስለዚህ የመልእክት ደብዳቤ ከመላክ ወይም የቃላት ምላሽ ከመስጠት ይልቅ አንባቢው መፍትሄ መስጠት አለበት።
- ምርጡን መፍትሄ እንደሚጠብቁ እና ታማኝ ደንበኛ ሆነው እንደሚቀጥሉ በሚያሳዩ አዎንታዊ ቃላት ቅሬታዎን ይግለጹ። ተመላሽ ገንዘብ ወይም ሌላ የማካካሻ ዓይነት ከጠየቁ እና ከዚያ ጉዳዩን ለሶስተኛ ወገን ያስተላልፋሉ ብለው ከጠየቁ ፣ የደብዳቤው አንባቢ መፍትሄ ለመስጠት ፍላጎት የለውም።
- ኩባንያው ሰፋ ያሉ ጉዳዮችን ያስተካክላል ብለው ከጠበቁ እባክዎን ይፃፉላቸው። ሆኖም ፣ አንባቢዎች እንደዚህ ላሉት ጉዳዮች ምላሽ ለመስጠት ብዙ ጊዜ ይፈልጋሉ።
- በመጀመሪያው ደብዳቤ ላይ ለመክሰስ አያስፈራሩ። ይህ እርስዎ የሚፈልጉት ምርጥ መፍትሔ ሊሆን ይችላል ፣ ግን በዚህ ጊዜ በቀላሉ ቅሬታዎን ማስገባት እና ምላሽ መጠበቅ ይችላሉ።
ደረጃ 4. የድጋፍ ሰነዶችን ፎቶ ኮፒ ያያይዙ።
እንደ የክፍያ ደረሰኞች ፣ የግዢ ደረሰኞች ፣ የዋስትና ካርዶች ፣ ቼኮች ወይም የዝውውር ማረጋገጫ ፣ እና አስፈላጊ ከሆነ ፎቶዎች ወይም ቪዲዮዎች ባሉ የድጋፍ ሰነዶች ፎቶ ኮፒ ይዘው ደብዳቤውን ማጠናቀቁን ያረጋግጡ። አግባብነት ያላቸውን ሰነዶች ከደብዳቤው ጋር አባሪዎችን ያካትቱ።
- መላክዎን ያረጋግጡ ፎቶ ኮፒ የተያያዘው ሰነድ ፣ ከመጀመሪያው ይልቅ። በዚያ መንገድ ፣ አስፈላጊ መረጃን ወይም ሰነዶችን ለሌሎች ማሳየት ከፈለጉ አደጋ ላይ አይጥሉም።
- በደብዳቤው ውስጥ የተያያዙ ሰነዶችን ያካትቱ። ለምሳሌ - “ከዚህ ደብዳቤ ጋር ፣ የክፍያ ደረሰኝ ፣ የፀጉር ማድረቂያ ዋስትና ካርድ እና የምርት መለያ ቁጥር ፎቶ ፎቶ ኮፒ አያይዣለሁ።”
ደረጃ 5. ችግሩን ለመፍታት ቀነ -ገደብ ያዘጋጁ።
መፍትሄውን ለደብዳቤው ተቀባይ ለማስረከብ እንደ ቀነ -ገደብ ማካተት አለብዎት። ይህ እርምጃ መረጋጋት እንዲሰማዎት እና ችግሩ በፍጥነት መፍትሄ ያገኛል።
- የጊዜ ገደብ መኖሩ ይህ ምቾት እና ብስጭት ሊያስከትል ስለሚችል የደብዳቤዎችን የመጥፋት ወይም ችላ የማለት አደጋን ይቀንሳል።
- ተጨባጭ የጊዜ ገደብ ያቅርቡ። ብዙውን ጊዜ 1-2 ሳምንታት በቂ ነው ፣ ግን በእጁ ያለውን ችግር እና የሚጠበቀውን መፍትሄ ግምት ውስጥ ማስገባት ያስፈልግዎታል።
ደረጃ 6. ደብዳቤውን በትህትና ጨርስ።
ለተሰጠን እርዳታ አመሰግናለሁ ይበሉ። ሁለቱም ወገኖች አጋዥ እንዲሆኑ ለማገዝ ፣ ግንኙነት ይበልጥ ቀልጣፋ እንዲሆን አንባቢዎችዎ እንዴት እንደሚነግሩዎት ያጋሩ።
የደብዳቤውን ተቀባይ ስም ካወቁ “ዋሰላም” እንደ መዝጊያ ሰላምታ ይፃፉ። ካልሆነ “ከልብ” በመጻፍ ደብዳቤውን ይጨርሱ። የቅሬታ ደብዳቤውን መደበኛ ባልሆነ የመዝጊያ ሰላምታ አትጨርሱ ፣ ለምሳሌ ፣ “ያ ነው” ወይም “አመሰግናለሁ”።
ዘዴ 2 ከ 3 - ትክክለኛውን ዘይቤ እና ቅርጸት መጠቀም
ደረጃ 1. በትህትና ዘይቤ ፊደል ይፃፉ።
ሊቆጡ እና እንደተበደሉ ሊሰማዎት ይችላል ፣ ግን የደብዳቤው አንባቢ አስጸያፊ ቃላትን ከተጠቀሙ ቅር ይሰኛል። ጨዋ በሆነ መንገድ ደብዳቤውን ይፃፉ እና የሚያስፈራሩ ፣ የተናደዱ ወይም አሽሙር የሚናገሩ አስተያየቶችን አይስጡ። የደብዳቤው አንባቢ ለሚከሰቱ ችግሮች የግድ ተጠያቂ አለመሆኑን ያስታውሱ እና እሱ ከመቆጣት እና ሌሎችን ከመውቀስ ይልቅ ወዳጃዊ እና ጨዋ ደንበኞችን ማገልገል ይመርጣል።
- ያስታውሱ ደብዳቤው የተላከለት ኩባንያ ነገሮችን ለእርስዎ አስቸጋሪ የማድረግ ዓላማ የለውም። በአጠቃላይ ኩባንያው ለደንበኛ እርካታ ከፍተኛ ትኩረት ይሰጣል።
- እሱ መጥፎ ዓላማ አለው ብሎ ከመገመት ይልቅ የደብዳቤዎን አንባቢ ለመርዳት ዝግጁ እንደ ሆነ አድርገው የሚቆጥሩት ከሆነ የመፍትሔ ዕድሉ ሰፊ ነው።
- ሲበሳጩ ደብዳቤዎችን አይጻፉ። መረጋጋት እስኪሰማዎት ድረስ ይጠብቁ። አሁንም ደብዳቤ ለመጻፍ ከፈለጉ ለ 1-2 ቀናት ያስቀምጡት እና ከዚያ ከመላክዎ በፊት እንደገና ያንብቡት። የበለጠ ወዳጃዊ በሆነ መንገድ አዲስ ደብዳቤ ጽፈው ይሆናል።
ደረጃ 2. ቀጥተኛ ደብዳቤ ይጻፉ።
የደንበኛ አገልግሎት ሠራተኞች በየቀኑ በመቶዎች የሚቆጠሩ ፊደሎችን ሊቀበሉ ይችላሉ። ስለዚህ ፣ ማንበብ ሲጀምር ወደ ነጥቡ እንዲደርስ ግልፅ ደብዳቤ መጻፍዎን ያረጋግጡ። በጣም ረዥም ወይም ዝርዝር የሆኑ ደብዳቤዎች አንባቢው እርስዎ ያጋጠሙዎትን እና የሚፈልጓቸውን እንዳይረዱ ይዘቱን ጠቅለል ለማድረግ ይፈልጋል።
- ረዣዥም ጠማማ መረጃን አያቅርቡ ወይም ሌሎችን የሚያስከፋ ቃላትን አይጠቀሙ።
- ቢበዛ 1 ገጽ ወይም 200 ቃላት የቅሬታ ደብዳቤ መጻፍዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ 3. ሥልጣናዊ የቋንቋ ዘይቤን ይጠቀሙ።
አንባቢው ቅሬታዎ በቁም ነገር መታየት እንዳለበት አንባቢው እንዲረዳ ይህ እርምጃ ውጤታማ ዓረፍተ ነገሮችን የያዘ ደብዳቤ ለማዘጋጀት ይረዳዎታል። ከባድ ቅሬታ ሲያቀርቡ ፣ ለምሳሌ የገንዘብ ነክ ጉዳዮች ፣ ስልጣን ያለው ቋንቋ ትልቅ ሚና ይጫወታል።
- ስልጣን ያለው የቋንቋ ዘይቤ የተለያዩ ገጽታዎችን ያካተተ ነው ፣ ለምሳሌ ትክክለኛ ቃላትን የመምረጥ ችሎታ ፣ የሸማች መብቶችን እና የኩባንያ ግዴታዎችን ዕውቀት ፣ እና የባለሙያ ፊደል አፃፃፍ ክህሎቶችን።
- ይህ ገፅታ ተዓማኒነትዎን ስለሚጨምር አዎንታዊ ምላሽ የማግኘት ዕድሉ ሰፊ ነው።
ደረጃ 4. ፊደሉን በትክክለኛ ፊደል እና ቅርጸት ይፃፉ።
ከላይ እንደተጠቆመው ፣ በባለሙያ የተቀረፀ ደብዳቤ አንባቢዎች ለቅሬታዎ እንዴት ምላሽ እንደሚሰጡ ይነካል። በላይኛው ቀኝ ጥግ ላይ የደብዳቤውን ቀን ያስገቡ። አንድ መስመር ይዝለሉ እና የተቀባዩን ሙሉ ስም ወይም ርዕስ በግራ በኩል ይፃፉ። በሚቀጥለው መስመር ላይ የኩባንያውን አድራሻ ይፃፉ። አንድ መስመር ይዝለሉ እና ከዚያ ሰላምታ ይፃፉ።
- አጻጻፉ ይበልጥ ቅርብ እና ለማንበብ ቀላል እንዲሆን ኮምፒተርን በመጠቀም ፊደላትን ይተይቡ። በእጅ መፃፍ ካለብዎ ፣ ጽሑፍዎ ንፁህ ፣ ከርከሶች ወይም ከቀለም እሽታዎች እና ሊነበብ የሚችል መሆኑን ያረጋግጡ።
- ለፊርማው ፣ በ ‹ቅንነት› ወይም ‹በቅንነት› ስር ጥቂት ባዶ መስመሮችን ያዘጋጁ። በቀላሉ ለማንበብ ከፊርማው በታች ሙሉ ስምዎን በግልፅ ጽሑፍ ውስጥ ያካትቱ።
- ንፁህ ፣ በትክክል የተከፋፈሉ ፊደላትን ይፃፉ ፣ እና ሁሉም አንቀጾች ተመሳሳይ ርዝመት አላቸው።
ደረጃ 5. የፊደል አጻጻፍ እና ሰዋሰው ይፈትሹ።
የፊደል አጻጻፍ እና ሰዋሰዋዊ ስህተቶች ካሉ ቅሬታዎ ችላ ሊባል ይችላል። ፊደሉ ከመታተሙ በፊት ኮምፒተርን በመጠቀም የፊደል አጻጻፍ ለመፈተሽ ጊዜው አሁን ነው። ደብዳቤውን ከመላኩ በፊት ሌላ ሰው እንዲያነብ ያድርጉ።
ዘዴ 3 ከ 3 - ደብዳቤዎችን መከታተል
ደረጃ 1. የተጠቀሰው የጊዜ ገደብ እስኪያልፍ ድረስ ይጠብቁ።
ታጋሽ ሁን እና የተወሰነው የጊዜ ገደብ እስኪያልቅ ድረስ ማንኛውንም እርምጃ አይውሰዱ። ምላሽ ከሌለ ደብዳቤዎ ደርሶ ወይም አልተገኘ እንደሆነ ለመጠየቅ መደወል ወይም ኢሜል ማድረግ ይችላሉ። በደብዳቤው ተቀባይ ላይ ጭፍን ጥላቻ አይኑርዎት።
ለደብዳቤው መልስ ካልተቀበሉ ወይም ምላሹ አጥጋቢ ካልሆነ ቅሬታውን ከፍ ባለ ቦታ ላይ ላለው ሰው ያቅርቡ።
ደረጃ 2. ለከፍተኛ ባለስልጣን ደብዳቤ ይላኩ።
ከደንበኛ አገልግሎት ዳይሬክተሩ ጋር ከተነጋገሩ በኋላ መፍትሄ ካላገኙ ፣ ከፍ ባለ ቦታ ላይ የሆነ ሰው ፈልገው ይፃፉለት። ከሠራተኛ እስከ ተቆጣጣሪ እስከ ዳይሬክተር እስከ ምክትል ዳይሬክተር እስከ ዳይሬክተር ድረስ ለከፍተኛ ባለሥልጣን ደብዳቤ በሚያቀርቡበት ጊዜ ሁሉ የቅርብ ጊዜውን ደብዳቤ ያያይዙ። ስለዚህ ደብዳቤውን የተቀበለ ሰው ከቅርብ ጊዜ ሁኔታው ጋር የተሟላ መረጃ ያገኛል እና በአጭር ጊዜ ውስጥ በጣም ጥሩውን መፍትሄ መስጠት ይችላል ተብሎ ይጠበቃል።
- እንደ መጀመሪያ እርምጃ በቀጥታ ወደ ፕሬዝዳንቱ ከመሄድ ይልቅ ለደንበኛ አገልግሎት ክፍል ቅሬታ ማቅረቡ ጥሩ ሀሳብ ነው። የደንበኞች አገልግሎት ሠራተኞች ቅሬታዎች እንዴት እንደሚይዙ የተሻለ ግንዛቤ አላቸው እና ለዲሬክተሩ የተላኩ ደብዳቤዎች ብዙውን ጊዜ ወደዚህ ክፍል ይመለሳሉ።
- የደንበኛ አገልግሎት ክፍልን ካቋረጡ ቅሬታዎ ላይመለስ ይችላል።
- ለዲሬክተሩ ወይም ለዋና ሥራ አስፈፃሚው ቅሬታ ካቀረቡ ፣ እሱ / እሷ ከዚህ በፊት ምን እንደ ሆነ ስለማያውቁ በጣም ግልፅ ፣ አጭር እና ስልታዊ መረጃ የያዘ ደብዳቤ መጻፍዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ 3. ህጋዊ እርምጃ ለመውሰድ ከፈለጉ ጠበቃን ይመልከቱ።
ጠበቆች በፍርድ ቤቶች በኩል እንዴት ክስ ማቅረብ እንደሚችሉ ይገነዘባሉ። ያስታውሱ ፣ ይህ ዘዴ የመጨረሻው አማራጭ መሆን አለበት። ሕጋዊ ሰርጦችን በቀጥታ የሚያወራ የአቤቱታ ደብዳቤ የደብዳቤውን ይዘቶች ርህራሄ የሌለበት እና የካሳ ጥያቄዎ ውድቅ ያደርገዋል። ይህ ሊሆን ይችላል ፣ የእርስዎ ስጋት ምላሽ ከተሰጠ ይህ እርምጃ እራሱን ያጠፋል።
ጠቃሚ ምክሮች
- ስምዎን ፣ የቤት አድራሻዎን ፣ የኢሜል አድራሻዎን እና የስልክ ቁጥርዎን (ቤት ፣ ሥራ ፣ ሞባይል ስልክ) ማካተትዎን ያረጋግጡ። በተጨማሪም ፣ ሁለቱም ወገኖች ስለ ቅሬታ አፈታት ሂደት መግባታቸውን እንዲቀጥሉ የደብዳቤው አንባቢ የእውቂያ መረጃ እንዲያቀርብ ይጠይቁ።
- ደብዳቤውን ከመላክዎ በፊት እንደገና ያንብቡ እና ትክክለኛ እና ሊረጋገጥ የሚችል መረጃ በማቅረብ አዎንታዊ ይሁኑ።
- ቅሬታ በፖስታ ማሳደግ በኢሜል ፣ በፋክስ ወይም በድርጅት ብሎግ/ድር ጣቢያ ላይ ከመፃፍ የበለጠ ተፅእኖ አለው። ብዙ ኩባንያዎች በኦፊሴላዊ ደብዳቤዎች ለሚቀርቡ ቅሬታዎች ቅድሚያ ይሰጣሉ።
- የሁሉንም የደብዳቤ ልውውጥ ፎቶ ኮፒ ያስቀምጡ እና ደብዳቤው የተላከበትን ቀን ልብ ይበሉ።
- ደብዳቤ ከመፃፍዎ በፊት በተፈጠረው ነገር ላይ ለማሰላሰል ትንሽ ጊዜ ይውሰዱ። ትንሽ ሀሳብ ከሰጡት በኋላ ምን ዓይነት መፍትሄ እንደሚፈልጉ እና እንዴት ጥያቄ እንደሚያቀርቡ ሲያውቁ ደብዳቤ ለመጻፍ ዝግጁ ነዎት።
- ስለ አንድ ሰው ቅሬታ ለማቅረብ ከፈለጉ ስለ አሳዛኝ ባህሪያቸው ይናገሩ። ኩባንያውን በደንብ አትወቅሱ። የኩባንያ ፖሊሲን የሚቃወሙ ከሆነ ፣ የደብዳቤ አንባቢውን ወይም አስተዳደሩን አይወቅሱ። ችግሩን እና የሚፈልጉትን መፍትሄ ይግለጹ።
- ለተጠቃሚዎች ቅሬታዎችን ለማቅረብ እና ከተወሰኑ ኩባንያዎች ጋር ችግር የገጠማቸው ገዢዎች ካሉ ለማወቅ እድሎችን የሚከፍቱ ድር ጣቢያዎችን ይጠቀሙ። በዚህ ድር ጣቢያ በኩል የቀረቡትን የተጠቃሚዎች ቅሬታዎች ፋይል እንዲያቆዩ እንመክራለን።
- ሕጋዊ ከሆኑ ምስክሮች ደብዳቤዎችን አይላኩ። ጉዳዩን በፍርድ ቤት መፍታት ከፈለጉ ፣ የምስክሩን መግለጫ እና ስም መያዙን ያረጋግጡ። ያስታውሱ የፍርድ ቤት ክፍያዎች ብዙውን ጊዜ በጣም ከፍተኛ ናቸው። እኛ መደበኛ ያልሆነ ስምምነት ወይም በግልግል ዳኝነት እንዲፈጽሙ እንመክራለን።
- ኩባንያውን አትወቅሱ። ያስታውሱ ካሳ ወይም መፍትሄ ማግኘት ይፈልጋሉ። የደብዳቤውን አንባቢ ካጠቁ ይህ እውን አይሆንም። ከፍ ባለ ድምፅ ፊደል ለመጻፍ ከፈለጉ ፣ ተገብሮውን ድምጽ ያስወግዱ ፣ ቀጥተኛ እና ገላጭ የቋንቋ ዘይቤን ይጠቀሙ። ለምሳሌ ፣ በዚህ ችግር ምክንያት በቀላሉ “የተስፋ መቁረጥ ስሜት” ከማድረግ ይልቅ “በኪሳራ” ወይም “ችግር” ውስጥ ነዎት ይበሉ።
