ስብሰባ ሲያቅዱ ሁሉንም አስፈላጊ መረጃዎች በግልጽ እና በአጭሩ ማሳወቅ አለብዎት። የውይይቱን ጊዜ ፣ ቦታ እና ርዕስ መግለጫ ማቅረብ አለብዎት። ለስብሰባው ማንኛውም ዝግጅት ወይም ቁሳቁስ አስፈላጊ ከሆነ ማስታወሻዎችን መውሰድ ሊኖርብዎ ይችላል። ምንም ዓይነት መካከለኛ ቢጠቀሙ ፣ ኢሜል ወይም የ Outlook መተግበሪያ ፣ ሁሉም ተጋባesች እንዲያውቁት እና የሚቃወሙትን ለመተንበይ አስፈላጊ መረጃ እንደተላለፈ ያረጋግጡ።
ደረጃ
ዘዴ 1 ከ 3 - ጠንካራ ርዕሰ ጉዳዮችን መጻፍ
ደረጃ 1. ከስብሰባው ቀን እና ርዕስ ጋር አጭር ፣ ተዛማጅ ርዕሰ ጉዳይ ይፃፉ።
እነዚህን ነገሮች በርዕሰ -ጉዳዩ ሳጥን ውስጥ መጻፍ ተጋባesቹ ኢሜሉን ሳይከፍቱ የስብሰባውን ጊዜ እና ርዕስ እንዲረዱ ያስችላቸዋል። ለምሳሌ ፣ “ስብሰባ 01/03: አዲስ የሪፖርት ማድረጊያ መመሪያዎች” ብለው ሊጽፉ ይችላሉ።
ማስጠንቀቂያ ፦
የስብሰባ ርዕስ ካልጻፉ ፣ ሰዎች ስብሰባው ለክፍላቸው አግባብነት ያለው ወይም መገኘት ካለባቸው ለመጠየቅ ሊመልሱ ይችላሉ። ስለዚህ የስብሰባውን ርዕስ መፃፍዎን ያረጋግጡ!
ደረጃ 2. በርዕሰ ጉዳዩ ሳጥን ውስጥ የመገኘቱን ማረጋገጫ ይጠይቁ።
ማን እንደሚመጣ ማወቅ ካለብዎት በርዕሰ -ጉዳዩ ሳጥን ውስጥ ማረጋገጫ ይጠይቁ። በዚያ መንገድ ፣ አንባቢዎች ኢሜሉን ባይከፍቱም በተቻለ ፍጥነት ምላሽ መስጠት እንዳለባቸው ያውቃሉ። “ዓርብ 10/06 የሰው ኃይል ስብሰባ ፣ እባክዎን በቅርቡ ያረጋግጡ” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
እንዲሁም “እባክዎን ምላሽ ይስጡ - የ HR ስብሰባ 10/06” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
ደረጃ 3. ስብሰባው አስቸኳይ ከሆነ በርዕሰ ጉዳዩ ሳጥን ውስጥ ይፃፉት።
የስብሰባው ርዕስ አስቸኳይ ከሆነ ወይም ስብሰባው ወዲያውኑ እንዲከናወን ፈጣን ውሳኔ የሚፈልግ ከሆነ ፣ በርዕሰ -ጉዳዩ ሳጥን ውስጥ የድንገተኛ ምልክት ያስቀምጡ። ለምሳሌ ፣ “አስቸኳይ ስብሰባ ሰኞ 31/02: የሳይበር ደህንነት” ብለው ሊጽፉ ይችላሉ።
አንባቢው ምን እንደሚወያይ መገመት እንዲችል የስብሰባውን ርዕሰ ጉዳይ ማስረዳት በጣም አስፈላጊ ነው።
ደረጃ 4. ስብሰባው አስገዳጅ ይሁን ወይም ጥቆማ ብቻ ይፃፉ።
ለአንድ ትልቅ ኩባንያ የሚሰሩ ከሆነ ፣ የተወሰኑ ሰዎች መገኘት ሁል ጊዜ አስፈላጊ ላይሆን ይችላል። የሚመለከታቸውን መምሪያዎች በርዕሰ -ጉዳዩ ሳጥን ውስጥ ይፃፉ ወይም መገኘት ካለባቸው ያሳውቋቸው። ለምሳሌ ፣ “የግዴታ የግብይት ስብሰባ 6/10” ብለው ሊጽፉ ይችላሉ።
አንባቢው ለመገኘት ካልተገደደ “በ 10/6 ስብሰባ በተቀላጠፈ የግብይት ዘዴዎች ላይ ለመገኘት ይመከራል” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
ደረጃ 5. ግራ መጋባትን ለማስወገድ በርዕሰ -ጉዳዩ ሳጥን ውስጥ ሙሉ ቃላትን ይጠቀሙ።
አህጽሮተ ቃላት ቀልጣፋ ሊመስሉ ይችላሉ ፣ ግን እነሱ በትክክል ከተሟሉ ቃላት ያነሱ እና ወደ ግራ መጋባት ሊያመሩ ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ “KK” ማለት የግል ቋንቋዎን በሚረዳ ወይም ባልገባው ላይ በመመስረት “የቤተሰብ ካርድ” ወይም “ክሬዲት ካርድ” ማለት ሊሆን ይችላል።
ሆኖም ፣ እንደ “RSVP” ፣ “HR” እና “KTP” ያሉ የተለመዱ አህጽሮተ ቃላትን መጠቀም ይችላሉ።
ዘዴ 2 ከ 3 የኢሜል ይዘት መፃፍ
ደረጃ 1. ወዳጃዊ ፣ አጭር መግቢያ እና አጭር ማስታወሻዎችን ይፃፉ።
ለአንድ ትልቅ ኩባንያ ከሠሩ ወይም ሁሉንም የማያውቁ ከሆነ እራስዎን ማስተዋወቅ አስፈላጊ ነው። በዚህ አጭር መግቢያ ላይ ለስብሰባው መጠናቀቅ/ማምጣት ያለባቸው ሰነዶች ወይም ቁሳቁሶች ካሉ ማስተላለፍ አለብዎት።
ወዳጃዊ ወይም ሥራን የሚመለከት መግቢያ ይፍጠሩ። ለምሳሌ ፣ “ሰላም ፣ ቲም! በሚቀጥለው ሳምንት አዲሱ ፕሮግራም እስኪጀመር መጠበቅ አይቻልም!”
ጠቃሚ ምክር
አንባቢዎች አንድን የተወሰነ ሥራ ማጠናቀቅ ወይም አንድ ነገር ወደ ስብሰባ ማምጣት ካለባቸው ያስታውሷቸው። ለምሳሌ ፣ “የአቅራቢዎን የእውቂያ ዝርዝር 4 ጠንካራ ቅጂዎች ማምጣትዎን አይርሱ።”
ደረጃ 2. ተለይቶ እንዲታይ ቀኑን እና ሰዓቱን በተለየ መስመር ላይ ይፃፉ።
ይህ ለተጋባesች አስፈላጊ መረጃ ነው። ስለዚህ ፣ ግልፅ ያድርጉት እና በዙሪያው ካሉ ሌሎች ዓረፍተ ነገሮች ጎልተው ይውጡ። ከእሱ በላይ እና ከዚያ በታች ሁለት መስመሮችን ያስቀምጡ ወይም በድፍረት ይፃፉት።
- ምሳሌ - “ጥቅምት 6 ፣ 2020 ፣ 10.30 - 11.45 WIB”
- ስብሰባው በመስመር ላይ የሚካሄድ ከሆነ በተለያዩ የሰዓት ዞኖች ውስጥ ያሉ ሰዎች በተሳሳተ ግንኙነት ምክንያት ወደ ኋላ እንዳይወድቁ የሰዓት ሰቅ መረጃን ያቅርቡ። ለምሳሌ ፣ “October 6, 2020 ፣ 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)” ብለው መጻፍ ይችላሉ
ደረጃ 3. ቦታውን ከቀን እና ከሰዓት በኋላ ይፃፉ።
ቦታው እንዲሁ እንደ ቀን እና ሰዓት በተለይ የተጻፈ መሆኑን ያረጋግጡ ፣ በተለይም ስብሰባው በአዲስ ቦታ የሚካሄድ ከሆነ ፣ ለማግኘት አስቸጋሪ ከሆነ ፣ ወይም አንዳንድ ተጋባesቹ ለቦታው የማይታወቁ መሆናቸውን ካወቁ። ለምናባዊ ስብሰባዎች (በቀጥታ መድረኮች ወይም በቪዲዮ ውይይት) ፣ መድረኩን ወይም የቪዲዮ አገናኙን በቀላሉ ለማግኘት ለተጋበዙ ቀጥተኛ አገናኝ ያቅርቡ።
መመሪያዎችን በሚሰጡበት ጊዜ ፣ በተቻለ መጠን ዝርዝር ይሁኑ። ምሳሌ “እባክዎን በሳሳና ዊዲያ ሳርኖኖ ህንፃ (ጃላን ጋቶት ንዑብቶ ቁጥር 10) ወደ መሰብሰቢያ ክፍል 592 ይምጡ። ክፍል 592 በህንፃው 2 ኛ ፎቅ ላይ ነው። ስለዚህ ሊፍቱን ከመሬት ወለል ላይ ወስደው በ 12 ኛው ፎቅ ላይ ቆመው ወደ 59 ኛው ፎቅ ለመውጣት በህንጻው ደቡብ (በግራ በኩልዎ) ያለውን ሊፍት ይጠቀሙ።”
ደረጃ 4. የስብሰባውን ዓላማ ያካፍሉ።
የስብሰባውን ዓላማ ለተጋባ Not ያሳውቁ። አጭር አጀንዳ መንገር ተጋባesች አስቀድመው ማጠናቀቅ የሚያስፈልጋቸውን ተግባራት እንዲረዱ ይረዳቸዋል። ርዕሱን (እንደ “የሳይበር ደህንነት ዝመና” ያሉ) መሰየም ይችላሉ ወይም መርሐግብር ማስያዝ ይችላሉ-
- 10.30 - 10.45 የቅርብ ጊዜውን የፕሮጀክት ሁኔታ መረጃ ያቅርቡ
- 10.45 - 11.10 ጥሩ ቅናሾችን ያወዳድሩ እና ይምረጡ
- 11.10 - 11.30 የአዕምሮ ማዕበል እና የማስነሻ ግቦች
ደረጃ 5. ለሠዋሰዋዊ ወይም ለመረጃ ስህተቶች ኢሜሉን ሁለቴ ይፈትሹ።
በእጥፍ ለመፈተሽ በጣም አስፈላጊው ነገር የስብሰባው ቀን ፣ ሰዓት እና ቦታ ነው። እነዚህ ሶስት ነገሮች ትክክል መሆናቸውን ያረጋግጡ! እንዲሁም አስፈላጊውን መረጃ ሁሉ መስጠቱን ለማረጋገጥ እርስዎ ያከሏቸውን መግቢያ ፣ አጀንዳ ወይም ሌላ ማንኛውንም ማስታወሻዎች እንደገና ማንበብ ይችላሉ።
ኢሜል ከመላክዎ በፊት ጽሑፍዎ ግልፅ እና አጭር መሆኑን ለማረጋገጥ ጮክ ብለው ያንብቡ።
ዘዴ 3 ከ 3 - Outlook ን ወይም የተቀናጀ የቀን መቁጠሪያ መተግበሪያን በመጠቀም
ደረጃ 1. በ Outlook ውስጥ ባለው የቤት ምናሌ ላይ “አዲስ ስብሰባ” ን ጠቅ ያድርጉ።
የእርስዎ ኩባንያ እንደ Outlook ን ከተዋሃደ የቀን መቁጠሪያ ጋር የግንኙነት ዳታቤዝ የሚጠቀም ከሆነ ስብሰባዎችን ለማቀድ ይጠቀሙበት። ይህ መካከለኛ በአጠቃላይ እርስዎ በሚሠሩዋቸው ሰዎች የተመረጠው የግንኙነት ጣቢያ ነው።
ኩባንያዎ Outlook ን ወይም ተመሳሳይ አገልግሎትን የማይጠቀም ከሆነ ፣ ግብዣዎችን ለመላክ በኤጀንሲዎ የቀረበውን ኢሜል ይጠቀሙ።
ደረጃ 2. ከ “መርሐግብር ረዳት” መስኮት ውስጥ ጊዜውን እና ቀኑን ይምረጡ።
አዲስ ስብሰባ ከፈጠሩ በኋላ የቀን መቁጠሪያ መስኮት ይታያል። «መርሐግብር ማስያዝ ረዳት» ን ጠቅ ያድርጉ እና ለስብሰባው ያለውን ጊዜ እና ቀን ያድምቁ።
ተጋባesቹ እንዲገኙበት ትክክለኛውን ሰዓት መምረጥዎን ያረጋግጡ። በኩባንያው ማመልከቻ ላይ በመመስረት የሁሉም (እና የእርስዎ) የጊዜ ሰሌዳ በማያ ገጹ ላይ እንዲታይ የማሳያ ቅንብሮችዎን መለወጥ ሊኖርብዎት ይችላል።
ደረጃ 3. ስማቸውን በመተየብ ወይም የአድራሻ ደብተርን በመጠቀም ተጋባesችን ያክሉ።
ስሙን እራስዎ ለማስገባት ወይም በአድራሻ ደብተር ውስጥ ለማሸብለል እና ከዝርዝሩ ውስጥ የግብዣውን ስም ለመምረጥ የጽሑፍ ሳጥኑን ጠቅ ያድርጉ። የግብዣ ጊዜውን መገኘት ለመፈተሽ “የጊዜ መርሐግብር ረዳት” ተግባሩን ይጠቀሙ።
ተጋባesቹ ነፃ ጊዜ ከሌላቸው ስማቸው ጎልቶ ይታያል። የጊዜ መርሐግብር ረዳት መርሐግብርዎን እና ሌሎች ተጋባesችን የሚስማሙ የተመከሩ ጊዜዎችን እንኳን ይሰጣል።
ደረጃ 4. የስብሰባውን መጀመሪያ እና የመጨረሻ ሰዓት ያዘጋጁ።
ቀኑ ቀደም ብለው ካዘጋጁት ጋር የሚዛመድ መሆኑን ያረጋግጡ። እሱን መለወጥ ከፈለጉ የቀን መቁጠሪያ ቁልፍን ጠቅ ያድርጉ። ተገቢውን የስብሰባ ጊዜ ለመምረጥ በጊዜ ዝርዝሩ በስተቀኝ ያለውን የታች ቀስት ይጠቀሙ።
የስብሰባውን ማብቂያ ጊዜ መፃፍ የሌላውን ሰው ጊዜ የማክበር መንገድ ነው ፣ ስለዚህ ምን እንደሚሆን ለመተንበይ እና ጉዞዎችን ወይም ለዕለቱ ሥራን እንዲያቅዱ።
ደረጃ 5. በማያ ገጹ አናት ላይ ባለው “ስብሰባ” ስር “ቀጠሮ” የሚለውን ጠቅ ያድርጉ።
ወደ መርሐግብር ማያ ገጹ ይመለሳሉ እና ስብሰባዎ መርሐግብር እንደተያዘለት ማየት ይችላሉ። ከዚያ በኋላ አንድ ርዕሰ ጉዳይ ፣ ቦታ እና ማስታወሻዎች ማከል ይችላሉ።
በፕሮግራም ማያ ገጹ ላይ የስብሰባውን መግቢያ ካላዩ ወደ ቀደሙት ደረጃዎች ይመለሱ እና የስብሰባ መርሃ ግብርዎ እስኪታይ ድረስ ይድገሙት።
ደረጃ 6. ትምህርቱን ፣ ቦታውን እና የተወሰኑ ማስታወሻዎችን ይፃፉ።
በጥቂት አጭር ቃላት የስብሰባውን ርዕስ ያሳውቁ (ምሳሌ “አዲስ የምርት ሙከራ”)። የተወሰነውን ቦታ ይንገሩ። ቦታው ለስብሰባዎች በብዛት ጥቅም ላይ ካልዋለ ወይም ለመድረስ አስቸጋሪ ከሆነ የአካባቢ መመሪያዎችን ይፃፉ። ከስብሰባው ጋር የሚዛመዱ ተጨማሪ ማስታወሻዎችን (እንደ ማድረግ ያለባቸውን ዝግጅቶች ያሉ) ይስጡ።
- ምንም እንኳን ተጋባዥው ቀድሞውንም ያውቀው የነበረ ቢሆንም የአከባቢውን አድራሻ ይስጡ።
- ሲጨርሱ “ላክ” ን ጠቅ ያድርጉ።
ጠቃሚ ምክር
እንደነዚህ ዓይነቶቹ ቃላት ስለ ስብሰባው ዓላማ ግልፅ መረጃ ስለማይሰጡ በጣም ሰፊ የሆነውን ርዕሰ -ጉዳይ እንደ “አዕምሮ ማጎልበት” አይጠቀሙ። እሱን መተካት ይችላሉ ፣ “ለአዲስ ምርት ስለአንድ ሻጭ አእምሮን”።
ጠቃሚ ምክሮች
- ኢሜል ወይም ግብዣ እንደገና ሲያነቡ ፣ አጭር እና ያልተዘበራረቀ መሆኑን ያረጋግጡ።
- ወዳጃዊ እና ሙያዊ ቃና ይጠቀሙ።
- ሁሉም ኢላማዎች እንደተጋበዙ ለማረጋገጥ የተቀባዩን ዝርዝር ሁለቴ ይፈትሹ።
- መላውን የኢሜል አድራሻ ከተቀባዮች ለመደበቅ ከፈለጉ የኢሜል አድራሻውን በ “bcc” ሳጥን ውስጥ ይተይቡ።
ማስጠንቀቂያ
- ያለ ቀን ፣ ሰዓት እና ቦታ ግብዣዎችን ወይም ኢሜሎችን አይጻፉ። ተጋባesቹ ግራ ይጋባሉ እና ስለእነዚህ ነገሮች የሚጠይቁ በደርዘን የሚቆጠሩ መልሶች ይቀበላሉ።
- እንደ ጩኸት ስለሚተረጎም በሁሉም ትላልቅ ፊደላት አይጻፉ እና ያ በጣም ሙያዊ ያልሆነ ነው።
