ብዙውን ጊዜ ለግል እና መደበኛ ባልሆነ ዓላማዎች ጥቅም ላይ ስለሚውል ፣ መደበኛ ኢሜል መፃፍ ከባድ ሊሆን ይችላል። ሆኖም ፣ ለአስተማሪ ፣ ለአለቃ ፣ ለንግድ አጋር ፣ ለመንግሥት ኤጀንሲ ፣ ወይም ፎርማሊቲ ለሚፈልግ ሌላ ሰው መደበኛ ኢሜል መጻፍ ካለብዎት እነዚህን ቀላል መመሪያዎች ይከተሉ። ነጥብዎን በአጭሩ እና በግልፅ ያስተላልፉ እና የአፃፃፍ ፣ የቅጥ እና መደበኛ የፊደል ቅርጸት ደንቦችን ይከተሉ። በመጨረሻም ኢሜልዎን ከመላክዎ በፊት ያረጋግጡ እና ያስተካክሉ።
ደረጃ
ዘዴ 1 ከ 3 ኢሜል መቅረጽ
ደረጃ 1. የባለሙያ ኢሜል አድራሻ ይጠቀሙ።
በሐሳብ ደረጃ የኢሜል አድራሻው የተጠቃሚ ስም ወይም ቅጽል ስም ሳይሆን የእውነተኛ ስምዎ ልዩነት ነው። የሚቻል ከሆነ ቁጥሮች ወይም ሌሎች ፊደሎች ሳይኖሩባቸው ወቅቶችን ፣ ሰረዞችን ወይም አፅንዖቶችን ይጠቀሙ።
ለምሳሌ [email protected] ሙያዊ ያልሆነ ይመስላል። ይህ በእንዲህ እንዳለ ፣ [email protected] ለመጠቀም የበለጠ ተገቢ ይሆናል።
ደረጃ 2. የባለሙያ ቅርጸ -ቁምፊ ይጠቀሙ።
አብዛኛዎቹ የኢሜል አገልግሎቶች ዛሬ በተለያዩ ቅርፀ ቁምፊዎች እና ጽሑፎች ውስጥ እንዲጽፉ ያስችሉዎታል። ሆኖም ፣ ለኦፊሴላዊ ኢሜይሎች እንደ ታይምስ ኒው ሮማን እና ኤሪያል ባሉ ኦፊሴላዊ ቅርጸ -ቁምፊዎች ላይ መጣበቅ የተሻለ ነው። እንደ Comic Sans ወይም Old English ያሉ የጌጣጌጥ ቅርጸ -ቁምፊዎችን ያስወግዱ። በተጨማሪ:
- ለማንበብ ቀላል በሆነ ቅርጸ-ቁምፊ ውስጥ ፣ ልክ እንደ መጠን 12 ኢሜልዎን ይፃፉ።
- የኢሜል ይዘቱ እና ዓላማው እስካልተስተካከለ ድረስ እንደ ሰያፍ ፣ ደፋር ወይም ባለ ብዙ ቀለም ቅርጸ -ቁምፊዎች ያሉ ልዩ ጽሑፎችን ያስወግዱ።
- ኢሜሉን ሙሉ በሙሉ በካፒታል ፊደላት አይጻፉ። እንደዚህ መጻፉ በተቀባዩ ላይ የጮኹ ይመስልዎታል።
ደረጃ 3. ኢሜሉን አጭር እና ትክክለኛ ርዕስ (ርዕሰ ጉዳይ) ይስጡ።
በርዕሱ ውስጥ ካለው የኢሜል ይዘት ጋር የሚዛመዱ ጥቂት ቁልፍ ቃላትን ይጠቀሙ። ይህ ተቀባዩ ኢሜልዎን ችላ እንዳይል ለመከላከል ይረዳል። ያለ ርዕስ የተላኩ ኢሜይሎች ወይም ግልጽ ያልሆነ ርዕስ በመጠቀም ለተቀባዩ አስፈላጊ አይመስሉም።
- እንደ “ፈጣን ጥያቄዎች” ፣ “እርስዎን ማነጋገር” ወይም “አስፈላጊ ጉዳዮች” ያሉ የኢሜል ርዕሶች ለተቀባዩ ግልጽ ያልሆኑ ይመስላሉ።
- ይህ በእንዲህ እንዳለ የኢሜል ርዕስ “መርሐግብር ፣ የእንግዶች ዝርዝር ፣ የምሳ ግብዣ እና የስብሰባ ማጠቃለያ ለ መጋቢት 12” በጣም ረጅም ይመስላል እና በአንድ ጊዜ በርካታ ርዕሶችን ይይዛል።
- በሌላ በኩል የኢሜል ርዕስ “መጋቢት 12 ስለ እስፓላተር ጉዳት” የሚለው ስብሰባ በጣም አጭር እና ግልፅ ነው። ይህ ርዕስ ለተቀባዩ ስለ ዋናው ርዕስ አጠቃላይ እይታ ፣ እንዲሁም ግልፅ ቀንን ሊሰጥ ይችላል።
ዘዴ 2 ከ 3 - ይዘት መጻፍ
ደረጃ 1. ተገቢውን ሰላምታ ይጠቀሙ።
ከሰላምታ ጋር ሁል ጊዜ መደበኛ ኢሜል ይጀምሩ። የተቀባዩን ስም በቀጥታ (እርስዎ የሚያውቁ ከሆነ) ሊጽፉ ይችላሉ። የተቀባዩን ስም በርዕሱ ወይም በርዕሱ (ሚስተር ፣ ወ / ሮ ፣ ዶክተር ፣ ወዘተ) ይሙሉ። እርስዎ ከመረጡ ከተቀባዩ ስም እና ማዕረግ በፊት “ውድ” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
- የኢሜል ተቀባዩን ስም የማያውቁ ከሆነ በቀላሉ “ውድ ጌታ/እመቤት” ወይም “ፍላጎት ላላቸው ወገኖች” ይፃፉ።
- “ሰላም” ወይም “ሰላም” ወይም ሌላ መደበኛ ያልሆነ ሰላምታ አይጠቀሙ።
ደረጃ 2. በመጀመሪያው አንቀጽ (አስፈላጊ ከሆነ) እራስዎን ያስተዋውቁ።
እንደ አዲስ ደንበኛ ፣ የሰው ኃይል ሥራ አስኪያጅ ወይም የመንግሥት ባለሥልጣን ላሉት ከዚህ በፊት ለማያውቁት ሰው የሚጽፉ ከሆነ እራስዎን ያስተዋውቁ እና ለምን ኢሜል እንደላኩ ያስረዱ። በኢሜልዎ የመጀመሪያ ወይም ሁለተኛ ዓረፍተ ነገር ውስጥ ይህንን ይፃፉ።
ለምሳሌ ፣ ለሥራ ማመልከቻ በኢሜል ሲላኩ ፣ “ስሜ ማሪያ ኢዛቤላ ነው። በ JobXYZ.com ድርጣቢያ ላይ እንደ ማስታወቂያ እንደ ሥራ አስተዳዳሪ ለማመልከት እርስዎን አግኝቻለሁ።
ደረጃ 3. በጣም አስፈላጊ የሆነውን መረጃ ቅድሚያ ይስጡ።
እራስዎን ካስተዋወቁ እና ኢሜሉን ለመላክ ዋና ዓላማዎን ከገለጹ በኋላ በኢሜሉ አካል መቀጠል ይችላሉ። በጣም አስፈላጊ የሆነውን መረጃ ከላይኛው ላይ ይዘርዝሩ። በዚያ መንገድ ፣ የተቀባዩን ጊዜ የበለጠ ያደንቃሉ እና የኢሜሉን ዓላማ የበለጠ ግልፅ ያደርጉታል።
ለምሳሌ ለመንግሥት ባለሥልጣን ኢሜል ሲጽፉ ፣ በሚከተለው መጀመር ይችላሉ- “ስሜ ማሪያ ኢዛቤላ ነው። የኢሜል አድራሻዎን ከሳላቲክ ከተማ ፍርድ ቤት ኦፊሴላዊ ድር ጣቢያ አግኝቻለሁ። ተቃውሞዬን ለመግለጽ ይህንን ደብዳቤ እልካለሁ። የካቲት 29 ቀን 2015 የተቀበልኩት ትኬት።
ደረጃ 4. በቀጥታ ወደ ደብዳቤው ነጥብ ይሂዱ።
በመደበኛ ደብዳቤ ፣ ነጥብዎን በቀጥታ መግለፅ ይችላሉ። ትንሽ ንግግር አንባቢውን ግራ እንዲጋባ እና ከእነሱ የሚፈልጉትን ወይም የሚያስፈልጉትን ለመረዳት አስቸጋሪ ያደርገዋል።
- ለምሳሌ ፣ በግቢው ውስጥ ለፕሮፌሰር ደብዳቤ በሚጽፉበት ጊዜ ፣ ዞር ዞር ዞር ማለት እና የመሳሰሉትን መጻፍ አያስፈልግዎትም - “እኔ ማሪያ ኢዛቤላ ነኝ። ታውቀኛለህ? ኬሚስትሪ 221 አሁን የምወደው ትምህርት ነው ምክንያቱም የእርስዎ የማስተማሪያ ቁሳቁሶች በጣም የተደራጁ ናቸው። ስለዚህ እኔ ሁል ጊዜ መከታተል እና ምን እንደሚፈተን ማወቅ እችላለሁ። ከፈተናው ጋር በተያያዘ መጪውን ፈተና አስታውሳለሁ።
- በሌላ በኩል ይህን የመሰለ ኢሜል መፃፉ የበለጠ ግልፅ ሊያደርግ ይችላል ፣ “እኔ ማሪያ ኢዛቤላ ነኝ። እኔ ኬሚስትሪ 221 ን የምወስድ ተማሪ ነኝ ፣ እና ስለፈተና መርሃግብሮች ግጭት ሊነግርዎት ፈልጌ ነበር።”
ደረጃ 5. አጭር ኢሜል ይጻፉ።
ምንም የተወሰነ ርዝመት ገደብ ባይኖርም ፣ አንድ ላፕቶፕ ወይም የኮምፒተር ማያ ገጽ እስካለ ድረስ ኢሜል ማድረጉ ጥሩ ሀሳብ ነው።
ኢሜልዎ በቂ ከሆነ ወደ ብዙ አጭር አንቀጾች ይከፋፈሉት። ገብቶ ከመጻፍ ይልቅ በእያንዳንዱ አንቀጽ መካከል ባዶ መስመር ይተው።
ደረጃ 6. ኦፊሴላዊውን ቋንቋ ይጠቀሙ።
መደበኛ ኢሜይሎች ለሙያዊ ዓላማዎች የተሰሩ ስለሆኑ ጥሩ ስሜት መፍጠር ያስፈልግዎታል። የተሟላ ዓረፍተ ነገሮችን እና ጨዋ ሐረጎችን ይጠቀሙ። ከሚከተሉት መራቅ
- መጮህ
- አላስፈላጊ ምህፃረ ቃላት
- ስሜት ገላጭ አዶዎችን እና ስሜት ገላጭ አዶዎችን መጠቀም
- አክብሮት የጎደላቸው ቃላት
- ቀልድ
ደረጃ 7. ተገቢውን የመዝጊያ ሰላምታ ይጠቀሙ።
ልክ ሰላምታዎችን እንደ መክፈት ፣ ሰላምታዎችን ለመዝጋት ብዙ አማራጮች አሉ በመደበኛ ፊደላት ውስጥ ሊያገለግሉ ይችላሉ። ሙሉ ስምዎን እና ማዕረግዎን ፣ እንዲሁም ማንኛውንም ሌሎች ማዕረጎች (ካለ) ማካተትዎን ያረጋግጡ። ጥቅም ላይ ሊውሉ የሚችሉ የመዝጊያ ሰላምታ ምሳሌዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ።
- "ከሰላምታ ጋር,"
- "ያንተው ታማኙ,"
- "አመሰግናለሁ,"
- “ሰላምታ ፣”
- "ተማሪዎ"
ዘዴ 3 ከ 3 - ደብዳቤዎችን ለመላክ መዘጋጀት
ደረጃ 1. አስፈላጊዎቹን አባሪዎች ያካትቱ።
አባሪ ማካተት ካለብዎት ፣ የሚያነቡት ሰዎች እንዲያዩት በኢሜል አካል ውስጥ ማካተትዎን ያረጋግጡ። የአባሪዎች ብዛት እና የፋይል መጠኖችን ለመገደብ ይሞክሩ ፣ እና የተለመዱ እና በሰፊው ጥቅም ላይ የዋሉ የፋይል ዓይነቶችን ይጠቀሙ።
ለምሳሌ ፣ “የሥርዓተ ትምህርቴን ቪታዬ እና ፖርትፎሊዮዬን የፒዲኤፍ ቅጂ አያይዣለሁ” የሚል ማስታወቂያ ያካትቱ።
ደረጃ 2. የኢሜሉን ይዘት ፣ አጻጻፍ እና ሰዋሰው ያሻሽሉ።
የፊደል አጻጻፍ እና የሰዋስው ስህተቶችዎን ለመለየት በኢሜል አገልግሎቶች ላይ ብቻ አይታመኑ። ኢሜልዎን ጮክ ብለው ያንብቡ ወይም የሆነ ሰው እንዲፈትሽ እና እንዲያስተካክለው ያድርጉ። በዚህ መንገድ የፊደል ስህተቶችን እና ግልጽ ያልሆኑ ዓረፍተ ነገሮችን በቀላሉ ማግኘት ይችላሉ።
ደረጃ 3. ኢሜልዎ ምንም ስሱ መረጃ አለመያዙን ያረጋግጡ።
ኢሜል ደህንነቱ የተጠበቀ የመገናኛ መንገድ አለመሆኑን ሁል ጊዜ ያስታውሱ። የኢሜል አገልጋዮች ሊጠለፉ እንደሚችሉ ያስታውሱ ፣ ወይም ተቀባዩ ሆን ብለው ወይም ባለማወቅ ሊገልጹት የማይፈልጉትን መረጃ ሊያጋራ ይችላል።
