የሥራ ባልደረቦች ግልጽ ዓላማ ሳይኖራቸው ወደ ስብሰባ ከተጋበዙ አይመጡም። ለስብሰባው አጀንዳ የማዘጋጀት ኃላፊነት ካለዎት ፣ በስብሰባው ውስጥ የሚብራሩባቸውን ርዕሶች እና እያንዳንዱን ርዕስ ለመሸፈን የሚወስደውን የጊዜ ርዝመት በመጥቀስ ይህንን ያስወግዱ። አቅማችሁ በፈቀደ መጠን በማቀድ እና በመተግበር ፣ የተሻለ ውጤት ማግኘት ትችላላችሁ እና የስብሰባ ተሳታፊዎችዎ በጠፋ ጊዜ የመጎዳት ስሜት አይሰማቸውም።
ደረጃ
የ 3 ክፍል 1 - ዝግጁ መሆን
ደረጃ 1. የሥራ ባልደረቦችን መረጃ ይጠይቁ።
የስብሰባው ተሳታፊዎች የስብሰባውን አጀንዳ በማዘጋጀት ላይ ከተሳተፉ የበለጠ ተሳትፎ ይሰማቸዋል። ሊወያዩበት የሚፈልጉትን ርዕስ እንዲጠቁሙ እና ከዚያ በአጀንዳው ላይ እንዲያስቀምጡ ይጠይቋቸው።
- ኢሜል ይላኩ ወይም ከስብሰባው ጥቂት ቀናት በፊት ከሚጋበዘው የሥራ ባልደረባዎ ጋር ይገናኙ።
- አሁንም ለማበርከት ጊዜ እንዲኖራቸው ይህን እርምጃ ቢያንስ ከ6-7 ቀናት አስቀድመው ያድርጉ። የስብሰባው አጀንዳ ከስብሰባው ቀን ከ 3-4 ቀናት በፊት የመጨረሻ መሆኑን ያረጋግጡ።
ደረጃ 2. የሚደረስበትን ዋና ግብ ወይም በርካታ ግቦችን ይወስኑ።
ስብሰባው ከተለየ ዓላማ ጋር የተካሄደ መሆኑን ያረጋግጡ ፣ ለምሳሌ ውሳኔዎችን ለማድረግ ፣ መረጃን ለማጋራት ፣ የሥራ ዕቅዶችን ለማዘጋጀት ፣ ወይም ሥራዎችን የማጠናቀቅ ሂደት ላይ ሪፖርት ለማድረግ። ዓላማ ከሌለ ስብሰባ ማካሄድ አያስፈልግዎትም።
ስብሰባዎች ለበርካታ ዓላማዎች ሊደረጉ ይችላሉ ፣ ለምሳሌ የረጅም ጊዜ ውሳኔዎችን መሠረት በማድረግ የሥራ ዕድገትን ሪፖርት ለማድረግ።
ደረጃ 3. ብዙ ሰዎችን በሚነኩ ርዕሶች ላይ ያተኩሩ።
2 ሰዎችን ያካተተ በቂ ውይይት ያላቸው ጭብጦች ፣ በአጀንዳው ውስጥ መካተት የለባቸውም። የብዙ ሰዎችን ተሳትፎ የሚሹ መፍትሄዎችን ለማግኘት ጊዜ ይውሰዱ።
- ለምሳሌ ፣ እርስዎ እና የሥራ ባልደረባዎ አዲስ ሥራ ላይ ለመወያየት ከፈለጉ የተለየ ስብሰባ (ከስብሰባው ውጭ) ያካሂዱ።
- ጥቂት ሰዎች ብቻ ሊፈቱት በሚችሉት ችግር ላይ ለመወያየት ስብሰባ ካደረጉ ፣ በርዕሱ ላይ ለመወያየት የማይሳተፉ የስብሰባ ተሳታፊዎች ሥራቸውን መቀጠል መቻል አለባቸው። ይህ የሥራቸው ጊዜ ስለሚባክን ተስፋ እንዲቆርጡ ያደርጋቸዋል። ስለዚህ ብዙ ሰዎችን ያካተተ ስብሰባ ማካሄድ ቀላል ስላልሆነ ይህንን እድል በተቻለ መጠን ይጠቀሙበት።
ደረጃ 4. ሊወያዩዋቸው የሚፈልጓቸውን ርዕሶች በመምረጥ የስብሰባውን አጀንዳ ያዘጋጁ።
ሁሉንም ርዕሶች በአጀንዳው ላይ ማስቀመጥ ስለማይችሉ በስብሰባው ላይ መወያየት ለሚያስፈልጋቸው አስፈላጊ ርዕሶች ቅድሚያ ይስጡ።
- ለምሳሌ ፣ “የፕሮጀክት ቀነ -ገደብ ድርድሮች” ፣ “የሂደት ሪፖርት አቀራረቦች” ፣ “አዲስ የፕሮጀክት ዕቅዶች” እና “የአስተያየት ጥቆማዎች” መዘርዘር ይፈልጉ ይሆናል። በጊዜ እጥረቶች ምክንያት ፣ በስብሰባው አጀንዳ ውስጥ የአዕምሮ ማጠናከሪያ ክፍለ ጊዜን አላካተቱም።
- ለጠቅላላ ጉባኤው ዝግጅት በዋናው አጀንዳ ላይ ለመወያየት ከብዙ ሰዎች ጋር ስብሰባ ማድረግ ያስፈልግዎት እንደሆነ ያስቡ።
ደረጃ 5. መጀመሪያ በጣም አስፈላጊዎቹን ርዕሶች ይዘርዝሩ።
ስብሰባ ሲያቅዱ ፣ በጣም አስፈላጊ የሆኑትን ርዕሰ ጉዳዮች በስብሰባው መጀመሪያ ላይ ማስቀመጥ ጥሩ ፖሊሲ ነው። በዚህ መንገድ ፣ ሁሉም ተሳታፊዎች ስብሰባው በሚጀመርበት ጊዜ አእምሯቸው ግልፅ እና በአካል ብቃት እያለ አስፈላጊ በሆኑ ርዕሰ ጉዳዮች ላይ ለመወያየት ይችላሉ።
- ለምሳሌ ፣ “የውሳኔ አሰጣጥ” ከዚያ “የሂደት ሪፖርት ማቅረቢያ” መርሃ ግብር ያዘጋጁ (ለውሳኔ አሰጣጥ የሂደት ሪፖርት አስፈላጊ ካልሆነ በስተቀር)።
- በተጨማሪም ስብሰባው ቀደም ብሎ እንዲጠናቀቅ ወይም አንዳንድ የስብሰባ ተሳታፊዎች ስብሰባው ከመጠናቀቁ በፊት ስብሰባውን ለቀው እንዲወጡ ቢደረግ በጣም አስፈላጊዎቹ ርዕሶች ተወያይተዋል።
ደረጃ 6. እያንዳንዱን ርዕስ ለመሸፈን ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ ይገምቱ።
እያንዳንዱን ርዕሰ ጉዳይ ለመሸፈን ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ እርግጠኛ ባይሆኑም ፣ ግምት ያድርጉ። ስብሰባው ለምን ያህል ጊዜ እንደሚቆይ እና ምን ያህል ርዕሰ ጉዳዮች እንደሚሸፈኑ ያስቡ። በጣም አስፈላጊ ወደሆኑት ርዕሶች ተጨማሪ ጊዜ ይመድቡ።
- ለምሳሌ ፣ ለሂደት ሪፖርት 30 ደቂቃዎች ፣ ለውይይት 10 ደቂቃዎች ፣ እና አዲስ የጊዜ ገደቦችን ለማዘጋጀት 10 ደቂቃዎችን ይመድቡ።
- ለእያንዳንዱ ርዕሰ ጉዳይ የጊዜ ምደባ ስለሌለ ብዙውን ጊዜ የስብሰባ አጀንዳዎች ሊጠናቀቁ አይችሉም። በአጀንዳው ላይ የተካተቱት ሁሉም ርዕሰ ጉዳዮች እስከ መጠናቀቁ ድረስ ስብሰባው ከመካሄዱ በፊት የጊዜ ክፍፍል ያድርጉ።
- ተጨማሪ ጊዜን ሲያሰሉ የተጋበዙ የስብሰባ ተሳታፊዎችን ብዛት ግምት ውስጥ ያስገቡ። ስብሰባው በ 15 ሰዎች የሚሳተፍ ከሆነ እና ለእያንዳንዱ ርዕስ 15 ደቂቃዎችን የሚመድቡ ከሆነ ፣ ይህ ማለት እያንዳንዱ ሰው በአንድ ርዕስ በግምት 1 ደቂቃ የመናገር ጊዜ ያገኛል ማለት ነው። ሁሉም ባይናገርም ፣ የተመደበው ጊዜ በጣም አጭር ነበር።
የ 2 ክፍል 3 - የስብሰባ አጀንዳ ማዘጋጀት
ደረጃ 1. የስብሰባውን አጀንዳ ርዕስ ይጻፉ።
አንባቢው ሊወያይበት የሚገባውን አጀንዳ እያነበበ መሆኑን ለማሳወቅ የስብሰባውን አጀንዳ ርዕስ ይጠቀሙ። ርዕሱን ከወሰኑ በኋላ በባዶ ሰነዱ አናት ላይ ያድርጉት። ቀላል እና ቀጥተኛ የሆነ ርዕስ ይምረጡ።
- የስብሰባ አጀንዳ ርዕሶች ምሳሌዎች - “የሐምሌ አጀንዳ አዲስ የፕሮጀክት ሀሳቦችን ተወያዩ” ወይም “ነሐሴ 2018 አጀንዳ የፕሮጀክት ቀነ -ገደብን ማራዘም”።
- እንደ ታይምስ ኒው ሮማን ወይም ካሊብሪ ያሉ የንግድ ቅርጸ -ቁምፊን በመጠቀም የስብሰባውን አጀንዳ ይተይቡ።
ደረጃ 2. በስብሰባው ላይ ስለተገኙ ተሳታፊዎችን ሰላም ለማለት እና ለማመስገን ጊዜ ይውሰዱ።
በዚህ አጋጣሚ ለተሳታፊዎች ሰላምታ ይስጡ። በዚህ ጊዜ እርስዎ ወይም ሌላ የስብሰባ ሊቀመንበር ስብሰባውን ከፍተው የሚወያዩባቸውን ዋና ዋና ርዕሰ ጉዳዮች ያብራሩ ይሆናል።
- ብዙዎቹ የስብሰባው ተሳታፊዎች እርስ በርሳቸው የማይተዋወቁ ከሆነ ፣ ጊዜውን ይውሰዱ ስሜቱን ለማቃለል።
- እንደ ጉባ conference ላሉት አስፈላጊ ስብሰባ የስብሰባ አጀንዳ ማዘጋጀት ከፈለጉ ፣ ስብሰባውን ለመክፈት የሚያስፈልገው ጊዜ ብዙውን ጊዜ ይረዝማል። ለመደበኛ የቢሮ ስብሰባዎች ፣ የመክፈቻ ክፍለ ጊዜ ብዙውን ጊዜ ጥቂት ደቂቃዎችን ብቻ ይወስዳል።
- ስብሰባው ሲጀመር በአጀንዳው ላይ ለውጦችን ለመገመት ጊዜ ይፍቀዱ።
ደረጃ 3. የተሳታፊዎችን የማወቅ ጉጉት ለመቀስቀስ የስብሰባ አጀንዳ በጥያቄ መልክ ያካትቱ።
በጥቂት ቃላት የስብሰባ አጀንዳ ብትቀርጹ ይገረማሉ። የስብሰባው ተሳታፊዎች ከስብሰባው አስቀድመው ስለእሱ ለማሰብ እድሉ እንዲኖራቸው ጥያቄዎች ለመወያየት ዐውደ -ጽሑፉን መግለፅ ይችላሉ።
- ለምሳሌ ፣ “የፕሮጀክት ቀነ -ገደቦችን መወያየት” ከመፃፍ ይልቅ ፣ “ፍላጎት ሲጨምር የፕሮጀክት ቀነ -ገደቦች ማራዘም አለባቸው?”
- አስፈላጊ ከሆነ በጥያቄው ስር አጭር ማብራሪያ ይስጡ።
ደረጃ 4. ከእያንዳንዱ ርዕስ ቀጥሎ የተገመተውን ጊዜ ይዘርዝሩ።
የጊዜ ግምት በአጀንዳው ላይ ላይሆን ይችላል ፣ ይህ መረጃ የሥራ ባልደረቦች አስፈላጊ ከሆነ ተጨማሪ ጊዜ እንዲያዘጋጁ ወይም እንዲጠይቁ ይረዳቸዋል።
እንዲሁም በተጠቀሰው ጊዜ መሠረት የሚቀርበውን ሪፖርት ለማሳጠር አሁንም ጊዜ ነበራቸው።
ደረጃ 5. በአጀንዳው ላይ ለእያንዳንዱ ርዕስ የውይይት ፍሰት ያዘጋጁ።
የውይይቱ ፍሰት እያንዳንዱን ርዕስ ለመወያየት ዘዴ ነው። ለምሳሌ ፣ የፕሮጀክት ቀነ -ገደብን ለማራዘም በሚወያዩበት ጊዜ ፣ እያንዳንዱ አስቀድሞ በተወሰነው ፍሰት መሠረት ይወያያል። ስለዚህ ሁሉም የስብሰባ ተሳታፊዎች ተመሳሳይ አመለካከት ይኖራቸዋል።
ለምሳሌ ፣ ስብሰባው እየጨመረ የሚሄደውን ፍላጎት ለማሟላት የፕሮጀክቱን የጊዜ ገደብ በማራዘም ላይ ይወያያል። ለዚያ ፣ “የሥራ እድገትን እስከዛሬ ለመወያየት 10 ደቂቃዎችን ፣ ምርታማነትን እንዴት ማሳደግ እንደሚቻል ለመወሰን 15 ደቂቃዎች ፣ 10 ደቂቃዎችን አወንታዊ እና አሉታዊ ጎኖችን ከግምት ውስጥ ማስገባት ፣ የጊዜ ገደቡ ይራዘም ወይም አይራዘም የሚለውን ለመወሰን 5 ደቂቃዎችን” ያካተተ የውይይት ፍሰት ያዘጋጁ።
ደረጃ 6. የእያንዳንዱን ርዕስ ውይይት ማን እንደሚመራ ይወስኑ።
ራሱን ማዘጋጀት እንዲችል ስሙን ከርዕሱ አጠገብ ያስቀምጡ። ከስብሰባው ጥቂት ቀናት በፊት ይህንን ተግባር ከሚመለከተው ሰው ጋር ያረጋግጡ እና በአጀንዳው ላይ ያድርጉት።
ስብሰባውን ከመጀመሪያው እስከ መጨረሻው የሚመሩ ከሆነ ይህንን በስብሰባው አጀንዳ ርዕስ ስር ይዘርዝሩ።
ደረጃ 7. በስብሰባው ውስጥ እንግዳ ተናጋሪዎች ካሉ ጊዜ ይመድቡ።
ስብሰባው ብዙ የእንግዳ ተናጋሪዎች በአንድ አስፈላጊ ርዕስ ላይ የሚነጋገሩ ከሆነ ፣ የተወሰኑትን የስብሰባ ጊዜ ለእነሱ መመደብ ያስፈልግዎታል። እያንዳንዱ እንግዳ በበርካታ ርዕሰ ጉዳዮች ላይ ለመወያየት ቢፈልግ እንኳ የመናገር ዕድል እንዲኖረው በአጀንዳው ውስጥ የጊዜ ሰሌዳ ያዘጋጁ። ስለሆነም በተቻለ መጠን የሚረከበውን ቁሳቁስ ማዘጋጀት ይችላሉ።
ከስብሰባው ጥቂት ቀናት በፊት ሊሸፍኑት በሚፈልጉት ርዕስ ላይ ለመወያየት የሚያስፈልገውን የጊዜ ርዝመት ለመጠየቅ ወደ እንግዳ ተናጋሪው ይደውሉ። እርስ በእርስ እንዳይጋጩ ይህ መርሃ ግብርዎን እንዲያደራጁ ይረዳዎታል።
ደረጃ 8. በሌሎች ጉዳዮች ላይ ለመወያየት ጊዜ ይውሰዱ።
በስብሰባው መጨረሻ ላይ ይህንን ክፍለ ጊዜ ያዘጋጁ። ስብሰባው ከመዘጋቱ በፊት ለመወያየት የሚፈልጉት ሌላ ነገር ካለ ሁሉንም ተሳታፊዎች ለመጠየቅ በዚህ ክፍለ ጊዜ ይጠቀሙ። በተጨማሪም ፣ ያመለጡትን ወይም ያልተወያዩባቸውን ነገሮች አሁንም ማስተላለፍ ይችላሉ።
- ይህንን ክፍለ -ጊዜ በአጀንዳው ውስጥ በማካተት ፣ ለማስተላለፍ የፈለገው በስብሰባው አጀንዳ ውስጥ ባይካተት እንኳን አስተዋፅኦ ማድረግ እንደሚችል ያውቃል።
- በዚህ ክፍለ ጊዜ ለጥያቄዎች እና መልሶች ጊዜ ይስጡ።
የ 3 ክፍል 3 - የስብሰባ አጀንዳ ማጠናቀቅ
ደረጃ 1. ከስብሰባው አሠራር ጋር የተያያዙ ዝርዝሮችን ይዘርዝሩ።
በስብሰባው ላይ ሊገኙ ከሚችሉ ተሳታፊዎች ስም ጋር የስብሰባውን ሰዓት ፣ ቀን እና ቦታ በአጀንዳው ላይ ይፃፉ። በዚህ መንገድ ፣ ግብዣውን ሲቀበሉ በስብሰባው ላይ ከማን ጋር እንደሚገናኙ አስቀድመው ያውቃሉ።
- በስብሰባው ላይ ብዙውን ጊዜ የሚሳተፉትን ፣ ግን በዚህ ጊዜ መገኘት የማይችሉትን የተሳታፊዎችን ስም ማካተት ጥሩ ሀሳብ ነው። ስሙ በስብሰባው ላይ መገኘት እንደማይችል በግልጽ ያሳውቁ።
- ስብሰባው የት እንደሚካሄድ ለማያውቁ ሰዎች የቦታ ካርታ ያያይዙ።
ደረጃ 2. ከስብሰባው በፊት መዘጋጀት ያለባቸውን ነገሮች ይንገሩ።
አስቀድመው ማዘጋጀት የሚያስፈልጋቸው ነገሮች ካሉ ፣ ለምሳሌ ሪፖርቶችን ማንበብ ፣ መፍትሄዎችን ለመወሰን መረጃ መሰብሰብ ፣ ወይም ችግሮችን ለይቶ ለጋበ coቸው የሥራ ባልደረቦች ያሳውቁ።
ለሁሉም የስብሰባው ተሳታፊዎች ግልፅ እና በቀላሉ ለማንበብ ደፋር ወይም ባለቀለም ፊደላትን በመጠቀም ይህንን መረጃ በስብሰባው አጀንዳ ግርጌ ላይ ያካትቱ።
ደረጃ 3. ስህተቶች እንዳይኖሩ የስብሰባውን አጀንዳ በጥንቃቄ ከመመርመርዎ በፊት ያረጋግጡ።
የስብሰባው አጀንዳ ለተጋበዙ ሰዎች አስፈላጊ ነው። ከማሰራጨቱ በፊት መረጃው ሙሉ በሙሉ እና በትክክል መፃፉን እና የትየባ ፊደል አለመኖሩን ለማረጋገጥ የስብሰባውን አጀንዳ ይፈትሹ። ከፍተኛ የሥራ ሥነ ምግባርን ከማሳየት በተጨማሪ ፣ ይህ መንገድ ለዝርዝሮች ትኩረት መስጠታቸውን እና ዋጋቸውን እንደሰጡ ያንፀባርቃል።
ደረጃ 4. ከስብሰባው 3-4 ቀናት በፊት አጀንዳውን ያሰራጩ።
ግብዣውን የተቀበሉ የሥራ ባልደረቦች ከጥቂት ቀናት በፊት የስብሰባውን አጀንዳ ካነበቡ እራሳቸውን ለማዘጋጀት ጊዜ አላቸው ፣ ግን ችላ ሊባል የሚችልበት ዕድል ስላለ ቶሎ ብለው አይላኩ።
በጉባ during ወቅት አስፈላጊ ስብሰባ ለማድረግ ከፈለጉ አጀንዳውን ከብዙ ወራት በፊት ያዘጋጁ።
ጠቃሚ ምክሮች
- በ Word ፕሮግራም ውስጥ ያለውን የስብሰባ አጀንዳ ቅርጸት ይጠቀሙ። እንደ ማይክሮሶፍት ኦፊስ ፣ ገጾች ለ Mac ፣ ወዘተ ያሉ ሰነዶችን ለመፍጠር ብዙ ፕሮግራሞች። የግል እና የባለሙያ ሰነድ ቅርፀቶችን የሚሰጥ ፣ ለምሳሌ የስብሰባ አጀንዳዎችን በፍጥነት እና በቀላሉ ለማቀናጀት።
- በኩባንያዎ ውስጥ መደበኛ የስብሰባ አጀንዳ ቅርጸት ካለ ፣ ያንን ቅርጸት ይጠቀሙ።
- ስብሰባው አስቀድሞ በተወሰነው መርሃ ግብር መሠረት መሄዱን ያረጋግጡ ፣ ግን ተለዋዋጭ ይሁኑ። ሰዓቱን በተደጋጋሚ በመፈተሽ ስብሰባውን መከታተል ያስፈልግዎታል። የመጀመሪያው አጀንዳ ውይይት ከተጠናቀቀ ፣ ቀጣዩን አጀንዳ በመወያየት ስብሰባውን እንዲቀጥሉ በቀጥታ ተሳታፊዎች። በትህትና “ስብሰባው በተያዘለት የጊዜ ሰሌዳ እንዲጠናቀቅ ቀጣዩን ርዕስ እንሸፍናለን” ማለት ይችላሉ።
