ንፁህ የቢሮ አስተዳደርን ለማስተዳደር የፋይል ማከማቻ ስርዓት አንዱ አስፈላጊ ገጽታ ነው። ሌላ ሰውም ሆነ እራስዎ ሰነዱን ለመድረስ ፈቃድ ያለው ማንኛውም ሰው የሚፈልጉትን ሰነድ በቀላሉ እንዲያገኝ በጣም ጥሩውን የፋይል ማከማቻ ስርዓት ቅንብር ይወስኑ። በቂ ያልሆነ ስርዓት ሰነዶችን ለማስተናገድ አስቸጋሪ ያደርግልዎታል ምክንያቱም የሥራ ቦታው በፋይሎች ክምር የተሞላ ስለሆነ ብዙውን ጊዜ ተደብቀዋል ወይም ጠፍተዋል።
ደረጃ
ደረጃ 1. ማመልከት የሚፈልጉትን የፋይል ማከማቻ ስርዓት ይወስኑ።
የትኛውም ስርዓት ቢመርጡ እያንዳንዱን ሰነድ የት እንደሚቀመጥ ማወቅዎን ያረጋግጡ ፣ ለምሳሌ በዚህ መሠረት የተደረደሩ
- ፊደል። የፋይል ማከማቻ በደንበኛ ፣ በታካሚ ወይም በደንበኛ ስም ሲከናወን ይህ ስርዓት በተሻለ ሁኔታ ይተገበራል።
- ርዕሰ ጉዳይ ወይም ምድብ። በአጠቃላይ ፣ በርዕሰ ጉዳይ ወይም በምድብ የተደራጀ የፋይል ማከማቻ ስርዓት በአግባቡ ከተያዘ በጣም ጠቃሚ ነው ፣ ግን ሰነዶች በጥሩ ሁኔታ ካልተደራጁ በጣም ግራ የሚያጋባ ሊሆን ይችላል።
- ቁጥር ወይም ቅደም ተከተል። ሰነዱ በተከታታይ ከተጻፈ ወይም እንደ የግዢ ደረሰኝ ወይም የክፍያ ደረሰኝ ከሆነ ይህ አማራጭ በጣም ጥሩ ነው።
ደረጃ 2. በፋይል መሳቢያው ውስጥ የተንጠለጠለ አቃፊ ያዘጋጁ።
የተንጠለጠለው አቃፊ የማኒላ ካርቶን አቃፊ ለማስቀመጥ ቦታ ሆኖ ስለሚያገለግል ከመሳቢያው ውስጥ መወገድ አያስፈልገውም። ይህ አቃፊ በተሰቀለው አቃፊ ውስጥ ይካተታል እና አስፈላጊም ከሆነ ሰርስሮ ይወጣል።
ደረጃ 3. ሰነዶቹን በምድብ በመደርደር ደርድር።
የሰነዶቹ ቁልል 3-4 ሴ.ሜ ሲደርስ ወደ ንዑስ ምድቦች ይለያቸው። በርካታ ቀጫጭን ሰነዶች ሊጣመሩ እና ከዚያ አዲስ የምድብ ስም መግለፅ ይችላሉ። ሰነዶችን ለመደርደር ቀላል የሚያደርግልዎትን ስም ይምረጡ።
ደረጃ 4. እያንዳንዱን ቁልል በማኒላ ካርቶን አቃፊ ውስጥ ያስቀምጡ እና በግልጽ ይሰይሙት።
ለቆንጽል እይታ ፣ ከመሰለፍ ይልቅ በመሃል ላይ ስያሜዎችን ለመፃፍ ቦታ የሚሰጥ አቃፊ ይጠቀሙ።
ደረጃ 5. በተንጠለጠለው አቃፊ ውስጥ የማኒላ ካርቶን አቃፊን ያከማቹ።
ቀጭን የሰነዶች ቁልል ለማከማቸት መደበኛ ተንጠልጣይ አቃፊን መጠቀም ይችላሉ። ሆኖም ፣ ወፍራም የሰነዶች ክምችት ወይም ወደ ንዑስ ምድቦች የተከፋፈሉ ለማከማቸት ፣ ከካሬ ታች ጋር ተንጠልጣይ አቃፊ ይጠቀሙ። በዚህ ሁኔታ ፣ ፋይሎቹ እንደፈለጉ ሊደረደሩ ይችላሉ ፣ ግን በጣም በተደጋጋሚ ጥቅም ላይ የዋለው ትዕዛዝ ፊደል ነው።
ደረጃ 6. በማኒላ ካርቶን አቃፊ ላይ በተዘረዘረው ስያሜ መሠረት የተንጠለጠለውን አቃፊ ይለጥፉ።
አቃፊዎቹ ከፊት ወደ ኋላ ሳይሆን ከግራ ወደ ቀኝ በቅደም ተከተል እንዲቀመጡ በአቀባዊ አቀማመጥ አቃፊውን በፋይሉ ካቢኔ ውስጥ ማስገባት ከሌለዎት በስተቀር የፕላስቲክ ስያሜውን በአቃፊው በስተግራ በኩል ያስቀምጡ። በዚህ ሁኔታ የፕላስቲክ ስያሜውን በቀኝ በኩል ያስቀምጡ።
ደረጃ 7. በተሰየሙ አቃፊዎች ውስጥ ሊመደቡ የማይችሉ ሰነዶች ካሉ አቃፊዎችን ማከል እንዲችሉ ተንጠልጣይ አቃፊዎችን ያዘጋጁ እና የሚኒላ ካርቶን አቃፊዎችን ያስቀምጡ።
በአቃፊው ውስጥ በጣም ብዙ ወይም በጣም ጥቂት ሰነዶችን አይጫኑ። ሰነዶች ወደ አዲስ ምድቦች መመደብ ስለሚያስፈልጋቸው የአቃፊ መለያዎችን መለወጥ እና እንደገና መደርደር ይፈልጉ እንደሆነ ያስቡ።
ደረጃ 8. በዓመቱ መጨረሻ ሁሉንም አቃፊዎች ከፋይል ካቢኔ ውስጥ ያስወግዱ ፣ አዲሱን የማኒላ ካርቶን አቃፊዎችን በምድቡ መሠረት ይሰይሙ እና ከዚያ በተሰቀሉት አቃፊዎች ውስጥ መልሰው ያስቀምጧቸው።
አስቀድመው በሚገኙ አቃፊዎች ውስጥ መቀላቀል የሚያስፈልጋቸው ሰነዶች ካሉ ለማየት ሁሉንም ፋይሎች ይፈትሹ እና ከዚያ ሌሎች ሰነዶችን እንደ ማህደሮች ያስቀምጡ።
ጠቃሚ ምክሮች
በቀለማት ያሸበረቁ መሰየሚያዎችን መስራት ከፈለጉ በኮምፒተር በመጠቀም ያትሟቸው ወይም አቃፊው ይበልጥ ማራኪ እንዲመስል ሌላ ዘዴ ይጠቀሙ። ሆኖም ፣ እንደ አዲስ አቃፊ ማከል ያሉ ለውጦችን ማድረግ ሲኖርብዎት ፣ ቀለሞችን ለመምረጥ አስቸጋሪ ስለሆነ ወይም በእጃቸው መሰየሚያ ስላለዎት ግራ ሊጋቡዎት ይችላሉ። ስለዚህ ፣ ቀለል ያለ ዘዴ ይጠቀሙ።
ማስጠንቀቂያ
- በተወሰኑ ምድቦች ውስጥ ሊመደቡ ለማይችሉ ሰነዶች ልዩ ልዩ ምድቦችን አይፍጠሩ ምክንያቱም ይህ ዘዴ ሰነዶች መከማቸታቸውን እንዲቀጥሉ ያደርጋል።
- የፋይል ማከማቻ ስርዓቱን ከወሰኑ በኋላ ሰነዶችን በመደበኛነት የማስተዳደር ልማድ ያድርጉት። በየቀኑ በጠረጴዛዎ ላይ ያሉትን ፋይሎች ለማስቀመጥ ጊዜ ይመድቡ። ቅርጫቱ በፍጥነት ይሞላል እና አዲስ የፋይሎች ክምር ስለሚሆን ሰነዶችን በትልቅ ቅርጫት ውስጥ ለማስቀመጥ አይፍቀዱ።
