አንዳንድ ሰዎች ለደንበኛ አገልግሎት (ለደንበኛ አገልግሎት) ኢሜል ሲጽፉ እንደተጣበቁ ሊሰማቸው ይችላል። በኢሜል መልክ አንድ ደብዳቤ እንዴት እንደሚፃፍ ብዙውን ጊዜ መፃፍ በወረቀት ላይ ይከናወናል? የደንበኛ አገልግሎትን ለማነጋገር ህጎች እና ፕሮቶኮሎች ምንድናቸው? ለደንበኛ አገልግሎት ኢሜል መፃፍ እርስዎ ከሚገናኙበት የንግድ ክፍል ኢንዱስትሪ ፣ ክልል እና ባህል ጋር ተጣጥሞ መሆን አለበት ፣ ውጤታማ የደንበኛ አገልግሎት ደብዳቤ ለመጻፍ አንዳንድ መሠረታዊ መመሪያዎች አሉ።
ደረጃ
የ 3 ክፍል 1 - የግምገማ ኩባንያ ድር ጣቢያ
ደረጃ 1. መልሶችን ይፈልጉ።
ለድርጅት ደንበኛ አገልግሎት ክፍል ኢሜል መጻፍ ከመጀመርዎ በፊት የሚፈልጉት መልስ በድርጅቱ ድርጣቢያ ላይ መሆኑን ማወቅ ጥሩ ሀሳብ ነው። ደንበኞች ኩባንያዎችን የሚጠይቋቸው የደንብ ጥያቄዎች ብዙውን ጊዜ በተደጋገሙ ጥያቄዎች (ተደጋጋሚ ጥያቄዎች aka በተደጋጋሚ የሚጠየቁ ጥያቄዎች) እና የእገዛ ገጾች ውስጥ ተጠቃለዋል።
ብዙውን ጊዜ ይህ ገጽ በኩባንያው ድር ጣቢያ በኩል ሊገኝ ይችላል። ወደ የኩባንያው ድር ጣቢያ ታች ለማሸብለል እና “እኛን ያነጋግሩ” ወይም “እገዛ” እና “የደንበኛ አገልግሎት” በሚሉት አገናኞች ላይ ጠቅ ያድርጉ
ደረጃ 2. ለደንበኛው የእገዛ ገጹን ይፈልጉ።
በጣቢያው ታችኛው ክፍል ላይ ለደንበኛ አገልግሎት አገናኝ ካላገኙ የፍለጋ ሳጥኑን ለመጠቀም ይሞክሩ። ብዙውን ጊዜ ፣ በድረ -ገጹ ላይ በጽሑፍ ተሞልቶ የማጉያ ምልክት ያለው ሳጥን አለ። “የደንበኛ አገልግሎት” ወይም “እውቂያ” ይተይቡ እና አስገባን ይጫኑ።
-
ብዙውን ጊዜ ኩባንያዎች ቅሬታዎቻቸውን ወይም አስተያየቶቻቸውን ለመፃፍ ሊጠቀሙባቸው በሚችሉት “ያነጋግሩን” ገጽ ላይ የጽሑፍ ሳጥን ይለጥፉ እና ከዚያ ወደ ደንበኛ አገልግሎት እንደ ኢሜል ይልካሉ።
የኢሜል ቅጂ ለእርስዎ እንደሚላክ ለማረጋገጥ ይህንን ገጽ ይመልከቱ። ካልሆነ በኩባንያው ድር ጣቢያ ላይ የኩባንያውን የኢሜል አድራሻ ይፈልጉ እና ወደ የግል የኢሜል መለያዎ ይላኩት። በዚህ መንገድ ፣ እርስዎ የላኩትን የኢሜል ቅጂ ማስቀመጥ ይችላሉ።
ደረጃ 3. የፍለጋ አሞሌውን ይጠቀሙ።
በፍለጋ ሳጥኑ ውስጥ ከጥያቄዎ ጋር የተዛመዱ ቁልፍ ቃላትን (የኩባንያ ኢሜል አድራሻዎችን ለማግኘት የሚጠቀሙበት ሳጥን) ውስጥ በማስገባት በመጀመሪያ ለጥያቄዎ መልስ ለማግኘት ይሞክሩ። በዚህ መንገድ ፣ ለደንበኛ አገልግሎት ኢሜል ሳያስገቡ ችግሩን መፍታት ይችላሉ።
- ኢሜል መላክ ሲኖርብዎት ብልጥ ሆነው እንዲታዩ እና አክብሮት እንዲገነቡ ይህ አስፈላጊ ነው። ለጥያቄዎችዎ መልሶች ቀድሞውኑ በጣቢያው ላይ ከተገለጹ ፣ የደንበኛ አገልግሎት ቡድኑ እንደ ተበላሸ እና ሰነፍ ያዩዎታል። በዚህ ምክንያት የእርስዎ ኢሜይሎች በቁም ነገር አይወሰዱም።
- እንዲሁም ተደጋጋሚ ጥያቄዎች ክፍልን ይመልከቱ። ተዘውትረው የሚጠየቁ ጥያቄዎች ብዙውን ጊዜ በተደጋጋሚ በሚጠየቁ ጥያቄዎች መልክ ይመለሳሉ። ብዙ ጣቢያዎች ይህ ገጽ ያላቸው ለዚህ ነው። ለዚህ ገጽ ምስጋና ይግባው ፣ ወደ ደንበኛ አገልግሎት የሚሄዱ ኢሜይሎች ብዛት በከፍተኛ ሁኔታ ቀንሷል።
ደረጃ 4. የኩባንያ ፖሊሲዎችን ይገምግሙ።
በፍለጋ ወይም ተደጋጋሚ ጥያቄዎች ገጽ ላይ ለጥያቄዎ መልስ ማግኘት ካልቻሉ “ስለ እኛ” ገጽ ወይም የመመለሻ ፖሊሲ ገጹን እንዲጎበኙ እንመክራለን። እስከ ጣቢያው ግርጌ ድረስ ይሸብልሉ እና አገናኞችን ይፈትሹ። ለጥያቄዎችዎ በግምት የሚመልሱ አገናኞችን ይፈልጉ - ስለ እኛ ፣ መረጃ ጠቋሚ ፣ ክሬዲት ካርድ ፣ የምርት ተገኝነት ፣ የመመለሻ ፖሊሲ ፣ የግላዊነት ፖሊሲ ፣ የአጠቃቀም ውሎች እና የመሳሰሉት።
በእነዚህ ገጾች ላይ መልሶችን ባያገኙም ፣ ለደንበኛ አገልግሎት በኢሜል መላክ ካለብዎት አሁንም ጠቃሚ ሊሆን የሚችል መረጃ ያገኛሉ።
ክፍል 2 ከ 3 - ኢሜል መጻፍ
ደረጃ 1. የእርስዎ ኢሜል ቅሬታ ወይም ውዳሴ መሆኑን ይወስኑ።
ለደንበኛ አገልግሎት የተላኩ ኢሜይሎች ቅሬታዎች ወይም ጥያቄዎች ብቻ አይደሉም። ምናልባት ፣ ለታላቅ አገልግሎት እኔን ማመስገን ይፈልጋሉ። አብዛኛዎቹ ኩባንያዎች እንደዚህ ያሉ አዎንታዊ ኢሜይሎችን መቀበል ይወዳሉ።
በእርግጥ ፣ አንዳንድ ጊዜ ቅሬታዎች በኢሜል ሳይሆን በስልክ ከቀረቡ በበለጠ ፍጥነት እና በቀጥታ ምላሽ ይሰጣሉ። ኢሜይሎች ምስጋናዎችን ለማሳየት ወይም ወዲያውኑ መልስ የማይሰጡ ጥያቄዎችን ለመጠየቅ በጣም ጥሩ ናቸው። ችግርዎ በተቻለ ፍጥነት መፍታት ካስፈለገ የደንበኞችን አገልግሎት በስልክ እንዲያነጋግሩ እንመክራለን።
ደረጃ 2. የደብዳቤውን ግልጽ ርዕስ ይጻፉ።
የእርስዎ ርዕስ ትርጉም ያለው እና እስከ ነጥቡ ድረስ መሆኑን ያረጋግጡ። የእርስዎ ግብ ፈጣን ምላሽ እንዲያገኝ በቀላሉ የደንበኛውን አገልግሎት ቡድን ትኩረት የሚስብ አርዕስት መፍጠር ነው። አጭር ርዕስ ይፍጠሩ ፣ የኢሜሉን ፍሬ ነገር ይዘዋል እና መልስ ይጠይቁ።
ለምሳሌ ፣ “ከላይ ወደላይ አልተሳካም-እባክዎን ምላሽ ይስጡ”
ደረጃ 3. ከሰላምታ ጋር ይጀምሩ።
አንዴ ጠንካራ የኢሜል ርዕስ ከጻፉ ፣ ለደንበኛ አገልግሎት ተወካይ ሰላም ይበሉ። ጨዋነትን ለመጠበቅ በደብዳቤ ውስጥ ሰላምታ በጣም አስፈላጊ ነው። በቀላሉ “ውድ የደንበኛ አገልግሎት ቡድን” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
- በሠላምታዎ ውስጥ ስሙን ለማካተት ይሞክሩ። ትናንሽ ኩባንያዎች የኩባንያው የደንበኛ አገልግሎት ተወካይ ሆነው የሚያገለግሉትን ሰው ስም ሊያካትቱ ይችላሉ። የግል እና ወዳጃዊ ኢሜል ለመፍጠር ይህንን ይጠቀሙ።
- ሰላምታውን በኮማ ወይም በኮሎን መጨረስ ይችላሉ። ለምሳሌ “ውድ የደንበኛ አገልግሎት ተወካይ ፣” ወይም “ውድ የደንበኛ አገልግሎት ተወካይ”
ደረጃ 4. መደበኛ የፊደል አጻጻፍ ይተግብሩ።
መደበኛ የፊደል አጻጻፍ ልምዶችን በመጠቀም ለደንበኛ አገልግሎት ተወካዮች አክብሮት ይኑርዎት። በትላልቅ ፊደላት ፣ በተቀላቀለ መያዣ ወይም በስክሪፕት ቅርጸ-ቁምፊዎች ብቻ አይጻፉ። ደብዳቤዎችን በሚጽፉበት ጊዜ መደበኛ ሥርዓተ -ነጥብ ፣ ፊደል እና አቢይ ሆሄን ይጠቀሙ። በዚህ መንገድ ኢሜልዎ በቁም ነገር ይወሰዳል።
ደረጃ 5. በደብዳቤዎች ውስጥ ጨዋነትዎን ይጠብቁ።
ምንም እንኳን ቅሬታዎን ወይም ብስጭትዎን ቢገልፁም ጨዋ ቃና ይጠቀሙ። እንደ ደንበኛዎ ያለዎት ሁኔታ የበለጠ አድናቆት እና በትህትና ምላሽ ይሰጣል።
ደረጃ 6. እራስዎን ይለዩ።
ለደንበኛ አገልግሎት ተወካይ ሰላምታ ከሰጡ በኋላ እራስዎን ያስተዋውቁ። ስምዎን ይስጡ እና የደንበኛዎን ሁኔታ ይግለጹ (ለምሳሌ አዲስ ደንበኛ ወይም ተደጋጋሚ ደንበኛ)። የደንበኛ አገልግሎት ተወካዮች ታማኝነትዎን ለመጠበቅ ይፈልጋሉ። አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ የጂኦግራፊያዊ አካባቢዎን (ለምሳሌ ለቤት ውጭ ምርቶች ወይም አገልግሎቶች) ይግለጹ።
ደረጃ 7. የተወሰነ ይሁኑ።
በኢሜልዎ ውስጥ የተወሰኑ ውሎችን ይጠቀሙ። “የእኔን ምርት” ከመጻፍ ይቆጠቡ ፣ እና ምርቱን ወይም አገልግሎቱን በዝርዝር እና ለምን ኢሜይሉን እንደላኩ ይግለጹ። የደንበኛው አገልግሎት ተወካይ ችግሩን ለይቶ ለማወቅ ተገቢውን ክስተት ይግለጹ። በደብዳቤው መጀመሪያ ላይ መረጃን በግልጽ መስጠቱ ረጅም የኢሜል ውይይቶችን ይከላከላል።
- የምርት ዩአርኤልን (የሚመለከተው ከሆነ) ይጠቀሙ። ስለዚህ የደንበኛው አገልግሎት ተወካይ የታሰበውን ምርት ወዲያውኑ መረዳት ይችላል።
- የቦታ ማስያዣ መታወቂያዎን ያካትቱ እንዲሁም የደንበኛ አገልግሎት ተወካዮች ብዙውን ጊዜ ይጠይቁታል። በዚህ የመታወቂያ ቁጥር አማካኝነት ትዕዛዝዎ በስርዓቱ ውስጥ ክትትል ይደረግበታል።
ደረጃ 8. ጥያቄዎችን በግልጽ ይጠይቁ።
ኢሜልዎን ሲጽፉ በቀጥታ ወደ ነጥቡ ይሂዱ። ሰላምታ ከሰጡ እና እራስዎን ካስተዋወቁ በኋላ ከላይ የተገለጸውን የተወሰነ ቋንቋ በመጠቀም ችግርዎን ወይም ኢሜሉን ለመላክ ምክንያትዎን በመፃፍ አዲስ አንቀጽ ይጀምሩ።
ማወቅ የሚፈልጉትን ብቻ ይጠይቁ። ለመጠየቅ የሚያፍሩ ከሆኑ እነዚያን ስሜቶች ወዲያውኑ ከኢሜል ያስወግዱ። በተበላሸ ምርት ምትክ አዲስ ምርት ማግኘት ከፈለጉ በግልጽ ይግለጹ።
ደረጃ 9. አጭር አንቀጽ ይጻፉ።
አንቀጾችዎ ረጅም አለመሆናቸውን ያረጋግጡ። በቀላሉ ለማንበብ በአንቀጽ ውስጥ አንድ ፣ ሁለት ፣ ወይም ቢበዛ ሦስት ዓረፍተ ነገሮች ቢኖሩ ጥሩ ሀሳብ ነው። እንዲሁም የደንበኞች አገልግሎት ተወካዮች ኢሜሎችን በፍጥነት እንዲቃኙ እና ቅድሚያ የሚሰጣቸውን እንዲወስኑ ያስችላቸዋል። ብዙ ጽሑፍ ከያዘ ፣ የደንበኛ አገልግሎት ተወካይ ሁሉንም ለማንበብ ጊዜ ስለሌለው ኢሜልዎ ዝቅተኛው ቅድሚያ ይሰጠዋል።
ደረጃ 10. ፊርማውን በፊርማ ይዝጉ።
ኢሜይሉን ጥያቄዎን ወይም ውዳሴዎን በማጠቃለል ዓረፍተ -ነገር ያጠናቅቁ ፣ ከዚያ ሰላምታ ይከተሉ። ደብዳቤውን በ “ከልብ” መዝጋት ይችላሉ ፣ ግን በቀላሉ የሰላምታዎን እና የኢሜል ፊርማዎን መተው ይችላሉ። እንዲሁም “በቅርቡ ወደዚህ ኢሜል እመለሳለሁ” ወይም እንደዚያ ያለ ነገር በመናገር የችኮላዎን መግለፅ ይችላሉ።
የኢሜል ፊርማ ስምዎን ፣ ሥራዎን እና የእውቂያ መረጃዎን የያዘ አጭር ጽሑፍ ነው። አዲስ መልእክት በሚልክበት ጊዜ ሁል ጊዜ እንዲታይ በኢሜል ቅንብሮች አማራጮች ውስጥ የኢሜል ፊርማ ማዘጋጀት ይችላሉ።
ደረጃ 11. አባሪዎችን አያካትቱ።
መጀመሪያ ወደ አንድ ሰው በተላኩ ኢሜይሎች ውስጥ አባሪዎችን ላለመስቀል ይሞክሩ። ኢሜይሎችዎ ከመነበባቸው በፊት ወደ አይፈለጌ መልእክት ሳጥን እንዲላኩ ብዙ ድር ጣቢያዎች ለተያያዙ ኢሜይሎች ቅድሚያ የሚሰጡ የአይፈለጌ መልዕክት ማጣሪያዎች አሏቸው።
- በእርግጥ ፣ የሥራ ማመልከቻ ደብዳቤ ካስገቡ እና በ Word ሰነድ ውስጥ የእርስዎን ሪከርድ እንዲያያይዙ ከተጠየቁ ዓባሪ ማካተት አለብዎት።
- የተጠቃሚ ስሞችን ፣ የይለፍ ቃሎችን ወይም የክሬዲት/የክፍያ ካርድ መረጃን አያካትቱ።
ደረጃ 12. ደብዳቤ ከመላክዎ በፊት እንደገና ያንብቡ እና ያረጋግጡ።
ኢሜይሉ ከተፃፈ ወዲያውኑ የመላኪያ ቁልፍን (ላክ) አይጫኑ። ደብዳቤዎን መገምገም እና በውስጡ ምንም ፊደል አለመኖሩን ማረጋገጥ አለብዎት። ምንም እንኳን ስማርትፎን ተጠቅመው ኢሜልዎን ቢተይቡም ፣ “ከኔ iPhone ተላከ” የሚለው መስመር ደብዳቤዎ የበለጠ ሙያዊ እንዲመስል ሰዋሰው እና ሥርዓተ ነጥብ ስህተቶች ሰበብ አይደለም።
ደረጃ 13. ይከታተሉ።
ለበርካታ ቀናት የኢሜል ምላሽ ካልደረስዎት ፣ ኢሜይሉ በአይፈለጌ መልእክት ማጣሪያ ውስጥ አል orል ወይም በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ታች ላይ ተጣብቆ ሊሆን ይችላል። አሮጌውን የሚያሰናክል አዲስ ኢሜል ይላኩ እና እንደተቀበሉት ይጠይቁ።
ክፍል 3 ከ 3 - ጨዋነትን መጠበቅ
ደረጃ 1. ትክክለኛ ሰዋሰው እና ፊደል ይጠቀሙ።
ሳያውቁት በደብዳቤ ውስጥ ጨዋነትን የመጠበቅ አንዱ ክፍል ጥሩ እና ትክክለኛ ሰዋሰው እና የፊደል አጻጻፍ አጠቃቀም ነው። ጥሩ የሐሳብ ልውውጥ ለኢሜይሉ ተቀባይ አክብሮት ያሳያል እና በእርግጥ ጨዋ ሰው መሆንዎን ያሳያል።
ደረጃ 2. ትምህርትዎን እና ዕውቀትዎን ያሳዩ።
እንደ ጌክ አትውጡ ፣ ግን ብልህዎችዎን በጥሩ የቃላት ዝርዝር ያሳዩ። እንዲሁም የኩባንያውን ድር ጣቢያ ካሰሱ እና ፖሊሲዎቻቸውን ካጠኑ ይህንን በደብዳቤው ውስጥ ይግለጹ እንዲሁም ለችግርዎ መልስ ማግኘት አለመቻልዎን ይናገሩ።
ደረጃ 3. አትቀልዱ።
ለደንበኛ አገልግሎት ቡድን የተላኩ ደብዳቤዎች ቢያንስ በመጀመሪያ ግንኙነት ውስጥ በቁም ነገር መታየት አለባቸው። ስለዚህ ቀልዶች እና ቀልዶች በደብዳቤው ውስጥ መካተት የለባቸውም። ቀልድ እንደ ብልሹነት ይቆጠራል እና ከማንኛውም የንግድ ሥራ ጋር በሚገናኝበት ጊዜ መወገድ አለበት።
በኢሜል ከደንበኛ አገልግሎት ተወካዮች ጋር ተደጋጋሚ ግንኙነት ካደረጉ ፣ እርስዎ ቀድሞውኑ እርስ በእርስ ስለሚተዋወቁ ትንሽ ቀልድ ለማድረግ ነፃነት ይሰማዎ።
ደረጃ 4. ጨካኝ ሳትሆን ራስህን ግለጽ።
በተሰጠው ምርት ወይም አገልግሎት ላይ ቢናደዱ እንኳን በኢሜል መቆጣት ችግሩን አይፈታውም። ጨዋነት የጎደለው ኢሜል ሳይላኩ ውጤታማ በሆነ መንገድ መፍትሄ እንዲያገኙ ስጋቶችዎን በአክብሮት እና በትህትና ይናገሩ።
በጽሑፍ ስሜትን መግለፅ እንደማይችሉ አይርሱ። በጣም ከተናደዱ እና አስቸኳይ ትኩረት ከፈለጉ ፣ የበለጠ ውጤታማ ስለሆነ በስልክ ቅሬታ ማቅረቡ የተሻለ ነው።
ደረጃ 5. ታማኝነትዎን እና አድናቆትዎን ይግለጹ።
በመጨረሻም ፣ ለኩባንያው ምን ያህል ታማኝ እንደሆኑ እና የደንበኛው አገልግሎት ተወካይ ኢሜልዎን እንዲያደንቅ እና በበለጠ ፍጥነት ምላሽ እንዲሰጥ ለተሰጠው አገልግሎት ምን ያህል አመስጋኝ እንደሆኑ ያስተላልፉ።
