የንግድ ሥራ ባለቤት ከሆኑ ለደንበኞች ደብዳቤ መጻፍ ሊኖርብዎ ይችላል። ደንበኞች ስለአዲስ ክስተቶች ወይም ልዩ ነገሮች ለማሳወቅ አንድ ነገር ሊጽፉ ወይም ኩባንያውን ወክለው ለደንበኛ ቅሬታዎች ምላሽ ሊሰጡ ይችላሉ። ለደብዳቤው ምክንያት ምንም ይሁን ምን ሁል ጊዜ የባለሙያ ዘይቤን መጠበቅ አለብዎት።
ደረጃ
የ 2 ክፍል 1 የቢዝነስ ደብዳቤ ቅርጸት
ደረጃ 1. የባለሙያ ፊደላትን ይጠቀሙ።
የንግድ ደብዳቤው የኩባንያዎ ተወካይ ይሆናል። ስለዚህ የተለየ እና ከፍተኛ ጥራት ያለው መሆን አለበት። የንግድ ደብዳቤው የኩባንያዎን አርማ ወይም የምርት ስምም መያዝ አለበት።
በማይክሮሶፍት ዎርድ ውስጥ አስቀድሞ የተነደፈ የደብዳቤ ቀለም ቀለም ናሙናዎችን በመጠቀም የፊደል ገበታ መፍጠር ይችላሉ። በደብዳቤው ላይ ያለውን አርማ ወይም የምርት ስም መጠቀሙን ያረጋግጡ።
ደረጃ 2. የቃላት ማቀነባበሪያ ፕሮግራም ይክፈቱ።
በኮምፒተር ላይ ሁል ጊዜ የንግድ ፊደላትን መተየብ አለብዎት።
- አዲስ ሰነድ ይፍጠሩ እና በሰነዱ ላይ 2.5 ሴንቲ ሜትር ድንበር ያዘጋጁ።
- እንደ ታይምስ ኒው ሮማን ፣ ጆርጂያ ወይም አሪኤል ያሉ የሰሪፍ ፊደል ይጠቀሙ። ሁልጊዜ ከ 12 ነጥቦች ያልበለጠ ፣ እና ከ 10 ነጥቦች ያላነሰ የቅርፀ -ቁምፊ መጠን መጠቀሙን ያረጋግጡ። በቅርጸ ቁምፊ ምርጫ ወይም የቅርጸ ቁምፊ መጠን ምክንያት የንግድ ደብዳቤ ለማንበብ ቀላል መሆን አለበት።
- ሰነዱ ወደ አንድ ቦታ መዘጋጀቱን ያረጋግጡ።
ደረጃ 3. የእገዳዎቹን ቅርፅ ያስተካክሉ።
የማገጃ ቅጽ በንግድ ፊደላት ውስጥ ጥቅም ላይ የዋለው በጣም የተለመደው ቅርጸት ነው። ይህ ቅጽ ለማዋቀር እና ለመከተል ቀላሉ ነው። እያንዳንዱ ርዕስ የተጣጣመ መሆን አለበት እና በእያንዳንዱ ርዕስ መካከል አንድ ቦታ መኖር አለበት። ከሰነዱ ግርጌ ጀምሮ ፣ የንግድዎ ደብዳቤ የሚከተሉትን ርዕሶች ሊኖረው ይገባል -
- የዛሬ ቀን ፣ ወይም ደብዳቤውን የላኩበት ቀን። ቀኑ አስፈላጊ ነው ምክንያቱም እንደ ማስታወሻዎ እና እንደ ተቀባዩ ማስታወሻ ሆኖ ሊያገለግል ይችላል። በተጨማሪም ፣ ቀኖች እንዲሁ ሕጋዊ አጠቃቀም ሊኖራቸው ይችላል። ስለዚህ ቀኑ ትክክለኛ መሆኑን ያረጋግጡ።
- የመመለሻ አድራሻ። ይህ ክፍል በመደበኛ አድራሻ ዘይቤ የተቀረፀውን አድራሻዎን ይ containsል። አድራሻዎ ቀድሞውኑ በደብዳቤው ላይ ከሆነ ፣ ይህንን ክፍል መዝለል ይችላሉ።
- በውስጥ አድራሻ። ይህ ክፍል ደብዳቤውን የተቀበለውን ሰው ስም እና አድራሻ ይ containsል። Mr / Ms የሚለውን ቃል መጠቀም እንደ አማራጭ ነው። ስለዚህ ፣ ለምሳሌ ፣ ለኒና ማርሊና ደብዳቤ ከጻፉ ፣ ወይዘሮ መፃፍ ይችላሉ። የጋብቻ ሁኔታው ምን እንደሆነ እርግጠኛ ካልሆኑ በስሙ ላይ።
- ከሰላምታ ጋር። ሰላምታዎች “ውድ ወ / ሮ ማርሊና” ወይም “ውድ ኒና ማርሊና” የሚሉትን ቃላት መጠቀም ይችላሉ። ደብዳቤውን ማን እንደሚያነበው እርግጠኛ ካልሆኑ “ከልብ” የሚለውን ቃል ይጠቀሙ። እንዲሁም “ፍላጎት ላላቸው ወገኖች” ን መጠቀም ይችላሉ ፣ ግን አድማጮችዎ ማን እንደሆኑ ካላወቁ እንደ የመጨረሻ አማራጭ ብቻ።
- የደብዳቤ አካል። በጽሑፉ በሚቀጥለው ክፍል ውስጥ ይህንን በበለጠ እንወያይበታለን።
- የሽፋን ደብዳቤ ፣ ከፊርማ ጋር። “ከልብ” ወይም “ሰላምታዎች” የሚሉትን ቃላት መጠቀም ይችላሉ።
ክፍል 2 ከ 2 - የንግድ ደብዳቤ መጻፍ
ደረጃ 1. ታዳሚዎችዎን ይለዩ።
ተሰብሳቢው ምንም ይሁን ምን የደብዳቤው ዘይቤ ሁል ጊዜ ባለሙያ ሆኖ መቆየት አለበት። ሆኖም ደብዳቤዎን በሚቀበለው ሰው ላይ በመመስረት ቋንቋዎን ወይም የቃላት ምርጫዎን ማስተካከል ይችላሉ። በሌላ ኩባንያ ውስጥ ለሰው ኃይል ክፍል እየጻፉ ከሆነ ፣ የበለጠ መደበኛ ቋንቋን መጠቀም ሊኖርብዎት ይችላል። ግን ለአንድ የተወሰነ ደንበኛ የሚጽፉ ከሆነ የበለጠ መደበኛ ያልሆነ ወይም ተራ ቋንቋን መጠቀም ይችላሉ።
- አድማጮችዎን መለየት እንዲሁ በአድማጮችዎ ውስጥ ግራ መጋባትን ይከላከላሉ ማለት ነው። አንባቢዎችዎ የማይረዷቸውን ቃላት ከመጠቀም ይቆጠቡ። ደንበኞች ለምሳሌ ለድርጅትዎ የጠፈር መርሃ ግብር ያገለገሉትን ምህፃረ ቃላት ላያውቁ ይችላሉ ፣ ስለዚህ በደብዳቤዎች ከመጠቀም ይቆጠቡ።
- ጥሩ የንግድ ደብዳቤ ለመጻፍ ቁጥር አንድ ደንብ ግልፅ ፣ አጭር እና ጨዋ መሆን አለበት።
ደረጃ 2. በመጀመሪያው መስመር የደብዳቤውን ዓላማ ያብራሩ።
የደብዳቤውን ዓላማ ግምት ውስጥ ያስገቡ። በከተማው አዲስ ክፍል ውስጥ ስለ አዲሱ ቦታዎ ደንበኞች እንዲያውቁ ለማድረግ ነው? ደንበኞችን ያልተከፈለ ሂሳብ ወይም ሚዛን ለማስታወስ ነው? ወይስ ለደንበኛ ቅሬታዎች ምላሽ ለመስጠት? ይህንን ግብ በአዕምሮአችሁ አንባቢው ደብዳቤው ምን እንደ ሆነ ወዲያውኑ እንዲያውቅ የሚያስችል የመጀመሪያ መስመር ይፃፉ። ግልጽ ያልሆነውን የደብዳቤውን ዓላማ አይጻፉ። በቀጥታ ወደ ነጥቡ ይሂዱ።
- እንደ ንግድ ባለቤት ሀሳብዎን የሚገልጹ ከሆነ “እኔ” ን በመጠቀም ይጀምሩ። በኩባንያ ወይም በድርጅት ስም እየጻፉ ከሆነ እኛ “እኛ” ይጠቀሙ።
- እንደ “በዚህ ደብዳቤ እናሳውቅዎታለን” ወይም “በዚህ ደብዳቤ እንጠይቃለን” ባሉ ቀጥተኛ መግለጫዎች ላይ ያተኩሩ። እንዲሁም እንደ ንግድ ሥራ ባለቤት ደብዳቤ የሚጽፉ ከሆነ “እኔ” የሚለውን መግለጫ መጠቀም ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ “አገኘሁህ ምክንያቱም” ወይም “በቅርቡ ስለ ሰማሁ… እና የበለጠ ማወቅ እፈልጋለሁ…”
- ለምሳሌ ፣ እርስዎ (የቢዝነስ ባለቤቱ) ካለፈው ወር ጀምሮ ስለ ያልተከፈለ ሂሳብ ለኒና ማርሊና ከጻፉ ፣ ደብዳቤውን በ ‹ጀምር 2015 ጀምሮ በመለያዎ ውስጥ ያልተከፈለ ቀሪ ሂሳብ ስላለዎት አነጋግሬዎታለሁ።
- ወይም ፣ በአንድ ኩባንያ ውስጥ ተቀጣሪ ከሆኑ እና ስለ ኩባንያው የጠፈር መርሃ ግብር ለደንበኛ ቅሬታ ምላሽ ለመስጠት የሚጽፉ ከሆነ ፣ ደብዳቤውን በ “ስለ ማርስ የጠፈር ፕሮግራማችን አቤቱታ ተቀብለናል” ብለው ይጀምሩ።
- አንባቢዎች ውድድር እንዳሸነፉ ፣ ወይም በድህረ ምረቃ ፕሮግራም ውስጥ ቦታ እንዳላቸው ለማሳወቅ ደብዳቤ እየጻፉ ከሆነ ፣ “እኔ ይህን በመናገራችሁ ደስተኛ ነኝ …” ወይም “እኛ ያንን ልነግርዎ እወዳለሁ …"
- መጥፎ ዜና እየነገርክ ከሆነ ፣ “እኛ የምንነግርህ በከባድ ልብ ነው…” በሚለው ሐረግ ይጀምሩ። ወይም ፣ “በጥንቃቄ ከመረመርኩ በኋላ ላለማድረግ ወስኛለሁ …”።
ደረጃ 3. ገባሪ ዓረፍተ ነገሮችን ይጠቀሙ ፣ ተገብሮ አይደለም።
እኛ በተራ ንግግር ሁል ጊዜ ተገብሮውን ድምጽ እንጠቀማለን። ነገር ግን ተገብሮ ድምጽ ጽሑፍዎ እንደ ድራማዊ ወይም ግራ የሚያጋባ ሊመስል ይችላል። የበለጠ ዓረፍተ -ነገር የቋንቋ ዘይቤን ስለሚያሳዩ ንቁ ዓረፍተ ነገሮች በንግድ ደብዳቤዎች ውስጥ በጣም ውጤታማ ናቸው።
- የግትር ዓረፍተ ነገር ምሳሌ - “ምን ቅሬታ ላቀርብልዎ እችላለሁ?” የዓረፍተ ነገሩ ርዕሰ ጉዳይ ማለትም ደንበኛው (“እርስዎ”) በአረፍተ ነገሩ መጀመሪያ ላይ ሳይሆን በዓረፍተ ነገሩ መጨረሻ ላይ ይታያል።
- የነቃ ዓረፍተ ነገር ምሳሌ “ቅሬታዎን ለመፍታት ምን ማድረግ እችላለሁ?” ይህ የዓረፍተ ነገሩ ስሪት ፣ በንቁ ድምጽ ውስጥ ፣ ለአንባቢው የበለጠ ግልፅ እና ለመረዳት ቀላል ነው።
- ወደ ተሳሳቱ ወይም ደስ የማይል ነጥቦች ትኩረትን ሳትስብ ተገብሮ ድምጽን መጠቀም ጥሩ መንገድ ሊሆን ይችላል። ነገር ግን ተዘዋዋሪውን ድምጽ በዚህ ሁኔታ ውስጥ ብቻ ይጠቀሙ። በአጠቃላይ ፣ ንቁው ድምጽ በቢዝነስ ደብዳቤ ውስጥ በጣም ውጤታማ ነው።
ደረጃ 4. ካለፉ ክስተቶች ወይም ቀዳሚ ግንኙነቶችን ከአንባቢዎች ጋር ይመልከቱ ፣ ካለ።
ስለ ያልተከፈለ ሂሳብዎ ማስጠንቀቂያ ባለፈው ወር መጀመሪያ ላይ ኒና ማርሊናን አነጋግረው ይሆናል። ወይም ምናልባት ደንበኞች ባለፈው ወር በጉባኤው ላይ በጠፈር መርሃ ግብሩ ቅርታቸውን ገልፀዋል። ከዚህ በፊት ከአንባቢዎች ጋር ግንኙነት ከነበረዎት ያንን ይግለጹ። ይህ የቀድሞ አንባቢዎችዎን ለአንባቢ ያስታውሰዋል እና የንግድ ደብዳቤውን የበለጠ አስቸኳይ እና አስፈላጊ ያደርገዋል።
እንደዚህ ያሉ ሐረጎችን ተጠቀም: - “ስለ እርስዎ ያልተከፈለ ሂሳብዎ በቀደመው ደብዳቤዬ መሠረት …” ወይም “በመጋቢት ወር ስለከፈሉዎት አመሰግናለሁ”። ወይም “በግንቦት ኮንፈረንስ ላይ በጠፈር መርሃ ግብር ላይ ስላሉት ችግሮች መስማት በጣም ጠቃሚ ነበር።
ደረጃ 5. ለእርዳታ ጥያቄ ወይም አቅርቦት ያቅርቡ።
በትህትና ጥያቄ ወይም የእርዳታ አቅርቦት በስራ ግንኙነት መልክ በማቅረብ ለአንባቢው አዎንታዊ የቋንቋ ዘይቤን ያሳዩ።
- ደንበኞች የክፍያ መጠየቂያዎችን እንዲከፍሉ ለማድረግ የሚሞክሩ የንግድ ባለቤት ነዎት እንበል። እንደዚህ ያሉ ሐረጎችን ተጠቀም - “ላልተከፈለ ሂሳብዎ አፋጣኝ ትኩረትዎን አደንቃለሁ።”
- በኩባንያዎ ስም ይጽፋሉ እንበል። እንደዚህ ያሉ ሐረጎችን ይጠቀሙ-“ከእርስዎ እና ከሰብአዊ ሀብቶች ኃላፊ ጋር ፊት ለፊት ስብሰባ ማካሄድ እንፈልጋለን።”
- እንዲሁም አንባቢዎች ሊያጋጥሟቸው የሚችሉ ማናቸውም ጥያቄዎችን ወይም ስጋቶችን ለመመለስ ማቅረብ አለብዎት። እንደዚህ ያሉ ሐረጎችን ይጠቀሙ - “ስለ ሂሳብ አከፋፈልዎ ማንኛውንም ጥያቄ ወይም ስጋት ቢመልሱልኝ ደስ ይለኛል” ወይም ፣ “ስለዚህ ፕሮግራም የበለጠ ዝርዝር እንድናቀርብዎ ይፈልጋሉ?”
ደረጃ 6. ደብዳቤውን ማጠቃለል።
በእርስዎ በኩል ወይም በአንባቢው በኩል ለድርጊት ጥሪ ያክሉ። ይህ ጥያቄ በአንድ የተወሰነ ቀን የክፍያ ጥያቄ ወይም ከአንባቢው ጋር መደበኛ ስብሰባ ስለማዘጋጀት ማስታወሻ ሊሆን ይችላል።
- ለወደፊቱ የደብዳቤውን ተቀባይ ለማነጋገር ዓረፍተ ነገር ያክሉ። በሚቀጥለው ሳምንት በበጀት ስብሰባ ላይ እርስዎን ለማየት በጉጉት እጠብቃለሁ። ወይም “ወደ ዋና መሥሪያ ቤታችን በሚጎበኙበት ጊዜ ስለዚህ ጉዳይ ከእርስዎ ጋር የበለጠ ለመወያየት በጉጉት እጠብቃለሁ።
- በደብዳቤዎ ያካተቱትን ማንኛውንም ሰነዶች ይመዝግቡ። እንደ «ያልተከፈለ ሂሳቦች ተያይዘዋል» ወይም «የእኛን የቦታ ማራዘሚያ ፕሮግራም ቅጂ አያይዘዋል» ያሉ ሐረጎችን ያክሉ።
- ደብዳቤውን በመዝጊያ ሐረግ ጨርስ። ለደንበኛ ወይም ለደንበኛ “ከልብ” ወይም “ከልብ” ይጠቀሙ።
- ለማያውቋቸው ሰዎች ለመደበኛ ደብዳቤዎች “ሰላምታዎች” ይጠቀሙ።
- በደንብ ለሚያውቁት ወይም የሥራ ግንኙነት ካለዎት “ሰላምታ” ወይም “ከልብ” ብቻ ይጠቀሙ።
ደረጃ 7. ደብዳቤውን ያርሙ።
ፊደሉ በአጻጻፍ ስህተቶች ከተሞላ ሁሉም ጥንቃቄ የተሞላበት ቅርጸት እና ጽሑፍ ይጠፋል!
- ተደጋጋሚውን ድምጽ የሚጠቀም እያንዳንዱን ዓረፍተ ነገር ይፈልጉ እና ዓረፍተ ነገሩን ወደ ንቁ ዓረፍተ ነገር ለመለወጥ ይሞክሩ።
- በጣም ረዥም ወይም ግልጽ ያልሆኑ እና ቀጥተኛ ለሆኑ ማናቸውም ዓረፍተ ነገሮች ትኩረት ይስጡ። በቢዝነስ ፊደላት ፣ ያነሰ ብዙውን ጊዜ የተሻለ ነው ፣ ስለዚህ የሚቻል ከሆነ የዓረፍተ -ነገርዎን ርዝመት ይቀንሱ።
