ጥሩ ፣ እንከን የለሽ የባለሙያ ደብዳቤ መጻፍ ያስፈልግዎታል? አብዛኛዎቹ የቢዝነስ ፊደሎች በማንኛውም ዓይነት ይዘት ላይ ሊተገበሩበት የሚችለውን ቋሚ ፣ ለመማር ቀላል ቅርጸት ይከተላሉ። የንግድ ደብዳቤዎች ሁል ጊዜ ቀኑን ፣ የላኪውን እና የተቀባዩን መረጃ እና ጥቂት የአካል አንቀጾችን መያዝ አለባቸው። ከዚህ በታች ያሉትን ደረጃዎች ይከተሉ እና በኩባንያዎ መመዘኛዎች መሠረት ማሻሻያዎችን ያድርጉ።
ደረጃ
ክፍል 1 ከ 4 - ደብዳቤ መጀመር
ደረጃ 1. ቅርጸቱን ይወቁ።
የደብዳቤዎ ይዘት ምንም ይሁን ምን መከተል ያለባቸው አንዳንድ መደበኛ የንግድ ደብዳቤ አቀራረቦች አሉ። የቢዝነስ ፊደላት እንደ Arial ወይም Times New Roman ባሉ የጋራ ቅርጸ -ቁምፊ ውስጥ መተየብ እና መቅረጽ አለባቸው። የማገጃ አንቀጾችን ይጠቀሙ። ማለትም ፣ ሁለት ጊዜ አስገባን በመጫን አዲስ አንቀጽ ይጀምራሉ። በማገጃ አንቀጾች ውስጥ የመጀመሪያውን መስመር ወደ ውስጥ አታስገቡ።
- በሁሉም ጎኖች የ 2.54 ሴ.ሜ ህዳግ ይጠቀሙ።
- በኢሜል የተላኩ የንግድ ደብዳቤዎች እንዲሁ በጋራ ቅርጸ -ቁምፊ ውስጥ መተየብ አለባቸው። በንግድ ኢሜይሎች ውስጥ ከጥቁር እና ከነጭ በስተቀር እስክሪፕቶችን ወይም ቀለሞችን አይጠቀሙ።
ደረጃ 2. ትክክለኛውን የወረቀት ዓይነት ይምረጡ።
ደብዳቤዎች 21 x 29.7 ሴ.ሜ ወይም 21.5 x 29.7 ሴ.ሜ በሚለካ A4 ወረቀት ላይ መታተም አለባቸው። ብዙ ረዣዥም ፊደላት ወይም ኮንትራቶች በ F4 ወረቀት ወይም በ 21 x 33 ሴ.ሜ ፎሊዮ ላይ ሊታተሙ ይችላሉ።
ደብዳቤው በፖስታ የሚላክ ከሆነ በኩባንያው ፊደል ላይ ለማተም ያስቡበት። የፊደል አጻጻፍ አጠቃቀም የባለሙያ ግንዛቤን ያጠናክራል እና የኩባንያውን አርማ እና የእውቂያ መረጃ ይሰጣል።
ደረጃ 3. ስለ ኩባንያዎ መረጃ ያካትቱ።
የኩባንያውን ስም እና አድራሻ ይተይቡ ፣ እና እያንዳንዱን የአድራሻ ክፍል ምልክት ለማድረግ አዲስ መስመር ይጠቀሙ። እርስዎ የግል ሥራ ፈጣሪ ወይም ገለልተኛ ተቋራጭ ከሆኑ ፣ ስምዎን በኩባንያው ስም ምትክ ወይም ከኩባንያዎ ስም በላይ ያስቀምጡ
- ኩባንያዎ ቀድሞውኑ ፊደል ካለው ፣ የኩባንያውን ስም እና አድራሻ ከመተየብ ይልቅ ሊጠቀሙበት ይችላሉ።
- አድራሻው መተየብ ካለበት እንደ ምርጫዎ እና እንደ ኩባንያው ምርጫ ከገጹ አናት በስተቀኝ ወይም በግራ በኩል መስተካከል አለበት።
- ደብዳቤው ወደ ውጭ አገር ከተላከ የአገርዎን ስም በትልቁ ፊደላት ይተይቡ።
ደረጃ 4. ቀኑን ያስገቡ።
ሙሉውን ቀን መፃፍ በጣም ሙያዊ አማራጭ ነው። ለምሳሌ “ኤፕሪል 1 ቀን 2012” ብለው ይፃፉ። ከተቀባዩ መረጃ ጥቂት መስመሮች በላይ ቀኑ ተሰልፎ መቀመጥ አለበት።
ደብዳቤውን በበርካታ ቀናት ውስጥ እየጻፉ ከሆነ ፣ ሲጨርሱ ቀኑን ይጠቀሙ።
ደረጃ 5. የተቀባዩን መረጃ ያክሉ።
የተቀባዩን መረጃ በሚከተለው ቅደም ተከተል ይፃፉ -ሙሉ ስም ፣ ርዕስ (ካለ) ፣ የኩባንያ ስም እና አድራሻ። ለእያንዳንዱ መረጃ አዲስ መስመር ይጠቀሙ። አስፈላጊ ከሆነ የማጣቀሻ ቁጥርን ያካትቱ። የተቀባዩ መረጃ ተስተካክሎ መቀመጥ አለበት ፣ ከቀኑ ጥቂት መስመሮች በታች።
ደብዳቤውን ለአንድ የተወሰነ ሰው እንዲያነጋግሩ እንመክራለን። በዚህ መንገድ የሚመለከተው ሰው ለደብዳቤዎ ምላሽ መስጠት ይችላል። እርስዎ የሚያነጋግሩትን ሰው ስም የማያውቁ ከሆነ ትንሽ ምርምር ያድርጉ። ለተቀባዩ ኩባንያ ስልክ ቁጥር ለስማቸው እና ለርዕሳቸው ይደውሉ።
ደረጃ 6. ሰላምታ ይምረጡ።
ሰላምታ የአክብሮት አስፈላጊ አመላካች ነው ፣ እና የሚጠቀሙበት ሰላምታ በተቀባዩ ላይ በደንብ ያውቃሉ ፣ እንዲሁም ከእነሱ ጋር ያለዎት ግንኙነት ምን ያህል መደበኛ እንደሆነ በሚቀበለው ላይ ይወሰናል። የሚከተሉትን አማራጮች ግምት ውስጥ ያስገቡ-
- ማንን እንደሚያነጋግሩ በትክክል ካላወቁ ብቻ “ለማን ይመለከታል” የሚለውን ይጠቀሙ።
- ተቀባዩን የማያውቁ ከሆነ “ውድ ክቡር/እመቤት” አስተማማኝ አማራጭ ነው።
- እንዲሁም የተቀባዩን ሙሉ ስም እና ማዕረግ ለምሳሌ “ውድ ዶ / ር ደዊ ሳሪ” መጠቀም ይችላሉ።
- ተቀባዩን በደንብ ካወቁ እና ከተቀባዩ ጋር መደበኛ ያልሆነ ግንኙነት ካደረጉ ፣ የመጀመሪያ ስም መጠቀሙን ያስቡ ይሆናል ፣ ለምሳሌ ፣ “ውድ ሱዛን”።
- የተቀባዩ ጾታ ምን እንደሆነ እርግጠኛ ካልሆኑ በቀላሉ ሙሉውን ስም ይፃፉ ፣ ለምሳሌ ፣ “ውድ ክሪስ ዳማኒክ”
- “የሚመለከተውን” የሚጠቀሙ ከሆነ ከሰላምታ በኋላ ወይም ከሰሚኮሎን በኋላ ኮማ ማድረጉን አይርሱ።
ክፍል 2 ከ 4 - የደብዳቤውን አካል ማቀናበር
ደረጃ 1. ትክክለኛውን የአጻጻፍ ስልት ይጠቀሙ።
በምሳሌው መሠረት ጊዜ ገንዘብ ነው ፣ እና አብዛኛዎቹ የንግድ ሰዎች ጊዜን ማባከን አይወዱም። ስለዚህ የደብዳቤዎ አጻጻፍ ዘይቤ አጭር እና ሙያዊ መሆን አለበት። በፍጥነት እንዲነበብ ፣ በቀጥታ ወደ ነጥቡ እንዲቀርብ እና በመጀመሪያው አንቀጽ ውስጥ አጭር የግል አስተያየቶችን ብቻ እንዲያካትት ደብዳቤዎን ያዘጋጁ። ለምሳሌ ፣ ከ “ጋር በተያያዘ …” ብለው መጀመር እና ከዚያ መቀጠል ይችላሉ።
- ስለ ውብ ሽግግሮች ፣ አስቸጋሪ ቃላት ወይም ረጅም ፣ አሰቃቂ ዓረፍተ ነገሮች ብዙ አያስቡ። የደብዳቤዎ ዓላማ በተቻለ ፍጥነት እና በግልጽ መናገር ያለበትን ለማስተላለፍ ነው።
- አሳማኝ ቃና ይጠቀሙ። ምናልባት የደብዳቤዎ ዓላማ አንባቢው አንድ ነገር እንዲያደርግ ማሳመን ነው ፣ ለምሳሌ ሀሳባቸውን መለወጥ ፣ ችግርን ማስተካከል ፣ ገንዘብ መላክ ወይም እርምጃ መውሰድ። ስለዚህ ፣ ጥያቄዎን እና ምክንያቶቹን በትክክለኛው ቃና ያስተላልፉ።
ደረጃ 2. የግል ተውላጠ ስም ይጠቀሙ።
በቢዝነስ ፊደላት ውስጥ “እኔ” ፣ “እኛ” እና “እርስዎ” የሚለውን ተውላጠ ስም መጠቀም ፍጹም ተቀባይነት አለው። እራስዎን እንደ “እኔ” እና አንባቢውን “እርስዎ” ብለው ይግለጹ።
በድርጅት ስም ደብዳቤ እየጻፉ ከሆነ ይጠንቀቁ። የኩባንያውን እይታዎች ለማስተላለፍ እየሞከሩ ከሆነ አንባቢዎች ኩባንያው ከመግለጫዎ በስተጀርባ መሆኑን እንዲያውቁ “እኛ” ን መጠቀም አለብዎት። የግል አስተያየት የሚገልጹ ከሆነ “እኔ” ን ይጠቀሙ።
ደረጃ 3. በግልጽ እና በአጭሩ ይፃፉ።
አንባቢው እርስዎ የሚጽፉትን በትክክል መረዳቱን ያረጋግጡ። አንባቢዎች ፈጣን ምላሽ የሚሰጡት የደብዳቤዎ ዓላማ ግልፅ ከሆነ ብቻ ነው። በተለይም አንባቢው ደብዳቤውን ሲቀበል እንዲወስደው የሚፈልጉት ውጤት ወይም እርምጃ ካለ ግልፅ ያድርጉት። በተቻለ መጠን በጥቂት ቃላት ውስጥ የእርስዎን አቋም ይግለጹ።
ደረጃ 4. ንቁ ዓረፍተ ነገሮችን ይጠቀሙ።
አንድን ሁኔታ ሲገልጹ ወይም ጥያቄ ሲያቀርቡ ተገብሮውን ድምጽ ሳይሆን ንቁውን ድምጽ መምረጥዎን ያረጋግጡ። ተዘዋዋሪ ድምፅ ጽሑፍዎን አሻሚ ወይም አጠቃላይ ያደርገዋል። በተጨማሪም ፣ ንቁ ዓረፍተ -ነገሮች የበለጠ ቀልጣፋ እና በቀጥታ ለችግሩ ልብ ናቸው። ለምሳሌ:
- ተገብሮ -የፀሐይ መነፅር ጥንካሬን ከግምት ውስጥ በማስገባት የተነደፈ ወይም የተሠራ አይደለም።
- ንቁ: የእርስዎ ኩባንያ ዘላቂነት ምንም ይሁን ምን የፀሐይ መነፅሮችን ዲዛይን ያደርጋል እና ያመርታል ፣
ደረጃ 5. ተገቢ ሆኖ ከተሰማው የውይይት ቋንቋን ይጠቀሙ።
ደብዳቤዎች የተጻፉት በሰዎች እና በሰው ነው። በሚቻልበት ጊዜ ፊደሎችን ከመገልበጥ ይቆጠቡ። መደበኛ ፊደሎችን በመገልበጥ ግንኙነቶችን መገንባት አይችሉም። ሆኖም ፣ መደበኛ ያልሆነ ቋንቋን ወይም እንደ “ታውቃላችሁ” ፣ “ማለቴ” ወይም “መሻት” ያሉ ቃላትን አይጠቀሙ። የንግድ ደብዳቤ የመጻፍ ዘይቤን ይተግብሩ ፣ ግን ወዳጃዊ እና ጨዋ የሆኑ ቃላትን ይፃፉ።
- ተቀባዩን በደንብ ካወቁ ፣ የአንድ መስመር ሰላምታ ማከል ይችላሉ።
- ደብዳቤው ምን ያህል ስብዕና እንደሚያመጣ ለመፍረድ የእርስዎን ግንዛቤ ይጠቀሙ። አንዳንድ ጊዜ ትንሽ ቀልድ በንግድ ደረጃ ላይ ሊረዳ ይችላል ፣ ግን ከመጠቀምዎ በፊት በጥንቃቄ ያስቡ።
ደረጃ 6. ጨዋ ሁን።
የአቤቱታ ወይም የአቤቱታ ደብዳቤ ከላኩ እንኳን ጨዋ መሆን ይችላሉ። የተቀባዩን ቦታ ግምት ውስጥ ያስገቡ እና ሁኔታውን ለማስተናገድ የቻሉትን ያህል እርዳታ ያቅርቡ።
ጨዋነት የጎደለው ቅሬታ ምሳሌ - “የፀሐይ መነፅርዎ የሚጠባ ይመስለኛል እና ምርትዎን ከእንግዲህ አልገዛም”። የጨዋነት ቅሬታ ምሳሌ “የፀሐይ መነፅርዎ በመገንባቴ አዝኛለሁ ፣ ለወደፊቱ ሌላ የፀሐይ መነፅር ብራንድ ለመግዛት አቅጃለሁ” የሚል ይሆናል።
ደረጃ 7. ለተጨማሪ ገጾች “ሁለተኛ” ፊደል ይጠቀሙ።
አብዛኛዎቹ የንግድ ደብዳቤዎች በአንድ ገጽ ላይ ለመገጣጠም በቂ ናቸው። ሆኖም ፣ እንደ ረጅም ውል ወይም እንደ ሕጋዊ ውሳኔ ያለ ረዘም ያለ ደብዳቤ መጻፍ ካለብዎት ፣ ተጨማሪ ገጾች ሊያስፈልጉ ይችላሉ። ብዙውን ጊዜ አጭር አድራሻ የያዘ እና ከዋናው ፊደል አንድ ዓይነት ወረቀት የተሠራ “ሁለተኛ” ፊደል ይጠቀሙ።
የገጹን ቁጥር በሁለተኛው እና በቀጣይ ገጾች ፣ በገጹ አናት ላይ ያካትቱ። እንዲሁም የተቀባዩን ስም እና ቀን ማካተት ያስፈልግዎታል።
ደረጃ 8. ደብዳቤዎን ይጨርሱ።
በመጨረሻው አንቀጽ ውስጥ ነጥቦችዎን ጠቅለል አድርገው የሚወስዱትን እርምጃ ወይም ከተቀባዩ የሚጠብቁትን ያሰምሩ። ያስታውሱ ተቀባዩ ደብዳቤውን በሚመለከቱ ጥያቄዎች ወይም ስጋቶች ሊያነጋግርዎት እንደሚችል ያስታውሱ ፣ ከዚያ ለላኩት ደብዳቤ ላደረጉት ትኩረት አመስግኗቸው።
ክፍል 3 ከ 4 - ደብዳቤውን መዝጋት
ደረጃ 1. የመዝጊያ ሰላምታ ይምረጡ።
የመዝጊያ ሰላምታ ፣ ልክ እንደ መክፈቻ ሰላምታ ፣ የመከባበር እና መደበኛነት አመላካች ነው። “ከልብ” ወይም “ከልብ” በጣም አስተማማኝ የመዝጊያ ሰላምታዎች ናቸው። እንዲሁም “ምርጥ ሰላምታዎችን” ወይም “ሰላምታዎችን” ግምት ውስጥ ማስገባት ይችላሉ። ሰላምታ በጣም መደበኛ ያልሆነ ግን አሁንም የባለሙያ ቃና ያለው “የስኬት ሰላምታዎች” ፣ “ሰላምታዎች” እና “አመሰግናለሁ” ናቸው። ከመዝጊያ ሰላምታ በኋላ ኮማ ይጠቀሙ።
ደረጃ 2. ፊርማዎን ያስቀምጡ።
ለፊርማዎ አራት መስመሮችን ባዶ ይተው። ደብዳቤው ከታተመ በኋላ ይፈርሙ ፣ ወይም በኢሜል ከላኩ ፣ የፊርማዎን ምስል ይቃኙ እና በፊርማው ክፍል ውስጥ ይለጥፉት። ለፊርማው የቀለም ምርጫ ሰማያዊ ወይም ጥቁር ነው።
በአንድ ሰው ስም ደብዳቤ እየፈረሙ ከሆነ ፣ ከመፈረምዎ በፊት “pp” ን ይፃፉ። “pp” በአንድ የግዥ ሂደት ውስጥ ይቆማል ፣ ይህ ማለት “ተወካይ” ወይም “በመወከል” ማለት ነው።
ደረጃ 3. በመተየብ ስምዎን እና የእውቂያ መረጃዎን ያስገቡ።
ከፊርማዎ በታች ስምዎን ፣ ርዕስዎን ፣ የስልክ ቁጥርዎን ፣ የኢሜል አድራሻዎን እና ሌሎች ተገቢ የመገናኛ ዘዴዎችን ጨምሮ መረጃዎን ያካትቱ። ለእያንዳንዱ ዓይነት መረጃ አዲስ መስመር ይጠቀሙ።
ደረጃ 4. የታይፕተሩን የመጀመሪያ ፊደላት ያክሉ።
ደብዳቤውን የሚተይበው ሰው እና ደራሲው የተለየ ሰው ከሆነ ፣ ከፊርማው እገዳ በታች የታይፕተሩን የመጀመሪያ ፊደላት ማከል አለብዎት። አንዳንድ ጊዜ ፣ የደብዳቤው ደራሲ ፊደላት እንዲሁ ተካትተዋል። ስለዚህ በደብዳቤው ላይ ማን እንደሰራ ግልፅ ይሆናል።
- የታይፕ ፊደሉን የመጀመሪያ ፊደላት ብቻ ካካተቱ ፣ በትንሽ ፊደል ይፃፉ ፣ ለምሳሌ ፣ mj።
- እርስዎም የደራሲውን የመጀመሪያ ፊደሎች ካካተቱ ፣ በትልቁ ፊደላት በታይፕ ፊደላት በትንሽ ፊደላት ይፃፉ ፣ ለምሳሌ ፣ RW: mj። ሌሎች ቅጦች በመነሻዎቹ መካከል እንደ RW/mj መካከል ቅነሳን ይጨምራሉ።
ደረጃ 5. የአባሪ መረጃን ያካትቱ።
ለተቀባዩ ግምገማ ተጨማሪ ሰነዶችን የሚያያይዙ ከሆነ ፣ የተያያዘውን የሰነዶች ቁጥር እና ዓይነት የሚገልጽ ከእውቂያ መረጃ በታች ጥቂት መስመሮችን ማስታወሻ ያድርጉ። ለምሳሌ ፣ “አባሪ (2): ከቆመበት ቀጥል ፣ ብሮሹር” ብለው ይፃፉ። ወይም ፣ በባህላዊው ዘይቤ ፣ የአባሪውን መግለጫ በደብዳቤው አናት ላይ ፣ ከቀኑ በታች ይፃፉ።
እንዲሁም “አባሪ” ን በ “መብራት” በአህጽሮት ማሳጠር ይችላሉ።
ደረጃ 6. የመረጃውን ቅጂ ያካትቱ።
የደብዳቤውን ቅጂ ለሌላ ሰው እየላኩ ከሆነ ይህንን በደብዳቤው ውስጥ ማካተት አለብዎት። ይህ የሚገለጸው “አባሪ” በሚለው መስመር ስር “cc:” ወይም “Copy” ን በመተየብ ፣ የቅጂው ተቀባዩ ስም እና ርዕስ (“ሲሲ” ለትህትና ቅጂ ነው ፣ ግን ቀደም ሲል የካርቦን ቅጂ ማለት ነው ፊደላት አሁንም በታይፕራይተር ላይ ተይበው በካርቦን ወረቀት ይገለበጡ ነበር)።
- ለምሳሌ ፣ “cc: ማሬ ሳንቲን ፣ የግብይት ምክትል ዳይሬክተር” ብለው ይፃፉ
- ከአንድ በላይ ስም ካከሉ ፣ ሁለተኛውን ስም ከመጀመሪያው ስር ያስተካክሉት ፣ ግን ያለ “cc:”
ክፍል 4 ከ 4 - ደብዳቤዎችን ማጠናቀቅ
ደረጃ 1. አርትዖቶችን ያድርጉ።
የዝግጅት አቀራረብ የባለሙያነት ቁልፍ አካል ነው። ደብዳቤዎን በማረም እና ስህተቶችን በመፈተሽ ተቀባዩ በቀላሉ እንደ ችሎታ እና ኃላፊነት ያለው ሰው ሊመለከትዎት እንደሚችል ያረጋግጡ። በቃል አቀናባሪዎ ውስጥ የፊደል አረጋጋጭ ይጠቀሙ ፣ ግን ከማስረከብዎ በፊት በጥንቃቄ ማንበብዎን አይርሱ።
- እራስዎን ይጠይቁ ፣ ደብዳቤው ግልፅ እና አጭር ነው? ከ 3-4 ዓረፍተ-ነገሮች በላይ አንቀጾች አሉ? እንደዚያ ከሆነ አላስፈላጊ መግለጫዎችን ማስወገድ ይችሉ እንደሆነ ይወስኑ።
- ደብዳቤው በጣም አስፈላጊ ከሆነ ጓደኛዎ ወይም የሥራ ባልደረባዎ እንዲያነቡት ማድረግ ያስፈልግዎታል። አንዳንድ ጊዜ እርስዎ ሊያውቋቸው የማይችሏቸው የቋንቋ ስህተቶችን ወይም ግትርነትን ለመለየት ሌሎች ሰዎች ሊረዱዎት ይችላሉ።
ደረጃ 2. ገጾቹን ከስቴፕለር ጋር አንድ ላይ አይያዙ።
ደብዳቤዎ ብዙ ገጾችን ያካተተ ከሆነ ስቴፕለር መጠቀም የለበትም። ገጾቹ ቅደም ተከተላቸውን ማረጋገጥ ከፈለጉ ፣ በላይኛው ግራ ጥግ ላይ ካለው የወረቀት ክሊፕ ጋር አንድ ላይ ይከርክሟቸው።
ደረጃ 3. አስገባ።
ደብዳቤውን በፖስታ ውስጥ እየላኩ ከሆነ የቢዝነስ ፖስታ ይጠቀሙ። የሚገኝ ከሆነ ከኩባንያዎ አርማ ጋር አንድ ፖስታ ይጠቀሙ። የመልስ አድራሻውን እና የተቀባዩን አድራሻ በንጽህና ይፃፉ። ተቀባዩ የታችኛውን ከመክፈቱ በፊት መጀመሪያ ከላይ እንዲገለጥ ፊደሉን በሦስተኛው እጠፍ። በቂ ማህተሞችን ማጣበቅዎን ያረጋግጡ ፣ ከዚያ ይላኩት።
- የእጅ ጽሑፍዎ ጥሩ እንዳልሆነ እና ከሙያዊ ስብዕናዎ ጋር የማይዛመድ ሆኖ ከተሰማዎት አድራሻውን በቃል ማቀናበሪያዎ ውስጥ ይፃፉ እና በፖስታ ላይ ያትሙት።
- ደብዳቤው አስቸኳይ እና/ወይም ቸኩሎ ከሆነ ፣ በተላላኪ በኩል ለመላክ ያስቡበት።
- በኢሜል መላክ ከፈለጉ ፣ ቅርጸቱ እንዳይቀየር መጀመሪያ ወደ ኤችቲኤምኤል ይለውጡት ወይም እንደ ፒዲኤፍ ያስቀምጡ። ሆኖም ደብዳቤው በአካል ቢላክ ጥሩ ነበር።
ጠቃሚ ምክሮች
- ፊደሎችን ለመፈረም ጥራት ያለው ብዕር ይጠቀሙ።
- ለደብዳቤዎች በፍጥነት ምላሽ ይስጡ። በሳምንት ውስጥ መልስ መስጠት ካልቻሉ ለተቀባዩ ያስተላልፉ እና መልስዎን መቼ መጠበቅ እንደሚችል ንገሩት።
- በአዎንታዊ ጎኑ ላይ አፅንዖት ይስጡ። ማድረግ ስላልቻሉት ሳይሆን ስለሚችሉት ነገር ይናገሩ። ለምሳሌ ፣ አንድ ምርት በክምችት ውስጥ ካልሆነ ፣ ትዕዛዙን ማሟላት እንደማይችሉ ለደንበኛው አይንገሩ። ይልቁንስ ምርቱ በጣም ተወዳጅ እና የተሸጠ ነው ይበሉ። ከዚያ ትዕዛዛቸውን መፈጸም ሲችሉ ይንገሯቸው።
-
ውስብስብ ደብዳቤ እየጻፉ ከሆነ ፣ መጀመሪያ ንድፉን ይፃፉ።
- ለመሸፈን የሚፈልጉትን ማንኛውንም ርዕስ ይፃፉ ፣ ስለ ትዕዛዙ ማሰብ አያስፈልግም።
- ለእያንዳንዱ ርዕስ የቁልፍ ቃላት ፣ ምሳሌዎች ፣ ክርክሮች እና እውነታዎች ዝርዝር ያዘጋጁ።
- በዝርዝሩ ላይ የእያንዳንዱን ርዕስ አግባብነት ለደብዳቤው ዓላማ እና ተቀባይ ልብ ይበሉ።
- የማያስፈልጉትን ክፍሎች ያስወግዱ።
- ለአንባቢው በሚመች ቅደም ተከተል መረጃውን ደርድር።
ማስጠንቀቂያ
- የሚጣፍጥ ቋንቋን አይጠቀሙ። ቅን ውዳሴ ተቀባይነት አለው ፣ ግን ብዙ ማሞገስ ማለት በሥራ ላይ እርስዎ በብቃት ላይ ሳይሆን በምስጋና ላይ ይተማመናሉ ማለት ነው።
- ገላጭ ወይም ገላጭ ቋንቋን አይጠቀሙ። ያስታውሱ ፣ በዚህ ደብዳቤ በኩል የንግድ ግንኙነትን ለመጠገን ወይም ለመጀመር እየሞከሩ ነው።
