በይነመረብ ምስጋና ይግባቸው ባለፉት ሃያ ዓመታት የደንበኞች አገልግሎት በከፍተኛ ሁኔታ ተለውጧል። ስጋቶችን ፣ ቅሬታዎችን ወይም ምስጋናዎችን ለማንሳት ከመደወል ይልቅ አሁን በቀላሉ ለኩባንያው በኢሜል መላክ ይችላሉ። ስለሆነም ኩባንያዎች ከደንበኞቻቸው ጋር ጥሩ ግንኙነት እንዲፈጥሩ የደንበኞች አገልግሎት ሠራተኞችን በተገቢው ሥነ ምግባር እንዴት እንደሚመልሱ ማሠልጠን አለባቸው። ከስልክ ውይይት ጋር ተመሳሳይ ፣ ጨዋነት የጎደለው ወይም ተገቢ መልስ የኩባንያውን ዝና ሊያበላሽ ይችላል ፣ ወዳጃዊ እና ሙያዊ ምላሽ የደንበኛን ታማኝነት መጠበቅ ይችላል። ግን ከሁሉም በላይ ፣ ጥሩ የደንበኛ አገልግሎት ኢሜል በትክክለኛው ቋንቋ እና ቃና ሳይዘገይ የደንበኞችን ችግሮች መፍታት እና መፍታት አለበት።
ደረጃ
የ 3 ክፍል 1 - ኢሜይልን ለግል ማበጀት
ደረጃ 1. በተቻለ ፍጥነት መልስ ለመስጠት ይሞክሩ።
የደንበኛ አገልግሎት በፍጥነት ፣ በብቃት እና በአክብሮት ከሰራ ብዙውን ጊዜ ጥሩ እንደሆነ ይቆጠራል። ስለዚህ አስፈላጊውን መረጃ እንዳገኙ ወዲያውኑ ለደንበኞች ኢሜይሎች ምላሽ መስጠት ይመከራል።
- በጣም ጥሩው የምላሽ ጊዜ ከ 24 ሰዓታት እስከ 3 ቀናት ነው። ከዚያ በላይ ከሆነ ደንበኛው ኢሜሉ እንዳልደረሰ ወይም የደንበኛው አገልግሎት በጭራሽ እንደማያስብ ይሰማዋል።
- በዚህ ዘመን ደንበኞች አፋጣኝ ምላሽ እንዲያገኙ ይገደዳሉ። ስለዚህ ፈጣን ምላሽ የደንበኞችን እምነት ይጨምራል እናም የኩባንያው ተወዳዳሪ ጥቅም ይሆናል።
ደረጃ 2. የርዕስ አረፍተ ነገሩን ይፃፉ።
የርዕሱ ዓረፍተ ነገር በጣም አስፈላጊ ነው ምክንያቱም ብዙውን ጊዜ ኢሜል መክፈት እና ማንበብ ተገቢ መሆኑን ይወስናል። እየተወያየ ያለውን ሳያውቅ ኢሜይሉን በመክፈት ባዶ ርዕሶች ደንበኞችን የማስወገድ ወይም የማበሳጨት ዕድላቸው ሰፊ ነው።
- የርዕስ ዓረፍተ -ነገሩን አጭር እና ልዩ ያድርጉት ፣ እና በአረፍተ ነገሩ መጀመሪያ ላይ በጣም አስፈላጊዎቹን ቃላት ያስቀምጡ። አትርሳ ፣ ብዙ አርዕስተ ዜናዎች ከ 60 ቁምፊዎች ያነሱ መሆን አለባቸው ፣ ስልኮች ግን ከ25-30 ቁምፊዎችን ብቻ ማሳየት ይችላሉ። ወዲያውኑ የተቀባዩን ትኩረት ለመሳብ በጣም አስፈላጊዎቹን ቃላት ያስቀምጡ።
- ሁሉንም ትላልቅ ፊደላት እና በጣም ብዙ የሥርዓተ ነጥብ ምልክቶችን ላለመጠቀም ይጠንቀቁ። ሁለቱም ለደንበኛ አገልግሎት ኢሜይሎች ጣልቃ ገብነት እና ተገቢ እንዳልሆኑ ይቆጠራሉ።
ደረጃ 3. የደንበኛውን ስም በመጠቀም ኢሜሉን ለግል ያብጁ።
ደንበኞች በስም የተጠራውን ግላዊነት የተላበሰ ኢሜልን ዋጋ ይሰጣሉ። እርስዎ ደንበኛ እንደ አንድ ሰው እንዲታዘዙ እና እንዲከበሩ ያደርጋቸዋል ፣ ምክንያቱም እርስዎ አክብሮት እና ጨዋ ስለሆኑ።
- ግላዊነት የተላበሱ ኢሜይሎች ከመደበኛ እና አጠቃላይ ኢሜይሎች ጋር ሲወዳደሩ ከደንበኞች ጋር ያለውን ግንኙነት ያጠናክራሉ።
- የደንበኛውን ሁኔታ የሚያንፀባርቅ ሰላምታ ይምረጡ። ለምሳሌ አንድ ዶክተር ከ “ዶ / ር” ጋር መነጋገር አለበት። የማይታወቅ ከሆነ “ወንድም” ወይም “ወንድም” የሚለውን መደበኛ ሰላምታ ይጠቀሙ።
ደረጃ 4. እራስዎን ያስተዋውቁ።
ከደንበኛ ስሞች ጋር ተመሳሳይ ፣ ኢሜልዎን ግላዊ ለማድረግ የግል ስም መጠቀም ይችላሉ። ለነገሩ ኢሜይሎች በንግድ ነጋዴ እና በደንበኛ መካከል ከሚደረግ ግብይት ይልቅ በሁለት ሰዎች መካከል እንደ ውይይት መደረግ አለባቸው።
ለወደፊት ግንኙነት ግንኙነት ለመመሥረት ከስምህ በተጨማሪ ፣ ርዕስዎን እና የእውቂያ መረጃዎን ያካትቱ።
ክፍል 2 ከ 3 - ለኢሜይሎች መልስ መስጠት
ደረጃ 1. የኢሜልዎን ሁኔታ ግምት ውስጥ ያስገቡ።
እያንዳንዱ የደንበኛ ኢሜይሎች ጥሩም ይሁን መጥፎ አድናቆት ሊኖራቸው ይገባል ምክንያቱም እያንዳንዱ ኢሜል ምርቱን ለማሻሻል እና ከደንበኛው መሠረት ጋር ያለውን ግንኙነት ለማጠንከር ዕድል ነው። የደንበኛ ኢሜል የምርት ጥንካሬዎችን እና ድክመቶችን ለማወቅ ጥሩ ሀብት ነው።
- ይቅርታ መጠየቅ ካለብዎ “ይቅርታ” ብቻ አይበልጡ እና የበለጠ ግልፅ ይሁኑ። በዚህ መንገድ ደንበኛው ችግሩን በትክክል እንዳነበቡት እና እንደተረዱት ይሰማዋል።
- ለሁሉም ችግር-ተኮር ኢሜይሎች ፣ ኩባንያው ችግሮችን በመፍታት ላይ ችግር እንዳለበት አምኖ ለመቀበል ዝግጁ መሆን አለብዎት። ችግሩን መደበቅ የተገነባውን መተማመን ብቻ ያጠፋል። በተጨማሪም ችግሩን በመገንዘብ ደንበኛው ኩባንያው ችግሩን ለመፍታት ከፍተኛ ጥረት እያደረገ መሆኑን ያውቃል።
- ችግሩን በጥልቀት ለመቆፈር ጥያቄዎችን መጠየቅዎን ያረጋግጡ። ይህ ኩባንያዎች በምርቱ ላይ ቀጥተኛ ምርምር እንዲያደርጉ ትልቅ ዕድል ነው። ለምሳሌ ፣ “ምርታችንን እንዴት ማሻሻል እንችላለን?” ብለው ይጠይቁ። ችግሮችን እንዴት እንደሚያስተካክሉ እና ተመሳሳይ ችግሮች ያጋጠሟቸውን ደንበኞች ታማኝነት ለመጠበቅ ግብረመልስ ለማግኘት።
- “አመሰግናለሁ” ከሚለው በላይ አድናቆት ያሳዩ። ኢሜሎችን ለመፃፍ ጊዜ የሚወስዱ ደንበኞች ከልብ አመሰግናለሁ።
ደረጃ 2. አጭር መመሪያዎችን ለደንበኛው ያቅርቡ።
ደንበኞች የተወሳሰበ ምርት አስቸጋሪ ቃላትን መከተል ወይም መረዳታቸውን ለማረጋገጥ እና የተወሰኑ ክበቦች ብቻ ሊረዷቸው የሚችሉ መመሪያዎችን ከመጠቀም ይቆጠቡ።
- በተናጠል መደረግ ያለባቸውን እርምጃዎች ወይም ድርጊቶች ለመግለጽ ቁጥሮችን ወይም ጥይቶችን በመጠቀም ለተወሳሰቡ ችግሮች ምላሽዎን ያቃልሉ
- የ ELI5 ቴክኒክን ይተግብሩ (እንደ እኔ 5 ን ይግለጹ ይህም ማለት “እኔ የ 5 ዓመት ልጅ እንደሆንኩ ያብራሩ”)። ቴክኒካዊ ተፈጥሮአዊ ወይም በጣም አስቸጋሪ የሆኑ መመሪያዎችን ከማቅረቡ በፊት ደንበኛው ሊረዳቸው እንደሚችል ለማረጋገጥ የ 5 ዓመት ልጅ እንደነበሩ እንደገና ለማንበብ ይሞክሩ። ዋናው ነገር አክብሮትን መጠበቅ እና ደንበኞችን እንደ ልጆች አለመያዙ ነው።
ደረጃ 3. በተደጋጋሚ ለሚጠየቁ ጥያቄዎች (ተደጋጋሚ ጥያቄዎች) መደበኛ ምላሾችን ይጠቀሙ።
ኢሜልዎን የግል ማድረጉን አይርሱ እና ለተደጋጋሚ ጥያቄዎች መልስ መስጠት አይወዱ። እንደ የደንበኛ አገልግሎት ተወካይ ፣ በየቀኑ ወደ አንዳንድ ተመሳሳይ ጥያቄዎች መሮጥዎ አይቀርም። ለእነዚህ የተለመዱ ጥያቄዎች ሁሉ ምላሾችን ማስቀመጥ ቀላል ቢሆንም ፣ እንዴት እና መቼ እንደሚጠቀሙበት ይጠንቀቁ።
- ተገቢ የተመዘገቡ ምላሾችን ይጠቀሙ ፣ ግን ደንበኞች “የቅጂ-ለጥፍ” ምላሾችን እንዳገኙ እንዳይሰማቸው ሁል ጊዜ ኢሜይሎችን ግላዊነት ለማላበስ ይሞክሩ።
- በኢሜልዎ ውስጥ ለዝርዝር መመሪያዎች የምላሽዎ የተመዘገበ የምላሽ ክፍል ለማቆየት ይሞክሩ ፣ ግን ኢሜይሉን ግላዊ ለማድረግ ስሙን ፣ ቀኑን እና ቦታውን በዚሁ መሠረት ይለውጡ።
ደረጃ 4. ምላሹ ብዙ ከሆነ በኢሜል ውስጥ ያለውን አገናኝ ያንቁ።
ብዙ ሰዎች ረጅም ኢሜይሎችን መቀበል አይወዱም። ምክንያቱ ፣ ኢሜሉ አሰልቺ እና የሚያበሳጭ ነው። ስለዚህ ፣ በጣም ረጅም በሆኑ መመሪያዎች ወይም ግብረመልስ ምላሽ መስጠት ካለብዎ ፣ ደንበኞች ወዲያውኑ የሚፈልጉትን እንዲያገኙ በኢሜል ውስጥ አገናኝ ያካትቱ።
- መመሪያዎቹ ሶስት ወይም ከዚያ በላይ ተከታታይ እርምጃዎችን ከያዙ ፣ ከሰጡት መረጃ ጋር የሚያገናኝ አገናኝ ያካትቱ።
- ደንበኛው ሁሉንም ደረጃዎች ወይም መረጃ ከማንበብ ይልቅ በአገናኙ ላይ ጠቅ ያደርጋል።
- በተደጋጋሚ ጥያቄዎች ውስጥ ጠቃሚ መረጃ ያለው የመረጃ ማዕከልን ለማዳበር ያስቡበት። በዚህ መንገድ ፣ ይህንን መረጃ ማገናኘት እና በቀን ለ 24 ሰዓታት ለደንበኞችዎ እንዲገኝ ማድረግ ይችላሉ።
ደረጃ 5. ለደንበኛው ተጨማሪ እገዛን ያካትቱ።
ደንበኛው መፍትሔ መቼ እንደሚቀበል ወይም እንደሚያውቅ ማወቅ ወይም ቢያንስ ማሳወቂያ ማግኘት አለበት። ይህ በኩባንያው እና በደንበኛው መካከል መተማመንን ለመገንባት አንዱ መንገድ ነው።
- ለደንበኞች መረጃ እና ማሳወቂያዎችን በማቅረብ ንቁ ይሁኑ።
- ደንበኞችን ከመጠየቅዎ በፊት ተጨማሪ ፍላጎቶችን ወይም ችግሮችን ይጠብቁ
- ደንበኞች በቀጥታ ምላሽ እንዲሰጡዎት የእውቂያ መረጃ ያቅርቡ። ስለዚህ ፣ የችግር መፍታት የበለጠ ውጤታማ እና ምላሾች ፈጣን ሊሆኑ ይችላሉ።
ክፍል 3 ከ 3 ኢሜል ለመላክ መዘጋጀት
ደረጃ 1. የኢሜልዎን ቃና ግምት ውስጥ ያስገቡ።
በኢሜል ከደንበኞች ጋር መስተጋብር ተገቢውን አመለካከት ለመግለጽ ጥቅም ላይ የዋሉትን ቃላት አስፈላጊነት ያጎላል። የቅርብ ጊዜ ምርምር እንደሚያሳየው ጥያቄው ውድቅ ከተደረገ በስተቀር ተራ ቃና በደንበኞች (60%ገደማ) ተመራጭ ነው። በዚያን ጊዜ መደበኛ ቃና ተመራጭ ነበር። ስለዚህ ፣ በአብዛኛዎቹ ሁኔታዎች ጨዋ ፣ ግላዊ እና ባለሙያ ለመሆን መሞከር አለብዎት።
- ለተለመዱ ኢሜይሎች እንኳን ጨዋ እንደሆኑ ስለሚቆጠሩ ዘዬ ወይም ስሜት ገላጭ አዶዎችን ፣ አጠቃላይ ፊደላትን እና ከመጠን በላይ ሥርዓተ -ነጥብን ከመጠቀም ይቆጠቡ።
- “ሚስተር” እና “እመቤት” ተገቢ ሲሆኑ ፣ እነሱ በጣም መደበኛ እንደሆኑ ይቆጠራሉ።
- ለችግሩ ምላሽ ሲሰጡ ከደንበኛው ፍላጎቶች ጋር ጸንተው ለመቆየት ይሞክሩ።
- አሉታዊ ቃላትን በአዎንታዊ ይተኩ። ደንበኞች ኢሜይሎችዎን በሚያነቡበት ጊዜ ላይ አዎንታዊ ቃላት ኃይለኛ ናቸው።
ደረጃ 2. ኢሜልዎን በትህትና ይዝጉ።
ምርትዎን ወይም አገልግሎትዎን ስለተጠቀሙ “አመሰግናለሁ” ብለው ኢሜልዎን ይዝጉ።
የግል ፊርማ ያቅርቡ እና ኢሜሉን “በአክብሮት” ያጠናቅቁ።
ደረጃ 3. ኢሜልዎን እንደገና ያንብቡ።
ይህንን ደረጃ ለመዝለል አይሞክሩ። ሥራ በሚበዛበት ጊዜ ብዙውን ጊዜ የሚቀሩ ቃላት ፣ ፊደላት ፣ ተደጋጋሚ ቃላት ወይም ትክክል ያልሆነ ሥርዓተ ነጥብ አሉ።
ከሰዋስው እና ከቃላት ምርጫ በተጨማሪ የገጽ ድንበሮችን በማዘጋጀት ፣ ለማንበብ ቀላል አንቀጾችን በማዘጋጀት እና ነጥቦችን ለደረጃዎች በማዘጋጀት ኢሜይሎችዎ ጥሩ እንዲመስሉ ይሞክሩ።
ጠቃሚ ምክሮች
- ስድብ ወይም ሌላ ጠበኛ ቃላትን የያዙ ኢሜይሎች ሊያስቆጡዎት ይችላሉ። በደንበኛው ላይ ቁጣ እንዳይነሳ ለመከላከል ለኢሜይሉ ምላሽዎን ለአፍታ ያቁሙ።
- የኩባንያ አቅርቦቶችን ወይም ማስተዋወቂያዎችን ለመላክ የደንበኛ ኢሜል አድራሻዎችን ከደንበኛ አገልግሎት አይጠቀሙ። ደንበኞች እንደ አይፈለጌ መልእክት ይገነዘባሉ እና የኩባንያውን ከደንበኞች ጋር ያለውን ግንኙነት ያበላሻሉ።
