Memorandum በኩባንያ ሠራተኞች መካከል ለውስጣዊ ግንኙነት የሚያገለግል የሰነድ ዓይነት ነው። ሜሞስ በንግዱ ዓለም ውስጥ በጊዜ የተፈተነ ገጽታ ነው ፣ በትክክል ሲፃፍ ፣ ነገሮች እንዲፈሱ ሊያግዝ ይችላል።
ደረጃ
የ 3 ክፍል 1 - ቋንቋ እና ቅርጸት መምረጥ
ደረጃ 1. ከመጠን በላይ ተራ ቋንቋን ያስወግዱ።
በአጠቃላይ የማስታወሻው ቋንቋ ግልፅ እና ቀላል ፣ ግን ሙያዊ መሆን አለበት። በማስታወሻው ውስጥ ከተለመደው የውይይት ቃና መራቅ አለብዎት።
- ለምሳሌ ፣ “ሰላም ሁላችሁም! አመሰግናለሁ እለተ አርብ ነው? ስለ አንድ አስፈላጊ የንግድ ጉዳይ ማውራት እፈልጋለሁ።
- ይልቁንስ በቀጥታ ወደ ነጥቡ ይድረሱ ፣ “የፕሮጄክት ዚ የሂደት ሪፖርትን ማካፈል እፈልጋለሁ።”
ደረጃ 2. ስሜታዊ ቋንቋን ያስወግዱ።
እንዲሁም ገለልተኛ ድምጽን ለመጠቀም እና ስሜታዊ ቋንቋን ለማስወገድ መሞከር አለብዎት። የይገባኛል ጥያቄዎችን ለመደገፍ እውነታዎችን እና ማስረጃዎችን ለመግለጽ ይሞክሩ።
- ለምሳሌ ፣ “ዓርብ ላይ ዘና ብለን እንድንለብስ ቢፈቀድልን ሁላችንም በጣም ደስተኞች የምንሆን ይመስለኛል” ከሚሉ የይገባኛል ጥያቄዎች ያስወግዱ።
- በምትኩ ፣ ሠራተኞች ልብሶችን እንዲመርጡ ሲፈቀድላቸው ሞራል ይጨምር እንደሆነ የጥናት መረጃ ይፈልጉ እና በማስታወሻው ውስጥ ያንን መረጃ ይጥቀሱ።
ደረጃ 3. የምልክት ሀረጎችን ይጠቀሙ።
ማስረጃዎችን ወይም ምንጮችን ለመጥቀስ ከፈለጉ አንባቢው እርስዎ የሚያደርጉትን እንዲያውቅ የሚያስችል ቋንቋ መጠቀምዎን ያረጋግጡ።
ለምሳሌ ፣ “በእኛ ግኝቶች መሠረት…” ወይም “በ EPA የተጠናቀቀው ምርምር የሚያመለክተው…” የሚለውን ሐረግ ይሞክሩ።
ደረጃ 4. ተገቢውን ሞዴል እና የቅርጸ ቁምፊ መጠን ይምረጡ።
ማስታወሻዎች ለማንበብ ቀላል መሆን አለባቸው። ስለዚህ ፣ ትናንሽ ቅርጸ ቁምፊዎችን ከመጠቀም ይቆጠቡ ፣ ነባሪው መጠን 11 ወይም 12 ነው።
እንዲሁም እንደ ታይምስ ኒው ሮማን ያለ ቀለል ያለ ቅርጸ -ቁምፊ መምረጥ አለብዎት። እንደ Comic Sans ያሉ “አስቂኝ” ቅርጸ -ቁምፊዎችን ለመሞከር ይህ ጊዜ አይደለም (ይህንን ቅርጸ -ቁምፊ በመምረጥዎ ሊስቁ ይችላሉ)።
ደረጃ 5. መደበኛ ጠርዞችን ይጠቀሙ።
ምንም እንኳን አንዳንድ የቃላት ማቀነባበሪያ ፕሮግራሞች የማስታወሻ አብነቶችን በትንሹ ሰፋፊ ህዳጎች (ለምሳሌ ፣ 1.25 ኢንች ወይም 3.18 ሴ.ሜ) ያዘጋጁ ቢሆኑም ፣ ለንግድ ማስታወሻው የተለመደው ኅዳግ 1 ኢንች ወይም 2.54 ሴ.ሜ ነው።
ደረጃ 6. አንድ ነጠላ ቦታ ይምረጡ።
የንግድ ማስታወሻዎች ብዙውን ጊዜ ድርብ ቦታዎችን አይጠቀሙም። የማስታወሻ ደብተር ገጹን ትንሽ ለማቆየት ፣ ነጠላ ክፍተትን ያስቡ ፣ ነገር ግን በአንቀጾች ወይም በክፍሎች መካከል ክፍተት ይጨምሩ።
የአንቀጽ መግቢያዎች ብዙውን ጊዜ አያስፈልጉም።
የ 3 ክፍል 2 - የንግድ ማስታወሻ ለመጻፍ መዘጋጀት
ደረጃ 1. ማስታወሻው መላክ እንዳለበት ይወስኑ።
በቡድንዎ ውስጥ ካሉ በርካታ ሰዎች ጋር አስፈላጊ የንግድ ሥራ ጉዳዮችን ማጋራት ካለብዎት ማስታወሻ መላክ ጥሩ ሀሳብ ነው። ለምሳሌ ከአንድ ሰው ጋር ብቻ ቢገናኙ ፣ ወይም የደብዳቤ መዛግብትን መያዝ ቢፈልጉም ማስታወሻዎች ሊላኩ ይችላሉ።
- ሆኖም ፣ በአንዳንድ ሁኔታዎች ፣ ለሚመለከተው ሰው በቀጥታ መናገር የበለጠ ቀልጣፋ ነው።
- በተጨማሪም ፣ አንዳንድ መረጃዎች በማስታወሻ ውስጥ ለመላክ በጣም ስሱ ሊሆኑ ይችላሉ።
ደረጃ 2. ማስታወሻውን የመጻፍ ዓላማን ይወስኑ።
የማስታወሻዎቹ ይዘት እና ቅንብሮች እንደ ዓላማው ይለያያሉ። አብዛኛዎቹ የማስታወሻ ዓይነቶች በሚከተሉት ምክንያቶች የተፃፉ ናቸው
- አንድ ሀሳብ ወይም መፍትሄ ለማቅረብ። ለምሳሌ ፣ በትርፍ ሰዓት መርሐ ግብሮች ላይ አንድን ችግር እንዴት እንደሚፈቱ ካወቁ ፣ ሀሳቡ በማስታወሻ ውስጥ ሊጻፍ እና ለአለቃዎ ሊላክ ይችላል።
- ትዕዛዞችን ለመስጠት። ለምሳሌ ፣ ማስታወሻዎች መላክ መምሪያዎ ለሚያስተናግደው ኮንፈረንስ ሃላፊነትን ለመስጠት ውጤታማ መንገድ ነው።
- ለሪፖርቶች። እንዲሁም የቅርብ ጊዜ ክስተቶችን ለሥራ ባልደረቦች ለማሳወቅ ፣ በፕሮጀክት ላይ ዝማኔዎችን ሪፖርት ለማድረግ ፣ የሂደት ሪፖርቶችን ለማቅረብ ወይም የምርመራ ግኝቶችን ሪፖርት ለማድረግ ማስታወሻዎችን መላክ ይችላሉ።
ደረጃ 3. ርዕሱን ጠባብ።
ብዙ ፕሮጀክቶችን እያስተናገዱ እና ስለ ነገሮች እድገት ማስታወሻዎችን ለሥራ ባልደረቦችዎ ፣ ለአለቆችዎ ወይም ለደንበኞችዎ ለመላክ ይፈተን ይሆናል። ሆኖም ፣ ያስታውሱ የንግድ ማስታወሻዎች በአንድ ጉዳይ ላይ ብቻ ማተኮር አለባቸው።
በሥራ የተጠመዱ ሰዎች በፍጥነት ለማንበብ ማስታወሻዎች አጭር ፣ ግልፅ እና ቀላል መሆን አለባቸው። ስለዚህ አስፈላጊ መረጃ ችላ እንዳይባል። ያተኮሩ ማስታወሻዎች መልእክትዎ መቀበሉን እና መረዳቱን ለማረጋገጥ ይረዳሉ።
ደረጃ 4. ታዳሚውን ግምት ውስጥ ያስገቡ።
የንግድ ማስታወሻው ይዘት ፣ ዘይቤ እና ቃና በታሰበው ታዳሚ ይወሰናል። ስለዚህ ፣ ማስታወሻው ማን እንደሚደርሰው በጥንቃቄ ያስቡበት።
ለምሳሌ ፣ በቢሮ ውስጥ ላለ ሰው ድንገተኛ ድግስ ስለማዘጋጀት ለባልደረባዎ ማስታወሻ ለወራት ያደረጉትን የምርመራ ውጤት ከማስታወሻ ወደ ተቆጣጣሪ ይለያል።
የ 3 ክፍል 3 - የቢዝነስ ማስታወሻ ማቀናበር
ደረጃ 1. መለያ ያድርጉት።
ብዙ ዓይነት የንግድ ልውውጥ ዓይነቶች አሉ። ለማስታወሻዎች የተለመደው መንገድ ሰነዱን በግልፅ መሰየም ነው።
- ለምሳሌ ፣ በገጹ አናት ላይ “ማስታወሻ” ወይም “ማስታወሻ” ይፃፉ።
- ቦታው ማዕከላዊ ወይም ግራ የተሰለፈ ሊሆን ይችላል። ለማነሳሳት ፣ የተቀበሏቸውን የንግድ ማስታወሻዎች ይገምግሙ እና ቅርጸቱን ይቅዱ።
ደረጃ 2. ርዕስ ይጻፉ።
የማስታወሻው የመጀመሪያ ክፍል አስፈላጊ ነጥቦችን ማካተት አለበት። ስለ እያንዳንዱ አካል ዝርዝር መረጃ በሚቀጥለው ደረጃ ላይ ይብራራል።
- ለ - ማስታወሻውን የተቀበሉትን ሰዎች ስሞች እና ርዕሶች ይፃፉ።
- ከ: ሙሉ ስም እና ርዕስ ይፃፉ።
- ቀን - ሙሉውን እና ትክክለኛውን ቀን ይፃፉ ፣ ዓመቱን አይርሱ።
- ርዕሰ ጉዳይ - የማስታወሻውን ይዘት አጭር እና የተወሰነ መግለጫ ይፃፉ።
- ልብ ይበሉ ርዕሰ -ጉዳዩ ብዙውን ጊዜ በ “Re:” ወይም “RE:” (ሁለቱም የሚያመለክቱት) ነው።
ደረጃ 3. የተቀባዩን ዝርዝር በጥንቃቄ ይምረጡ።
መረጃ ወይም እድገቶች የሚፈልጓቸውን ሁሉ ማካተትዎን ያረጋግጡ። ማስታወሻዎች ማወቅ ለሚፈልጉ ሰዎች ስርጭት ይገድቡ።
- ቢዝነስ አዋቂ ፣ ጥቂቶች ብቻ የሚመለከቷቸው ወይም የሚሳተፉ ከሆነ ማስታወሻዎችን በቢሮው ውስጥ ላሉት ሁሉ መላክ ብልህነት አይደለም።
- ሰዎች በብዙ ማስታወሻዎች ይጨናነቃሉ ፣ እና አግባብነት በሌላቸው ማስታወሻዎች ውስጥ ችላ ሊሉ ወይም ዝም ብለው ሊያልፉ ይችላሉ።
ደረጃ 4. በተቀባዩ ዝርዝር ውስጥ ላሉ ሰዎች ትክክለኛ ስሞችን እና ማዕረጎችን እና ርዕሶችን ይጠቀሙ።
ምንም እንኳን እርስዎ እና አለቃዎ በየቀኑ የሚታወቁ ቢሆኑም ፣ የጽሑፍ ደብዳቤን መደበኛ ማድረጉ የተሻለ ነው። ለምሳሌ ፣ ምናልባት በቢሮ መተላለፊያው ውስጥ ሲገናኙ ብቻ አለቃዎን በስም ሰላምታ ይሰጡዎታል ፣ ግን ለማስታወሻዎች “በወይዘሮ ሪአና” ወይም “ዶ / ር” ሰላምታ ይስጡት። ሪአና.
እርስዎ የሚጽፉት መረጃ በተቀባዩ ዝርዝር ውስጥ ላሉት ሁሉ የታሰበ መሆኑን ያስታውሱ። ስለዚህ ፣ ሙሉውን ስም እና ማዕረግ ይፃፉ።
ደረጃ 5. በውጪው ማስታወሻ ውስጥ የሚያነጋግሩትን ሰው ርዕስ ይወቁ።
ከቢሮ ውጭ ላለ ሰው ማስታወሻ ከላኩ ተገቢውን ሰላምታ መግለፅ አስፈላጊ ነው። በጥያቄ ውስጥ ያለውን መገለጫ ለመፈለግ ጊዜ ይውሰዱ ፣ የግል መረጃ ብዙውን ጊዜ በድርጅታቸው ድር ጣቢያ ላይ ይገለጻል።
- ለምሳሌ ፣ ዲግሪው ፒኤችዲ ስለመሆኑ ይጠራጠራሉ። አዎ ከሆነ ፣ በአጠቃላይ ትክክለኛው ሰላምታ ዶክተር ነው። ኤክስ
- የእሱ አቋም ምንድነው? ምክትል ዳይሬክተሩ ነው ወይስ ዲኑ? ከሆነ በማስታወሻው ውስጥ መጥቀሱን ያረጋግጡ።
ደረጃ 6. ትምህርቱን በጥንቃቄ ይፃፉ።
ትምህርቱ አጭር ፣ ግልፅ እና በጣም አጠቃላይ አለመሆኑን ያረጋግጡ።
- ለምሳሌ ፣ የ “አዲስ ንግድ” ርዕሰ ጉዳይ ግልፅ ያልሆነ ይመስላል ፣ እና አንድ ሰው ፋይሉን ከሳምንታት ወይም ከቀናት ከፈለገ ፣ የእርስዎ ማስታወሻዎች የትኛው እንደሆነ ለመወሰን ይቸግረው ይሆናል።
- የተሻለ ርዕሰ ጉዳይ እንደዚህ ያለ ነገር ይሆናል ፣ “የደንበኛ መሠረት ማስፋፊያ የምርመራ ሂደት ዘገባ”።
ደረጃ 7. ሰላምታውን መዝለልን ያስቡበት።
እንደ “ውድ። ወይዘሮ ዋርዳኒ”ወይም“ውድ። የሥራ ባልደረቦች። ሆኖም ፣ ያስታውሱ ሰላምታ በንግድ ማስታወሻ ውስጥ አይጠበቅም።
ማስታወሻዎች አስፈላጊ መረጃን ለማስተላለፍ ፈጣን እና ቀልጣፋ መንገድ ናቸው ፣ እናም አድማጮች ማስታወሻው ማን እንደደረሰ እና እንደላከ በግልፅ ያውቃል።
ደረጃ 8. መግቢያውን ያዘጋጁ።
ማስታወሻውን ለመጻፍ እና ለመላክ ዓላማዎን ያብራሩ።
ለምሳሌ ፣ “ይህንን አሳውቅሃለሁ…”። መግቢያው የማስታወሻውን ይዘት ማጠቃለያ ማቅረብ አለበት።
ደረጃ 9. መግቢያውን በአጭሩ ያስቀምጡ።
በመጀመሪያው ክፍል ሁሉንም ዝርዝሮች እና/ወይም ማስረጃ ማቅረብ አያስፈልግም።
ጥቂት ዓረፍተ ነገሮች ወይም አጭር አንቀጽ በቂ ይሆናል።
ደረጃ 10. የማስታወሻ አካል ቅንብሮችን ይግለጹ።
ከመግቢያው በኋላ ፣ የንግድ ማስታወሻ ብዙውን ጊዜ ከመደምደሙ በፊት ከሁለት እስከ አራት ተጨማሪ አንቀጾችን ያጠቃልላል። ይዘቱ እና ቅንብሮቹ በርዕሱ ላይ ይወሰናሉ።
ለምሳሌ ፣ እንደ አስፈላጊነቱ መረጃን ማደራጀት ይችላሉ። ወይም አንድን ሂደት ከገለጹ የሂደቱን ደረጃዎች ለማዛመድ የማስታወሻውን አካል ይከፋፍሉ።
ደረጃ 11. ንዑስ ርዕሶችን ማካተት ከፈለጉ ይወስኑ።
የንግድ ማስታወሻዎች ግልጽ ክፍሎችን ማካተት አለባቸው። ተቀባዩ መረጃውን በቀላሉ እንዲያነብ እና እንዲዋሃድ ብዙውን ጊዜ የንግድ ማስታወሻዎች በግልፅ ተከፋፍለዋል። ንዑስ ክፍሎችን በመሰየም የጥይት ነጥቦችን እንዲረዱ መርዳት ይችላሉ።
ደረጃ 12. የተወሰነ ንዑስ ርዕስ ይጻፉ።
የእያንዳንዱ ንዑስ ክፍል ትኩረት ለተቀባዩ ግልፅ መሆኑን ያረጋግጡ።
ለምሳሌ ፣ ስለ አንድ የታቀደ የቢሮ እንቅስቃሴ ማስታወሻ በሚጽፉበት ጊዜ የሚከተሉትን ንዑስ ክፍሎች ያካትቱ - “ለዋና መሥሪያ ቤታችን አዲስ ቦታ” ፣ “ለቢሮ አቅርቦቶች አስፈላጊ አቅጣጫዎች” እና “የቢሮ እንቅስቃሴ ማጠናቀቂያ መርሃ ግብር”።
ደረጃ 13. የርዕሱን ዓረፍተ ነገር በዋናው አንቀጽ ውስጥ ያካትቱ።
የእያንዳንዱ ንዑስ ክፍል ወይም አንቀጽ የመጀመሪያ ዓረፍተ ነገር የክፍሉን ዋና ነጥብ ማስተላለፍ አለበት።
የማስታወሻው እያንዳንዱ አንቀጽ ወይም ክፍል በአንድ ሀሳብ ላይ ብቻ ማተኮር አለበት።
ደረጃ 14. ነጥበ ነጥቦችን መጠቀም ያስቡበት።
አስፈላጊ ነጥቦችን ለማጉላት ከፈለጉ ፣ ነጥበ ነጥቦች ወይም ዝርዝሮች በጣም ጠቃሚ ሊሆኑ ይችላሉ። ይህ ቅርጸት አንባቢዎች አስፈላጊ ነጥቦችን በትኩረት እንዲከታተሉ ያበረታታል እና ማስታወሻዎችን በበለጠ ፍጥነት እና በብቃት እንዲያነቡ ይረዳቸዋል።
ደረጃ 15. ማስታወሻውን አጭር ያድርጉት።
በአጠቃላይ ፣ የንግድ ማስታወሻዎች ከአንድ እስከ ሁለት ገጾች አይበልጡም።
ይህ መደበኛ የገጽ ወሰን በአጠቃላይ በክፍሎች መካከል ያለ ተጨማሪ መስመሮች ለነጠላ ክፍተት ላላቸው ሰነዶች ነው።
ደረጃ 16. የማጠቃለያ አንቀጽ ያስፈልግዎት እንደሆነ ይወስኑ።
በአጠቃላይ ፣ ማስታወሻዎች ማጠቃለያ አያስፈልጋቸውም ፣ በተለይም ከአንድ ገጽ ያነሰ ከሆነ።
ሆኖም ፣ የተገለጸው መረጃ የተወሳሰበ ከሆነ ወይም ማስታወሻው ከተለመደው በላይ ከሆነ የቁልፍ ነጥቦቹን ማጠቃለያ ማድረጉ ጠቃሚ ነው።
ደረጃ 17. የማጠቃለያ ክፍል ወይም አንቀጽ ያስገቡ።
የማጠቃለያ ማስታወሻ ባያስፈልግዎትም ፣ አሁንም በመዝጊያ ዓረፍተ ነገር መጨረስ አለብዎት። የሚከተሉትን አስቡ
- የማስታወሻው ዋና መልእክት ምንድነው? ተቀባዩ አንድ ነገር እንዲያደርግ ይፈልጋሉ? ከየትኛውም ቀን ባልበለጠ ጊዜ ምላሽ መስጠት አለባቸው? አዎ ከሆነ በግልጽ ይናገሩ።
- ምንም እርምጃ ካልተጠየቀ ፣ “የበለጠ ለመወያየት ደስተኛ ነኝ” ወይም “እባክዎን በማንኛውም ችግሮች ወይም ጥያቄዎች ያነጋግሩኝ” የሚለውን ቀላል የመዝጊያ ዓረፍተ ነገር ያካትቱ።
ደረጃ 18. ከፈለጉ ይፈርሙ።
በአጠቃላይ በማስታወሻው መጨረሻ ላይ ስም ወይም ፊርማ ማከል አያስፈልግም። ሆኖም ፣ በእርስዎ መስክ ውስጥ ሌሎች የማስታወሻ ምሳሌዎችን መከተል በጣም አስተማማኝ መሆኑን ያስታውሱ።
- ሌላው በመደበኛነት የሚያበቃ ከሆነ (ለምሳሌ ፣ “ከአክብሮት ጋር ፣ ዶ / ር ሳሪ) ፣ ምሳሌውን ይከተሉ።
- ምንም እንኳን ፊርማ ባይፈልግም ፣ በሰነዱ መጨረሻ ላይ የመጀመሪያ ፊደላትን ማካተት ይኖርብዎታል።
ደረጃ 19. ማያያዣዎች ካሉ ይግለጹ።
ማስታወሻው እንደ ሰንጠረ,ች ፣ ግራፎች ወይም ሪፖርቶች ያሉ አባሪዎችን ካካተተ በማስታወሻው መጨረሻ ላይ አባሪዎቹን መጥቀሱን ያረጋግጡ። ለምሳሌ ፣ “ተያይachedል - ሠንጠረዥ 1”።
- እንዲሁም በማስታወሻው አካል ውስጥ ያለውን አባሪ መጥቀስ አለብዎት።
- ለምሳሌ ፣ ስለአስቸኳይ የቢሮ እንቅስቃሴ ሠራተኞችን ማሳወቂያ ለማስታወስ ፣ የሚከተለውን የመሰለውን መረጃ መጻፍ ይችላሉ ፣ “በዚህ ሩብ መጨረሻ ላይ የመንቀሳቀስ ሂደቱን ለማጠናቀቅ አስበናል። ለበለጠ ዝርዝር መርሃ ግብር የተያያዘውን ሠንጠረዥ 1 ይመልከቱ።”
ደረጃ 20. በጥንቃቄ የተጻፈውን ማስታወሻ እንደገና ያንብቡ።
ከመላክዎ በፊት እንደገና ያንብቡ እና ያስተካክሉ። የዓረፍተ ነገሩ ሰዋሰው ትክክል መሆኑን ፣ የተሳሳቱ ፊደሎች ወይም የሥርዓተ ነጥብ ምልክቶች አለመኖራቸው ፣ እና ይዘቱ ለመረዳት ቀላል መሆኑን ያረጋግጡ።
- ጊዜው ችግር ካልሆነ ከመጀመሪያው እርማት በኋላ የመላኪያ ለሌላ ጊዜ ማስተላለፍን ያስቡበት። ማስታወሻውን ከአንድ ወይም ከሁለት ሰዓት በኋላ እንደገና ካነበቡ ፣ መጀመሪያ ችላ የተባሉ ስህተቶችን ሊያገኙ ይችላሉ።
- ማስታወሻው ሚስጥራዊ መረጃን የያዘ ከሆነ ፣ ማስታወሻን ማን ሊገመግምህ እንደሚችል እና የይዘቱን የመጨረሻ ማጽደቅ ለማየት የኩባንያ ፖሊሲዎችን ይፈትሹ።
