ማስታወሻዎች ብዙውን ጊዜ የተወሰኑ መረጃዎችን ለሰዎች ቡድን ለማስተላለፍ ያገለግላሉ ፣ ለምሳሌ ስለ እንቅስቃሴዎች ፣ ፖሊሲዎች ወይም የሚገኙ ሀብቶች ፣ እና እርምጃ እንዲወስዱ ለመጠየቅ። “ማስታወሻ” የሚለው ቃል መታወስ ያለበት ወይም ትኩረት ሊሰጠው የሚገባ ነገር ነው። እነዚህን ምክሮች በማጥናት ጥሩ እና ለመረዳት የሚያስቸግር ማስታወሻ መጻፍ ይችላሉ።
ደረጃ
የ 4 ክፍል 1 - የማስታወሻ ኃላፊዎችን መጻፍ
ደረጃ 1. ማስታወሻ ለመጻፍ በወረቀቱ አናት ላይ “MEMORRANDUM” ብለው ይተይቡ።
በመጀመሪያ ፣ ይህ ሰነድ የማስታወሻ ሰነድ መሆኑን ያብራሩ። “MEMORDUM” የሚለውን ቃል ከወረቀት የላይኛው ጠርዝ 3 ሴ.ሜ በወፍራም ፊደላት እንደ መጀመሪያው መስመር ይፃፉ። ይህ ቃል በትልቁ ፊደል መሃል ወይም በግራ በኩል ሊቀመጥ ይችላል።
ቀጣዩን መስመር ከመፃፍዎ በፊት ሁለት ባዶ መስመሮችን ይዝለሉ።
ደረጃ 2. የማስታወሻውን ተቀባይ ስም በትክክል ይጻፉ።
ማስታወሻው መደበኛ የንግድ ግንኙነት ዘዴ በመሆኑ ተቀባዩ እንዲሁ በመደበኛነት መዘርዘር አለበት። የማስታወሻውን ተቀባይ ሙሉ ስም እና ርዕስ ይፃፉ።
ይህ ማስታወሻ ለሁሉም ሠራተኞች የሚቀርብ ከሆነ “ለ ሁሉም ሠራተኞች” ብለው ይፃፉ።
ደረጃ 3. እንዲሁም ሌሎች ተቀባዮችን በ “ሲሲ” መስመር ውስጥ ይፃፉ።
የ “ሲሲ” መስመሩ (ለአሳዳጊ ቅጅ የሚቆመው) ማስታወሻው የሚላክበትን ሰው ወይም የማስታወሻውን ቅጂ የሚቀበሉትን ሰው ስም ለመፃፍ ያገለግላል። በ “ሲሲ” መስመር ውስጥ የተዘረዘረው ስም በማስታወሻው ውስጥ ስለተገለጸው ፖሊሲ ወይም ጉዳይ ማሳወቅ ያለበት ፓርቲ ነው።
ደረጃ 4. ስምዎን ከ “ከ” መስመር ውስጥ ይፃፉ።
የማስታወሻው ደራሲ እና ላኪ ስም በማስታወሻ ራስጌ ውስጥ መሆን አለበት። በዚህ መስመር ውስጥ ሙሉ ስምዎን እና ርዕስዎን ይፃፉ።
ደረጃ 5. ቀኑን ያስገቡ።
የማስታወሻውን ዝግጅት ቀን ከቅርጸት ቀን ፣ ወር ፣ ዓመት ጋር ይፃፉ። ለምሳሌ - “ቀን - ዲሴምበር 9 ቀን 2015” ወይም “9/12/2015”።
ደረጃ 6. የማስታወሻውን ርዕሰ ጉዳይ ይወስኑ እና “ስለ” ከሚለው ርዕስ ጋር እንደ የተለየ መስመር ይፃፉ።
የማስታወሻው ርዕሰ ጉዳይ በማስታወሻው ውስጥ የተብራራውን ሀሳብ ይሰጥዎታል። አንድ የተወሰነ ፣ ግን አጭር ርዕሰ ጉዳይ ይምረጡ።
ለምሳሌ ፣ “ጉንዳኖችን” እንደ ርዕሰ ጉዳይ ከመጻፍ ይልቅ የበለጠ የተወሰነ ነገር ይምረጡ ፣ ለምሳሌ “የቢሮው ጉንዳን ችግር”።
ደረጃ 7. የማስታወሻ ራስጌውን ቅርጸት በደንብ ይወቁ።
የማስታወሻ ራስጌው በግራ በኩል አናት ላይ መሆን አለበት። “ለ:” ፣ “ከ:” ፣ “ቀን” ፣ እና “ስለ:” ለሚሉት ቃላት አቢይ ሆሄ ወይም ንዑስ ፊደላትን መጠቀም ይችላሉ።
-
የማስታወሻ ራስጌው የሚከተለውን ምሳሌ ይመስላል።
ለ - የተቀባዩ ስም እና ርዕስ
ከ - የእርስዎ ስም እና ማዕረግ
ቀን - የማስታወሻ ጽሑፍ ቀን
ርዕሰ ጉዳይ - በማስታወሻው ውስጥ የተሸፈኑ ርዕሰ ጉዳዮች (አስፈላጊ ናቸው ብለው ለሚያስቡዋቸው ነገሮች ደፋር ወይም የተወሰነ ቀለም ይጠቀሙ)።
- የማስታወሻ ራስጌ በሚጽፉበት ጊዜ ፣ ይበልጥ ቆንጆ ሆኖ እንዲታይ ከኮሎን በኋላ ቦታ ያስቀምጡ።
- የማስታወሻ ራስጌውን ጽፈው ሲጨርሱ የማስታወሻውን ራስጌ ከማስታወሻ አካል ለመለየት ማስታወሻውን መጻፉን ከመቀጠልዎ በፊት አንድ መስመር ይዝለሉ።
ክፍል 2 ከ 4 - የማስታወሻውን አካል መፃፍ
ደረጃ 1. ማስታወሻውን የሚቀበሉትን አድማጮች ግምት ውስጥ ያስገቡ።
ሰዎች ለማንበብ እና ምላሽ እንዲሰጡ የሚስብ ማስታወሻ ለመጻፍ ፣ በሚያነቡት ታዳሚዎች ላይ በመመርኮዝ የማብራሪያዎን ዘይቤ ፣ ርዝመት እና መደበኛነት በማስታወሻው አካል ውስጥ መወሰን አለብዎት። ለዚያ ፣ ይህንን ማስታወሻ ማን እንደሚቀበል እና እንደሚያነብ ማወቅ አለብዎት።
- የማስታወሻው ተቀባይ ቅድሚያ የሚሰጣቸው እና የሚያሳስቧቸው ነገሮች ምን እንደሆኑ ይወቁ።
- የማስታወሻው አንባቢዎች የሚጠይቋቸውን ጥያቄዎች ለመገመት ይሞክሩ። በአንባቢው ላይ ተጽዕኖ ሊያሳድሩ የሚችሉ አንዳንድ ምሳሌዎችን ፣ ማስረጃዎችን ወይም ሌላ መረጃን በመስጠት ማብራሪያዎን ይደግፉ።
- ማስታወሻውን የሚያነቡትን ታዳሚዎች ከግምት ውስጥ በማስገባት በማስታወሻው ውስጥ ትክክለኛውን መረጃ ወይም አስተያየት ማስተላለፍ ይችላሉ።
ደረጃ 2. መደበኛ ሰላምታ አይስጡ።
ማስታወሻው እንደ “ውድ ሚስተር አንዋር” ባለው ሰላምታ መጀመር አያስፈልገውም። በምትኩ ፣ ሊሸፍኑት የሚፈልጉትን ርዕሰ ጉዳይ ለማብራራት የመክፈቻ ዓረፍተ ነገር ብቻ ይፃፉ።
ደረጃ 3. በመጀመሪያው አንቀጽ ውስጥ ያለውን ችግር ወይም ጉዳይ ይግለጹ።
ሊወስዱት የሚፈልጉትን እርምጃ ዳራ በአጭሩ ያብራሩ። እንደ ተሲስ መግለጫ በማቅረብ ፣ ርዕሱን ያብራሩ እና ይህ እርምጃ ለምን አስፈላጊ እንደሆነ ምክንያቶችን ይስጡ። ይህንን የመግቢያ ዓረፍተ ነገር እንደ ረቂቅ ወይም የማስታወሻ ማጠቃለያ መጠቀም ይችላሉ።
እንደ አጠቃላይ መመሪያ ፣ የመክፈቻው ክፍል በአንድ አንቀጽ ውስጥ መፃፍ አለበት።
ደረጃ 4. ለምሳሌ ፣ በማስታወሻው መጀመሪያ ላይ መጻፍ ይችላሉ -
ከጥር 1 ቀን 2016 ጀምሮ PT XYZ በጤና ጥበቃ ላይ አዲስ ፖሊሲ ይተገበራል። ሁሉም ሠራተኞች እና የቤተሰባቸው አባላት በየወሩ የ BPJS ክፍል 1 የጤና ጥቅማ ጥቅሞችን ያገኛሉ”።
ደረጃ 5. በማስታወሻው ውስጥ ያነሱትን ጉዳይ አውድ ይግለጹ።
ለሚያቀርቡት ጉዳይ አንባቢዎች ስለ ዳራ መረጃ ሊፈልጉ ይችላሉ። አውዱን በአጭሩ ያብራሩ እና አስፈላጊ የሆነውን ብቻ ይናገሩ።
አግባብነት ካለው ፣ ይህ ፖሊሲ ለምን እንዲተገበር እንደፈለጉ የሚገልጽ ማስታወሻ መጻፉን ይቀጥሉ። ለምሳሌ ፣ “መንግሥት እያንዳንዱ ኩባንያ ሠራተኞችን እና የቤተሰቦቻቸውን አባላት እንደ BPJS Khathatan ተሳታፊዎች እንዲመዘግብ የሚያስገድድ ደንብ አውጥቷል” ብለው ይፃፉ።
ደረጃ 6. በውይይት ክፍል ውስጥ ማብራሪያ በመስጠት ዕቅድዎን ይደግፉ።
እርስዎ የሚወስዷቸውን እርምጃዎች በአጭሩ ይግለጹ። ሀሳብዎን ለመደገፍ ማስረጃ እና ምክንያታዊ ምክንያቶችን ያቅርቡ። በጣም አስፈላጊ መረጃን በማስተላለፍ ይጀምሩ ፣ ከዚያ የተወሰኑ ወይም ደጋፊ እውነታዎችን ያቅርቡ። ከታቀደው እርምጃዎ አንባቢው የሚያገኘውን ጥቅም ወይም ይህ እርምጃ ካልተወሰደ የሚደርስበትን ጉዳት ይግለጹ።
- ረዘም ያለ ማስታወሻ ለመፍጠር ከፈለጉ ፣ ተዛማጅ እና አሳማኝ ግራፎችን ፣ ዝርዝሮችን ወይም ገበታዎችን ያቅርቡ።
- ረዘም ላለ ማስታወሻዎች የእያንዳንዱን ክፍል ይዘት የሚገልጽ አጭር ርዕስ መስጠት ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ “ፖሊሲ” የሚለውን ርዕስ ከመፍጠር ይልቅ “ለሁሉም ሠራተኞች አዲስ ፖሊሲ” ይፃፉ። በማስታወሻው ውስጥ ያሉት አስፈላጊ ነገሮች በአንባቢው ወዲያውኑ እንዲታወቁ ለማድረግ ርዕሱን የተወሰነ እና አጭር ያድርጉት።
ደረጃ 7. በአንባቢው የሚወሰዱ እርምጃዎችን ይጠቁሙ።
በማስታወሻ በኩል ፣ ስለአዲስ ምርት ማስታወቂያ ፣ ስለወጪ ሪፖርት ሪፖርት አዲስ ፖሊሲ ፣ ወይም ኩባንያው አንድን ችግር እንዴት እንደሚፈታ የሚገልጽ መግለጫ በአንድ የተወሰነ ጉዳይ ላይ እንዲሠሩ ትጠይቃለህ። በማጠቃለያ አንቀጽ ወይም ዓረፍተ ነገር ውስጥ ምን ዓይነት እርምጃ መወሰድ እንዳለበት ያብራሩ።
- ለምሳሌ ፣ “ሁሉም ሰራተኞች ከመጋቢት 1 ቀን 2016 ጀምሮ አዲሱን የሂሳብ አያያዝ ስርዓት መጠቀም አለባቸው” ብለው ይፃፉ።
- እንዲሁም ለርስዎ ሀሳብ ደጋፊ ማስረጃ ያቅርቡ።
ደረጃ 8. አዎንታዊ እና ደጋፊ ማጠቃለያ በመስጠት ማስታወሻውን ይዝጉ።
የመጨረሻው አንቀጽ ችግሩን ሊፈታ የሚችል ቀጣዩን ደረጃ መግለጽ አለበት። እንዲሁም ስለ ድርጅታዊ ትብብር የድጋፍ መልእክት ያስተላልፉ።
- “በዚህ ሀሳብ ላይ የበለጠ ለመወያየት እና በጋራ የተስማማንን ውሳኔ ለመተግበር ፈቃደኛ ነኝ” ማለት ይችላሉ።
- ወይም ፣ ማስታወሻውን በመጻፍ መዝጋት ይችላሉ ፣ “የምርት መስመርን ለመጨመር በእቅዱ በጣም ተደስተናል። ይህ ዕቅድ ኩባንያውን ያዳብራል እና የንግድ ሥራችንን ቀጣይነት ያረጋግጣል ብለን እናምናለን”።
- ማስታወሻውን በአንድ ዓረፍተ ነገር ወይም በሁለት ብቻ ይዝጉ።
የ 4 ክፍል 3 ማስታወሻውን መጨረስ
ደረጃ 1. የማስታወሻውን ቅርጸት በደንብ ይወቁ።
ለቀላል ንባብ መደበኛውን የማስታወሻ ቅርጸት ይጠቀሙ። ማስታወሻውን በ ታይምስ ኒው ሮማን ወይም ኤሪያል ቅርጸ -ቁምፊ ፣ መጠን 12 በ 3 ሴንቲ ሜትር ግራ ፣ ቀኝ እና ታች ህዳጎች ይተይቡ።
በግራ የተሰለፈ የአንቀጽ ቅርጸት ይጠቀሙ። በአንቀጹ መጨረሻ ላይ ሁለቱን ባዶ መስመሮች ይዝለሉ እና በአንቀጹ መጀመሪያ ላይ ቦታ መተው አያስፈልግዎትም።
ደረጃ 2. ማስታወሻዎን ይፈትሹ።
ማስታወሻውን ትክክለኛ ፣ ግልፅ ፣ አጭር እና አሳማኝ መሆኑን ለማረጋገጥ እንደገና ያንብቡ እና ያርትዑ። ትክክለኛውን የአጻጻፍ ዘይቤ እየተጠቀሙ መሆንዎን ያረጋግጡ። አላስፈላጊ የሳይንሳዊ ቃላትን ወይም ቃላትን ያስወግዱ።
- አሁንም የፊደል ፣ የሰዋስው እና የውይይት ስህተቶች ካሉ ለማየት እንደገና ያረጋግጡ። ስሞችን ፣ ቀኖችን እና ቁጥሮችን ለመፃፍ ትኩረት ይስጡ።
- ማስታወሻዎ በቂ አጭር መሆኑን ያረጋግጡ እና የተደጋጋሚ መረጃን ያስወግዱ።
ደረጃ 3. ከስምዎ ቀጥሎ ያስጀምሩ።
ማስታወሻው መፈረም አያስፈልገውም ፣ ነገር ግን ከስምዎ ቀጥሎ ባለው የማስታወሻ ራስ ላይ ባለ ኳስ ነጥብ ብዕር መጀመሪያ ማድረግ አለብዎት። የመጀመሪያ ማስታወሻዎች ይህንን ማስታወሻ እንዳጸደቁ ያመለክታሉ።
ደረጃ 4. ፊደል ያለበት ወረቀት ይጠቀሙ።
ለማስታወሻዎች በተለይ የተነደፈ ወይም በመደበኛ ፊደል ወረቀት የሚጠቀሙ የደብዳቤ ወረቀቶች አሉ።
ማስታወሻውን በኮምፒተር ላይ ከፈጠሩ (እና በኢሜል ከላኩ) ከኩባንያው አርማ እና ከሚታየው የእውቂያ መረጃ ጋር የ Word ፕሮግራሙን በመጠቀም የራስዎን ፊደል ይፍጠሩ። ለወደፊቱ የማስታወሻ ማስረከቢያዎች ይህንን የማስታወሻ አብነት ይጠቀሙ።
ደረጃ 5. ማስታወሻውን እንዴት እንደሚልክ ይወስኑ።
ማስታወሻውን ለማሰራጨት በጣም ጥሩውን መንገድ ይምረጡ። ማተም እና ማጋራት ወይም በኢሜል መላክ ይችላሉ።
ማስታወሻዎችን በኢሜል ለመላክ ፣ ማስታወሻውን ከ Word ሰነድ ወደ ኤችቲኤምኤል ወይም ወደ ፒዲኤፍ መለወጥ እና እንደ የኢሜይል አባሪ አድርገው መላክ ይችላሉ።
የ 4 ክፍል 4 - የማስታወሻ አብነቶችን መጠቀም
ደረጃ 1. የማስታወሻ አብነት ይፈልጉ።
ከባዶ ከመገንባት ይልቅ ሜሞዎች አብነቶችን በመጠቀም ሊፈጠሩ ይችላሉ። ለዚያ ፣ በበይነመረብ ላይ ጥሩ የማስታወሻ አብነቶችን ይፈልጉ ፣ ለምሳሌ በ Microsoft Word ውስጥ። ጥቅም ላይ የዋሉ ቅርጸቶች ብዙውን ጊዜ አንድ ናቸው ፣ ግን የቅርጸ -ቁምፊው መጠን ፣ ርዝመት እና ዲዛይን ሊለያዩ ይችላሉ።
- ለፍላጎቶችዎ በጣም የሚስማማውን አብነት ያውርዱ።
- ከማንኛውም ድር ጣቢያ አብነቶችን ከመጠቀምዎ በፊት ደንቦቹን ማንበብዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ 2. በኮምፒተርዎ ላይ ያወረዱትን አብነት ይክፈቱ።
የማውረጃ ቁልፍን ጠቅ ካደረጉ በኋላ አብነቱ በቀጥታ ወደ ኮምፒተርዎ ይወርዳል ወይም እርስዎ ማድረግ ያለብዎት ብዙ እርምጃዎች አሉ። ውጤቱ ዚፕ ፋይል ከሆነ መጀመሪያ ይህንን ፋይል መበተን እና ከዚያ በማይክሮሶፍት ዎርድ ውስጥ መክፈት አለብዎት።
ችግሮች እንዳያጋጥሙዎት እና ይህ አብነት ለእርስዎ በደንብ እንዲሠራ የቅርብ ጊዜውን የ Microsoft Word ፕሮግራም እንዲጠቀሙ እንመክራለን። አሁንም የቀደመውን የማይክሮሶፍት ዎርድ ፕሮግራም ስሪት የሚጠቀሙ ከሆነ ማንኛውንም ፋይሎች ከማውረድዎ በፊት ያዘምኑት።
ደረጃ 3. የራስዎን ፊደል ይግለጹ።
ሁሉም አብነቶች ሊለወጡ ይችላሉ። የማስታወሻ አብነት እያንዳንዱ ክፍል ለፍላጎቶችዎ ማበጀት ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ በደብዳቤው ክፍል ውስጥ በአብነት ላይ የአርማ እና የንግድ ምልክት ምዝገባ ምልክት ያክሉ። የኩባንያውን መረጃ ለመተየብ በደብዳቤው ክፍል ላይ ጠቅ ያድርጉ።
ደረጃ 4. በማስታወሻ ራስጌው ውስጥ የአብነት መስኮችን ይሙሉ።
“ወደ” ፣ “ከ” ፣ “ሲሲ” እና “ስለ” መስኮች መሙላት አለብዎት። በዚህ ክፍል ግራ እንዳይጋቡ ፣ እንዳያመልጡዎት ወይም እንዳይሳሳቱ እያንዳንዱን መስክ ሲሞሉ ይጠንቀቁ።
ደረጃ 5. መልዕክትዎን ይተይቡ።
በማስታወሻው አካል ውስጥ መግቢያውን ፣ አውዱን ፣ ውይይቱን እና ማጠቃለያውን ይፃፉ። የነጥብ መረጃን ለማስተላለፍ በዝርዝሩ ቅጽ ውስጥ ማስታወሻዎችን መጻፍ ይችላሉ።
- በማስታወሻው ውስጥ ያሉትን ሁሉንም አንቀጾች በትክክለኛ ህዳጎች እና ቅርጸ -ቁምፊ መጠኖች በጥሩ ሁኔታ ለማደራጀት ተመሳሳይ የአብነት ቅርጸት ይጠቀሙ።
- አስፈላጊ ከሆነ ሰንጠረ displayን ለማሳየት የማስታወሻ አብነቱን መጠቀም ይችላሉ። በዝርዝሩ ወይም በሌላ ቅርጸት የተዘጋጀው ማስታወሻ ደብዘዝ ያለ ወይም ለማንበብ አስቸጋሪ ከሆነ ይህ የበለጠ ሊረዳ ይችላል።
- በአብነት ውስጥ ያሉትን ቃላት መሰረዝዎን አይርሱ። ከመላክዎ በፊት እንደገና በጥንቃቄ ያረጋግጡ።
ደረጃ 6. እንዲሁም የተቆራረጡ እግሮችን ይመልከቱ።
የማስታወሻው እግር ብዙውን ጊዜ ተጨማሪ መረጃ ለመስጠት ፣ ለምሳሌ የኩባንያዎን መረጃ ወይም የስልክ ቁጥር ለመጻፍ የሚያገለግል በማስታወሻው ግርጌ ላይ ነው። ይህ ሁሉ መረጃ በትክክል የተተየበ መሆኑን በጥንቃቄ ያረጋግጡ። በእርግጥ ፣ ያለ ትክክለኛ የእውቂያ መረጃ ወይም የጎደለ መረጃ ያለ ጥሩ ማስታወሻ መላክ ይፈልጋሉ።
ደረጃ 7. ማሳያውን ያስተካክሉ።
ከአብነት ሊያገኙት ከሚችሏቸው ጥቅሞች አንዱ የሰነዱን ቀለም የመለወጥ ዕድል ነው። የማስታወሻው ማሳያ ወደ ስብዕናው ሊስተካከል እና የበለጠ ማራኪ መስሎ ሊታይ ይችላል። በተጨማሪም ፣ የበለጠ ትኩረት የሚስብ ፣ ግን አሁንም ሙያዊ ለማድረግ አሁን ካለው ሁኔታ ጋር የሚስማማውን ቀለም መምረጥ ይችላሉ።
ደረጃ 8. ማስታወሻውን እንደ አዲስ ሰነድ ያስቀምጡ።
እርስዎ ያጋጠሟቸው ማናቸውም የንግድ ግንኙነቶች ማስረጃ እንደመሆንዎ መጠን የዚህን የማስታወሻ ፋይል ቅጂ መያዝዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ 9. እንደገና እንዲጠቀሙበት ይህንን አብነት ያስቀምጡ።
ትንሽ ለየት ባለ ርዕሰ ጉዳይ ላይ ማስታወሻ ለመፍጠር በሚፈልጉበት ጊዜ ሁሉ በውስጡ ያለውን መረጃ ሊልኩት በሚፈልጉት የማስታወሻ ርዕስ ይተኩ። ጊዜን ከመቆጠብ በተጨማሪ ሙያዊ እንዲመስሉ በተከታታይ ቅርጸት ማስታወሻዎችን መፍጠር ይችላሉ። በዚህ መንገድ ፣ አንባቢዎች የበለጠ ትኩረት ይሰጣሉ እና የላኩትን ማስታወሻ በጥንቃቄ ያንብቡ።
ጠቃሚ ምክሮች
- ብዙ ምክንያቶችን አይስጡ። የተወሰኑ እርምጃዎች ለምን መወሰድ እንዳለባቸው መግለፅ ያስፈልግዎታል ፣ ግን ከመጠን በላይ አይውሰዱ።
- በማስታወሻው ውስጥ የተጻፈው ማብራሪያ/መረጃ በአጭሩ መቅረብ አለበት።
ተዛማጅ ጽሑፍ
- የንግድ ማስታወሻ እንዴት እንደሚፃፍ
- ደብዳቤ እንዴት እንደሚፃፍ
- ውጤታማ በሆነ መንገድ እንዴት መግባባት እንደሚቻል
- የአንባቢን ደብዳቤ እንዴት እንደሚጽፉ
