ሁሉም ንግዶች ፣ ትልቅም ይሁን ትንሽ ፣ ሁሉንም ግብይቶቻቸውን መከታተል አለባቸው። ለሽያጭ ብዙ ቀላል የፋይናንስ ሶፍትዌር ስርዓቶች አሉ ፣ ግን አሁንም የሂሳብ ግብይቶች እንዴት እንደሚሠሩ ግልፅ ግንዛቤ ሊኖርዎት ይገባል። እንደ ገቢ መቀበል ወይም ሂሳብ መክፈልን የመሳሰሉ ሁሉንም የንግድ ሥራ ግብይቶች እንደ የሂሳብ መዝገብ ውስጥ በሚመስል የሂሳብ መዝገብ ውስጥ ያስገባሉ። እዚህ ፣ መለያዎች የሚባሉ የተለያዩ ምድቦችን መሰብሰብ ይጠበቅብዎታል ፣ እና በዴቢት ወይም በብድር (እንደ ጭማሪ ወይም መቀነስ) ይመዘገባሉ። ምሳሌዎች በኋላ ይሰጣሉ። የሂሳብ አያያዝ ሶፍትዌር ሰሪዎች ፕሮግራሞቻቸውን በመፍጠር ይህንን ቀመር ይከተላሉ ፣ ግን ሂደቱ ለተለመዱ ተጠቃሚዎች ቀላል ሆኗል።
ደረጃ
የ 3 ክፍል 1 - ግብይቶችን ማስገባት
ደረጃ 1. የንግድ ልውውጦችን በተመለከተ ሁሉንም ሰነዶች ይሰብስቡ።
እነዚህ ሰነዶች በተለምዶ የአቅራቢ ደረሰኞችን ፣ የፍጆታ ሂሳቦችን (እንደ ውሃ እና ኤሌክትሪክ) ፣ ለደንበኞች የተሰጡ የብድር ማስታወሻዎች ፣ የግብር መግለጫዎች ፣ የተሰጡ ቼኮች እና የደመወዝ መረጃን ያካትታሉ። የሂሳብ መዝገብ መጽሔቱን ከመመዝገቡ በፊት ትክክለኛ እና የተረጋገጠ እንዲሆን እያንዳንዱን የክፍያ መጠየቂያ እና ክፍያ ያረጋግጡ። ወደ ስርዓቱ ግብይቶች ከመግባትዎ በፊት ሁሉም ነገር በተቆጣጣሪው ወይም በንግድ ባለቤቱ እውቅና ማግኘቱን ያረጋግጡ።
ደረጃ 2. ለእያንዳንዱ ዓይነት ግብይት የተለያዩ መለያዎችን ወይም ምድቦችን ያዘጋጁ።
ለምሳሌ የተመዘገቡ ሂሳቦች ጥሬ ገንዘብ ፣ ቆጠራ ፣ ወጪዎች እና የመሳሰሉት። እነዚህን ሂሳቦች በግል በጀት ውስጥ በተዘረዘሩት የማስታወሻ ደብተር ወይም የነጥቦች መስመር ውስጥ እንደ የተለየ ገጾች ያስቡ። የሚከተሉትን የመለያ ዓይነቶች ያዘጋጁ
- ሽያጩ ወይም ገቢው ሂሳቡ ሁሉንም ሽያጮች ለደንበኞች ይመዘግባል።
- የወጪ ሂሳብ አንድ ንግድ የሚያወጣውን ገንዘብ ሁሉ ይመዘግባል ፣ ለምሳሌ የንግድ ተቋምን ለመሥራት ፣ ምርቶችን ለመሥራት እና ምርቶችን ለመሸጥ።
- በተጨማሪም ፣ ንግዶች እንደ ጥሬ ገንዘብ ፣ ተቀባዮች (ያልተከፈለ ሽያጮች) ፣ እና ንብረት ፣ ተክል እና መሣሪያዎች እንደ ህንፃዎች እና መሣሪያዎች ያሉ ንብረቶቻቸውን እንዲመዘገቡ ይገደዳሉ።
- የተጠያቂነት ሂሳብ ንግዱ ከውጭ ፓርቲዎች የተበደረውን ገንዘብ ሁሉ እንደ የባንክ ብድር ፣ የንግድ ተከፋዮች (ለምሳሌ ለአቅራቢዎች) እና የሚከፈለው ደመወዝ (አስቀድሞ በሠራተኞች ምክንያት የሚከፈለው ግን ያልተከፈለው ደመወዝ) ይመዘግባል።
- እነዚህ ትላልቅ ምድቦች ብዙውን ጊዜ ወደ ትናንሽ ፣ የተወሰኑ መለያዎች ተከፋፍለዋል።
ደረጃ 3. ሂሳቡ ተበዳሪ ወይም የተከፈለ መሆኑን ይወስኑ።
እያንዳንዱ ግብይት የዴቢት እና የብድር ሂሳቦችን የሚያካትት መሆኑን ማስታወስ እና አጠቃላይ የዴቢት እና የብድር ብዛት አንድ መሆን አለበት። ለምሳሌ ፣ ከደንበኛ ክፍያ ሲቀበሉ ፣ ጥሬ ገንዘብን እንደ ዴቢት እና ሂሳቦች እንደ ብድር ይቀበላሉ። ለማስታወቂያ ሲከፍሉ የማስታወቂያ ወጪን በዴቢት እና በጥሬ ገንዘብ ላይ ይመዘግባሉ።
- በወጪዎች ፣ በንብረቶች (እንደ ጥሬ ገንዘብ እና መሣሪያ ያሉ) ፣ እና የትርፍ ሂሳቦችን እንደ ዴቢት እና መዝገብ እንደ ክሬዲት ሲቀንስ ማንኛውንም ጭማሪ ይመዝግቡ። በሌሎች ሂሳቦች ውስጥ እንደ ዕዳዎች እና ገቢዎች ፣ ጭማሪዎች እንደ ክሬዲት ይመዘገባሉ እና ቅነሳዎች እንደ ዴቢት ይመዘገባሉ። ይህ የሂሳብ አያያዝ ስርዓት የራሱ አመክንዮ አለው እና በመለያዎች ውስጥ የ “መጨመር” እና “መቀነስ” ምክንያቶችን ለመወሰን አመክንዮዎን ሲጠቀሙ ማስታወስ ይጀምሩ።
- በዴቢት እና ክሬዲቶች ላይ የታተሙት ቁጥሮች አንድ ላይሆኑ እንደሚችሉ ያስታውሱ ፣ ግን ድምርዎቹ አንድ መሆን አለባቸው። ለምሳሌ ፣ አንድ ደንበኛ ለምርቱ በከፊል በጥሬ ገንዘብ እና በከፊል በብድር ከከፈለ ፣ ሁለት ሂሳቦች በዴቢት ላይ ተመዝግበዋል ፣ ማለትም ጥሬ ገንዘብ እና ሂሳቦች ደረሰኝ። በብድር ላይ የሚታተመው ሂሳብ አንድ ብቻ ነው ፣ ማለትም ሽያጭ።
- ሁሉም የኮምፒተር ሶፍትዌር ሥርዓቶች በመጽሔቱ ውስጥ ሁሉንም መለያዎች በትክክለኛው ቦታዎቻቸው ውስጥ በማስገባት የሂሳብ መዝገብ መጽሔቶችን መቅዳት ቀላል ያደርጉታል።
- እንደ የአክሲዮን ሽያጭ ወይም የመሬት ግዢ ያለ ያልተለመደ ግብይት ካለዎት በመጽሔቱ ውስጥ አዲስ የመለያ ስም መፍጠር ሊኖርብዎት ይችላል።
ደረጃ 4. በመጽሔቱ ውስጥ የገቡትን ሁሉንም የሂሳብ ግብይቶች ቢያንስ ሁለት ጊዜ ይፈትሹ።
እያንዳንዱ ግብይት በእራሱ ምድብ ውስጥ ይታያል - ለምሳሌ ፣ በመጽሔቱ በአንዱ በኩል ዴቢት ፣ እና መጠኑ በመጽሔቱ ክሬዲት ጎን ከሚታየው መጠን ጋር እኩል መሆን አለበት።
ለምሳሌ ፣ በሪፕ 500,000 ዴቢት በኩል የሚከፈልባቸውን ሂሳቦች እና በብድር ላይ Rp. በማስታወሻዎች ክፍል ውስጥ የደረሰኝ ቁጥር እና አጭር መግለጫ ማካተትዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ 5. በመጽሔቱ ውስጥ ያሉትን ሂሳቦች በየጊዜው ወደ አጠቃላይ መዝገብ ያዙሩ።
ጠቅላላው የሂሳብ መዝገብ የሁሉም መለያዎችዎ ስብስብ ነው። ለምሳሌ ፣ በአጠቃላይ የሂሳብ መዝገብዎ ውስጥ ለእያንዳንዱ የጥሬ ገንዘብ ፣ ተቀባዮች ፣ ተከፋዮች ፣ ወጪዎች እና የመሳሰሉት ገጾች አሉ። ከዚያ ፣ ለእያንዳንዱ መለያ ጠቅላላ መጠን በተወሰነ ጊዜ ውስጥ ማየት ይችላሉ።
- አጠቃላይ የሂሳብ መዝገብ ግብይቶችን ከሚመዘግብ መጽሔት በተቃራኒ መረጃን በመለያ ይመዘግባል። በሌላ አነጋገር ፣ ወደ አጠቃላይ መዝገብ የተዛወረ አንድ ግብይት በሂሳብ መዝገብ ውስጥ ቢያንስ በሁለት ቦታዎች (ሂሳቦች) ውስጥ ይሆናል።
- ለምሳሌ ፣ በሽያጭ ላይ ከደንበኞች የሚመጡ የገንዘብ ደረሰኞች በመጽሔቱ ውስጥ እንደ አንድ ግብይት እና በዴቢት ላይ የተገኘ ጥሬ ገንዘብ እና በብድር ላይ ገቢ ተመዝግበዋል። ወደ አጠቃላይ የሂሳብ መዝገብ ሲተላለፉ እነዚህ ግቤቶች በተለየ ቦታዎች ይመዘገባሉ - የገንዘብ እና የገቢ ሂሳቦች። በዚያ መንገድ ፣ ግብይቶች እያንዳንዱን መለያ በተናጠል እንዴት እንደሚነኩ ማየት ይችላሉ።
- የግብይቱ ምንጭ ተለይቶ እንዲታወቅ በአጠቃላይ የሂሳብ መዝገብ ውስጥ መዝገቦች መመዝገብ አለባቸው። አንዳንድ የሂሳብ ባለሙያዎች እንዲሁ የማጣቀሻ ቁጥርን ያካትታሉ ፣ ለምሳሌ በመለያ ቁጥር መልክ ፣ ስለዚህ ግብይቶች በቀላሉ ወደ ጆርናል በቀላሉ እንዲከታተሉ።
የ 3 ክፍል 2 የሂሳብ አያያዝ ግብይቶችን ማመጣጠን
ደረጃ 1. የሂሳብ ግብይት በገቡ ቁጥር ከመዝጋትዎ በፊት አጠቃላይ ሂሳቡን ሚዛናዊ ያድርጉ።
ለእያንዳንዱ ግብይት የተመዘገቡት ቁጥሮች እና ሂሳቦች ትክክል መሆናቸውን ለማረጋገጥ የሙከራ ሚዛኖችን እና ሌሎች ሪፖርቶችን ያዘጋጁ። ምንም ያህል ግብይቶች ቢመዘገቡ ፣ አጠቃላይ ዴቢት ከጠቅላላው ክሬዲቶች ጋር እኩል መሆን አለበት።
ማስታወሻዎችን በእጅ ወይም በኮምፒተር ፕሮግራም ከወሰዱ ፣ በዱቤዎች እና ክሬዲቶች ውስጥ ያሉት ቁጥሮች ሁሉ ምድቡ ምንም ይሁን ምን ይጨመራሉ። የዴቢት እና የብድር ጠቅላላ መጠን አንድ መሆን አለበት።
ደረጃ 2. በሙከራ ሚዛን ውስጥ ስህተቶችን ይፈትሹ።
ዕዳዎቹ ክሬዲቶቹን እኩል ካልሆኑ ፣ በመጽሔትዎ ግቤቶች ውስጥ ስህተቶችን ማግኘት ይኖርብዎታል። እንደ እውነቱ ከሆነ ፣ የዴቢት እና የብድር መጠኖች ተመሳሳይ ቢሆኑም ፣ ለምሳሌ በድርብ ቀረፃ ወይም በተሳሳተ መለያ ውስጥ በገቡ ግብይቶች ምክንያት አሁንም ስህተቶች ሊከሰቱ ይችላሉ።
- ለምሳሌ ፣ ከደንበኛ ክፍያ ሲቀበሉ ፣ ጥሬ ገንዘብ ተመዝግበው ሊሆን ይችላል ፣ ነገር ግን የመጽሔቱ ተቀባዮች አሁንም ያልተከፈሉ እንዲመስሉ የሂሳብ ተቀባይን መመዝገብ ረስተዋል። ስለዚህ ፣ በዴቢት ላይ ያለው መጠን ከዱቤው የተለየ ይሆናል።
- በአንዳንድ አጋጣሚዎች ስህተቶችን ለማግኘት በመጽሔቱ የመጀመሪያ መግቢያ ላይ መዝገቦቹን መከታተል ይጠበቅብዎታል። ፍለጋው ቀላል እንዲሆን የግብይቱ ቀን እና/ወይም የማጣቀሻ ቁጥር በመጽሔቱ ውስጥ መመዝገብ ያለበት ለዚህ ነው።
ደረጃ 3. ሪፖርቶችን ለገቢ መግለጫ ፣ የሂሳብ ሚዛን እና የካፒታል ለውጥ ሪፖርት ያካሂዱ።
እነዚህ የፋይናንስ ሪፖርቶች በእጅ ወይም በሂሳብ አያያዝ ሶፍትዌር ስርዓት ሊከናወኑ ይችላሉ። ስለ ንግድዎ የተሟላ ምስል የሚያገኙት ከእነዚህ ሪፖርቶች ነው።
- ለምሳሌ ፣ የገቢ መግለጫው በተወሰነ ጊዜ ውስጥ በገቡት ወጪዎች የተገኘውን ገቢ ይቀንሳል ፣ እና ከዚህ ሪፖርት እርስዎ ኩባንያው ትርፍ ወይም ኪሳራ እንዳደረገ ያውቃሉ።
- ቀሪ ሂሳቡ ሁሉንም የኩባንያውን ንብረቶች እና ግዴታዎች ያሳያል። የኩባንያው ንብረቶች ጥሬ ገንዘብን ፣ መሣሪያን ፣ መሬትን እና ሂሳቦችን ያጠቃልላል። ዕዳዎች የሚከፈልባቸው ሂሳቦች እና የሚከፈልባቸው ማስታወሻዎች ያካትታሉ።
- ቀደም ባሉት ጊዜያት ለባለአክሲዮኖች ትርፍ (ሽልማቶችን) ከከፈሉ ፣ በፍትሃዊነት ላይ የተደረጉ ለውጦች መግለጫም ያስፈልግዎታል። ይህ ሪፖርት የተከፈለ የትርፍ ክፍያን ሲቀነስ (የተጣራ ገቢ ሳይሆን) የተገኘውን ትርፍ መጠን ያሳያል። ያልተያዙ ገቢዎች በኩባንያው ውስጥ እንደገና የተካተቱ ገቢዎችን ይወክላሉ።
የ 3 ክፍል 3 - የሂሳብ ግብይቶች ዝርዝር መዛግብት መያዝ
ደረጃ 1. በመጽሔቱ ውስጥ ስለገባው እያንዳንዱ ግብይት አጭር መግለጫ ያካትቱ።
ለምሳሌ ፣ “የገንዘብ የቴሌቪዥን ማስታወቂያ ክፍያዎች ፣ ፌብሩዋሪ ፣ 2016።” ስለዚህ እያንዳንዱ ግብይት የመመዝገቡ መጠን ፣ ምክንያት እና ሂደት የበለጠ ግልፅ ይሆናል።
ደረጃ 2. የግብይት መጽሔትዎን መጠባበቂያ ያስቀምጡ።
ስህተቶች ወይም የወደፊት ጥያቄዎች ካሉ መጠባበቂያዎች መደረግ አለባቸው። በርካታ መዝገቦችን እና የመጽሔቱን ቀን ወደ አንድ ጥቅል በማስገባት የሁሉንም መዝገቦች ሰነድ ማስገባት ይቻላል። በአጠቃላይ መጽሔት ውስጥ እያንዳንዱ ሰው የመጽሔት ግቤቶችን መፈለግ እና ከዚያ የመጠባበቂያ ሰነዶችን በቀላሉ ማግኘት መቻል አለበት
ደረጃ 3. የሁሉንም ሰነዶች የወረቀት ቅጂዎች ቢያንስ ለአንድ ዓመት ያቆዩ።
ይህ የመጽሔት ግቤቶችን እና መዝገቦችን ፣ ከሁሉም የክፍያ መጠየቂያዎች እና ሌሎች የግብይት ሰነዶች ጋር ያጠቃልላል። እነዚህ ሁሉ ሰነዶች ለኦዲት እና ለግብር ምክንያቶች ይፈለጋሉ።
ደረጃ 4. ሰነዶችን በኤሌክትሮኒክ መንገድ ቢያንስ ለሰባት ዓመታት ያቆዩ።
የወረቀት ሰነዶችዎን ወደኋላ እና ወደኋላ ይቃኙ እና በሁለት የኤሌክትሮኒክስ መያዣዎች ውስጥ ያከማቹአቸው - አንደኛው በቢሮ ውስጥ ለማከማቸት እና ሌላ ለድንገተኛ ጊዜ አገልግሎት የሚውል። ባለፉት ጥቂት ዓመታት የኮርፖሬት ታክሶች ኦዲት የሚደረጉበት ዕድል ሁል ጊዜ ስለሚኖር እነዚህ ሰነዶች መቀመጥ አለባቸው።
ጠቃሚ ምክሮች
- በየቀኑ መጽሔትዎን ሚዛናዊ ያድርጉ። ሁሉንም ስህተቶች ይከታተሉ እና ወዲያውኑ ያርሟቸው። ይህ በጣም አስፈላጊ ከመሆኑ የተነሳ ለሂሳብ አያያዝ ተማሪዎች የመጀመሪያ ትምህርቶች አንዱ ይሆናል።
- የሂሳብ አያያዝ ስርዓትን እና ግብይቶችን እንዴት እንደሚገቡ ግንዛቤ ከአንድ ሠራተኛ በላይ እንዲታወቅ የመስቀለኛ ሥልጠና ሠራተኞችን ያቅርቡ።
