ስሙ እንደሚያመለክተው ፣ የምላሽ ደብዳቤ የአንድን ሰው ጥያቄ ወይም ጥያቄ ለመመለስ የተጻፈ ደብዳቤ ነው ፣ እሱም በአጠቃላይ በደብዳቤ በደብዳቤ የሚቀርብ እና በንግዱ ዓለም ውስጥ መረጃን ለመለዋወጥ እንደ መካከለኛ ሆኖ የሚያገለግል። ፍጹም የምላሽ ደብዳቤ ለማምረት ፣ መጀመሪያ ማድረግ ያለብዎትን ጥያቄ ወይም ጥያቄ የያዙትን የደብዳቤ ይዘቶች መገምገም ነው። ከዚያ ደብዳቤውን ለመመለስ የሚያስፈልገውን ማንኛውንም ተጨማሪ መረጃ ይፈልጉ። ሁለቱንም ከፈጸሙ በኋላ ጨዋ ፣ ቀጥተኛ ፣ ግልፅ እና በዋናው ደብዳቤ ውስጥ የተዘረዘሩትን ሁሉንም ጥያቄዎች ወይም ጥያቄዎች መመለስ የሚችሉ ዓረፍተ -ነገሮች ያሉት የምላሽ ደብዳቤ መጻፍ ይጀምሩ። በተጨማሪም ፣ ደብዳቤው የተቀባዩን እርካታ ማሟላት መቻሉን ለማረጋገጥ የዓረፍተ ነገርዎ ቃና ተግባቢ እና መረጃ ሰጪ መሆኑን ያረጋግጡ።
ደረጃ
ዘዴ 1 ከ 3 - የዋናውን ደብዳቤ ይዘቶች መገምገም
ደረጃ 1. በደብዳቤው ላኪ የተጠየቀውን ወይም የተጠየቀውን መረጃ መለየት።
የምላሽ ደብዳቤዎች ላኪው ማወቅ የሚገባውን ሁሉ ለማቅረብ ስለሆነ ሁል ጊዜ ጊዜ ወስደው የደብዳቤውን ይዘት በጥንቃቄ ለመገምገም። በተለይም የደብዳቤው ላኪ ምን መረጃ መስጠት እንደሚችሉ ማወቅ አስፈላጊ መሆኑን ይረዱ።
- አንዳንድ ጊዜ የደብዳቤውን ትርጉም መወሰን የእጅን መዳፍ እንደ ማዞር ቀላል አይደለም ፣ በተለይም የደብዳቤው ጸሐፊ የአጻጻፍ ዘይቤ ግልፅ ካልሆነ። ስለዚህ የምላሽ ደብዳቤ ከመፃፍዎ በፊት የደብዳቤውን ላኪ ፍላጎቶች ለመረዳት ሁል ጊዜ ጊዜ ይውሰዱ።
- አስፈላጊ ከሆነ የላኪውን ዓላማ በተሻለ ለመረዳት በደብዳቤው ውስጥ ያገ ofቸውን አንዳንድ አስፈላጊ ነገሮች ልብ ይበሉ። በተለይም ላኪው የጠየቀውን ጠቅለል አድርገው ለእያንዳንዱ ጥያቄ ወይም ጥያቄ ምላሽዎን ይንደፉ።
ደረጃ 2. የደብዳቤው ላኪ ስለጠየቀው መረጃ የበለጠ ይረዱ።
የደብዳቤው ላኪ ስለ አንድ ነገር መረጃ ከጠየቀ ምናልባት እርስዎ አስቀድመው ያውቁት እና ወዲያውኑ ሊመልሱት ይችላሉ ፣ ወይም በተቃራኒው። የተጠየቀውን መረጃ ካልገባዎት ለደብዳቤው ምላሽ ከመስጠትዎ በፊት መረጃ ለመሰብሰብ በተቻለ መጠን ብዙ ጊዜ ይውሰዱ።
ለምሳሌ ፣ የደብዳቤው ላኪ በኩባንያዎ ውስጥ የሥራ ማመልከቻውን ሁኔታ ማረጋገጥ ይፈልግ ይሆናል። አዲስ ሠራተኛ መቅጠር የእርስዎ የሙያ መስክ ካልሆነ እባክዎን ምላሽ ከማቅረቡ በፊት የላኪውን ማመልከቻ ሁኔታ ለመፈተሽ እባክዎን ከ HR ክፍል አንድ ሠራተኛ ያነጋግሩ።
ደረጃ 3. የተጠየቀውን ጥያቄ ለመመለስ የበለጠ ችሎታ ላለው ሌላ ሰው ደብዳቤውን ያስተላልፉ።
በተለይ በንግዱ ዓለም አንዳንድ ጊዜ ደንበኞች በኢንተርኔት ላይ ለሚያገኙት የኩባንያ አድራሻ ወይም የኩባንያ አድራሻ ቁጥር ደብዳቤ ይልካሉ። ስለዚህ ፣ ደብዳቤ ከደረስዎ ግን በውስጡ ያሉትን ጥያቄዎች ለመመለስ ብቁ እንዳልሆኑ ከተሰማዎት እባክዎን ለሚመለከተው አካል ያስተላልፉ። የደብዳቤው ላኪ በጣም ትክክለኛ እና አጋዥ ምላሽ ማግኘት መቻሉን ለማረጋገጥ ያንን ያድርጉ።
ግለሰቡ ለመመለስ ረጅም ጊዜ ከወሰደ ፣ ጥያቄዎቹን ለመመለስ የበለጠ አቅም ላለው ሰው ደብዳቤውን እንደላኩ ላኪው ለማሳወቅ ይሞክሩ። ቢያንስ የደብዳቤው ላኪ የላከው ደብዳቤ እንደተቀበለ እና እንደተሰራ ያውቃል።
ዘዴ 2 ከ 3: ምላሾችን ማጠናቀር
ደረጃ 1. መረጃውን ለሚጠይቅ ወይም በዋናው ደብዳቤ ውስጥ ጥያቄዎችን ለሚጠይቅ ሰው ደብዳቤውን ይላኩ።
ከመጠን በላይ የሆነ አጠቃላይ የመክፈቻ ዓረፍተ ነገር ከመጠቀም ይልቅ እንደ “ውድ” በመሳሰሉ ጨዋ ሰላምታ በደብዳቤ ሁል ጊዜ ፊደል ይጀምሩ ፣ ለምሳሌ ፣ “ለዚህ ደብዳቤ ተቀባዩ”። ግለሰባዊ ከመሆን በተጨማሪ ዓረፍተ ነገሩ የምላሽ ደብዳቤ በኮምፒተር የተፃፈ መሆኑን ያሳያል። ስለዚህ የምላሽ ደብዳቤዎ በከፍተኛ ጥንቃቄ እና በአድናቆት የተፃፈ መሆኑን ለማሳየት ሁል ጊዜ ተቀባዩን በስም ሰላምታ ይስጡ።
- የደብዳቤውን ላኪ በግል የማያውቁት ከሆነ ፣ እባክዎን ሚስተር ወይም ወይዘሮ የመጨረሻ ስም የተከተለውን ሰላምታ ይጠቀሙ። ሆኖም ፣ የደብዳቤው ላኪ የተወሰነ ርዕስ ካለው ፣ ይህንን ስም ከማስተር ወይም ከወ / ሮ ፋንታ ይጠቀሙ።
- በእርግጥ የደብዳቤውን ላኪ የማያውቁት ከሆነ ወይም ጾታን የማያውቁ ከሆነ ፣ የመጀመሪያ ስሙን ይጠቀሙ።
- በአጠቃላይ ፣ በዋናው ደብዳቤ ውስጥ የተዘረዘረውን የላኪውን ስም መጠቀም ይችላሉ። ለምሳሌ የደብዳቤው ላኪ “ዶር. ጆንሰን”በደብዳቤው ውስጥ እባክዎን የምላሽ ደብዳቤዎን ከሰላምታ ጋር ይክፈቱ ፣“ውድ። ዶክተር ጆንሰን።"
ደረጃ 2. ይህ ደብዳቤ የተላከው ለላከው የመጀመሪያ ደብዳቤ ምላሽ መሆኑን ይጠቁሙ።
በደብዳቤው መጀመሪያ ላይ የደብዳቤዎን ዓላማ ለአንባቢው ማድረስዎን አይርሱ ፣ ይህም ለደብዳቤው መልስ መስጠት ነው። በዚህ መንገድ የደብዳቤው ተቀባይ ደብዳቤው እንደተነበበ እና እንደተሰራ እንዲሁም እርስዎ ከላኩት ደብዳቤ በስተጀርባ ያለውን ዓላማ ያውቃል።
- ቀለል ያለ ዓረፍተ ነገር ፣ “ይህ ደብዳቤ ሰኔ 13 ለላከው ደብዳቤ ምላሽ ነው” የሚል የምላሽ ደብዳቤ ለመክፈት ፍጹም ነው።
- የመጀመሪያው ደብዳቤ ተቀባይ ካልሆኑ ደብዳቤውን የሰጠዎትን ሰው ማንነት ያቅርቡ። ለምሳሌ ፣ “ከደንበኛ አገልግሎት ሠራተኞቻችን አንዱ ሚ Micheል ሃሪስ የላክልኝን ደብዳቤ አስተላል hasል” ብለው ሊጽፉ ይችላሉ።
ደረጃ 3. የላኪውን ጥያቄዎች ወዲያውኑ ይመልሱ።
ሰላምታውን ከጻፉ በኋላ ወዲያውኑ ወደ ደብዳቤው ልብ ይሂዱ። በደብዳቤው እምብርት ላይ ፣ በዋናው ደብዳቤ ውስጥ ለተዘረዘሩት ማናቸውም ጥያቄዎች እና/ወይም ቅሬታዎች በተቻለ መጠን ሙሉ በሙሉ ምላሽ ይስጡ። የደብዳቤው ተቀባይ ሲያነበው እርካታ እንዲሰማው ምንም ነገር እንዳመለጠ ያረጋግጡ።
- በመልስዎ ውስጥ የመጀመሪያውን ፊደል ይዘቶች በአጭሩ ይድገሙት። ለምሳሌ ፣ “ከመገናኛ ብዙኃን ጋር ቀጥተኛ ግንኙነት ያላቸውን የኩባንያችን ሠራተኞችን በተመለከተ ላቀረቡት ጥያቄ ፣ የሠራተኛው ስም ጃኔት ዋልተር መሆኑን ልናሳውቅዎ እንወዳለን። የኢሜል አድራሻውን እና የስልክ ቁጥሩን እነሆ።
- ረዘም ያሉ ጥያቄዎችን ለመመለስ እያንዳንዱን ጥያቄ በበለጠ ለመመለስ የቁጥር ስርዓትን ይጠቀሙ። ለማንበብ ቀላል ከመሆኑ በተጨማሪ ይህ ዘዴ አንባቢው የበለጠ እንዲረካ ያደርገዋል ምክንያቱም ሁሉም ጥያቄዎች በዝርዝር እንደተመለሱ ይሰማቸዋል።
- በጣም ረጅም ባልሆኑ ዓረፍተ ነገሮች ውስጥ በተቻለ መጠን የተሟላ መረጃ ያቅርቡ። በአጠቃላይ በጥቂት አጭር ዓረፍተ ነገሮች ውስጥ አንድ ጥያቄ መመለስ ጥሩ ምላሽ ነው ሊባል ይችላል።
ደረጃ 4. ማሟላት ስለማይችሉ ማናቸውም ጥያቄዎች ሐቀኛ ይሁኑ።
አንዳንድ ጊዜ እርስዎ ሊመልሷቸው የማይችሏቸው ጥያቄዎች ወይም ሊያሟሏቸው የማይችሏቸው ጥያቄዎች አሉ። እንደዚህ ዓይነት ሁኔታ ሲያጋጥምህ ሁል ጊዜ በሐቀኝነት መልስ ስጥ። በሌላ አገላለጽ ፣ የደብዳቤውን የላከውን አሉታዊ አመለካከቶች ለማፈን ብቻ የተወሳሰቡ ዓረፍተ ነገሮችን አይጠቀሙ። ይመኑኝ ፣ የደብዳቤው ላኪ ቀጥተኛ እና ግልፅ ምላሽ የበለጠ ያደንቃል። ከሁሉም በላይ የደብዳቤው ላኪ ቅር እንዳይሰኝ መረጃው ሁል ጊዜ በትህትና እና በይቅርታ እንዲተላለፍ ያረጋግጡ።
- ከደብዳቤው ላኪ የቀረበውን ጥያቄ እምቢ በሚሉበት ጊዜ ሁል ጊዜ ጽኑ ፣ ግን የድምፅ ቃላትን ይጠቀሙ። ለምሳሌ ፣ “እንደ አለመታደል ሆኖ ጥያቄዎን ልንሰጥ አንችልም። በዚህ ጊዜ ፣ እርስዎ የሚፈልጉትን መረጃ የለንም እና መቼ እንደሚገኝ ልንነግርዎ አንችልም።
- የበለጠ ዝርዝር መረጃ መስጠት እንደቻሉ ከተሰማዎት ፣ “ለጥያቄዎ መልስ ከመስጠቴ በፊት መጀመሪያ ማረጋገጥ ያለብኝ ጥቂት ነገሮች አሉ። ጊዜው ከፈቀደ ፣ እባክዎን ማመልከቻዎን ያስገቡበትን ቀን ፣ ያነጋገሩት ባለሥልጣን ስም ያቅርቡ። የማረጋገጫ ሂደቱ ከተጠናቀቀ በኋላ ወዲያውኑ መል contact አነጋግርዎታለሁ።”
ደረጃ 5. ለተላከው ደብዳቤ አመሰግናለሁ።
ጥያቄን መስጠት ወይም የደብዳቤ ጥያቄን መመለስ ቢችሉ ፣ ባያደርጉት ፣ እሱን ወይም እሷን በማመስገን ሁል ጊዜ አድናቆትዎን ያሳዩ። ትኩረታቸውን ከፍ አድርገው እንደሚመለከቱት እና ከእነሱ ጋር አዎንታዊ ግንኙነትን ለመጠበቅ እንደሚፈልጉ ይስጡት።
አንዳንድ ሰዎች በምስጋና ደብዳቤቸውን መክፈት ይመርጣሉ። የንግግሩ አቀማመጥ በእውነቱ አስፈላጊ አይደለም። ከሁሉም በላይ ፣ በአንድ ነጥብ ላይ እሱን መጥራቱን ያረጋግጡ።
ደረጃ 6. ሙሉ ስምዎን እና ርዕስዎን በመጻፍ ደብዳቤውን ያጠናቅቁ።
እንደ “ከልብ” እና እንደ ሙሉ ስምዎ በመደበኛ የመዝጊያ ሰላምታ ደብዳቤውን ይዝጉ። ደብዳቤው ለንግድ ዓላማ የታሰበ ከሆነ ቦታዎን በሙሉ ስምዎ ይዘርዝሩ።
በተተየበ ወይም በእጅ የተጻፈ ደብዳቤ ፣ ሙሉ ስምዎን ካካተቱ በኋላ ሁል ጊዜ ለፊርማዎ ቦታ ይተው። ሆኖም ፣ ደብዳቤው በኢሜል ከተላከ ፣ ሙሉ ስምዎን ያለ ፊርማ ማካተት በአጠቃላይ በቂ ነው።
ደረጃ 7. ሁሉም ጥያቄዎች መመለሳቸውን ለማረጋገጥ የምላሽ ደብዳቤዎን አካል እንደገና ያንብቡ።
ያስታውሱ ፣ የደብዳቤው ተቀባይ ጥያቄውን የማይመልስ ምላሽ ከተቀበለ ሊበሳጭ ወይም ሊበሳጭ ይችላል። በተጨማሪም ፣ እርካታው የተከታታይ ደብዳቤ መላክ እና ወደ ሥራዎ መጨመር እስከ መጨረስ ድረስ አደጋ አለው! የአንባቢን እርካታ ለማረጋገጥ ሁሉንም ጥያቄዎች ወይም ጥያቄዎች በተቻለ መጠን ሙሉ በሙሉ መመለስዎን ያረጋግጡ። ከመላክዎ በፊት ምንም ጥያቄዎች ወይም ጥያቄዎች እንዳመለጡ ለማረጋገጥ ደብዳቤዎን እንደገና ያንብቡ።
አስፈላጊ ከሆነ ደብዳቤውን ለማንበብ የጓደኛዎን ወይም የሥራ ባልደረባዎን እርዳታ ይጠይቁ። በተለይም እራሳቸውን በተቀባዩ ጫማ ውስጥ እንዲያስገቡ እና ደብዳቤዎን ካነበቡ በኋላ እርካታቸውን እንዲለኩሱ ይጠይቋቸው።
ዘዴ 3 ከ 3 - የባለሙያ ቃና መጠቀም
ደረጃ 1. መደበኛ የንግድ ደብዳቤ ቅርጸት ይጠቀሙ።
እንደ የንግድ ግንኙነት ዘዴ የሚጠቀሙባቸውን የተለያዩ የምላሽ ደብዳቤዎች ዓይነቶች ይረዱ። ከዚያ ፣ የባለሙያ ድምፅ ምላሽ ደብዳቤ ለመፃፍ በጣም ተስማሚ ነው ብለው የሚያስቡትን ማንኛውንም ቅርጸት ይከተሉ።
- በደብዳቤው የላይኛው ግራ ጥግ ላይ ስምዎን ፣ ርዕስዎን ፣ የኩባንያዎን ስም (የሚመለከተው ከሆነ) እና የኩባንያዎን አድራሻ ይዘርዝሩ። ከዚህ በታች ፣ ደብዳቤው የተጻፈበትን ቀን እና የደብዳቤው ተቀባይ ሙሉ ስም እና አድራሻ ይከተሉ።
- የምላሽ ደብዳቤ ለመተየብ ከፈለጉ ሁል ጊዜ በወረቀቱ ጎን 2.5 ሴ.ሜ ህዳግ ይጠቀሙ። እንዲሁም ፊደሉ በመስመሮች መካከል በ 1 ክፍተት እና በአንቀጾች መካከል በ 2 ክፍተቶች የተፃፈ መሆኑን ያረጋግጡ።
- የምላሽ ደብዳቤው በእጅ ከመፃፍ ይልቅ ከተተየበ ሁል ጊዜ መደበኛውን 12-pt ቅርጸ-ቁምፊ እና የአጻጻፍ ቅርጸት ይጠቀሙ። ሆኖም ፣ ደብዳቤው በእጅ የተጻፈ ከሆነ ፣ ያገለገለው የእጅ ጽሑፍ ሥርዓታማ እና ለማንበብ ቀላል መሆኑን ያረጋግጡ።
ደረጃ 2. የተላከው ጥያቄ ወይም ጥያቄ ያስደስትዎታል የሚለውን ስሜት ይስጡ።
ይህ ዘዴ በተለይ ለንግድ ሰዎች ወይም በደንበኛ ላይ የተመሠረተ አገልግሎት አቅራቢዎች ግዴታ ነው። ያስታውሱ ፣ ደንበኛው ንጉሥ ነው። ይህ ማለት ደብዳቤውን ሲጽፉ ለነበሯቸው ጊዜ እና አስተሳሰብ አድናቆት ማሳየት አለብዎት ማለት ነው። ስለዚህ ፣ ለጥያቄዎቻቸው ወይም ለጥያቄዎቻቸው ማመስገንዎን አይርሱ ፣ እና በምላሽ ደብዳቤዎች ውስጥ ሁል ጊዜ ሞቅ ያለ እና ወዳጃዊ ዓረፍተ ነገሮችን ይጠቀሙ።
- እንደ አንድ ቀላል ዓረፍተ ነገር ፣ “ስላገኙን እናመሰግናለን። እኛ የእርስዎን ግብረመልስ በእውነት እናደንቃለን ፣ “እሱ ይበልጥ አዎንታዊ በሆነ አቅጣጫ የደብዳቤውን ድምጽ ሊቀይር ይችላል! ስለዚህ ፣ እንደዚህ ያሉትን ሀረጎች በምላሽ ደብዳቤዎችዎ ውስጥ ሁል ጊዜ ማካተት ልማድ ለማድረግ ይሞክሩ።
- የእሱ ጥያቄ ወይም ጥያቄ እርስዎን ያበሳጫል እና ያበሳጫል ብለው አያስቡ። ይመኑኝ ፣ ተቀባዩ ተቆጡ ወይም ተበሳጭተው እንዲያስቡ ከማድረግ ከመጠን በላይ ወዳጃዊ መሆን የተሻለ ነው።
ደረጃ 3. የደብዳቤው ተቀባይ በፍጥነት እንዲያነበው በጣም ረጅም የሆነ ደብዳቤ መጻፍ አያስፈልግም።
ነፃ ጊዜውን ያደንቁ! በእውነቱ ጥያቄው ወይም ጥያቄው በ 1 አንቀጽ ውስጥ ምላሽ ሊሰጥ የሚችል ከሆነ የ 3 ገጽ ደብዳቤ አይላኩ። ስለዚህ ፣ በቂ ምላሾችን ይስጡ ፣ ከዚያ ወዲያውኑ ደብዳቤውን ይላኩ። እሱ በእውነት ማወቅ የማያስፈልገው ሌላ መረጃ አይጨምሩ።
- ይህ ዘዴ በተለይ የምላሽ ደብዳቤው ከደንበኞችዎ ወይም ከንግድ አጋሮችዎ ጥያቄዎችን ለመመለስ የታቀደ ከሆነ ለመተግበር አስፈላጊ ነው። በእርግጥ እርስዎ በግማሽ መቀነስ የነበረበትን ምላሽ በማንበብ ሰዓታት በማሳለፍ ደንበኛውን ማበሳጨት አይፈልጉም ፣ አይደል?
- በሌላ በኩል ፣ በዋናው ደብዳቤ ውስጥ የተዘረዘረውን ጥያቄ ወይም ጥያቄ መመለስ እንዳይችሉ በጣም አጭር አይጻፉ። ጥያቄው በረዥም ማብራሪያ መመለስ ካስፈለገው ፣ ለማቅረብ ነፃነት ይሰማዎ። ከሁሉም በላይ ፣ የቀረበው መረጃ ሁሉ አንባቢዎች እንዲያውቁት በእውነት አስፈላጊ መሆኑን ያረጋግጡ።
ደረጃ 4. የደብዳቤው ተቀባይ ምላሽዎን እንዲረዳ በተቻለ መጠን በግልፅ ይፃፉ።
በጣም ረጅም ወይም የተወሳሰቡ ዓረፍተ ነገሮችን አይጠቀሙ! ይልቁንም ቀጥተኛ ፣ ግልጽ እና አንባቢውን የማደናገር አቅም የሌለው መዝገበ -ቃላትን በመጠቀም ይፃፉ። አጭር እና ጥቅጥቅ ያለ ጽሑፍዎ ፣ ውጤቱ የተሻለ ይሆናል።
የደብዳቤው ተቀባይ የደብዳቤዎን ይዘቶች በዝርዝር ለማንበብ በቂ ጊዜ የለውም ብለው ያስቡ። እሱ የደብዳቤውን ይዘት ብቻ ቢቃኝ እንኳን ፣ እርስዎ ምን ማለት እንደሆነ ሊረዳ ይችላል? ካልሆነ ፣ ነጥብዎን ግልፅ ለማድረግ የሚጠቀሙበትን መዝገበ -ቃላት ያርሙ።
ደረጃ 5. አንባቢዎች ለመረዳት አስቸጋሪ የሆኑትን የቃላት አወጣጥ እና ቴክኒካዊ ቃላትን ከመጠቀም ይቆጠቡ።
የደብዳቤዎ ይዘቶች ንባብ እና ግልፅነት ደረጃን ከፍ ለማድረግ ይህ ገጽታ መሟላት አለበት። ስለዚህ ፣ የደብዳቤው ተቀባዩ ቴክኒካዊ ቃላትን ለመረዳት የሚችል ባለሙያ ካልሆነ ፣ አይጠቀሙበት። በምትኩ ፣ የንግግር ዘይቤን ወይም ቴክኒካዊ ቃላትን በሌላ መዝገበ -ቃላት ለመተካት ይሞክሩ ፣ ሰዎች እንኳን ሊረዱት በሚችሉት።
ደብዳቤ ለማረም የሚከተለውን ጥያቄ ይጠይቁ - “ሥራዬን የማይረዳ ሰው ደብዳቤዬ ስለ ምን ሊረዳ ይችላል?” ካልሆነ ብዙ ሰዎች እንዲረዱት በደብዳቤው ውስጥ ጥቅም ላይ የዋለውን ቋንቋ ይለውጡ። በእውነቱ ፣ በደብዳቤዎችዎ ውስጥ የቴክኒካዊ የቃላት አጠቃቀምን ለመቀነስ ኃይለኛ መንገድ ነው።
ደረጃ 6. የደብዳቤዎን አካል እንደገና ያንብቡ።
ደብዳቤዎ ሙያዊ መስሎ እንዲታይ የሚያደርጉ ስህተቶችን ከመፃፍ ለመራቅ ፣ ፊደሉን እንደገና ለማንበብ እና የፊደል አጻጻፍ ፣ ሰዋሰዋዊ ፣ ቅርጸት እና ፍሰት ስህተቶችን ለማረም አይርሱ። ይመኑኝ ፣ የደብዳቤውን ይዘቶች ለመፈተሽ ጥቂት ደቂቃዎችን ብቻ መውሰድ ደብዳቤው የበለጠ ባለሙያ እንዲመስል ረጅም መንገድ ሊሄድ ይችላል።
- በደብዳቤዎ ውስጥ ስህተቶችን ለመፈተሽ በኮምፒተር ፕሮግራም ላይ ብቻ አይመኑ። በአጠቃላይ ፣ እንደዚህ ያሉ ፕሮግራሞች የፊደል እና የሥርዓተ ነጥብ ስህተቶችን የመለየት ችሎታ ብቻ ናቸው ፣ ሰዋሰዋዊ ስህተቶችን አይደለም። ስለዚህ ኮምፒተርዎ ሊያውቃቸው የማይችሏቸውን ስህተቶች ለማግኘት በደብዳቤዎ ውስጥ የተፃፈውን እያንዳንዱን ቃል እንደገና ያንብቡ።
- የደብዳቤዎ ይዘት በጣም አስፈላጊ ከሆነ ፣ ለምሳሌ አንድ ደብዳቤ ለንግድ አጋር ሲላክ ፣ ሌላ ሰው እንዲያነበውም ይጠይቁ። አንዳንድ ጊዜ ሌሎች ሰዎች ከዚህ በፊት የማያውቋቸውን ስህተቶች ሊያገኙ ይችላሉ።
