ተመሳሳይ ፍላጎቶች ላሏቸው ሰዎች እርስ በእርስ ለመገናኘት እና በየራሳቸው መስኮች ውስጥ የቅርብ ጊዜ ሀሳቦችን ለመለዋወጥ ኮንፈረንሶች ትክክለኛ ቦታ ናቸው። ኮንፈረንስ አብዛኛውን ጊዜ በትምህርት ተቋማት ፣ በኩባንያዎች ፣ በደረጃ የገቢያ ቡድኖች ፣ በሃይማኖት ማህበረሰቦች እና በሌሎች በመደበኛነት ይካሄዳል። ኮንፈረንስ ለማካሄድ ከፈለጉ ፣ መከናወን ከሚያስፈልጋቸው ተከታታይ ሥራዎች ጋር ጥልቅ የሥራ ዕቅድ በማዘጋጀት ይጀምሩ ፣ ለምሳሌ የጉባ conferenceውን ቦታ መወሰን ፣ የተሳታፊዎችን ዝርዝር ማዘጋጀት ፣ ቁሳቁሶችን ማጠናቀር ፣ ለዝግጅት አቀራረቦች መሳሪያዎችን ማዘጋጀት ፣ በተቻለ መጠን ሊታሰብ እና ሊታቀድ የሚገባቸውን ምግቦች እና የተለያዩ ፍላጎቶችን ማቅረብ። ዕቅዶችዎን በተግባር ላይ እያደረጉ ችግር ከገጠሙዎት ይረጋጉ እና ለጉባ conferenceው አቅም እንደሚኖራቸው በራስ መተማመን ይኑርዎት። ኮንፈረንስ የማካሄድ ስኬትን የሚወስን አንድ አስፈላጊ ገጽታ የተጠናቀቁትን እና አሁንም መደረግ ያለባቸውን ሥራዎች ዝርዝር እያወጣ የእንቅስቃሴዎች አንድ በአንድ መተግበር ነው።
ደረጃ
ክፍል 1 ከ 4 - ጉባኤውን ማቀድ - የመጀመሪያ ደረጃ
ደረጃ 1. ዝግጅቶችን አስቀድመው ያዘጋጁ።
ለጉባኤው እቅድ ማውጣት ጉባኤው ትልቅ ወይም ትልቅ ቢሆን እንኳ ቀደም ብሎ ከስምንት ወራት በፊት መጀመር አለበት።
- ብዙ የስብሰባ አዳራሾች እና የምግብ ማቅረቢያ ተቋማት ከብዙ ወራት በፊት መመዝገብ እንዳለባቸው ያስታውሱ። በተጨማሪም ከከተማ ውጭ የሚኖሩ ተሳታፊዎች በጉባ conferenceው ላይ እንዲገኙ የጉዞ መርሃ ግብር ማዘጋጀት አለባቸው።
- በተጨማሪም ስፖንሰሮች እና ትልልቅ ኮርፖሬሽኖች ዓመታዊ በጀታቸውን ለበርካታ ወራት አስቀድመው ማቀድ ይኖርባቸዋል። ስለዚህ ለዝግጅትዎ ከእነሱ የገንዘብ እና የገንዘብ ያልሆነ ድጋፍ አስቀድሞ መደራደር አለበት።
ደረጃ 2. ኮሚቴ ማቋቋም።
ለጉባኤ ሲዘጋጁ ብዙ አስፈላጊ ጉዳዮች መወሰን አለባቸው። ኮሚቴ በማቋቋም ውሳኔ ከማድረግዎ በፊት ከብዙ ሰዎች አስተያየት ያገኛሉ። እንዲሁም በዝርዝሮች ውስጥ እንዲያስቡ ይረዱዎታል።
- አስተባባሪዎችን ይቅጠሩ ፣ ማለትም አስፈላጊ ውሳኔዎችን የሚወስዱ እና ብዙ ጊዜን ለማቀናጀት የሚወስኑ ቁልፍ ሠራተኞች። በቂ ገንዘብ ካለዎት እሱ / እሷ ተግባሮችን ለማቀድ እና ለማጋራት እንዲረዳዎ አስተባባሪ ይቅጠሩ።
- በተመሳሳይ ርዕስ ላይ ኮንፈረንሶች እንደነበሩ ይወቁ። ከሆነ ጉባኤውን ያካሄደውን አስተባባሪ ከኮሚቴው ጋር እንዲቀላቀሉ ይጋብዙ። እሱ መሳተፍ ካልቻለ ፣ የጉባኤ ዝግጅትን ቀላል ለማድረግ ቀደም ሲል የተሸፈነውን ቁሳቁስ መጠየቅ ይችሉ እንደሆነ ይጠይቁ።
ደረጃ 3. ግቦችን ያዘጋጁ እና የሥራ አጀንዳ ይፍጠሩ።
ለእያንዳንዱ ውሳኔ መሠረት የሚሆንበትን ጉባኤ የሚያካሂዱትን ይጻፉ። ለጉባኤው ከመዘጋጀትዎ በፊት ምን እንደሚሰጡ እና ለማን እንደሚያውቁ ማወቅ ዕቅዶችዎን ወደ ተግባር ማስገባት ቀላል ያደርግልዎታል።
መቼም ኮንፈረንስ ካላደረጉ ትንሽ እና አጭር ጉባኤ በማቀድ ይጀምሩ። ከ250-300 ተሳታፊዎች አቅም ያለው የ1-2 ቀን ጉባኤ ማካሄድ ያስቡበት።
ደረጃ 4. የጉባ conferenceውን ቦታና ቀን ይወስኑ።
ዝርዝር ዕቅድ ካወጡ በኋላ አዲስ ቀኖች እና ቦታዎች ሊወሰኑ ቢችሉም ፣ ለዝግጅት ምን ያህል ጊዜ እንደሚኖርዎት መገመት ያስፈልግዎታል።
- ቀኑን ከማዘጋጀትዎ በፊት አፈፃፀሙ እንዳይስተጓጎል ጉባኤው ብዙውን ጊዜ በየትኛው ወር እና ቀን እንደሚካሄድ አስቀድመው መረጃ ይፈልጉ። ለምሳሌ ፣ በአውሮፓ ፣ ስብሰባዎች ብዙውን ጊዜ የሚካሄዱት በመጋቢት እና በሰኔ ወይም በመስከረም እና በኖቬምበር ሰኞ-ማክሰኞ ወይም ሐሙስ-አርብ ስለሆነ ተሳታፊዎች በሌሎች ጊዜያት በጉባferencesዎች ለመገኘት ፍላጎት የላቸውም። የኮንፈረንስ ቀን ከመወሰንዎ በፊት በአከባቢዎ ውስጥ ትክክለኛውን የጊዜ ሰሌዳ ይወቁ።
- የኮንፈረንሱ ቆይታ በግምት በተሳታፊዎች ብዛት እና በጉባ duringው ወቅት መሰጠት ያለባቸው ሁሉም አስፈላጊ ነገሮች ላይ የተመሠረተ ነው። ለ 250-300 ሰዎች ፣ ለ 2 ቀናት ሙሉ የሚቆይ ጉባኤ ያዘጋጁ።
- በከተማው ውስጥ ኮንፈረንስ የማድረግ እድልን ያስቡ ፣ ግን በአቅራቢያዎ ወደሚገኘው አውሮፕላን ማረፊያ ፣ መጠለያ እና በቂ መገልገያዎች መኖራቸውን ያረጋግጡ። ጉባ conferenceውን ለመቀላቀል የሚፈልጉ ብዙ ሰዎችን ለመሳብ በአንድ ትልቅ ከተማ ወይም የቱሪስት መዳረሻ ውስጥ ኮንፈረንስ እንዲያካሂዱ እንመክራለን።
ደረጃ 5. የጉባ titleውን ርዕስ ይወስኑ።
ርዕሱን ከወሰኑ በኋላ በማኅበራዊ ሚዲያ በኩል መረጃን ለማሰራጨት እንደ መሠረት ቀድሞውኑ ስለ ቁሳዊው እርግጠኛነት አለ ምክንያቱም ማተም እና ዕቅዶችን ማውጣት ይችላሉ።
የኮንፈረንስ ተሳታፊዎችን ዓላማ እና/ወይም ዳራ የሚያመለክት ርዕስ ይምረጡ። የተያዙትን የስብሰባዎች ርዕሶች በመጠቀም መነሳሳትን ይፈልጉ ፣ ግን በራስዎ መወሰንዎን ያረጋግጡ።
ክፍል 2 ከ 4 - ለጉባኤው መዘጋጀት
ደረጃ 1. የፋይናንስ በጀት ያዘጋጁ።
በዝርዝር ሊወጣ የሚገባውን የገንዘብ መጠን ሳይሰላ ፣ ለምሳሌ ሕንፃ ለመከራየት ፣ ቁሳቁሶችን ለማዘጋጀት እና የድምፅ ማጉያ ክፍያን ለመክፈል ምንም እንቅስቃሴ ሊከናወን አይችልም። ሁሉም ወጪዎች የፋይናንስ በጀትን ማመልከት አለባቸው። ኃላፊነቶችን እየሰጡ ከሆነ ረዳትዎ እርስዎ ባስቀመጡት የበጀት ወሰን ላይ መጣጣሙን ያረጋግጡ።
የበጀቱ መጠን በስፖንሰሮች መገኘት ወይም አለመኖር ተጽዕኖ ይደረግበታል። ለጉባኤው የገንዘብ ድጋፍ ለማድረግ ስፖንሰር አድራጊውን መጠየቅ ይችላሉ። ሆኖም ስፖንሰር አድራጊውም በጉባኤው ላይ አንዳንድ ነገሮችን የመወሰን መብት አለው። ለምሳሌ - ማቅረቢያውን ማን እንደሚያቀርብ መወሰን ወይም ተናጋሪውን እንደ አንድ የውይይቱ ተሳታፊዎች እንደ አንዱ ፣ ለምሳሌ - በስፖንሰር ኩባንያ ውስጥ ስኬታማ ነጋዴ እና በሁሉም የኮንፈረንስ ዕቃዎች ላይ አርማ በማስቀመጥ የምርት ስም ማስተዋወቅ። ጥቅሙ ፣ ዕቅዱን እውን ለማድረግ ወዲያውኑ እንዲጠቀሙበት ስፖንሰር አድራጊው ገንዘብን አስቀድሞ ይሰጣል።
ደረጃ 2. ትኬቶችን የመሸጥ ዋጋ እና ዘዴ ይወስኑ።
አንዳንድ ጉባኤዎች ነፃ ናቸው ፣ አንዳንዶቹ በጣም ውድ ናቸው። የቲኬት ዋጋዎችን እና እንዴት እንደሚሸጡ ከመወሰንዎ በፊት የሚከተሉትን ገጽታዎች ግምት ውስጥ ያስገቡ-
- ለጉባኤው ዝግጅት ምን ያህል ወጪ ይጠይቃል? ብዙ ገንዘብ የማይጠይቅ አነስተኛ ኮንፈረንስ ለማካሄድ ከፈለጉ ተሳታፊዎችን እንዳይከፍሉ እንመክራለን። በአማራጭ ፣ የስብሰባ ዝግጅት ወጪዎችን ለመሸፈን ተሳታፊዎች ትኬቶችን መክፈል ይጠበቅባቸዋል።
- ለበርካታ ቀናት ኮንፈረንስ ለማካሄድ ወይም ምግብ ለማቅረብ ከፈለጉ የምዝገባ ክፍያውን ይወስኑ። በኢንዶኔዥያ ውስጥ ባሉ ትላልቅ ከተሞች ውስጥ የኮንፈረንስ ምዝገባ ክፍያዎች ከብዙ መቶ ሺ እስከ ሚሊዮን ሩፒያ ይደርሳሉ።
- ብዙ ኮንፈረንሶች በተሳታፊው አቋም ወይም ሁኔታ መሠረት የደረጃ ክፍያዎችን ያስከፍላሉ። ለምሳሌ - የአካዳሚክ ኮንፈረንሶች አብዛኛውን ጊዜ ተማሪዎችን ከመምህራን ያነሱ ናቸው። የስፖንሰሮቹ ሠራተኞች ከመደበኛ ተሳታፊዎች ያነሱ ናቸው።
ደረጃ 3. በኮንፈረንስ ቦታ ላይ ይወስኑ።
ቦታን በሚመርጡበት ጊዜ የተሳታፊዎችን ብዛት ፣ ወደ ቦታው የመድረስን ቀላልነት ፣ የመኪና ማቆሚያ ቦታ መኖር ፣ ወደ የሕዝብ መጓጓዣ ፣ ወደ አውሮፕላን ማረፊያዎች እና ወደ ሆቴሎች የሚወስደውን ርቀት ግምት ውስጥ ያስገቡ። ለጉባኤው ተስማሚ ቦታ ከማግኘት በተጨማሪ ሁሉም ተሳታፊዎች በቀላሉ መድረስ እንደሚችሉ ያረጋግጡ።
በከተማው ውስጥ የስብሰባ ክፍሎችን በሚሰጡ ሕንፃዎች ወይም ሆቴሎች ላይ መረጃ ይፈልጉ። ለአነስተኛ ጉባኤዎች ፣ በቤተ ክርስቲያን ወይም በሌላ የመሰብሰቢያ አዳራሽ ውስጥ አንድ ክፍል ይከራዩ።
ደረጃ 4. እንደ የስብሰባ ቤት አስተዳደር ሠራተኞች ሆነው የሚሰሩ ሠራተኞችን እርዳታ ይጠቀሙ።
ለጉባኤው በመረጡት ህንፃ ውስጥ ሀብቶች ካሉ ፣ የበለጠ ይጠቀሙባቸው። ሠራተኞቹ የዕለት ተዕለት ተግባራቸውን የሚያውቁ ሲሆን አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ ጥያቄዎችን ለመመለስ ፣ ችግሮችን ለመፍታት ወይም ምክር ለመስጠት ዝግጁ ናቸው።
በስብሰባ አዳራሹ ውስጥ እንቅስቃሴዎችን የማስተዳደር ኃላፊነት ያላቸውን የሰራተኞች አገልግሎቶችን መጠቀም ይችላሉ ፣ ለምሳሌ ዝርዝር የጉባኤ ዝግጅቶችን ለማስተናገድ። ምንም እንኳን ክፍያ ቢኖርም ፣ በበርካታ ሳምንታት ውስጥ ብዙ ጊዜ ስለሚወስድ እነዚህን ሁሉ እንቅስቃሴዎች እራስዎ ማድረግ የለብዎትም።
ደረጃ 5. የፍጆታ ምናሌውን ይወስኑ።
በስብሰባው ወቅት ተሳታፊዎች ምግብ ማግኘት እንዳለባቸው ያስታውሱ እና ብዙ ተሳታፊዎች በስብሰባው ቦታ ዙሪያ ምን ምግብ እንዳለ አያውቁም ይሆናል። ቁርስ ፣ ምሳ እና መክሰስ ለማቅረብ የምግብ አገልግሎት መጠቀም ይፈልጉ እንደሆነ ያስቡ ወይም የስብሰባ አዳራሹ ሥራ አስኪያጅ ለሁሉም ተሳታፊዎች ምግብ ማዘጋጀት ይችል እንደሆነ ይወቁ።
ምናሌን በሚመርጡበት ጊዜ ብዙ ሰዎች በአለርጂዎች ወይም በምርጫዎች ምክንያት የተወሰኑ ምግቦችን መብላት እንደሌለባቸው ያስታውሱ። ልምድ ያላቸው የምግብ ማቅረቢያ አገልግሎት ፈጣሪዎች ብዙ አማራጮችን ሊሰጡ ይችላሉ ፣ ለምሳሌ - የቬጀቴሪያን ምናሌ ፣ ለውዝ የለም ፣ ከግሉተን ነፃ ፣ ሐላል ምግብ ወይም ሌላ የምናሌ አማራጮች።
ደረጃ 6. የጣቢያ ፍተሻ ለማድረግ ጊዜ ይውሰዱ።
መዘጋጀት ያለባቸውን ሁሉንም ነገሮች ከጠበቁ በኋላ ፣ አንድ ቀን አስቀድመው የጉባኤውን ቦታ ለመጎብኘት ጊዜ ይውሰዱ። አዲሱ የዲ-ቀን ጉባኤውን ከሚቀላቀሉ ተሳታፊዎች ጋር እስኪመጣ ድረስ አይጠብቁ።
አንድ ቀን ቀደም ብሎ ወደ ጉባ conferenceው ቦታ ይምጡ እና ሁሉም ነገር እስከ ትንሹ ዝርዝሮች ድረስ በጥሩ ሁኔታ መዘጋጀቱን ለማረጋገጥ ከሚመለከታቸው ሠራተኞች ሁሉ ጋር ስብሰባ ያድርጉ።
ክፍል 3 ከ 4 - የስብሰባ መርሃ ግብር ማዘጋጀት
ደረጃ 1. ጉባኤውን መርሐግብር ያስይዙ።
ሊወያዩባቸው የሚገቡትን ርዕሶች ትልቅ ምስል ካገኙ በኋላ እና የጉባ conferenceውን ርዕስ ከወሰኑ በኋላ ፣ ከጉባኤው መክፈቻ ጀምሮ እስከ መዘጋት የሚጀምር መርሃ ግብር ያዘጋጁ። በሚወያየው የንግድ መስክ መሠረት ኮንፈረንሶች በተለያዩ መንገዶች ሊደረጉ ይችላሉ። መርሃ ግብርን ቀላል ለማድረግ ፣ ኮንፈረንሶች ብዙውን ጊዜ በሚከተለው ቅደም ተከተል ይከናወናሉ።
- በአንድ በተወሰነ የንግድ መስክ ውስጥ በሚታወቅ ሰው የሚቀርብ እና የታወቀ ተናጋሪ በሆነው በመግቢያ ወይም በመክፈቻ ንግግር ጉባኤውን ይጀምሩ። ዝግጅቱን ምሽት ላይ አድርገው ከዚያ በኋላ በእራት ወይም እንደ መጀመሪያው ክፍለ ጊዜ ጉባኤውን ለመጀመር መደምደም ይችላሉ።
- ቀሪውን የጊዜ ሰሌዳ ወደ አጭር ክፍለ ጊዜዎች ይከፋፍሉ። ጉባኤው በአስተያየቶቹ መሠረት በተሳታፊዎች ጥያቄ መሠረት የሚካሄድ ከሆነ ጽሑፉን ከተሳታፊዎች ፍላጎት ጋር ያስተካክሉ። ሆኖም ፣ በስብሰባው መርሃ ግብር ውስጥ የአውደ ጥናት መርሃ ግብሮችን ፣ የፊልም ክሊፖችን ወይም ሌላ ጽሑፍንም ሊያካትቱ ይችላሉ። በተገኙት ተሳታፊዎች ብዛት ላይ በመመስረት እያንዳንዱ ክፍለ ጊዜ በሁሉም ተሳታፊዎች (“plenum” ተብሎ ይጠራል) ወይም ተሳታፊዎች በበርካታ ቡድኖች መከፋፈል ይፈልጉ እንደሆነ ይወስኑ እና እያንዳንዱ ቡድን እንደየ ምርጫቸው በትይዩ በተለያዩ ክፍለ -ጊዜዎች ይሳተፋል (“ቡድኖች” ይባላል)”)።
- ተሳታፊዎችን የሚያነቃቃ ወይም የሚገዳደር ጽሑፍ እንዲያቀርቡ ተናጋሪዎችን በመጋበዝ ጉባኤውን ይዝጉ።
ደረጃ 2. ክፍለ -ጊዜውን እንዴት እንደሚመሩ ይወስኑ።
በኩባንያው ፍላጎቶች መሠረት ክፍለ -ጊዜውን እንዴት እንደሚያካሂዱ መምረጥ ይችላሉ ፣ ለምሳሌ በማስተማር ፣ ጉዳዮችን በመወያየት ፣ ሴሚናሮችን በመያዝ ፣ የቅርብ ጊዜውን ፖሊሲ ወይም የምርምር ውጤቶችን በማቅረብ ፣ ጥያቄዎችን በመጠየቅ ወይም ስላይዶችን በመጠቀም በማቅረብ።
- ትምህርቱን እንዴት ማድረስ የሚለው ምርጫ በሕትመት ስልቱ ላይ ተጽዕኖ ይኖረዋል። ስለዚህ ፣ ለተሳታፊዎች በጣም ጠቃሚ የሆነውን በተቻለ ፍጥነት ያዘጋጁ።
- በአቀራረቦች ብዛት እና በተላለፈው ይዘት ላይ በመመስረት የእያንዳንዱ ክፍለ -ጊዜ ቆይታ ከ 45 ደቂቃዎች እስከ 3 ሰዓታት ሊጀምር ይችላል።
ደረጃ 3. ሌሎች እንቅስቃሴዎችን ማካተት ይፈልጉ እንደሆነ ያስቡበት።
በፕሮግራሙ ውስጥ ሊካተቱ የሚችሉ ጠቃሚ እንቅስቃሴዎችን ያስቡ እና የጉባኤውን ስኬት በመደገፍ ረገድ ትልቅ ሚና ይጫወታሉ ፣ ለምሳሌ -
- እንደ የንግድ ስብሰባ ወይም የሽልማት አቀራረብ ያሉ ለጉባኤው ተሳታፊ ድርጅት ጥቅም ሲባል እንቅስቃሴዎችን ያቅዱ።
- ተሳታፊዎች የምዝገባ ክፍያ ከተከፈለ ምግብ ያቅርቡ። ክፍያ ከሌለ ተሳታፊዎችን ምሳ እንዲያመጡ ይጠይቁ (እንደ የመጨረሻ አማራጭ)። ተሳታፊዎች ብዙውን ጊዜ ቢያንስ አንድ ምግብ ለመብላት ይጠብቃሉ። የጉባ locationው ቦታ በከተማው ውስጥ ከሆነ ተሳታፊዎች በአቅራቢያው በሚገኝ ምግብ ቤት ምሳ እንዲበሉ እረፍት ይስጡ።
- ተሳታፊዎች የመዝናኛ ዝግጅትን መርሐግብር ለመያዝ ይፈልጉ እንደሆነ ይጠይቁ ፣ ለምሳሌ - የከተማ ጉብኝት ያድርጉ ፣ ምሽት ላይ የኮሜዲ ትዕይንት ይመልከቱ ፣ ፊልም ይመልከቱ ወይም በቲያትር ላይ ትርኢት ይያዙ። በአንድ ትልቅ ከተማ ውስጥ ወይም ለኩባንያ ለሚደረግ ጉባኤ ዝግጅቱ ይበልጥ ተገቢ ሊሆን ይችላል ፣ ግን ሁልጊዜ አይደለም።
ክፍል 4 ከ 4: ማተም
ደረጃ 1. የሚሳተፉትን ተሳታፊዎች ይወስኑ።
ኮንፈረንሶች በጣም የተለያዩ ናቸው ፣ ለምሳሌ ትምህርታዊ ፣ ሃይማኖታዊ እና ንግድ ከተለያዩ ተሳታፊዎች ጋር ያሉ ኮንፈረንሶች። ከማቀድዎ በፊት በቂ ተሳታፊዎች በጉባኤው ለመሳተፍ ፍላጎት እንዳላቸው ያረጋግጡ።
ለትንንሽ ቡድኖች ፣ ለምሳሌ ለኩባንያ ሠራተኞች ወይም ለቤተክርስቲያን ማኅበረሰቦች ጉባኤዎችን ማካሄድ ከፈለጉ ብዙ ይፋ ማድረግ አያስፈልግዎትም። ኢሜል በመላክ ፣ በኩባንያው ጋዜጣ ውስጥ በማሳወቅ እና/ወይም በአስተዳደር ስብሰባ ላይ በማሳወቅ የጉባኤ ዕቅዶችን ማሳወቅ ይችላሉ።
ደረጃ 2. የኩባንያ መሪዎች እንዲሳተፉ ይጠይቁ።
በኩባንያዎ ውስጥ ሰዎችን ለማሳመን ፣ የሚስብ ርዕስ ይዘው መምጣት ወይም ታላቅ ተናጋሪ መጋበዝ ያስፈልግዎታል።
ከታዋቂ ተናጋሪዎች ማረጋገጫ ከተቀበለ በኋላ መረጃውን በስብሰባው ቁሳቁሶች ውስጥ ያካትቱ እና ተሳታፊ ሊሆኑ የሚችሉትን ያሳውቁ።
ደረጃ 3. ድር ጣቢያ ይፍጠሩ።
ዛሬ ዲጂታል ሚዲያ ለኮንፈረንስ ስኬት በጣም አስፈላጊ መሣሪያ ነው። የኮንፈረንስ ርዕስ ቁልፍ ቃልን ወይም ከጉባኤው ጋር የተዛመዱ ሌሎች ቃላትን ከፈለጉ በቀላሉ ማግኘት ከሚችሉ አገናኞች ጋር የድር ጣቢያ ስም ይፍጠሩ። ስለ ጉባኤው ዝርዝር መረጃ በድር ጣቢያው ላይ ይፃፉ እና ከጉባኤው ጋር በተያያዙ በሁሉም የታተሙ እና የማስታወቂያ ቁሳቁሶች ላይ አገናኝ ያካትቱ።
- የታዋቂ ተናጋሪዎች ስም ጨምሮ በድረ -ገጹ ላይ የስብሰባውን ቦታ ቀን ፣ ሰዓት እና አድራሻ ያካትቱ። እንዲሁም የትራንስፖርት ፣ የማረፊያ ፣ አስደሳች ቦታዎችን እና የኮንፈረንስ መርሃ ግብሮችን ካለ ያሳውቁ።
- ተሳታፊዎች መመዝገብ ከቻሉ የድር ጣቢያ አገናኝ ያካትቱ።
ደረጃ 4. ማስታወቂያ ያስቀምጡ።
ተናጋሪዎቹ በጉባ conferenceው ላይ የሚቀርቡትን ይዘቶች ያካተቱ ሀሳቦችን ማቅረብ እንዲችሉ አስቀድመው በደንብ ማስታወቂያ ይጀምሩ (ከአንድ ዓመት በፊት)። እንደ ጉባኤው መጠን እና በተሳታፊዎች ዳራ መሠረት ትክክለኛውን የማተም መንገድ ይምረጡ። ሊሆኑ የሚችሉ ተሳታፊዎች መረጃዎቻቸውን ከየት እንደሚያገኙ ያስቡ ፣ ምናልባት ከ -
- ማህበራዊ ሚዲያ ፣ ለምሳሌ ከስፖንሰር አድራጊው ድርጅት የፌስቡክ እና የትዊተር መለያዎች
- በ Listservs እና በኢሜል አድራሻዎች ላይ የእውቂያዎች ዝርዝር
- ብሎግ ፣ መጽሔት ፣ ጋዜጣ ወይም የንግድ መጽሔት
- ፖስተሮች ፣ በራሪ ወረቀቶች ወይም ሌሎች ማስታወቂያዎች ለሚመለከታቸው ቡድኖች ፣ ድርጅቶች ወይም ኩባንያዎች ተልከዋል
ደረጃ 5. ሀሳቦችን ይጠይቁ።
ረቂቅ ማስታወቂያ ሲያዘጋጁ ለምዝገባ ክፍት መሆንዎን ወይም የግለሰቦችን ወይም የቡድን ፕሮፖዛሎችን በወረቀት ፣ በፓነል ፕሮፖዛሎች ወይም በአውደ ጥናት ቁሳቁሶች ማቅረባቸውን በመጠባበቅ ላይ መሆናቸውን ይጠቁሙ።
በንግዱ መስመር መሠረት የአስተያየቱን ርዝመት መወሰን ይችላሉ። በትምህርት መስክ ውስጥ ፣ አነስተኛ መጠን ያላቸው ኮንፈረንሶች ብዙውን ጊዜ ጥቂት መቶ ቃላትን ረቂቅ ያስፈልጋቸዋል ፣ ግን ትላልቅ ስብሰባዎች የተሟላ የእጅ ጽሑፎችን ይፈልጋሉ።
ደረጃ 6. ምዝገባዎችን መቀበል ይጀምሩ።
ምንም እንኳን ገና ጥቂት ወራት ቢቀሩ ተሳታፊዎች ከጉባኤው በፊት መመዝገብ እንዲችሉ መገልገያዎችን ያዘጋጁ። በዚህ መንገድ ፣ የሚሳተፉትን ተሳታፊዎች ብዛት መገመት ይችላሉ።
- ለምዝገባ ወደ ኮንፈረንስ ድር ጣቢያ የሚያገናኝ ድር ጣቢያ ይፍጠሩ። ድር ጣቢያ ለመፍጠር የቴክኒክ ክህሎቶች ከሌሉዎት ነባር አገልግሎትን ይጠቀሙ። ለምሳሌ ፣ ለተለያዩ ዝግጅቶች የመስመር ላይ ምዝገባን የሚንከባከብ ፣ ውሂቡን የሚያስኬድ እና ለተጠቃሚዎች በቀላሉ እንዲደርስ በማድረግ ለእርስዎ የሚልክ የ RegOnline የሚከፈልባቸውን አገልግሎቶች ይጠቀሙ።
- የክሬዲት ካርድ በመጠቀም የክፍያ ደረሰኞችን ለማስኬድ ተቋሙ ካለዎት ተሳታፊዎች በስልክ ወይም በፋክስ መመዝገብ ይችላሉ።
- በይነመረብን ወይም የስልክ ምዝገባን ካልተቀበሉ ፣ እባክዎን የፒዲኤፍ ማመልከቻ ቅጽ ይፍጠሩ እና በድር ጣቢያው ላይ ይስቀሉት። ቅጹን ማተም ፣ መሙላት እና ለድርጅትዎ የኢሜል አድራሻ በቼክ ወይም ማስተላለፍ ማረጋገጫ መላክ እንደሚችሉ ለተሳታፊዎች ያሳውቁ።
- ተሳታፊዎች ቀደም ብለው እንዲመዘገቡ ፣ ቢያንስ ከአንድ ወር በፊት ክፍያ ለሚፈጽሙ ተሳታፊዎች ቅናሾችን ያቅርቡ። ተሳታፊዎች በስብሰባው ቦታ ከከፈሉ የቲኬት ዋጋዎች በመጠኑ በጣም ውድ ናቸው።
ጠቃሚ ምክሮች
- እሱ ወይም እሷ ለዝግጅት አቀራረብ እንደ መሣሪያ ፣ መድረክ ፣ ቴሌቪዥን ፣ ትልቅ ማያ ገጽ ወይም ኮምፒተር ያሉ ተጨማሪ መሣሪያዎች ያስፈልጉ እንደሆነ ይጠይቁ።
- የምግብ ምናሌን በሚመርጡበት ጊዜ የተወሰኑ የምግብ ዓይነቶችን አመጋገብ ማድረግ ያለባቸው ተሳታፊዎች መኖራቸውን ያረጋግጡ።
- የኪራይ ወጪዎችን ሲያወዳድሩ ለምግብ ፣ ለውሃ ፣ ለስላሳ መጠጦች ፣ ወዘተ ዋጋዎችን ይጠይቁ። ምክንያቱም በጣም ውድ ሊሆን ይችላል።
- አንድ ክፍል በሚመርጡበት ጊዜ የጉባ conferenceውን ዓላማ ግምት ውስጥ ያስገቡ እና ማስታወሻዎችን ለመውሰድ አዳራሹን ወይም ወንበሮችን እና ጠረጴዛዎችን ለመጠቀም ይፈልጉ እንደሆነ ይወስኑ።
