እርስዎ አባል የሆኑበት የኮሚቴ ጸሐፊ ሆነው ተመርጠዋል ወይም ተሾመዋል። ደህና! ደቂቃዎች እንዴት እንደሚፈጥሩ ፣ እንደሚዘጋጁ እና እንደሚያቀርቡ ያውቃሉ? የሕግ አውጭውን “የሮበርት የትእዛዝ ሕጎች” ይከተሉ ወይም ባነሰ መደበኛ ቅንብር ውስጥ ደቂቃዎችን ቢወስዱ ፣ ለመከተል አስፈላጊ ዘዴዎች እዚህ አሉ።
ደረጃ
ክፍል 1 ከ 4 - የመጀመሪያ ዝግጅት
ደረጃ 1. የድርጅትዎን የስብሰባ ፖሊሲዎች ይረዱ።
ጸሐፊው መደበኛ ደቂቃዎችን ይወስዳሉ ተብሎ ከተጠበቀ ፣ ቡድኑ የሮበርትን የትእዛዝ ደንቦች ወይም ሌሎች መመሪያዎችን ይከተላል ወይ ብለው ይጠይቁ። ይበልጥ መደበኛ ባልሆነ ሁኔታ ውስጥ ፣ በደቂቃዎች ውስጥ ምን መካተት እንዳለበት ወይም እንዴት ጥቅም ላይ እንደሚውሉ ይጠይቁ።
- የማስታወሻ ሰሪ እንደመሆንዎ መጠን ከጠቅላላው የትዕዛዝ ደንቦች ገጽ ጋር መተዋወቅ አያስፈልግዎትም። ሆኖም የመጽሐፉን ቅጂ ማግኘት (ወይም ከሊቀመንበሩ መበደር) የተወሰኑ ጥያቄዎችን ለመመለስ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል።
- ሚናዎን በደንብ ይረዱ። የተወሰኑ ደቂቃዎችን የወሰዱ አንዳንድ ጸሐፊዎች በስብሰባው ላይ አልተሳተፉም ፣ ሌሎቹ ደግሞ ደቂቃዎች ወስደው ለውይይቱም አስተዋፅኦ አበርክተዋል። በሁለቱም ሁኔታዎች ጸሐፊው እንደ የስብሰባ መሪ ወይም አመቻች ያለ ሌላ ቀዳሚ ሚና ያለው ሰው መሆን የለበትም።
ደረጃ 2. አብነቱን አስቀድመው ያዘጋጁ።
እያንዳንዱ የስብሰባ ደቂቃዎች ብዙ ተመሳሳይ መረጃዎችን ይይዛሉ። አብነቶች ለቀላል ማጣቀሻ ወጥ የሆነ ቅርጸት ይፈጥራሉ። ለሚከተለው መረጃ ቦታዎችን ያካትቱ።
- የድርጅት ስም.
- የስብሰባ ዓይነት። ይህ ሳምንታዊ ወይም ዓመታዊ ስብሰባ ፣ አነስ ያለ የኮሚቴ ስብሰባ ፣ ወይም ለተለየ ዓላማ የሚደረግ ስብሰባ ነው?
- ቀን ፣ ሰዓት እና ቦታ። ለስብሰባው መጀመሪያ እና መጨረሻ (ክፍት እና መበታተን) ቦታ ያዘጋጁ።
- የስብሰባው ሊቀመንበር ወይም ሊቀመንበር እና የፀሐፊው ስም (ወይም ተተኪያቸው)።
- የ “ተሳታፊዎች” እና “መቅረት ይቅርታ” ዝርዝር። ይህ ለመገኘት ዝርዝሮች ጥሩ ቃል ነው። ምልዓተ ጉባum መድረሱን ልብ ይበሉ (ለድምጽ መስጫው በቂ የሰዎች ብዛት)።
- ለፊርማዎ ቦታ ያዘጋጁ። እንደ ማስታወሻ ማስታወሻ ፣ ሁል ጊዜ ማስታወሻዎችዎን መፈረም አለብዎት። በድርጅትዎ ፖሊሲዎች መሠረት ደቂቃዎቹ ሲፀደቁ ተጨማሪ ፊርማዎች ሊያስፈልጉ ይችላሉ።
- የአጀንዳ መጽሐፍ ፣ ካለ። ሊቀመንበሩ ወይም የስብሰባው አስተባባሪ አጀንዳ እንዲያዘጋጁ ካልጠየቀዎት በጥያቄ ሊገኝ ይገባል። ለማጣቀሻ አጀንዳ መኖሩ የስብሰባ ደቂቃዎችን ለማደራጀት ይረዳዎታል።
ደረጃ 3. ማስታወሻ ደብተርዎን ወይም ላፕቶፕዎን ይዘው ይሂዱ።
ያመጡት ማንኛውም ነገር ለእርስዎ ምቹ መሆኑን ያረጋግጡ። እርስዎ ብዙ ጊዜ ማስታወሻዎችን የሚይዙ ከሆነ ለዚህ ዓላማ ማስታወሻ ደብተር ያስቀምጡ ወይም በኮምፒተርዎ ላይ አቃፊ ይፍጠሩ።
- ለማይፀድቀው ለቀድሞው ስብሰባ ደቂቃዎች ከወሰዱ ፣ ይውሰዷቸው።
- አንድ የድምፅ መቅጃ ከደቂቃዎች በኋላ ወደ ጽሑፍ እንዲገልጹ ሊረዳዎ ይችላል ፣ እነሱ ለደቂቃዎች ምትክ አይደሉም። ስብሰባን እየቀረጹ ከሆነ ፣ ሁሉም በቦታው የተገኙትን መስማማትዎን ያረጋግጡ እና የቃላት-ለ-ቃል ትራንስክሪፕት ለማድረግ በፈተናው ውስጥ አይስጡ።
- አጠር ያለ መማር ማስታወሻዎችን መውሰድ ያፋጥናል ፣ ግን ማስታወሻዎችን ለመውሰድ እያንዳንዱን ቃል መፃፍ የለብዎትም። በእውነቱ ፣ እሱን ማስወገድ አለብዎት።
- በስብሰባ ላይ ደቂቃዎችን በይፋ እንዲወስዱ ከተጠየቁ ፣ OHP ወይም የአቀራረብ ሰሌዳ ይጠቀሙ። ማስታወሻዎችዎን ለመተየብ የአጫጭር ትየባን መጠቀም እንዲችሉ ቀለሙን ሳያጠፉ በቤትዎ በኋላ ማስታወሻዎችን መውሰድዎን ያረጋግጡ።
ክፍል 2 ከ 4: የስብሰባ ደቂቃዎች ማድረግ
ደረጃ 1. የተገኙበትን ዝርዝር ያካፍሉ።
ሁሉም ሰው እንደተገኘ ፣ ሰዎች ስማቸውን እና የእውቂያ መረጃቸውን እንዲጽፉ በቂ ቦታ ያለው ወረቀት (ለትላልቅ ስብሰባዎች የበለጠ) ይስጡ። ይህንን ወረቀት ከስብሰባው በኋላ የአብነትዎን ተሳታፊ ዝርዝር ክፍል ለመሙላት ወይም ይህንን ዝርዝር በተጠናቀቁ ደቂቃዎችዎ ላይ ለመለጠፍ ይችላሉ።
በስብሰባው ላይ ከሚገኙት ብዙ ሰዎች ጋር የማያውቁት ከሆነ ፣ እያንዳንዱ ሰው እራሱን እንዲያስተዋውቅ ሲጠይቁ የመቀመጫ ገበታ ይሳሉ እና ይሙሉት። በሚቻልበት ጊዜ ሁሉ ሰዎችን በስም ለመጥራት ደቂቃዎችዎን በሚጽፉበት ጊዜ ይህ የገበታ ወረቀት ዝግጁ ይሁኑ (ከዚህ በታች እንደተብራራው)።
ደረጃ 2. በተገኙት አብነቶች ውስጥ በተቻለ መጠን ይሙሉ።
ስብሰባው እስኪጀመር ድረስ በመጠባበቅ ላይ ፣ የድርጅቱን ስም ፣ የስብሰባውን ቀን እና ቦታ እና የስብሰባውን ዓይነት (ሳምንታዊ የቦርድ ስብሰባ ፣ ልዩ ኮሚቴ ስብሰባ ፣ ወዘተ) ልብ ይበሉ። ስብሰባው ሲጀመር ፣ የመነሻ ሰዓቱን ልብ ይበሉ።
- አብነት ከሌለዎት ይህንን መረጃ በማስታወሻዎ አናት ላይ ያስተውሉ።
- ስብሰባው የሚካሄደው ለልዩ ዓላማ ወይም ክስተት ከሆነ ፣ አባላት እንዲያውቁ የተላኩ ማሳወቂያዎችን ያስቀምጡ። ከተገለበጠ በኋላ ወደ ማስታወሻው ውስጥ መለጠፍ ያስፈልግዎታል።
ደረጃ 3. የመጀመሪያውን እንቅስቃሴ ውጤት ይመዝግቡ።
አብዛኛዎቹ መደበኛ ስብሰባዎች የሚጀምሩት አጀንዳ ለመውሰድ በሚነሳ እንቅስቃሴ ነው ፣ ስለዚህ ይህ እርምጃ እንደ ምሳሌ ሆኖ ያገለግላል። ስብሰባው በተለየ እንቅስቃሴ ከተጀመረ ሁሉንም አስፈላጊ መረጃዎች መመዝገብዎን ያረጋግጡ-
- የእንቅስቃሴው ጅማሬ ተገቢው የቃላት አነጋገር “ሀሳብ አቀርባለሁ” የሚል ነው። ይህ በአጠቃላይ እንደ “የዚህ አጀንዳ እንዲፀድቅ ሀሳብ አቀርባለሁ” ለሚሉት ዓረፍተ ነገሮች ነው።
- የአምራቹ ስም (እንቅስቃሴውን የሚያቀርብ ሰው)።
- የድምፅ አሰጣጥ ውጤቶች። ድምጹ ከተሳካ “እንቅስቃሴ ተቀባይነት አግኝቷል” ብለው ይፃፉ። ካልተሳካ “እንቅስቃሴ ውድቅ ተደርጓል” ብለው ይፃፉ።
- በትክክል መቅዳት ካልቻሉ ረጅም እንቅስቃሴ በጽሁፍ እንዲቀርብ ማድረግ ይችላሉ። ይህ ከተደጋገመ ፣ በዚህ ጽሑፍ ውስጥ የእንቅስቃሴዎች ማቅረቢያ ከተወሰኑ ቃላት ጋር ለሚደረጉ እንቅስቃሴዎች ኦፊሴላዊ ፖሊሲ ይደረግ እንደሆነ በስብሰባው ጎን ይጠይቁ።
- አጀንዳውን ካዘጋጁ ፣ የዚህ እንቅስቃሴ ደጋፊ እንዲሁም የደቂቃዎች ፀሐፊ መሆን ይችላሉ። ሊደረግ ይችላል; ተጨባጭ ሆነው እስከተቆዩ ድረስ የእራስዎን ትዕይንቶች ለመቅዳት ምንም ችግር የለበትም።
ደረጃ 4. በስብሰባው ወቅት ሌሎች እንቅስቃሴዎችን ይመዝግቡ።
አጠቃላይ ውይይቱን በትኩረት ያዳምጡ ፣ ግን (ካልሆነ መመሪያ ካልተሰጠ በስተቀር) አይቅዱት። አዲስ እንቅስቃሴ ሲደረግ ፣ ተገቢውን መረጃ ይመዝግቡ።
- ያስታውሱ ፣ እያንዳንዱ እንቅስቃሴ የእንቅስቃሴውን ትክክለኛ ቃል ፣ የአስተያየቱን ስም እና የድምፅ ውጤቱን ማካተት አለበት።
- አንዳንድ እንቅስቃሴዎች ወደ ድምጽ መስጫው ከመሄዳቸው በፊት የአስተያየቶችን ደጋፊዎች ይፈልጋሉ። አንድ ሰው “ይህንን እንቅስቃሴ እደግፋለሁ” ወይም ተመሳሳይ ቃላትን የሚናገር ከሆነ የዚያ ሰው ስም እንደ ደጋፊ ያስተውሉ።
- የአስተያየቱን ስም የማያውቁ ከሆነ ወይም እንቅስቃሴው እንዲደገም ከፈለጉ ስብሰባውን በትህትና ያቋርጡ። ጥቃቅን መቋረጦችን ለማስረዳት መረጃን በትክክል መቅዳት አስፈላጊ ነው።
- እንቅስቃሴ ከተስተካከለ በማስታወሻዎችዎ ውስጥ የእንቅስቃሴውን ቃል በቀላሉ ይለውጡ። ለውጡ አከራካሪና ረጅም ውይይት እስካልቀሰቀሰ ድረስ ለውጡ በስብሰባው ላይ እንደተከሰተ ማስተዋል አያስፈልግም።
ደረጃ 5. ሪፖርቱን ያዳምጡ እና የሪፖርቱን ቅጂ ያግኙ።
አንድ ሪፖርት ፣ የዜና መጽሔት ወይም ተመሳሳይ ነገር ጮክ ብሎ ሲነበብ የሪፖርቱን ርዕስ እና ያነበበውን ሰው (ወይም ያረቀቀውን ንዑስ ኮሚቴ ስም) ልብ ይበሉ። እንቅስቃሴ ከተያያዘ እንደ ማንኛውም ሌላ እንቅስቃሴ ይመዝግቡት።
- በስብሰባው መጨረሻ ላይ የሪፖርቱን ቅጂ ማግኘት በጣም ተግባራዊ ነው። ከስብሰባው በኋላ ከአንባቢው ወይም ከስብሰባው መሪ (ሊቀመንበር ወይም ፕሬዝዳንት) ቅጂ ለመጠየቅ ማስታወሻ ያዘጋጁ። የእያንዳንዱን ሪፖርት ቅጂ ቀደም ሲል ለተገለበጡት ደቂቃዎች ያያይዙታል።
- አንድ ቅጂ ከሌለ ፣ ዋናው የተከማቸበትን ቦታ ማስታወሻ ያድርጉ። ከስብሰባው በኋላ ይህንን መረጃ መጠየቅ ሊያስፈልግዎት ይችላል።
- አባላት የቃል ሪፖርት እያደረጉ ከሆነ (እና ከሰነድ የማያነቡ ከሆነ) የሪፖርቱን አጭር እና ተጨባጭ ማጠቃለያ ይፃፉ። ልዩ ዝርዝሮችን ወይም የተናጋሪ ጥቅሶችን በቃል አያካትቱ።
ደረጃ 6. የተወሰዱትን ወይም የተሰጡትን ድርጊቶች ይመዝግቡ።
ይህ ባለፉት ስብሰባዎች ውስጥ የተደረጉትን ተግባራት ፣ እንዲሁም አዳዲስ ድርጊቶችን “መፈተሽ” ን ያጠቃልላል። አንድ ሰው ደብዳቤ እንዲጽፍ ተመድቧል? ስማቸውን እና መመሪያዎቻቸውን ይፃፉ።
- ስብሰባዎ ምን ያህል መደበኛ እንደሆነ ላይ በመመስረት ፣ እነዚህ አብዛኛዎቹ ድርጊቶች በ “እንቅስቃሴ” ምድብ ውስጥ ይወድቃሉ። ለአነስተኛ መደበኛ ስብሰባዎች ፣ በጣም ግልፅ ያልሆኑ ውሳኔዎችን መከታተል ያስፈልግዎታል።
- ካለ ውሳኔ በስተጀርባ የአጭር ጊዜ ምክንያቶችን አካትት።
ደረጃ 7. ሁሉንም መመሪያ እና የውሳኔ ነጥቦች ይመዝግቡ።
ተቃውሞ ወደ አሠራሩ በገባ ቁጥር ተቃውሞውን እና መሠረቱን እንዲሁም ሊቀመንበሩ የሰጡትን ሙሉ ውሳኔ ይመዝግቡ።
የሮበርት የትእዛዝ ደንቦችን ፣ የውስጥ ድርጅታዊ ደንቦችን ወይም የኩባንያ ፕሮቶኮሎችን ማጣቀሻዎችን ማካተትዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ 8. ሲጠየቁ ብቻ የውይይቱን ማጠቃለያ ይመዝግቡ።
በይፋ ፣ ደቂቃዎች “የተደረገው” ሳይሆን “የተነገረውን” መዝገብ ነው። ሆኖም ፣ ለእርስዎ የተሰጡትን ሁሉንም ድርጅቶች-ተኮር ጥያቄዎችን ያሟሉ።
- ውይይቶችን በሚመዘግቡበት ጊዜ በተቻለ መጠን ተጨባጭ ይሁኑ። አስተያየቶችን ሳይሆን ተጨባጭ ነጥቦችን ያካትቱ እና የቅፅሎችን እና ተውሳኮችን አጠቃቀም ይቀንሱ። ደረቅ ፣ ተጨባጭ እና አሰልቺ ጽሑፍ የእርስዎ ግብ ነው!
- በውይይቱ ማጠቃለያ ውስጥ ሰዎችን በስም አይጠቅሱ። ይህ ችግርን ሊያስከትሉ በሚችሉ ትኩስ ክርክሮች ውስጥ ይህ በጣም አስፈላጊ ነው።
ደረጃ 9. በስብሰባው መጨረሻ ላይ ይዝጉ።
ስብሰባው የተሰናበተበትን ጊዜ ይመዝግቡ። የሪፖርቱን ቅጂ ለመጠየቅ ያስታውሱ ወይም አንድ ሰው እንዲልክልዎት ያስታውሱ።
የሆነ ነገር እንደጠፋዎት ወይም ማብራሪያ ከፈለጉ ማስታወሻዎችዎን ይቃኙ። አንድን ሰው መጠየቅ ከፈለጉ ፣ ከመውጣታቸው በፊት አሁን ያድርጉት።
ክፍል 3 ከ 4 ደቂቃዎችን መቅዳት
ደረጃ 1. ይህንን ሂደት በተቻለ ፍጥነት ይጀምሩ።
ክስተቶቹ አሁንም በማስታወስዎ ውስጥ ትኩስ ሆነው ከስብሰባው በኋላ ወዲያውኑ ኦፊሴላዊ ደቂቃዎችን መቅዳት ጥሩ ነው።
ደረጃ 2. የስብሰባ ደቂቃዎችዎን ለመተየብ ኮምፒተርን ይጠቀሙ።
በስብሰባ ላይ ላፕቶፕዎን ከተጠቀሙ ምናልባት ይህንን አደረጉ። ማስታወሻዎችዎን እና ማስታወሻዎችዎን ጎን ለጎን ማወዳደር እንዲችሉ ማስታወሻዎችዎን ያስቀምጡ እና ለደቂቃዎች አዲስ ሰነድ ይፍጠሩ።
ደረጃ 3. ማስታወሻዎችዎን ወደ ንፁህ አንቀጾች ይስሩ።
እያንዳንዱ አዲስ እንቅስቃሴ ፣ ውሳኔ ወይም የትምህርቱ ነጥብ በተለየ አንቀጽ ውስጥ መካተት አለበት። ቅርጸቱን በሚፈጥሩበት ጊዜ የሚከተሉትን ያረጋግጡ
- ትክክለኛ የፊደል አጻጻፍ እና ሰዋስው ይጠቀሙ። አስፈላጊ ከሆነ የፊደል አረጋጋጭ ይጠቀሙ።
- በሪፖርቱ ውስጥ ተመሳሳይ ቋንቋን ይጠቀሙ። ያለፈውን ጊዜ ወይም የአሁኑን ጊዜ ይጠቀሙ ፣ ግን በተመሳሳይ ሰነድ ውስጥ በጭራሽ አይቀይሯቸው።
- በተቻለ መጠን በተጨባጭ ይፃፉ። የእርስዎ አስተያየት ከደቂቃዎች መነሳት የለበትም። ለሁሉም የሚጠቀምበት ተጨባጭ ሪኮርድን ለመፍጠር እየሞከሩ ነው።
- ቀላል እና የተወሰነ ቋንቋን ይጠቀሙ። ግልጽ ያልሆነ ቋንቋ በተወሰኑ ቃላት መተካት አለበት። የአበባው መግለጫ ሙሉ በሙሉ መተው አለበት።
- ውይይቱን ሳይሆን የተወሰደውን እርምጃ ብቻ ይዘርዝሩ። ውይይት እንዲቀርጹ ካልተጠየቁ በስተቀር በምን ላይ ማተኮር አለብዎት ተከናውኗል ፣ ምን አይደለም ብለዋል.
- ለቀላል ማጣቀሻ የገጽ ቁጥሮችን ያቅርቡ።
ደረጃ 4. ረቂቅ ደቂቃዎችዎን ለአባላት ያጋሩ።
በተገኙበት ዝርዝር ላይ ያለውን የእውቂያ መረጃ በመጠቀም ለእያንዳንዱ አባል ቅጂ ይላኩ። የእውቂያ መረጃቸው ከሌለ የስብሰባው መሪ እነሱን ማነጋገር መቻል አለበት።
ደረጃ 5. ለማፅደቅ ደቂቃዎችዎን ይዘው ይምጡ።
በሚቀጥለው ስብሰባ ላይ ደቂቃዎቹን ጮክ ብለው እንዲያነቡ እና ለማፅደቅ እንዲያቀርቡ ሊጠየቁ ይችላሉ። እንቅስቃሴው ከተሳካ ፣ ደቂቃዎቹ ተቀባይነት እንዳላቸው ምልክት ያድርጉ።
- ደቂቃዎች ተቀባይነት ከማግኘታቸው በፊት ትክክለኛ ከሆኑ በሰነዱ ውስጥ የተደረጉ ለውጦችን ይመዝግቡ እና በመጨረሻዎቹ ደቂቃዎች የተስተካከሉ መሆናቸውን ያመልክቱ። እርማቱን በተለይ አይግለጹ።
- ከተቀበሏቸው በኋላ ደቂቃዎች ለማረም እንቅስቃሴ ከተደረገ ፣ በሚመለከታቸው ደቂቃዎች ውስጥ የእንቅስቃሴውን ትክክለኛ ቃል እና እንቅስቃሴው ጸድቋል ወይስ አልተፈቀደም።
የ 4 ክፍል 4: የስብሰባ ደቂቃዎች አብነቶችን መጠቀም
ደረጃ 1. የስብሰባ አብነት አሰባሳቢ ጣቢያውን ይጎብኙ።
ማስታወሻ ደብተር ስህተቶችን በመከላከል የስብሰባ ደቂቃዎችን ለማዘጋጀት ጊዜን ለመቆጠብ ይህ ዝግጁ አብነት ይረዳዎታል።
ደረጃ 2. እነዚህን ጣቢያዎች ለመዳሰስ ጥቂት ጊዜ ይውሰዱ።
ለእርስዎ ምርጥ የሆነውን ለማግኘት የፍለጋ ባህሪውን ይጠቀሙ እና ያሉትን አማራጮች ያስሱ።
ለምሳሌ ልዩ አብነት ፣ አጠቃላይ ወይም መደበኛ ከፈለጉ ፣ ከተወሰኑ ፍላጎቶችዎ ጋር የሚስማማውን ለማግኘት ጣቢያውን ያስሱ እና “አውርድ” ወይም “አብነት ይጠቀሙ” ቁልፍን ጠቅ በማድረግ ያውርዱት። እንዳያጡት በቀላሉ ለማግኘት የሆነ ቦታ ማስቀመጥዎን ያረጋግጡ።
ደረጃ 3. የአብነት ፋይልን ይክፈቱ።
አንዴ ከወረዱ የዚፕ ፋይሉን ይክፈቱ እና ከዚያ በ Microsoft Word ወይም Excel ይክፈቱት። ከፍተኛ ጥራት ያለው አብነት ለማግኘት እና ለመጠቀም ቀላል ለማድረግ የቅርብ ጊዜውን የማይክሮሶፍት ቃል ስሪት ይጠቀሙ። አዳዲስ ባህሪያትን እንዲጠቀሙ በሚፈቅድበት ጊዜ የቅርብ ጊዜውን ስሪት መጠቀም ሥራዎን ቀላል ያደርገዋል።
ደረጃ 4. በአብነት ራስ ላይ የኩባንያውን አርማ እና የቅጂ መብት ምልክት ያክሉ።
የናሙና አርማውን ያስወግዱ ፣ ግን የአብነት ምንጭ ጣቢያውን የአጠቃቀም ውሎች ማንበብዎን እርግጠኛ ይሁኑ። አላስፈላጊ የሕግ ችግር መጋፈጥ አይፈልጉም ፣ አይደል?
ደረጃ 5. ርዕሱን ይለውጡ።
በርዕሱ ክፍል ውስጥ “ስብሰባ/ቡድን” የሚለውን ቃል ያደምቁ እና ከዚያ ለስብሰባ ደቂቃዎችዎ ርዕስ ያስገቡ።
ደረጃ 6. ጭብጡን ይለውጡ (አማራጭ)።
የስብሰባ ደቂቃዎችን የበለጠ ቆንጆ እና ባለሙያ ለማድረግ ፣ ቀለማትን ለመቀየር ወይም አስቀድሞ የተሰራ ጭብጥ ለመምረጥ ያስቡበት። ዘዴው ቀላል ነው ፣ “የገጽ አቀማመጥ” ን ይፈልጉ እና ከዚያ “ቀለሞች እና ገጽታዎች” ክፍሉን ይክፈቱ። በዚህ ክፍል ውስጥ የአብነት መልክን ማዘጋጀት ይችላሉ። ከኩባንያው አርማ ቀለም ጋር እንዲዛመድ ቀለሙን እንኳን ማበጀት ይችላሉ።
ደረጃ 7. የአብነት ክፍሎቹን ስም ይሰይሙ።
ወደ አብነት በርካታ ክፍሎች ሊኖሩ ይገባል። ብዙ ፣ ወይም ያነሰ ሊያስፈልግዎት ይችላል ፣ ወይም እርስዎ ስሙን በእውነት አልወደዱትም። ከተለየ የስብሰባ ፍላጎቶችዎ ጋር እንዲስማማ ሊቀይሩት ይችላሉ።
ደረጃ 8. የስብሰባ ደቂቃዎችን ለመውሰድ ከእርስዎ ጋር ይዘው እንዲሄዱ ይህን አብነት በላፕቶፕዎ ላይ ያስቀምጡ።
አሁንም ማይክሮሶፍት ኦፊስ እየተጠቀሙ ከሆነ ይህ ሥራ ቀላል እና ፈጣን ይሆናል። እንዲሁም ከበፊቱ በበለጠ በመደበኛነት እና በስብሰባዎች ላይ መገኘት መቻል አለብዎት። በአማራጭ ፣ አብነት ማተም እና ደቂቃዎቹን በእጅዎ መጻፍ ይችላሉ። ሆኖም አስፈላጊውን መረጃ ያህል ማካተት እንዲችሉ ክፍሎቹን በበቂ መጠን ማድረጉን ያረጋግጡ።
ደረጃ 9. አብነትዎን ይፈትሹ።
ደህና! የስብሰባ ደቂቃዎች አብነት መፍጠርን ጨርሰዋል። በስብሰባዎች ወቅት የሥራዎ ምርታማነት እና ትክክለኛነት የስብሰባ ማስታወሻዎችን ለማደራጀት የመመሪያ አብነት ስላሎት በከፍተኛ ሁኔታ መሻሻል አለበት። ልክ እንደሌላው ማንኛውም ሥራ ፣ አንድ ነገር የጎደለ ወይም ግልጽ አለመሆኑን ለማየት በአብነት ላይ ያሉትን ዝርዝሮች ያንብቡ። አንዴ ሁሉም ነገር ትክክል መሆኑን ካረጋገጡ በኋላ ፣ ይህ አብነት ጥቅም ላይ ሊውል ይችላል እና ለሚቀጥለው ስብሰባዎ በተሻለ ሁኔታ ይዘጋጃሉ።
ጠቃሚ ምክሮች
- ስብሰባው እንደተጠናቀቀ ደቂቃዎችዎን ይተይቡ። በማስታወሻዎ ውስጥ ክስተቶች ገና ትኩስ ሲሆኑ ይህንን ማድረጉ የተሻለ ነው። ከስብሰባው በኋላ ተሳታፊዎች በተቻለ ፍጥነት የድርጊቱን ንጥል ቅጂ ማግኘታቸው አስፈላጊ ነው።
- በተቻለ መጠን ከስብሰባው መሪ ጋር ይቀመጡ። ይህ ድምጽዎን ከፍ ሳያደርጉ ሁሉንም ነገር እንዲሰሙ እና ማብራሪያ እንዲጠይቁ ያስችልዎታል።
- በቦታው ላይ መቅዳት እንዳይኖርዎት ሰዎች እንቅስቃሴያቸውን እንዲመዘግቡ ይጠይቁ።
- ደቂቃዎቹን ደህንነቱ በተጠበቀ ፋይል ውስጥ ያስቀምጡ።
ለማቋረጥ እና በማንኛውም ጊዜ ማብራሪያ ለመጠየቅ አይፍሩ።
- ማስታወሻዎች በጣም አስፈላጊ ናቸው። እነዚህ መዝገቦች ተይዘዋል እናም ለወደፊቱ ማጣቀሻ ሊያገለግሉ ይችላሉ። ሕጋዊ ጉዳዮችን በተመለከተ ፣ ለምሳሌ ፣ የአንድ ሰው ዝና በእርስዎ ደቂቃዎች ላይ ሊወሰን ይችላል።
- በሮበርት የትእዛዝ ህጎች ውስጥ ያሉትን ክፍሎች ያንብቡ ፣ በተለይም በጸሐፊነት ሙያ ላይ ያለውን ክፍል።
- በሚነጋገሩበት ጊዜ አስፈላጊዎቹን ነገሮች ይፃፉ። ተመሳሳዩ ርዕስ ሁለት ጊዜ ከተነሳ እነሱን አንድ ላይ አያሰባስቡዋቸው።
ማስጠንቀቂያ
- በደቂቃዎች ውስጥ በጣም ብዙ ዝርዝሮችን አያካትቱ። ውይይት እንዲመዘግቡ ቢጠየቁም በተቻለ መጠን አጭር እና ቀጥተኛ ያድርጉት። የተደረጉትን አስፈላጊ ነጥቦችን ለመመዝገብ እራስዎን ይገድቡ ወይም አላስፈላጊ ዝርዝሮችን በመሙላት ደቂቃዎች ይጨናነቃሉ።
- የማስታወሻ ሰጪው የግል ትርጓሜዎች እና ስሜቶች በማስታወሻዎች ውስጥ መካተት የለባቸውም።
- የስብሰባው አንድ አካል በጠበቃ-ደንበኛ ምስጢራዊነት ምድብ ውስጥ ቢወድቅ ፣ አትሥራ ያንን ክፍል መዝግቡ። ልብ ይበሉ “ይህ ውይይት ጠበቃ-ደንበኛ ምስጢራዊነትን ያካተተ መሆኑን አማካሪው ያሳውቃል። ይህ ውይይት አልተመዘገበም።”
- እንደ ጠበቆች እና ደንበኞች መካከል ያሉ ሚስጥራዊ ውይይቶችን እንዲመዘግቡ ከተጠየቁ “የተለየ” ደቂቃዎችን ያድርጉ እና ከመደበኛ ደቂቃዎች እንዲለዩ ያድርጓቸው። በሚስጥር ምልክት ያድርጉ እና የሰነዱ መዳረሻ ያለው ማን እንደሆነ ግልፅ ያድርጉት።
