ወጪዎችን በ Excel እንዴት መከታተል እንደሚቻል -13 ደረጃዎች (ከስዕሎች ጋር)

2024 ደራሲ ደራሲ: Jason Gerald | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-16 10:52

ብዙ ኩባንያዎች የመምሪያ ወይም የኩባንያ-ሰፊ ወጪዎችን ለመቆጣጠር ማይክሮሶፍት ኤክሴልን ይጠቀማሉ። በአሁኑ ጊዜ ኤክሴል በዊንዶውስ ኦፐሬቲንግ ሲስተሞች ባሉ ኮምፒተሮች ውስጥ ነባሪ ፕሮግራም ሆኗል። ስለዚህ ሂሳቦችዎን ለመከታተል ይህንን ፕሮግራም መጠቀም ይችላሉ። ወጪዎችን ለመከታተል ሊጠቀሙባቸው ከሚችሏቸው የማይክሮሶፍት እና ሌሎች ጣቢያዎች በርካታ አብነቶች (ህትመቶች) አሉ። የቅርብ ጊዜዎቹ የ Excel ስሪቶች እንኳን እነዚህ አብነቶች በፕሮግራሙ ውስጥ ቀድሞውኑ ይገኛሉ። እንዲሁም በ Excel ውስጥ የክፍያ መጠየቂያዎችን ለመቆጣጠር የራስዎን የስራ ሉሆች መፍጠር ይችላሉ። ይህ ጽሑፍ በሁለቱም መንገዶች ያብራራል።

ደረጃ

ዘዴ 1 ከ 2 - የ Excel አብነት መጠቀም

ደረጃ 1. ነባሪውን የ Excel አብነት ይምረጡ።

የቅርብ ጊዜ የ Excel ስሪት የግል ወጪዎችን እና አብነቶችን ለአብዛኛው የንግድ ሥራ ሥራዎች የሚቆጣጠሩ አብነቶች አሉት። በ Excel ውስጥ ወጪዎችን ለመከታተል ይህንን አብነት መድረስ እና መጠቀም ይችላሉ።

• በ Excel 2003 ውስጥ ከ “ፋይል” ምናሌ “አዲስ” ን ይምረጡ። የ “አብነቶች” መገናኛ ሣጥን ለማምጣት ከ “አዲሱ የሥራ መጽሐፍ” ተግባር ፓነል “በኮምፒውተሬ ላይ” ን ይምረጡ።
• በ Excel 2007 ውስጥ “አዲስ የሥራ መጽሐፍ” መገናኛ ሳጥን ለማምጣት ከ “ፋይል” ምናሌ “አዲስ” ን ይምረጡ። በግራ ፓነል ውስጥ ካለው “አብነቶች” ምናሌ “የተጫኑ አብነቶች” የሚለውን አማራጭ ይምረጡ። በመካከለኛው ፓነል ውስጥ “ከተጫኑ አብነቶች” ውስጥ “የግል ወርሃዊ በጀት” ን ይምረጡ እና “ፍጠር” ን ጠቅ ያድርጉ።
• በ Excel 2010 ውስጥ “ፋይል” የሚለውን መለያ ጠቅ ያድርጉ ፣ ከዚያ ከ “ፋይል” ምናሌ “አዲስ” ን ይምረጡ። ከ “የሚገኙ አብነቶች” ፓነል አናት ላይ “የናሙና አብነቶች” ን ይምረጡ ፣ ከዚያ ከናሙና አብነቶች እይታ “የግል ወርሃዊ በጀት” ን ይምረጡ እና “ፍጠር” ን ጠቅ ያድርጉ።

ደረጃ 2. የመስመር ላይ አብነት ይምረጡ።

የማይክሮሶፍት ኤክሴል አብሮገነብ የግል የበጀት አብነት ወጪዎችዎን መከታተል ካልቻለ በበይነመረብ ላይ የሚገኙ አብነቶችን ለመጠቀም ይሞክሩ። አብነቶችን ከሶስተኛ ወገን ጣቢያዎች ማውረድ ወይም ከ Microsoft Office Online ጋር ለመገናኘት ኤክሴልን መጠቀም ይችላሉ።

• በ Excel 2003 ውስጥ https://office.microsoft.com/en-us/templates/ ላይ ከሚገኘው የማይክሮሶፍት ኦፊስ ኦንላይን ላይብረሪ ተገቢውን አብነት መምረጥ ይችላሉ። (እዚህ ፣ ለቀደሙት የ Excel ስሪቶች አብነቶችን ማግኘት ይችላሉ።)
• በ Excel 2007 ውስጥ ከ “አዲሱ የሥራ መጽሐፍ” መገናኛ ሳጥን ውስጥ ከማይክሮሶፍት ኦፊሴላዊ የመስመር ላይ ክፍል “በጀቶች” ን ይምረጡ። ከመስመር ላይ የቢሮ አብነት ቤተ -መጽሐፍት ጋር ለመገናኘት የበይነመረብ ግንኙነት ሊኖርዎት ይገባል።
• በኤክሴል 2010 ውስጥ ፣ ከሚገኙ አብነቶች ፓነል የ Office.com ክፍል ውስጥ “በጀቶች” ን ይምረጡ። ከመስመር ላይ የቢሮ አብነት ቤተ -መጽሐፍት ጋር ለመገናኘት የበይነመረብ ግንኙነት ሊኖርዎት ይገባል።

ደረጃ 3. መረጃውን ወደ ተገቢዎቹ ሕዋሳት ያስገቡ።

የገባው መረጃ ጥቅም ላይ በሚውለው የሥራ ሉህ አብነት ላይ የተመሠረተ ነው።

ደረጃ 4. የስራ ሉህዎን ያስቀምጡ።

በአብነት የቀረበውን የሥራ ሉህ ስም መጠቀም ወይም እንደተፈለገው ስም ማስገባት ይችላሉ። ወይም በቀላሉ የሥራውን ወረቀት ስም እና ዓመት መፃፍ ይችላሉ።

ዘዴ 2 ከ 2 - ወጪዎችን ለመከታተል የራስዎን የሥራ ሉህ ይፍጠሩ

ደረጃ 1. Excel ን ይክፈቱ።

ደረጃ 2. በሴል A1 ውስጥ ለሥራ ሉህ ስም ያስገቡ።

እንደ “የግል በጀት” ፣ “የግል የወጪ ክትትል” ፣ ወይም ተመሳሳይ ነገር ያለ ግልጽ ስም ይጠቀሙ። (ስሞችን በሚጽፉበት ጊዜ የጥቅስ ምልክቶችን አይጠቀሙ። እዚህ ፣ የጥቅስ ምልክቶች ምሳሌዎችን ለማመልከት ያገለግላሉ)።

ደረጃ 3. የረድፍ 2 አምድ ርዕሶችን ያስገቡ።

ሊጠቀሙባቸው የሚችሏቸው አንዳንድ ስሞች እና ቅደም ተከተሎች እዚህ አሉ ፣ “ቀን” ፣ “የተከፈለ” ፣ “ማስታወሻ” ፣ “ወጭ” ፣ “ገቢ” (ወይም “ገቢ” ፣ ወይም “ተቀማጭ ገንዘብ”) እና “ሚዛን”። በ G2 በኩል ወደ A2 ሕዋሳት እነዚህን አርዕስቶች ያስገቡ ፣ እና ጽሑፉ ሁሉ እንዲታይ የአምድ ስፋቱን ያስተካክሉ።

የአምድ ርዕሶችን እና ራስጌዎችን ካቀናበሩ በኋላ ገጹን ወደ ታች ሲያሸብልሉ የአምድ ራስጌዎቹ አናት ላይ እንዲሆኑ የ “ፍኖቹን ፍሪዝ” ባህሪ ይጠቀሙ። የፍሪዝ ፓነሎች አማራጭ ለ Excel 2003 እና ከዚያ በኋላ በ “እይታ” ምናሌ ላይ እና በ “መስኮት” ቡድን ውስጥ በ “እይታ” ምናሌ ጥብጣብ ላይ ለ Excel 2007 እና 2010።

ደረጃ 4. የመጀመሪያውን ወጪ በሴል ረድፍ 3 ውስጥ ያስገቡ።

ደረጃ 5. በሴል G3 ውስጥ ያለውን ቀመር ቀመር ያስገቡ።

ይህ የመጀመሪያው ቀሪ ሂሳብ እንደመሆኑ መጠን በገቢ እና በወጪዎች መካከል ባለው ልዩነት ይወሰናል። የተቀመጠበት መንገድ በጀቱን ከወጪ ጎን ወይም ካለዎት ጥሬ ገንዘብ ለማየት ባለው ፍላጎትዎ ላይ የተመሠረተ ነው።

• ወጪዎችን ለማሳየት ብጁ የሥራ ሉህ ከፈለጉ ፣ ቀሪ ቀመርዎ = E3-F3 ነው ፣ E3 የወጪውን ሚዛን የያዘ ሕዋስ ሲሆን F3 ደግሞ የገቢ ቀሪ ሂሳብ ነው። በዚህ መንገድ ፣ ወጪዎችዎ ከገቢዎ የሚበልጡ ከሆነ ፣ አጠቃላይ ወጪዎችዎ አዎንታዊ ቁጥር ይኖራቸዋል ፣ ይህም ለመረዳት ቀላል ያደርግልዎታል።
• ያለዎትን ገንዘብ ለማሳየት ብጁ የሥራ ሉህ ከፈለጉ ፣ የሂሳብ ቀመር = F3-E3 ነው። ስለዚህ በእጅ ያለው ገንዘብ ከወጪዎች በላይ ከሆነ ፣ እና ወጪዎች ከገቢ በላይ ከሆኑ የሥራ ወረቀቱ አዎንታዊ የገንዘብ ፍሰት ያሳያል።

ደረጃ 6. ሁለተኛውን የወጪ ግቤት በሴል ረድፍ 4 ውስጥ ያስገቡ።

ደረጃ 7. በሴል G4 ውስጥ ያለውን ቀመር ቀመር ያስገቡ።

የሁለተኛው እና ቀጣይ ግቤቶች ሚዛን የአሁኑን ቀሪ ሂሳብ ስለሚመዘገብ ፣ በቀደመው ግቤት ውስጥ የተገኘውን የወጪ እና የገቢ ልዩነት ወደ ሚዛኑ ማከል ያስፈልግዎታል።

• የሥራው ሉህ ወጪዎችን በተለይ እንዲያሳይ ከፈለጉ ፣ የሂሳብ ቀመር = G3+(E4-F4) ፣ ማለትም G3 ቀዳሚውን ሚዛን የያዘ ሕዋስ ነው ፣ E4 ወጪዎችን የያዘ ሕዋስ ነው ፣ እና F4 ገቢን የያዘ ሕዋስ ነው።
• የሥራው ሉህ የጥሬ ገንዘብ መጠን በእጁ ላይ እንዲታይ ከፈለጉ ፣ ቀሪ ቀመር = G3+(F4-E4) ነው።
• በወጪዎች እና በገቢዎች መካከል ያለውን ልዩነት የሚያሳየው በቀመር ውስጥ ያሉት ቅንፎች በእውነቱ አያስፈልጉም። የፃፍነው የቀመር ፅንሰ -ሀሳብ የበለጠ ግልፅ እንዲሆን ነው።
• ሁሉም ግቤቶች እስኪጠናቀቁ ድረስ ቀሪ ሂሳቡን ሕዋስ ባዶ መተው ከቻሉ ፣ ቀኑን ሲያስገቡ ፣ ሚዛኑ ሴል እሴቱን እንዳያሳይ እባክዎ የ IF ቃሉን ወደ ቀመር ውስጥ ይጠቀሙ። ለሁለተኛው መግቢያ የዚህ ዘዴ ቀመር = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) የስራ ሉህ ጭነቱን እንዲከታተል ከፈለጉ እና = IF (A4 = "", "") G3+(F4-E4)) በእጅዎ ያለውን የገንዘብ ፍሰት ለመቆጣጠር የሥራ ወረቀት ከፈለጉ። (በወጪዎች እና በገቢ ዙሪያ ያሉት ቅንፎች ሊተዉ ይችላሉ ፣ ነገር ግን ውጫዊ ቅንፎች ሊተዉ አይችሉም።)

ደረጃ 8. የሒሳብ ቀመሩን በአምድ G (ሚዛናዊ አምድ) ውስጥ ወዳለው ሌላ ሕዋስ ይቅዱ።

በቀኝ ጠቅ ያድርጉ ሕዋስ G3 እና ከብቅ ባዩ ምናሌ ውስጥ “ቅዳ” ን ይምረጡ። ከዚያ በኋላ ወደ ታችኛው ሕዋስ ወደታች ይሸብልሉ። በተመረጠው ሕዋስ ውስጥ ቀመሩን ለመለጠፍ ከተመረጠው ምናሌ በቀኝ ጠቅ ያድርጉ እና “ለጥፍ” ን ይምረጡ።. (በ Excel 2010 ውስጥ በብቅ -ባይ ምናሌው ውስጥ “ለጥፍ” ወይም “ለጥፍ ቀመሮች” አማራጭን ይምረጡ።) ቀመር የአሁኑን ረድፍ ዋጋ ፣ ገቢ እና የቀን ማጣቀሻዎች (ጥቅም ላይ ከዋለ) ለማመልከት የሕዋስ ማጣቀሻዎችን በራስ -ሰር ያዘምናል። ከአሁኑ ረድፍ በላይ የረድፉ የማጣቀሻ ሚዛን።

ደረጃ 9. የሥራውን ሉህ ያስቀምጡ።

የስራ ሉህዎን ግልፅ ስም ይስጡ ፣ ለምሳሌ “የወጪ ክትትል.ክስls” ወይም “የግል Budget.xls”። የፋይሉን ስም እና ዓመት ማስገባት ይችላሉ ፣ ልክ የሥራ ሉህ ከፈጠሩበት ዘዴ ጋር ተመሳሳይ። (እንደገና ፣ እኛ እንደፃፍናቸው ጥቅሶችን መጠቀም አያስፈልግዎትም ፣ ለምሳሌ የፋይል ስሞችን ለማብራራት። ኤክሴል በራስ -ሰር እንደሚጽፍ የፋይሉን ቅጥያ ዓይነት መተየብ አያስፈልግዎትም።)

ኤክሴል 2003 እና ቀደምት ስሪቶች የስራ ሉሆችን በ “.xls” ቅርጸት ያስቀምጣሉ ፣ ኤክሴል 2007 እና 2010 ደግሞ በቅርብ ጊዜ በኤክስኤምኤል ላይ የተመሠረተ ቅርጸት “.xlsx” ውስጥ የሥራ ሉሆችን ያስቀምጣሉ። ሆኖም ፣ የቅርብ ጊዜው ኤክሴል ፋይሎችን በ “.xls” ቅርጸት የማስቀመጥ አማራጭ አለው። ብዙ ኮምፒውተሮች ካሉዎት እና ይህንን የሥራ ሉህ በሁሉም ላይ ለማስቀመጥ ካቀዱ ፣ ኮምፒተርዎ ኤክሴል 2003 ወይም ከዚያ ቀደም ካለው የድሮውን ቅርጸት ይጠቀሙ። ሁሉም ኮምፒውተሮችዎ ቢያንስ ኤክሴል 2007 ካላቸው የቅርብ ጊዜውን ቅርጸት ይጠቀሙ።

ጠቃሚ ምክሮች

• የገባው ፊደል ትክክል እንዲሆን በወጪ እና በገቢ ምድቦች ውስጥ “ራስ -አጠናቅቅ” ን ይጠቀሙ።
• ያልተከፈለ ፣ የተከፈለ እና የወደፊት ወጪዎችን ለመለየት ደፋር ፣ የጽሑፍ ቀለም ወይም የሕዋስ ጥላን መጠቀም ይችላሉ።
• ቀመሮች ወይም የአምድ ርዕሶች በድንገት እንዳይለወጡ ለመከላከል ፣ ህዋሳትን እንዳይቀይሩ መከላከል ጥሩ ሀሳብ ነው። ሊተኩዋቸው የሚፈልጓቸውን ህዋሶች (ቀን ፣ የተከፋይ ምድብ ፣ ወጪ ፣ ገቢ እና ማስታወሻ) ይምረጡ እና እነዚያን ሕዋሳት ይክፈቱ ፣ ከዚያ ጥበቃውን ለጠቅላላው የሥራ ሉህ ይተግብሩ።