ብዙ ኩባንያዎች ሠራተኞቻቸውን በተወሰነ ጊዜ ውስጥ ያደረጉትን ሪፖርት እንዲያደርጉ እራሳቸውን በመገምገም የሥራ ስኬት ሪፖርቶችን እንዲያቀርቡ ይጠይቃሉ። እንደ የስብሰባ ማስታወሻ አንሺ ሆነው ከሠሩ ፣ ሪፖርቱን እንዲያቀርቡ ሊጠየቁ ይችላሉ። ይህ ጽሑፍ የሙያዎን ስኬት ወይም ውድቀት ለመወሰን ትልቅ ሚና ስለሚጫወት ጥሩ የአፈፃፀም ሪፖርት እንዴት እንደሚዘጋጅ ያብራራል።
ደረጃ
የ 3 ክፍል 1 - የሥራውን ውጤት ሪፖርት ቅርጸት መረዳት
ደረጃ 1. ስለ ስኬቶችዎ አጭር ማጠቃለያ በመጻፍ ሪፖርቱን ማዘጋጀት ይጀምሩ።
በሪፖርቱ አናት ላይ የሥራ አፈጻጸምዎን አጠቃላይ ምስል ለመስጠት ያቀረቡትን መረጃ ማጠቃለያ ያቅርቡ።
- ለምሳሌ-ለትርፍ ያልተቋቋመ ድርጅት ይሰራሉ እና አለቃዎ የአፈፃፀም ሪፖርት እንዲያደርጉ ይጠይቅዎታል። ሁሉንም የተጠናቀቁ ሥራዎች በአንድ አንቀጽ ውስጥ በአጭሩ ሪፖርት ያድርጉ ፣ ለምሳሌ - ለድርጅቱ ባለቤት የሚጠቅሙ ፣ በኢንዱስትሪው ውስጥ እውቅና ለማግኘት የተሳካ እንቅስቃሴዎችን እና ከንግድ አጋሮች ጋር ግንኙነቶችን ገንብተዋል።
- በአጠቃላይ የሥራ ስኬቶችን አጠቃላይ እይታ ለመስጠት አስፈላጊ መረጃን ብቻ በማጠቃለያው ውስጥ አያካትቱ። እንደ መመሪያ ፣ አሠሪው የተለየ ቅርጸት ካልገለጸ በቀር ሪፖርቶች በ 2 ገጾች መቅረብ አለባቸው። በተወሰነ ቅርጸት መሠረት ሪፖርት ማድረግ ይኑርዎት እንደሆነ በመጀመሪያ ያረጋግጡ።
ደረጃ 2. ዝርዝር ደጋፊ እውነታዎችን ያቅርቡ።
በሪፖርቱ መጀመሪያ ላይ በቀረበው ማጠቃለያ ውስጥ እያንዳንዱን መረጃ ለመደገፍ በሚከተሉት መመሪያዎች መሠረት ዝርዝሮቹን ይፃፉ -
- የዝርዝር ቅርጸት ይጠቀሙ። ለእያንዳንዱ እንቅስቃሴ ሪፖርቶችን ለየብቻ ያዘጋጁ። እንደ ሪፖርቱ ርዕስ እንቅስቃሴውን ከርዕሱ በታች ያለውን የእንቅስቃሴ መግለጫን ያካትቱ። ለምሳሌ - እርስዎ የሚያደርጉት እንቅስቃሴ “የዝግጅት ዝግጅት እና አፈፃፀም” ነው።
- በርዕሱ ስር የድርጅቱን ተልዕኮ ለማሳካት ዓላማውን እና ጥቅሞቹን ጨምሮ የሚያደራጁትን ክስተት በአጭሩ እና በተለይም ለመግለጽ ቁጥሮችን ወይም ፊደሎችን በመጠቀም ዝርዝር ያዘጋጁ።
ደረጃ 3. ባለሙያ መስሎ እንዲታይ በመደበኛ ቅርጸት ዘገባ ይፍጠሩ።
የዘፈቀደ ሪፖርቶችን አታቅርቡ። ይልቁንም መደበኛ መጠን ያለው ወረቀት በመጠቀም በባለሙያ ቅርጸ-ቁምፊ ውስጥ በጥሩ ሁኔታ የተጻፈ ዘገባ ያዘጋጁ።
- መረጃው በደንብ የተደራጀ እንዲሆን የሪፖርቱን ርዕስ በወረቀቱ መሃል ላይ በደማቅ ፊደላት ያስቀምጡ።
- በሪፖርቱ አናት ላይ ሪፖርቱ የተጠናቀቀበትን ቀን ይፃፉ። እንዲሁም ሪፖርቱን ያዘጋጀውን ሰው ስም ፣ ማዕረግ እና ማዕረግ ያካትቱ።
ደረጃ 4. በሪፖርት ማቅረቢያ ጊዜ ውስጥ መጽሔት ያድርጉ።
እንቅስቃሴዎች በሚሰሩበት ጊዜ ወዲያውኑ ማስታወሻዎችን ከያዙ ሪፖርቶችን ማጠናቀር ለእርስዎ ቀላል ይሆንልዎታል።
- በተወሰነ ጊዜ ውስጥ የሥራ ስኬቶችን ለመመዝገብ ማስታወሻ ደብተር ወይም አቃፊ ያዘጋጁ። ይህ አለቃዎ ከጠየቀዎት ሪፖርቶችን ማዘጋጀት ቀላል ያደርግልዎታል።
- ይህ ካልተደረገ ፣ በሪፖርቱ ወቅት መጀመሪያ ላይ አስፈላጊ ስኬቶች ሊረሱ ይችላሉ።
የ 3 ክፍል 2 - የጥራት ይዘትን ማድረስ
ደረጃ 1. ሊያገኙት የሚፈልጓቸውን ዒላማዎች እና እርስዎ ሊያሟሏቸው የሚፈልጓቸውን የሥራ ተስፋዎች ይግለጹ።
በሪፖርቱ ወቅት መጀመሪያ ላይ ሊያገኙት የሚፈልጉት ዒላማ እንዳለ አንባቢዎችን ያስታውሱ። የድርጅቱን ግቦች እና ከእርስዎ የሚጠበቀውን የሥራ አስተዋፅኦ ማወቅዎን ያረጋግጡ። እስካሁን ካላወቁ ስለነዚህ ነገሮች ለአሠሪው ይጠይቁ።
- ከዚያ ፣ ትክክለኛውን ውሂብ በማቅረብ ግብዎን ማሳካትዎን ያብራሩ። በዒላማው እና በእውቀቱ መካከል ያለውን የውሂብ ንፅፅር የሚያቀርብ ሪፖርት ያድርጉ።
- ለምሳሌ - ከታለመለት በላይ ብዙ ገንዘብ ማሰባሰብ ችለዋል እናም ይህ ስኬት ለባለሀብቶች እና ለአሠሪዎች አዎንታዊ ነገር ነው። ሆኖም ፣ የዚህ ሥራ ውጤቶች እንደ ስኬት ሊቆጠሩ አይችሉም እና የንፅፅር መረጃ ከሌለ የእርስዎ ስኬት ምን ያህል ከፍተኛ እንደሆነ ለመወሰን አስቸጋሪ ነው።
ደረጃ 2. በሪፖርቱ ውስጥ የእይታ መረጃን ያካትቱ።
አንባቢዎች እርስዎ የሚያቀርቡትን ውሂብ በዓይነ ሕሊናዎ ለመመልከት ቀላል የሚያደርጉ አንዳንድ ሰንጠረ tablesችን ወይም ግራፎችን ያያይዙ።
- ሥራ የሚበዛባቸው አንባቢዎች ብዙውን ጊዜ የሚንሸራተቱ ሪፖርቶችን ብቻ ያስታውሱ። አንዳንድ ጊዜ ፣ የእይታ ዘዴዎች መረጃን የበለጠ ውጤታማ በሆነ መንገድ ለማስተላለፍ ይችላሉ።
- ሆኖም ፣ በጣም ብዙ ግራፊክስን አያቅርቡ። አስፈላጊ መረጃን ሊያብራሩ የሚችሉ 1-2 ሰንጠረ Chooseችን ይምረጡ።
ደረጃ 3. በ "CAR" ላይ ያተኩሩ።
መኪና ማለት ፈታኝ (ተግዳሮት) ፣ እርምጃ (እርምጃ) ፣ ውጤቶች (ውጤቶች) ማለት ነው። በእነዚህ ሦስት ነገሮች ላይ በመወያየት ስልታዊ የሥራ ስኬት ሪፖርት ማድረግ ይችላሉ።
- የሚያጋጥሙዎትን ተግዳሮቶች ይወስኑ። ተግዳሮቶችን ለማሸነፍ የወሰዷቸውን እርምጃዎች እና ውጤቶቹ ምን እንደሆኑ ይግለጹ። ለምሳሌ ፣ እንደ ምግብ ቤት ሥራ አስኪያጅ ፣ በሪፖርት ውስጥ ይፃፉ - “ተግዳሮት - በእራት ጊዜ በሩጫ ሰዓት ወረፋዎች እየጨመሩ እና ቅሬታ ያላቸው ደንበኞች 10%ጨምረዋል። እርምጃ - በከፍተኛ ሰዓታት ውስጥ የአገልግሎት ጥራትን ለማሻሻል ከ 1 ሰዓት በፊት ሥራ እንዲጀምር 1 አገልጋይ ይጠይቁ። ውጤት - ቅሬታ ያሰሙ ደንበኞች ወደ 2 ሰዎች ቀንሰዋል ወይም በ 80%ቀንሰዋል።
- የተወሰነ መረጃ በማቅረብ ሪፖርት ያድርጉ። ሊለኩ የማይችሉ ስኬቶች ፣ ለምሳሌ “በቡድን ውስጥ በደንብ መሥራት እችላለሁ” ምንም ፋይዳ የለውም ምክንያቱም ሁሉም ተመሳሳይ ነገር መናገር ይችላል። ስለዚህ ፣ በውጤቶች እና በችግሮች መካከል ያለውን ግንኙነት ለማሳየት እና የተወሰነ መረጃ እና መረጃ በመስጠት አፈፃፀምን ሪፖርት ማድረግ መቻል አለብዎት።
ደረጃ 4. የተጠቀሙበትን ዘዴ ይግለጹ።
ሪፖርትን ለመፃፍ እንደ መሰረት አድርጎ መረጃ መሰብሰብ ከፈለጉ ፣ እርስዎ የሚያመለክቱትን የመረጃ አሰባሰብ ዘዴን በአጭሩ ይግለጹ።
- የዳሰሳ ጥናቱን ዘዴ ፣ ጥቅሞቹን እና ውጤቶቹን የመረጡበትን ምክንያቶች ለአንባቢው ያሳውቁ። እንዲሁም ዘዴው ለምን ተዓማኒ እንደሆነ ተደርጎ ይቆጠራል። ከላይ ባለው ምሳሌ ውስጥ የምግብ ቤቱን ሁኔታ መቀጠል ፣ የደንበኛ ቅሬታ መረጃን እንደ የዳሰሳ ጥናት ዘዴ ለምን እንደሚጠቀሙ ያብራሩ።
- የዳሰሳ ጥናቱን ቀን ወይም ጊዜ እና ከዳሰሳ ጥናቱ ምን ማግኘት እንደሚፈልጉ ያካትቱ።
ደረጃ 5. የሥራ ስኬቶችን ሪፖርት በማድረግ ላይ ያተኩሩ።
በሪፖርቱ ውስጥ ያለው መረጃ በስራ ስኬቶች ላይ እንዲያተኩር ፣ በሪፖርቱ ወቅት በጣም የሚኮሩበትን ነገር ያስቡ ፣ ለምሳሌ - የተጨነቀ እንግዳ ማረጋጋት መቻል ወይም ለበታቹ ሥልጠና መስጠት። ለአንባቢው በጣም ዝርዝር መረጃ አይስጡ።
- ሌላኛው መንገድ “STAR” ዘዴን መጠቀም ነው ፣ እሱም የሚያመለክተው - ሁኔታ (ችግር) ፣ ተግባር (ተግባር) ፣ እርምጃ (እርምጃ) ፣ ውጤቶች (ውጤት)። እርስዎ የነበሩበትን ሁኔታ ፣ ማድረግ ያለብዎትን ተግባር ፣ ተግባሩን ለማጠናቀቅ የወሰዷቸውን እርምጃዎች እና ያገኙትን ውጤት በአጭሩ ይግለጹ። ልክ እንደ “CAR” ዘዴ ፣ ግቡ በ “ችግር” እና “ውጤት” መካከል ያለውን ግንኙነት ለማሳየት እና እሱን እንዴት ማግኘት እንደሚቻል ማስረዳት ነው።
- የሚከተሉትን ለማሳየት የሚችሉ ሪፖርቶችን በመፍጠር ላይ ያተኩሩ - ችግር ፣ መብት ፣ ቅድሚያ ፣ ከፍተኛ ታይነት ፣ ቀነ ገደቦች ፣ ፈጠራ ፣ የሥራ መግለጫ እና ሥራዎ በድርጅቱ ላይ የሚያሳድረው ተጽዕኖ።
- ለምሳሌ - በሪፖርቱ ውስጥ ወደ ቅርንጫፍ ሥራ አስኪያጅ ሲያድጉ የሠራተኞች ዓመታዊ ዝውውር 35% ነበር። የሰራተኛ እርካታ የዳሰሳ ጥናቶችን ፣ የአማካሪ ሠራተኞችን ካከናወኑ እና ከመላው ሠራተኛ ጋር ሳምንታዊ ስብሰባዎችን ካደረጉ በኋላ የሠራተኛ ቅነሳ ወደ 15%ቀንሷል። ይህ ምሳሌ አንባቢው ግንኙነቱን በትክክል እስከተረዳ ድረስ የስኬት ሪፖርቱ ረጅም ዓረፍተ ነገሮችን መጠቀም እንደማያስፈልገው ያሳያል።
ደረጃ 6. የእርምጃዎን መልካምነት ያብራሩ።
ውጤቱን ብቻ አያቅርቡ። ስኬቱ ለድርጅቱ ለምን ጠቃሚ እንደሆነም መግለፅ አለብዎት።
- ለምሳሌ - ከሠራተኛው ጋር ስብሰባ አለዎት። ክትትል ምን እንደሆነ እና ለድርጅቱ የሚሰጠውን ጥቅም ያስረዱ? ሪፖርት ለማድረግ ስለሚፈልጉት ነገር በጥንቃቄ ያስቡ። ጠቃሚ ካልሆነ ሌላ ሥራ ሪፖርት ማድረግ አለብዎት።
- ከሠራተኞች ጋር ያለው ስብሰባ የሠራተኛ መቅረት መሻሻል እና የኩባንያ ባለቤቶችን ገንዘብ ለመቆጠብ የሥራ ተነሳሽነት እንዲጨምር ከቻለ። ይህ እንደ ጠቃሚ ይቆጠራል የሥራ ውጤት ነው።
ደረጃ 7. ሪፖርቱን ከማቅረቡ በፊት ያረጋግጡ።
ብዙ ስህተቶች እና ሙያዊ ያልሆኑ የአፃፃፍ ቅርፀቶች ያሉበትን ሪፖርት ካቀረቡ ሪፖርት የማድረግ ግቦች አልተሳኩም።
- ሰዋስው ፣ ሥርዓተ ነጥብ እና የቃላት አጻጻፍ ይፈትሹ። ሪፖርትዎን ለ 1 ሌሊት ያስቀምጡ እና ከዚያ ጠዋት እንደገና ያንብቡት። የመጨረሻ ደቂቃ ሪፖርቶችን አታድርጉ።
- ሪፖርቱን በወረቀት ላይ ያትሙ እና መታረም ያለበት ሌላ ነገር ካለ ያረጋግጡ። አንዳንድ ጊዜ ፣ ዓይኖቻችን በኮምፒተር ማያ ገጽ ላይ ለረጅም ጊዜ በማየት በጣም ይደክማሉ ስለዚህ ስህተቶች ችላ ይባላሉ።
ክፍል 3 ከ 3 - ትክክለኛ ቃላትን መጠቀም
ደረጃ 1. አሉታዊ ነገሮችን በአዎንታዊ መንገድ ይናገሩ።
ያልተሳካለት ኢላማ ካለ አለማሳወቁ የተሻለ ነው። አንባቢው በዚህ ላይ እንዲያተኩር ከማድረግ ይልቅ በሌላ መንገድ ለማሳወቅ ይሞክሩ።
- አወንታዊ ዓረፍተ ነገሮችን በመጠቀም አጥጋቢ ያልሆነ የሥራ ውጤቶችን ይግለጹ ፣ ለምሳሌ ችግሩን ለመፍታት በሚወስዷቸው ተጨባጭ እርምጃዎች ላይ ማብራሪያውን በማተኮር ፣ ሌሎች ሰዎችን ከመውቀስ ወይም ሰበብ ከማድረግ ይልቅ።
- ሌሎች ሰዎችን አትውቀስ። የወሰዷቸውን እርምጃዎች በማብራራት እና አዎንታዊ ሰው መሆንዎን በማሳየት ላይ ያተኩሩ። እርስዎ ወይም ቡድንዎ በደንብ ያደረጓቸውን ነገሮች ያጋሩ። የትኩረት ዘገባዎች ሊኮሩበት ይገባል።
ደረጃ 2. በሪፖርቶች ውስጥ ቁጥሮችን ያቅርቡ እና መለኪያዎችን ይጠቀሙ።
በጣም የተወሰነ ውሂብ ማቅረብ ከቻሉ የሥራዎ ስኬቶች የበለጠ ተዓማኒ ይሆናሉ። የሚያስተላልፉትን መረጃ እንደ ድጋፍ ማስረጃ በሚለካ ነገር ይሙሉ።
- ብዙ ጥቅም ላይ የዋሉ ልዕለ ቃላት ፣ ለምሳሌ - “ምርጥ” ወይም “አስተማማኝ” ብዙም ጥቅም የላቸውም። ሁሉም ሰው “የእኔ የሥራ አፈፃፀም በዚህ ዓመት በጣም ጥሩ ነበር” ማለት ይችላል።
- ይህንን ሐረግ ያስታውሱ - “ያረጋግጡ ፣ ዝም ብለው አይነጋገሩ!” በዚህ ዓመት ጥሩ ሥራ መሥራት እንደቻሉ ለሌሎች ሰዎች ከመናገር ይልቅ በመረጃ እና በሜትሪክስ በደንብ የሠሩትን ያሳዩ። ከደንበኞች ጋር ጥሩ ግንኙነት መመስረት ይችላሉ ብቻ አይበሉ። በምትኩ ፣ የደንበኛ እርካታ የዳሰሳ ጥናት ውጤቶችን ጠቅሰው ፣ ከደንበኛ የተቀበሉትን ደብዳቤ ያያይዙ እና ቅሬታ አቅራቢዎችን ቁጥር መቀነስ ላይ መረጃ ያቅርቡ።
- የአሁኑ ቁጥሮች። አንባቢዎች በሠራተኞች ላይ ምን ያህል ሰዎች እንዳሉዎት ካላወቁ ብዙ ሠራተኞችን መምራት ይችላሉ ማለት ትርጉም የለሽ ነው። አንባቢዎች “ብዙ” ብለው የሚጠሩትን ሰዎች እንዲያውቁ እና የሠሩትን ሥራ መግለጫ እንዲያብራሩ ውሂቡን በቁጥር መልክ ያቅርቡ።
ደረጃ 3. በማንኛውም ሁኔታ እውነቱን ይናገሩ።
አታጋንኑ ወይም አትዋሹ። ከተያዙ ትልቅ ችግር ውስጥ ይወድቃሉ።
- ምንም እንኳን ሆን ተብሎ ባይሆንም ፣ ቢዋሹ ትልቅ ችግር ውስጥ ይወድቃሉ። በራስ የመተማመን ስሜት ይሰማዎታል እናም የሙያ ጎዳናዎ ይታገዳል።
- ጥንካሬዎችዎን እና ድክመቶችዎን እንደነበሩ ለማሳወቅ ሐቀኛ ራስን መገምገም ያድርጉ። ጉድለቶችን በአዎንታዊ መንገድ ለማሸነፍ ይሞክሩ።
ደረጃ 4. የሌሎችን ሥራ እውቅና ይስጡ።
የቢዝነስ እና የምህንድስና ዘገባ ጽሑፍ ኮርሶች እርስዎ “እኔ” የሚለውን ቃል እንዳይጠቀሙ ይጠቁማሉ ፣ ግን በተወሰኑ ጉዳዮች ላይ በአፈፃፀም ሪፖርቶች ውስጥ ሊያገለግል ይችላል።
- ለምሳሌ - “100 ሠራተኞችን ቀጠርኩ” ብለው ሪፖርት ካደረጉ ፣ የእርስዎ ስኬት በሌሎች ሰዎች ወይም በቡድኑ አስተዋፅኦ የተደገፈ መሆኑን መግለፅዎን አይርሱ።
- እብሪተኛ ካልሆኑ ተጨማሪ እሴት ያገኛሉ። ሁልጊዜ “እኔ” በሚለው ቃል እንዳይጀምሩ የተለያዩ ዓረፍተ ነገሮችን ያዘጋጁ።
ጠቃሚ ምክሮች
- በአፈጻጸም ሪፖርት ውስጥ ቁጣን የሚገልጹ ቃላትን በጭራሽ አይጠቀሙ። ሁል ጊዜ አዎንታዊ ከሆኑ ጥሩ ስሜት ይፈጥራሉ።
- ሙያዊ ቃላትን ይጠቀሙ። መደበኛ ያልሆነ የቋንቋ ዘይቤን አይጠቀሙ።
