የኩባንያውን ወይም የድርጅቱን እንቅስቃሴ ለስላሳ አሠራር ለመደገፍ ውጤታማ ስብሰባ ማደራጀት ያስፈልጋል። ስብሰባዎች ሥራን ለማስተባበር ፣ መረጃን ለማጋራት ፣ የቡድን ሥራን ለማሻሻል እና ግቦችን በብቃት ለማሳካት ዕድል ናቸው። ውጤታማ ስብሰባዎች ጥሩ ዝግጅት ፣ አመራር እና የተግባሮች ውክልና ይጠይቃሉ። በስብሰባው ወቅት የተሳታፊዎችን ተነሳሽነት ለመጨመር እና መላውን ቡድን ለማሳተፍ ይሞክሩ።
ደረጃ
የ 3 ክፍል 1 - ስብሰባዎችን ማካሄድ
ደረጃ 1. በተቻለ መጠን ለስብሰባው ይዘጋጁ።
በመጀመሪያ ደረጃ መርሃ -ግብሩን እና የሚወያዩባቸውን ርዕሶች የያዘ የስብሰባ አጀንዳ ያዘጋጁ እና ስብሰባው ከማለቁ በፊት እንደገና መረጋገጥ ያለባቸውን አስፈላጊ ነገሮች ይወስኑ።
- እርስዎ በሚሠሩበት ቦታ ሌሎች ሰዎች እርስዎን በሚመለከቱበት መንገድ ላይ ተጽዕኖ ስለሚያሳድሩ ወደ ስብሰባው ክፍል በሰዓቱ ይምጡ። ከ 15 ደቂቃዎች ቀደም ብሎ በስብሰባው ክፍል ውስጥ መጠበቅ ሌሎች ሰዎች እርስዎ ምርታማ እንደሆኑ ወይም ወደ ስብሰባ ለመሄድ ሰበብ በማድረግ ሌላ ሥራ ለመተው እንዲፈልጉ ያደርጋቸዋል።
- የአጀንዳውን ፎቶ ኮፒ ያዘጋጁ። ምንም እንኳን ዲጂታል አጀንዳ መፍጠር ቢችሉም ፣ ለመጠቀም ቀላል ለማድረግ የአጀንዳውን ፎቶ ኮፒ ያዘጋጁ።
ደረጃ 2. ስብሰባውን ይምሩ።
ስብሰባን በሚመሩበት ጊዜ በአጀንዳው ላይ ያሉትን ሁሉንም ርዕሶች መሸፈኑን ያረጋግጡ እና ሁሉም ተሳታፊዎች በሚከተሉት መንገዶች የሚናገሩትን ያዳምጡ።
- የተገኙበትን ዝርዝር ያሰራጩ። ስብሰባው በቡድኑ ውስጥ መረጃን የማሰራጨት ዘዴ ሲሆን የሚጠበቀውን የሥራ አፈፃፀም ለማቅረብ ይችሉ ዘንድ ሁሉም የየራሳቸውን ኃላፊነት እንዲያውቁ የውይይት ዕድል ይሆናል። የተገኙበትን ዝርዝር በማሰራጨት ፣ ተገናኝተው ስብሰባውን እንዲቀላቀሉ ያልደረሰ ማን እንደሆነ ያውቃሉ። በተጨማሪም በስብሰባው ላይ የሚያጋሩት መረጃ አስፈላጊ መሆኑን ያሳያል።
- እያንዳንዱ የስብሰባ ተሳታፊ ማተኮር እና ምን ማድረግ እንዳለባቸው እንዲያውቅ ቀላል ለማድረግ አጀንዳውን እንደ መመሪያ ይጠቀሙ። የስብሰባ ተሳታፊዎች በተራ ሊመጡ ይችላሉ። ስለዚህ ከስብሰባው በፊት አጀንዳውን ማዘጋጀት ስብሰባውን በሚመሩበት ጊዜ የበለጠ ትኩረት ያደርጉዎታል።
ደረጃ 3. የሥራ ዕቅድ ማዘጋጀት።
የሥራ ዕቅዱ ከስብሰባው በኋላ የሚደረገውን ሥራ የሚያረጋግጥ የመጨረሻ ማጠቃለያ ሲሆን በሁሉም የስብሰባ ተሳታፊዎች ላይ ተጽዕኖ የሚያሳድር ቀጣይ ዕቅድ ነው። በሚከተሉት መመሪያዎች መሠረት የሥራ ዕቅድ ያውጡ
- አንድን የተወሰነ ዒላማ ኃላፊነት ያለው ሰው አድርገው ይሾሙ። የተሾመው ሰው ሊሳተፍበት የሚገባውን የቡድን አባላትን የማገናኘት እና አስፈላጊውን ግብዓቶች የማዘጋጀት ኃላፊነት ያለው የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ስለሆነ ግቡን ማሳካት የለበትም።
- የተመደበው ሠራተኛ በተወሰነ ጊዜ ውስጥ የተከናወነውን ሥራ ሪፖርት እንዲያደርግ የሂደቱን ሪፖርቶች በመደበኛ እና መደበኛ ባልሆነ መንገድ ይጠይቁ።
ደረጃ 4. በስብሰባው አጀንዳ መሠረት በርዕሱ ላይ ያተኩሩ።
በአጀንዳው ላይ በአንድ ርዕስ ላይ ከተወያዩ እና አስፈላጊ ውይይቶችን ካደረጉ በኋላ የውይይቱን ውጤት ማጠቃለያ ያቅርቡ ፣ ጥያቄዎችን ለመጠየቅ ዕድል ይስጡ ፣ ከዚያ በሚቀጥለው ርዕስ ላይ በመወያየት ስብሰባውን ይቀጥሉ።
ደረጃ 5. ለመጪው ስብሰባ የጊዜ ሰሌዳውን ይወስኑ።
መርሐግብር ለማስያዝ ቀላል እንዲሆንላቸው ሁሉም በሚሰበሰቡበት ጊዜ የሚቀጥለውን ስብሰባ መርሃ ግብር ያውጁ። በዚህ መንገድ ፣ የግጭት መርሃግብሮችን ለመከላከል የስብሰባውን መርሃ ግብር አስቀድመው አሳውቀዋል።
በአጀንዳው ላይ ምን ርዕሶች መሆን እንዳለባቸው የቡድን አባላት በኢሜል እንዲጠቁሙ ይጠይቁ። ስብሰባው ካለቀ በኋላ ለሚቀጥለው ስብሰባ ተመሳሳይ አጀንዳ እንደሚጠቀሙ ያሳውቁ እና የስብሰባው ተሳታፊዎች የኩባንያ/የድርጅት ግቦችን ለማሳካት የሚደግፉ የርዕስ ሀሳቦችን እንዲያቀርቡ ይጠይቁ።
ክፍል 2 ከ 3 - ለስብሰባው ዝግጅት
ደረጃ 1. ስብሰባውን ማን እንደሚመራ ይወስኑ።
ይህ ሚና ብዙውን ጊዜ ለአስተዳዳሪው ይመደባል ፣ ግን በኋላ ላይ ስብሰባዎችን በከፍተኛ ደረጃ እንዲመሩ የቡድን አባላት የመምሪያ ስብሰባዎችን እንዲመሩ እድል መስጠት ይችላሉ።
ደረጃ 2. ተናጋሪዎችን ይጋብዙ።
ተናጋሪ የሥራ ሂደት እና ውጤትን በውጤታማነት መግለፅን ጨምሮ የሰው ኃይልን እና ሌሎች ሀብቶችን የማስተዳደር ልምድ ስላለው የሰው ኃይልን እና ሌሎች ሀብቶችን የማስተዳደር ልምድ ስላለው አንድ ተናጋሪ በስብሰባ ላይ እንዲገኝ የሚጋበዝ ሰው ነው። በተጨማሪም ፣ እሱ ያልታሰቡ ሁኔታዎችን ለመገመት እና እንደአስፈላጊነቱ ሀብቶችን ለመጨመር ምክር መስጠት ይችላል።
ደረጃ 3. ትክክለኛውን የስብሰባ መርሃ ግብር ይወስኑ።
የጊዜ ሰሌዳ ሲያዘጋጁ ፣ የጊዜ ተገኝነትን እና የተሳታፊ ገደቦችን ያስቡ። ለምሳሌ - ሁሉም ተሳታፊዎች በአርብ ከሰዓት በኋላ ስብሰባ ላይ መገኘት ይችላሉ ፣ ግን በትልልቅ ጉዳዮች ላይ ለመወያየት ትክክለኛው ጊዜ አይደለም።
- ስለዚህ ሁሉም የቡድን አባላት በመጪው ስብሰባ ላይ ለመገኘት በመጀመሪያ በፕሮግራሙ የሚመራውን የፕሮጀክቱን ሰው ይጠይቁ እና ከዚያ ሁሉም ተሳታፊዎች በእቅዱ መሠረት የየራሳቸውን መርሃ ግብሮች እንዲያዘጋጁ ይጠይቁ።
- ደቂቃዎቹን የሚወስደውን ይወስኑ እና በስብሰባ ውጤቶች ላይ ያለው መረጃ እንዲሁ በሌሉ ተሳታፊዎች የተላከ መሆኑን ያረጋግጡ።
ደረጃ 4. የስብሰባውን አጀንዳ ያዘጋጁ።
የስብሰባው አጀንዳ ቢያንስ ሊወያዩባቸው የሚገቡ ርዕሶች ዝርዝር ፣ የአቀራረብ ሥራዎች ውክልና እና እያንዳንዱን ርዕስ ለመወያየት የጊዜ ምደባ መያዝ አለበት። በሚከተሉት ሀሳቦች መሠረት የስብሰባውን አጀንዳ ማዘጋጀት ይችላሉ-
- ከስብሰባው ቢያንስ 2 ቀናት በፊት በኢሜል በመላክ ከሁሉም የስብሰባ ተሳታፊዎች ግብዓት ይፈልጉ። ጥያቄዎችን በጽሑፍ ስለሚቀበሉ ኢሜል ለዚህ በጣም ጥሩ መሣሪያ ነው።
- ሊወያዩባቸው የሚገቡትን ሁሉንም ርዕሰ ጉዳዮች ፣ ተናጋሪዎች እና የጊዜ ምደባን ለመመዝገብ የጠረጴዛ ስብሰባ አጀንዳ ያዘጋጁ። ከአጠቃላይ ጭብጥ የሚያፈነግጥ ርዕስ ጥያቄ ካለ ፣ የሚመለከተውን ሰው ያነጋግሩ እና በሚቀጥለው ስብሰባ ላይ ለመወያየት አንድ የተወሰነ ጥያቄ እንዲያቀርብ ይጠይቁት።
- ተጨባጭ መርሃ ግብር ያዘጋጁ። 30 ደቂቃዎች የሚወስዱ ማብራሪያዎች እና ውይይቶች በ 15 ደቂቃዎች ውስጥ ለመጨረስ መገደድ የለባቸውም። እንደ አስፈላጊነቱ የጊዜ ሰሌዳ ያዘጋጁ እና ሁሉም ርዕሶች ሲወያዩ ስብሰባውን ቀደም ብለው ያጠናቅቁ።
ደረጃ 5. የስብሰባ ደንቦችን ያቅርቡ።
መደበኛ ህጎችን ማውጣት ወይም ማዕቀቦችን መጫን አያስፈልግዎትም ፣ ነገር ግን ደንቦቹን መተግበር ስብሰባው ያለችግር እንዲሠራ እና ሁሉም ሀሳባቸውን በጥሩ ሁኔታ መግለፅ ይችላሉ።
ስብሰባው ሲከፈት ደንቦቹን ይግለጹ - “ጊዜን ለመቆጠብ ፣ ተናጋሪው አቅርቦቱን ከጨረሰ በኋላ ተሳታፊዎች ጥያቄዎችን ሊጠይቁ እና መልስ ሊሰጡ ይችላሉ። የውይይቱ ጊዜ ካለቀ በኋላ አሁንም ግብረመልስ ካለዎት እባክዎን የበለጠ ለመወያየት እባክዎን በኢሜል ይላኩልኝ።
ደረጃ 6. የጊዜ ክፍፍሉን ይወስኑ።
እያንዳንዱ ተናጋሪ ለምን ያህል ጊዜ እንደሚፈልግ በመወሰን እና እያንዳንዱን ርዕስ በመወያየት የስብሰባውን አጀንዳ ያዘጋጁ።
- ሁሉም ተሳታፊዎች መቼ መዋጮ ማድረግ እንደሚችሉ እና የዘፈቀደ ወይም የተዛባ ውይይቶችን ለመከላከል ስብሰባው ከመጀመሩ በፊት የጊዜ ክፍሉን ያሳውቁ።
- እንደ መመሪያ ፣ የተወሰኑ ርዕሶች ከተወያዩ በኋላ ለመወያየት ቢያንስ 10 ደቂቃዎችን ይፍቀዱ።
ደረጃ 7. የስብሰባውን አጀንዳ ያቅርቡ።
ከስብሰባው አንድ ቀን በፊት እያንዳንዱ ሰው የጊዜ ሰሌዳው ፎቶ ኮፒ እንዲኖረው እና የስብሰባውን ዓላማ እንዲያውቅ የስብሰባውን አጀንዳ ለሁሉም ተሳታፊዎች ይላኩ። በተጨማሪም ፣ እነሱ በአጀንዳው ላይ ትክክል ያልሆነ መረጃ ካለ ሊያሳውቁዎት ይችላሉ።
ደረጃ 8. አስታዋሽ ይላኩ።
የመጀመሪያ ወይም መደበኛ ያልሆነ ስብሰባ ከመጀመርዎ በፊት ሁሉም ተሰብሳቢዎች በሰዓቱ እንዲገኙ ከአንድ ሰዓት በፊት አስታዋሽ ይላኩ።
የ 3 ክፍል 3 ውጤታማ የስብሰባ መሪ መሆን
ደረጃ 1. ጥሩ የስብሰባ መሪ ይሁኑ።
የስብሰባው ዓላማዎች እንዲሳኩ በስብሰባው ወቅት ከሁሉም ተሳታፊዎች ጋር ለመገናኘት ይሞክሩ። በተወሰኑ ርዕሰ ጉዳዮች ላይ ለመወያየት ለተጋበዙ ተናጋሪዎች ስብሰባዎችን የመምራት ሃላፊነትን ይስጡ። በውይይቱ ወቅት እርስዎ እራስዎ በንቃት መሳተፍ አለብዎት።
ደረጃ 2. የተደረሱትን እና ያልተሳኩትን የሥራ ግቦች ያሳውቁ።
የስብሰባው ዓላማ በበርካታ ግቦች ላይ ለመወያየት ከሆነ ፣ የተገኘውን እድገት እና ለስኬቱ ተጠያቂ ማን እንደሆነ ያሳውቁ።
- ካለፈው ስብሰባ ጀምሮ ያልሄደ የሥራ ዕቅድ ካለ ፣ ለምን እንደሆነ ይጠይቁ።
- ይህ በጊዜ እጥረት ወይም በሌሎች ሀብቶች ምክንያት ከሆነ ፣ በፕሮጀክቱ ኃላፊ እንዲሆን ከተሾመው ሰው ጋር በመፍትሔው ላይ ይወያዩ ወይም ከስብሰባው ውጭ በጉዳዩ ላይ በዝርዝር ይወያዩ።
ደረጃ 3. ውይይቱ ከርዕሱ የተለየ ከሆነ እንደገና ያተኩሩ።
አንዳንድ ጊዜ በተሳታፊዎች ጉጉት ወይም ብስጭት ምክንያት ውይይቱ መንገዱን ያጣል። የሚከተሉትን መንገዶች በማድረግ ትኩረትን ያተኩሩ እና የባዘኑ ውይይቶችን ያዙሩ -
- ስብሰባውን እንደ ሃቅ የመሰብሰብ ተልዕኮ አድርገው ያስቡ። በተቻለ መጠን ብዙ መረጃ ለመሰብሰብ እያንዳንዱ ተሳታፊ እንዲናገር እድል ይስጡት። ይህ ዘዴ የስብሰባው ተሳታፊዎች በስብሰባው ላይ የበላይነትን የሚወዱትን ጨምሮ በየተራ እንዲናገሩ ያደርጋቸዋል።
- ሀሳቦችን በቡድን ለማጋራት Cyberstorming ን ፣ የኤሌክትሮኒክ የግንኙነት መርሃ ግብርን ይጠቀሙ እና ለመደበኛ ስብሰባዎች ሊያገለግል ይችላል። ይህ ዘዴ በቡድን አባላት መካከል መስማት በመፈለግ ውድድርን ይከላከላል ምክንያቱም በቡድኑ ውስጥ ያለ እያንዳንዱ ሰው ከሌሎች አባላት ግብዓት ማየት ይችላል።
- በስብሰባው ውስጥ ያለ አንድ ሰው ከአጀንዳው ውጭ አንድን ርዕስ ከተወያየ ገለልተኛ ይሁኑ ፣ ለምሳሌ “አስደሳች ሀሳብ ፣ ቦብ! በኋላ ልንነጋገርበት እንችላለን።” ብዙ ሰዎች ከስብሰባው አጀንዳ በሚርቁ ነገሮች ላይ እየተወያዩ እንደሆነ አይገነዘቡም ፣ ግን ጉዳዩ በእውነት አስፈላጊ ከሆነ ለውይይት ወደ እርስዎ ይመጣሉ።
- የውይይቱን አቅጣጫ ይቆጣጠሩ። በጣም ረጅም ከሚያወሩ ተሳታፊዎች በተጨማሪ በስብሰባው ውስጥ ችግሮች ሊከሰቱ ይችላሉ ምክንያቱም አንድ ሰው ከአጀንዳ ውጭ በሆኑ ጉዳዮች ላይ መወያየቱን ስለሚቀጥል። ይህንን ለማሸነፍ በመጀመሪያ የሚናገረውን ያዳምጡ እና ከዚያ በሚቀጥለው ስብሰባ ላይ ጉዳዩ የበለጠ እንዲወያይ ይጠቁሙ። ስብሰባው በአጀንዳው ላይ በተዘረዘሩት ርዕሰ ጉዳዮች ላይ መወያየቱን አጠናክሮ ይቀጥላል።
- በስብሰባው ላይ የበላይ ከሆነው ሰው ጋር የግል ውይይት ያድርጉ እና ለምን እንደሆነ ይጠይቁ። ከመበሳጨት ይልቅ አሳሳቢነትን ያሳዩ። በስብሰባው ወቅት በተመለከቱት ላይ ያተኩሩ እና የእሱን ባህሪ እንዲያብራራ ይፍቀዱለት። የስብሰባውን የበላይነት እንዲያቆም ለመርዳት ያቅርቡ።
ደረጃ 4. በፕሮግራሙ ላይ ወደ ቀጣዩ ርዕስ ይሂዱ።
ጠንቃቃ በመሆን የሰዓት አያያዝን ይለማመዱ ፣ ጨዋ አትሁኑ። ጊዜውን በደንብ ማዘጋጀት እያንዳንዱ ተሳታፊ ስብሰባው አሁንም እንደቀጠለ እና ከስብሰባው ጋር የማይዛመዱ ውይይቶች ስብሰባው ከተጠናቀቀ በኋላ ሊቀጥል ይችላል።
አትቸኩል። ሁኔታውን መቆጣጠር ቢኖርብዎትም ውይይቱ ቢያጥር ስብሰባው ብዙም አይጠቅምም። ስብሰባው ከመጀመሩ በፊት ተሳታፊዎች ጥያቄዎችን እንዲጠይቁ ወይም ግብዓት እንዲሰጡ ዕድል ይስጧቸው። ችላ ከማለት ይልቅ ሁሉም የቡድን አባላት እንደተካተቱ እንዲሰማቸው ያድርጉ።
ደረጃ 5. አስፈላጊ የሆነውን ርዕስ አፅንዖት ይስጡ።
ሊደረስባቸው የሚገቡትን ዋና ዋና ግቦች እና የዋና ግቦችን ስኬት ከሚደግፉ ሌሎች ግቦች ጋር ያላቸውን ግንኙነት አፅንዖት ይስጡ።
እየሰሩበት ያለውን ፕሮጀክት ስፋት እና የየራሳቸው ሚና እንደ አንድ አሃድ አስፈላጊ ክፍል እንዲረዱ ለስብሰባ ተሳታፊዎች ያብራሩ።
ደረጃ 6. አስፈላጊ ከሆነ በማስታወሻ-ጽሑፍ እገዛ።
ስብሰባው ከመጀመሩ በፊት ደቂቃዎቹን ማን እንደሚወስድ ይወስኑ። እሱ ከአቅሙ በላይ ከሆነ የእርዳታ እጁን ይስጡ ወይም እራስዎን ማስታወሻ ይያዙ።
ደረጃ 7. አለመግባባት በሚፈጠርበት ጊዜ ግልፅ ያድርጉ።
ሁሉም ርዕሶች ከተወያዩ በኋላ ፣ የስብሰባው መሪ ማጠቃለያ ያዘጋጃል ስለዚህ ተሳታፊዎች የስብሰባውን ውጤት እንዲያውቁ እና አሁንም ግልፅ ያልሆኑ ነገሮች ካሉ ጥያቄዎችን ይጠይቃሉ።
እንደ የስብሰባው መሪ ፣ ሁሉም ተሳታፊዎች የስብሰባውን ውጤት እንዲረዱ ዝርዝር ማብራሪያዎችን ያቅርቡ።
ደረጃ 8. ስብሰባውን ከመዝጋትዎ በፊት ጥልቅ ማጠቃለያ ያቅርቡ።
ውሳኔዎችን ለማድረግ ጠንካራ የሆኑ አመራሮች መዘግየትን እና አለመወሰንን ይከላከላሉ ፣ ሠራተኞችን በትጋት እና ተነሳሽነት እንዲሠሩ ፣ ለለውጦች እና ለአዳዲስ መረጃዎች ምላሽ እንዲሰጡ ያደርጋሉ። ይህ ከሚከተሉት ባህሪዎች ሊታይ ይችላል-
- ከኩባንያ/ድርጅታዊ ግቦች እና ሥነምግባር ጋር በሚደረጉ ውሳኔዎች መካከል መጣጣምን ለማረጋገጥ ግልፅ ግቦች ይኑሩ።
- በአኗኗር ውስጥ አርአያነትን በማሳየት እና ውጤታማ እና ቀልጣፋ የውሳኔ አሰጣጥን መሠረት በማድረግ የሥራ ሥነ ምግባርን በማክበር ይንከባከቡ።
- ለኩባንያው ጠቃሚ የሆኑ ውሳኔዎች እያንዳንዱ ሰው እራሱን እንዲያድግ ዕድል እንደሚሰጥ በማረጋገጥ ግልፅነትን ፣ ማለትም ከራስ ወዳድነት ነፃ መሆንን ያሳዩ።
- የተሻሉ ውሳኔዎችን ለማድረግ መወጣጫ መሰኪያ የሚሆን ውድቀት እንደ የመማር ዕድል አድርጎ ማየት። የሆነ ችግር ሲፈጠር ቆራጥ መሪ ሁኔታውን መረዳት ይችላል።
- ከበታች ወይም ከአለቆች ጋር በሚገናኙበት ጊዜ አለመግባባቶችን ወይም ተቃርኖዎችን ለመከላከል በድርጅት/ድርጅታዊ ባህል መሠረት በግልፅ እና በብቃት መገናኘት።
