ሁለት ዓይነት የለውጥ አስተዳደር ዕቅዶች አሉ። የመጀመሪያው የዕቅድ ዓይነት ለውጥ በድርጅቱ ላይ የሚያሳድረውን ተጽዕኖ የሚገልጽ ሲሆን ፣ ይህም ሽግግሩን ያቃልላል። ሁለተኛው ዓይነት ዕቅድ የተወሰኑ የፕሮጀክት ለውጦችን ይከታተላል ፣ ይህም በፕሮጀክት ወሰን ላይ የተደረጉ ለውጦችን ግልፅ መዝገብ ያስገኛል። ሁለቱም ዕቅዶች መደረግ ያለባቸውን በግልጽ እና በትክክል ለማስተላለፍ ዓላማ አላቸው።
ደረጃ
ዘዴ 1 ከ 2 - ድርጅታዊ ለውጥን ለማስተዳደር ዕቅድ መጻፍ
ደረጃ 1. ከለውጡ በስተጀርባ ያለውን ምክንያት ያሳዩ።
ለመለወጥ ውሳኔውን ያነሳሱትን ምክንያቶች ለምሳሌ የአፈጻጸም ደካማነት ፣ አዲስ ቴክኖሎጂ ወይም የድርጅቱን ተልዕኮ መለወጥ የመሳሰሉትን ይዘርዝሩ።
አንድ አቀራረብ ሊሠራበት የሚችለው ድርጅቱ ሊፈጥረው የሚፈልገውን ወቅታዊ ሁኔታ እና የወደፊቱን ሁኔታ መግለፅ ነው።
ደረጃ 2. የለውጡን ዓይነት እና ስፋት ይግለጹ።
የለውጡን ፕሮጀክት ምንነት በአጭሩ ይግለጹ። ይህ ለውጥ በሥራ ማዕረግ ፣ በንግድ ሂደቶች ፣ በፖሊሲ ለውጦች እና/ወይም በድርጅታዊ መዋቅር ላይ ተጽዕኖ እንደሚኖረው ይወስኑ። ለውጦችን የሚያካሂዱ መምሪያዎችን ፣ የሥራ ቡድኖችን ፣ ስርዓቶችን ወይም ሌሎች አካላትን ይዘርዝሩ።
ደረጃ 3. የባለድርሻ አካላት ድጋፍን ይግለጹ።
በታቀደው ለውጥ የሚጎዱትን ሁሉንም ወገኖች ይዘርዝሩ ፣ ለምሳሌ ፣ ከፍተኛ አስተዳደር ፣ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጆች ፣ የፕሮጀክት ስፖንሰሮች ፣ የመጨረሻ ተጠቃሚዎች እና/ወይም ሠራተኞች። ለእያንዳንዱ ፓርቲ ፓርቲው ለውጡን ይደግፍ እንደሆነ ይፃፉ።
- ይህንን በግልጽ እና በአጭሩ ለመግባባት ዲያግራም ለመፍጠር ያስቡ። አንድ ምሳሌ ከፍተኛ/መካከለኛ/ዝቅተኛ ደረጃን በመጠቀም የእያንዳንዱን ወገን ግንዛቤ ፣ የድጋፍ ደረጃ እና ተፅእኖን መዘርዘር ነው።
- የሚቻል ከሆነ ድጋፍን ለመለካት በአካል ቃለ መጠይቅ ያድርጉ።
ደረጃ 4. የለውጥ አስተዳደር ቡድን ይመሰርቱ።
ይህ ቡድን ለሁሉም ወገኖች መረጃ የመስጠት ፣ ስጋቶችን የማዳመጥ እና የለውጥ ሂደቱን በተቻለ መጠን ለስላሳ እንዲሆን የማድረግ ኃላፊነት አለበት። በድርጅቱ ውስጥ ተዓማኒነት ያላቸው እና ጥሩ የግንኙነት ችሎታዎች ያላቸውን ሰዎች ይምረጡ።
ይህ ቡድን ከከፍተኛ የሥራ አስፈፃሚ ደረጃ አባላትም ሊኖረው ይገባል። ማፅደቅን ብቻ ሳይሆን ለውጥን የማሳደግ ኃላፊነት እንዳለባቸው አፅንዖት ይስጡ።
ደረጃ 5. የአስተዳደር አቀራረብን ያዳብሩ።
በድርጅቱ ውስጥ ካሉ አስፈላጊ ሰዎች ሙሉ ድጋፍ ለለውጡ ስኬት በጣም አስፈላጊ ነው። ለውጦችን በማሳየት እና በመምራት ረገድ ንቁ ሚና ለመፍጠር ከፍተኛ ሠራተኞችን ግብረመልስ እንዲሰጡ እና ከእነሱ ጋር እንዲሠሩ ዕድል ይስጧቸው።
ደረጃ 6. ለእያንዳንዱ ፍላጎት ላለው አካል ዕቅድ ይፍጠሩ።
ለውጡን የሚደግፉትን ጨምሮ የሁሉንም ወገኖች ስጋቶች እና ስጋቶች ይገምግሙ። ስጋቶችን ለመፍታት የአስተዳደር ቡድኑን ይመድቡ።
ደረጃ 7. የግንኙነት ዕቅድ ይፍጠሩ።
በለውጥ አስተዳደር ውስጥ በጣም አስፈላጊ አካል መግባባት ነው። በለውጡ ከተጎዱት ሰዎች ጋር አዘውትረው ይገናኙ። ከለውጡ በስተጀርባ ያሉትን ምክንያቶች እና ከለውጡ የሚያገኙትን ጥቅሞች አፅንዖት ይስጡ።
- ፍላጎት ያላቸው ወገኖች የሁለት ወገን የግል ግንኙነቶችን መቀበል አለባቸው። ፊት ለፊት ወይም ፊት ለፊት ስብሰባዎች በጣም አስፈላጊ ናቸው።
- ግንኙነት ከከፍተኛ የለውጥ ስፖንሰር ፣ ከቅርብ ተቆጣጣሪዎ ፣ እና ፍላጎት ባላቸው ወገኖች ከሚታመኑ ሌሎች መምጣት አለበት። ሁሉም ግንኙነቶች ወጥነት ያለው መልእክት ማስተላለፍ አለባቸው።
ደረጃ 8. ግጥሚያውን ይከታተሉ።
ለውጥን የሚቃወሙ ሁሌም አሉ። ይህ ግጥሚያ በግለሰብ ደረጃ ነው። ስለዚህ ፣ ምክንያታቸውን ለመረዳት ከሰውዬው ጋር ይገናኙ። የለውጥ ማኔጅመንት ቡድኑ መፍትሄ እንዲሰጣቸው ቅሬታዎችን ይከታተሉ። የመቋቋም የተለመዱ ምክንያቶች የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- ለመለወጥ ምንም ተነሳሽነት ፣ የጥድፊያ ስሜት የለም
- ስለ አጠቃላይ ሁኔታ ወይም ለምን ለውጥ እንደሚያስፈልግ ግንዛቤ የላቸውም
- በሂደቱ ውስጥ የግብዓት እጥረት
- ስለ ሥራ ደህንነት ፣ የወደፊት ሚናዎች ፣ ወይም የወደፊት ሥራዎችን ለማከናወን የሚያስፈልጉትን ፍላጎቶች እና ክህሎቶች በተመለከተ እርግጠኛ አለመሆን።
- የለውጥ አተገባበር ወይም ግንኙነትን በተመለከተ የአስተዳደሩ የሚጠበቁትን ማሟላት አለመቻሉ
ደረጃ 9. እንቅፋቶችን ማሸነፍ።
የተወሰኑ ጉዳዮችን ለመፍታት ግንኙነቶችን በማሻሻል ወይም የግንኙነት ስልቶችን በመቀየር ብዙ ቅሬታዎች መፈታት አለባቸው። አንዳንድ ቅሬታዎች እንደ ዕቅዱ አካል ሊያካትቱት የሚችሉት ተጨማሪ አቀራረብ ይፈልጋሉ ወይም አስፈላጊውን ለማድረግ እንዲችሉ ለአስተዳደር ቡድኑ ውክልና መስጠት ይችላሉ። በድርጅትዎ ውስጥ የትኞቹ እርምጃዎች ተገቢ እንደሆኑ ያስቡ-
- ሚናዎችን ወይም የሥራ ሂደቶችን ለመለወጥ ፣ ለሠራተኛ ሥልጠና ቅድሚያ ይስጡ።
- ዝቅተኛ ሞራል ወይም አስጨናቂ የሽግግር ጊዜን ከገመቱ ፣ የኩባንያ ዝግጅቶችን ወይም የሰራተኛ ጥቅማ ጥቅሞችን ይያዙ።
- ፍላጎት ያላቸው ወገኖች ለመለወጥ ካልተነሳሱ ፣ ያበረታቱ።
- ፍላጎት ያላቸው ወገኖች በለውጡ ሂደት ውስጥ ተሳታፊ ካልሆኑ ግብረመልስ ለመሰብሰብ እና ዕቅዶችን ለመለወጥ ስብሰባ ይሰብስቡ።
ዘዴ 2 ከ 2 የፕሮጀክት ለውጦችን መከታተል
ደረጃ 1. የለውጥ አስተዳደር ሚናውን ይግለጹ።
ለዚህ ፕሮጀክት የሚሾሙትን የሥራ መደቦች ዝርዝር ያዘጋጁ። ለእያንዳንዱ የሥራ ቦታ የሚያስፈልጉትን ኃላፊነቶች እና ክህሎቶች ይግለጹ። ቢያንስ የዕለት ተዕለት ለውጦችን ለማድረግ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ እና አጠቃላይ እድገትን ለመከታተል እና ትልቅ የለውጥ ውሳኔዎችን ለማድረግ የፕሮጀክት ስፖንሰርን ያካትቱ።
በአንድ ትልቅ ድርጅት ውስጥ ለአንድ ሰፊ ፕሮጀክት ፣ የፕሮጀክት ማኔጅመንት ሚናውን በልዩ እውቀት ወደ ብዙ ሰዎች ይከፋፍሉ።
ደረጃ 2. የለውጥ መቆጣጠሪያ ሰሌዳ መፍጠርን ያስቡበት።
የሶፍትዌር ልማት ፕሮጄክቶች በአጠቃላይ ከእያንዳንዱ ፍላጎት ካላቸው ቡድኖች የተወከሉ የለውጥ መቆጣጠሪያ ቦርድ አላቸው። የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጁን ሳይሆን የለውጥ ጥያቄዎችን የሚያፀድቅ እና ፍላጎት ላላቸው አካላት ውሳኔዎችን የሚያስተላልፈው ይህ ቦርድ ነው። ይህ አካሄድ ብዙ ቡድኖችን እና ፕሮጀክቶችን ለሚያካትቱ ፕሮጀክቶች በጥሩ ሁኔታ ይሠራል ፣ የእነሱ አነስተኛ ወሰን እና ግቦች ብዙውን ጊዜ እንደገና መገምገም ይፈልጋሉ።
ደረጃ 3. የለውጥ ጥያቄዎችን እውን ለማድረግ ሂደት ይፍጠሩ።
በለውጥ ቡድኑ ውስጥ ያለ አንድ ሰው ቀጣዩን እርምጃ ከገመገመ በኋላ እንዴት ሀሳብን ወደ እውነት ይለውጣሉ? ይህንን ሂደት በቡድኑ ስምምነት ይግለጹ። ለምሳሌ:
- የቡድን አባላት የለውጥ ጥያቄ ቅጽን ሞልተው ለፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ይልኩታል።
- የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ቅጹን በለውጥ ጥያቄ መዝገብ ውስጥ ያስገቡ እና ለውጦች ሲተገበሩ ወይም ውድቅ ሲደረጉ ይህንን መዝገብ ያስተካክላል።
- ሥራ አስኪያጁ የቡድን አባላት አንድ የተወሰነ ዕቅድ እንዲጽፉ እና ምን ያህል ጥረት እንደሚያስፈልግ እንዲገምቱ ይጠይቃል።
- የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ለማፅደቅ ወይም ላለመቀበል ዕቅዱን ለፕሮጀክቱ ስፖንሰር ይልካል።
- ለውጦችን ይተግብሩ። ፍላጎት ያላቸው ወገኖች ስለ እድገቶች በየጊዜው ይነገራቸዋል።
ደረጃ 4. የለውጥ ጥያቄ ቅጽ ይፍጠሩ።
የለውጥ ጥያቄ በተጠየቀ እና ወደ የለውጥ ምዝግብ ማስታወሻ በገባ ቁጥር ከዚህ በታች ያለው መረጃ መካተት አለበት።
- የጥያቄ ቀንን ይለውጡ
- በፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ የተመደበውን የጥያቄ ቁጥር ይለውጡ
- ርዕስ እና ማብራሪያ
- የአመልካቹ ስም ፣ የኢሜል አድራሻ እና የስልክ ቁጥር
- ቅድሚያ የሚሰጠው (ከፍተኛ ፣ መካከለኛ ወይም ዝቅተኛ)። የአደጋ ጊዜ ለውጥ አስተዳደር ዕቅዶች የተወሰኑ የጊዜ ገደቦችን ሊፈልጉ ይችላሉ።
- የምርት እና የስሪት ቁጥር (ለሶፍትዌር ፕሮጄክቶች)
ደረጃ 5. በለውጥ ማስታወሻዎች ውስጥ ተጨማሪ መረጃ ያስገቡ።
የለውጥ መዛግብት ውሳኔዎችን እና አፈፃፀምን መመዝገብ አለበት። ከለውጥ ጥያቄ ቅጽ ከተገለበጠው መረጃ በተጨማሪ የሚከተሉትን ለመፃፍ ቦታ ማዘጋጀት አለብዎት።
- የማፅደቅ ወይም አለመቀበል ምልክት
- ጥያቄውን የሚያፀድቅ ወይም የማይቀበል ሰው ፊርማ
- የትግበራ ቀነ -ገደብ ለውጥ
- የማጠናቀቂያ ቀንን ይለውጡ
ደረጃ 6. አስፈላጊ ውሳኔዎችን ይከታተሉ።
ከዕለታዊ ማስታወሻዎች በተጨማሪ አስፈላጊ ውሳኔዎችን መከታተል ለፕሮጀክቱ ጠቃሚ ይሆናል። እነዚህ መዛግብት የአመራር ለውጥ እያደረጉ ያሉ የረጅም ጊዜ ፕሮጀክቶችን ወይም ፕሮጀክቶችን ለመከታተል ቀላል ያደርግልዎታል። እነዚህ መዝገቦች ከደንበኞች ወይም ከከፍተኛ አስተዳደር ጋር ግንኙነትን ሊመሩ ይችላሉ። በጊዜ ገደቦች ላይ ለሚደረጉ ማናቸውም ለውጦች ፣ የፕሮጀክት ወሰን ወይም መስፈርቶች ፣ የቅድሚያ ደረጃ ወይም ስትራቴጂ ፣ የሚከተሉትን መረጃዎች ያካትቱ
- ውሳኔ የሚያደርጉ ሰዎች
- የውሳኔ ቀን
- ከውሳኔው በስተጀርባ ያሉት ምክንያቶች እና የውሳኔ አሰጣጡ ሂደት። ከዚህ ሂደት ጋር የተዛመዱ ሰነዶችን ያካትቱ።
