ሳምንታዊ ሪፖርቶች በብዙ ንግዶች ውስጥ እና በችርቻሮ ሽያጭ አከባቢዎች ፣ ወይም በምርምር ፕሮጄክቶች እና በስራ ልምዶች ውስጥ ያገለግላሉ። አለቃዎ እርስዎ ስላደረጉት እድገት ግልፅ ስዕል እንዲኖረው አጭር እና አጭር ሳምንታዊ ሪፖርቶችን ይፃፉ።
ደረጃ
ክፍል 1 ከ 3 - መረጃን ማደራጀት
ደረጃ 1. የሪፖርቱን ዓላማ መለየት።
እንደ ምደባው አካል ሆኖ ሳምንታዊ ሪፖርቶችን ማቅረብ ቢኖርብዎትም ፣ የሪፖርቱ ዓላማ ራሱ ሥራውን ማቆየት አይደለም። አለቃዎ ሳምንታዊ ሪፖርት የሚጠይቅበትን ምክንያቶች ማወቅ በሪፖርቱ ውስጥ ምን መረጃ መካተት እንዳለበት እና በጣም አስፈላጊ የሆነውን በትክክል ለመወሰን ይረዳዎታል።
- አብዛኛውን ጊዜ ሪፖርቶች የሚሠሩት እርስዎ በሚሠሩበት የፕሮጀክት ሁኔታ ላይ ወቅታዊ ሁኔታዎችን ለመጠበቅ ወይም ውሳኔዎችን ለማድረግ እንዲረዳቸው ነው።
- ለምሳሌ ፣ የችርቻሮ መደብር ሥራ አስኪያጅ ከሆኑ ፣ የሳምንቱን ሽያጮች ጠቅለል አድርጎ ሳምንታዊ ሪፖርት እንዲያቀርቡ ሊጠየቁ ይችላሉ። አሠሪዎች እነዚህን ሪፖርቶች የሚጠቀሙት የመደብሩን አፈፃፀም ፣ የዋጋ ደረጃዎችን እና የተቀበሉትን ትዕዛዞች ለመገምገም ነው።
- ለሥራ ልምምድ ወይም ለምርምር ፕሮጀክት ሳምንታዊ ሪፖርት ካቀረቡ የሪፖርቱ ዓላማ እርስዎ ምን ያህል እያሻሻሉ እንደሆነ ለአለቃዎ ወይም ለአስተማሪዎ ለማሳየት እና ማንኛውንም ዋና ግኝቶች እና ግኝቶች ማጋራት ነው።
ደረጃ 2. ሪፖርቱን ማን እንደሚያነብ ይወስኑ።
ሪፖርትን ለማቀድ አድማጮችዎ ማን እንደሆኑ ማወቅ አስፈላጊ ነው። ሪፖርቱን ማን እንደሚያነብ ካላወቁ (እና ለምን) ፣ የትኛው መረጃ በጣም አስፈላጊ እንደሆነ የማወቅ መንገድ የለዎትም።
- ታዳሚዎችዎን መለየትም ሪፖርትዎ እንዴት መዋቀር እንዳለበት እና ምን ቋንቋ እንደሚጠቀሙ ለመረዳት ይረዳዎታል። ለምሳሌ ፣ የአንድ ትልቅ ኮርፖሬሽን ሥራ አስፈፃሚዎች ከጻፉት ይልቅ አድማጩ የአምስት ዓመት ልጆች ቡድን ከሆነ እውነተኛ ሪፖርት ሊጽፉ ይችላሉ።
- እንዲሁም አድማጮችዎ አስቀድመው የሚያውቁትን እና በበለጠ ዝርዝር ማብራራት ያለብዎትን ወይም ተጨማሪ የማጣቀሻ ምንጮችን ማቅረብ የሚያስፈልግዎትን የበለጠ ግልጽ ምስል ያገኛሉ። ለምሳሌ ፣ በሕጋዊ ጉዳይ ላይ ሳምንታዊ ሪፖርት እየጻፉ እና በጠበቃዎች ቡድን የሚነበብ ከሆነ የሕጉን ዝርዝር ማጠቃለያ ማቅረብ አያስፈልግም። ሆኖም ፣ ሕጋዊ ዕውቀት ለሌላቸው ሥራ አስፈፃሚዎች ወይም አስተዳዳሪዎች በጉዳዩ ላይ ሪፖርት የሚጽፉ ከሆነ እንዲህ ዓይነቱ ማጠቃለያ አስፈላጊ ሊሆን ይችላል።
- ሪፖርቱ ለልምምድ ፣ ለምርምር ፕሮጀክት ወይም ለሌላ የትምህርት እንቅስቃሴ የሚፈለግ ከሆነ ፣ ሪፖርቱ ለእነሱ ቢቀርብም አድማጮች የእርስዎ አስተማሪ ወይም አስተማሪ አለመሆኑን ያስታውሱ። በዚህ ዐውደ -ጽሑፍ ውስጥ ታዳሚ ለማግኘት ፣ በፕሮጀክትዎ ተፈጥሮ እና በአጠቃላይ ተግሣጽዎ ላይ ያተኩሩ።
ደረጃ 3. ለሪፖርቱ ዋና ዋና ነጥቦች ቅድሚያ ይስጡ።
ሪፖርታችሁን በተቻለ መጠን አጭር ለማድረግ ቢሞክሩም ፣ ታዳሚዎችዎ ሁሉንም እንዳያነቡት ይቻላል። ለዚህ ምላሽ ለመስጠት በጣም አስፈላጊ የሆነውን መረጃ ወይም የመጨረሻውን ውጤት በሪፖርቱ መጀመሪያ ላይ ማስቀመጥ አለብዎት።
- ለምሳሌ ፣ ሪፖርቱ ሦስት የተለያዩ የመሣሪያ ዓይነቶችን ለማወዳደር እና ለማነፃፀር እና ለኩባንያው ፍላጎቶች በጣም ተስማሚ ነው ብለው ያሰቡትን ለመምከር ያለመ ከሆነ መደምደሚያው መጀመሪያ ላይ መፃፍ አለበት። ከዚያ ፣ ለምን እንደሆነ ማብራሪያ መስጠት ይችላሉ።
- በአጠቃላይ የሪፖርቱ የመጀመሪያ ገጽ የውጤቶች ፣ የውሳኔ ሃሳቦች ወይም መደምደሚያዎች ማጠቃለያ ሊኖረው ይገባል። በጥልቀት ለመቆፈር ቀሪውን ዘገባ ይጠቀሙ እና አንባቢዎች አስፈላጊ እንደሆኑ ከተሰማዎት ወይም ስለ ግኝቶችዎ ያላቸውን ግንዛቤ ለማስፋት ከፈለጉ የበለጠ ያነባሉ።
ደረጃ 4. አንድ ሪፖርት አብዛኛውን ጊዜ የሚያጋጥመውን “ዕጣ ፈንታ” ይወቁ።
በአብዛኛዎቹ ሁኔታዎች የውሂብ ማቆያ መስፈርቶች ሳምንታዊ ሪፖርቶች ይፈጠራሉ እና በተገቢው ማህደሮች ውስጥ ይመዘገባሉ። በአብዛኛዎቹ ሁኔታዎች ውስጥ ሳምንታዊ ሪፖርቶች እምብዛም አይነበቡም እና እርስዎ በሌላ መጠበቅ የለብዎትም።
- ሆኖም ፣ ይህንን እውነታ እንደ ሪፖርቶች ለማታለል ወይም ዝቅተኛ ጥራት እንዲኖራቸው በእነሱ ላይ ለመስራት እንደ ሰበብ አይጠቀሙ። ሪፖርቶች እራስዎን እና የሥራ ሥነ ምግባርዎን ማንፀባረቅ አለባቸው። በዝግታ የተሰራ ዘገባ ሊስተዋል ይችላል እና “እንደማያነቡት አውቅ ነበር” ማለት ንዑስ-መደበኛ የሥራ ምርት ለማምረት ሰበብ አይደለም።
- ሪፖርቱ በአጠቃላይ ከፍተኛ ጥራት ያለው እና በጥሩ ሁኔታ የተፃፈ መሆን አለበት ፣ አድማጮች ሊያነቡት በሚችሉት የሪፖርቱ ክፍሎች ላይ ያተኩሩ። ይህ ክፍል ብዙውን ጊዜ አስፈፃሚ ማጠቃለያ ወይም ምክር ነው። ያለ ትንሽ ስህተት መጻፍ አለብዎት።
- ያስታውሱ አለቆቹ የሪፖርቱን ይዘቶች በሙሉ እንደማያነቡ ወይም ፍላጎት ስለሌላቸው ወይም አስፈላጊ ስላልሆኑ አይደለም። በከፍተኛ አመራር ወይም በሥራ አስፈፃሚ ቦታዎች ውስጥ ያሉ ሰዎች በጣም ሥራ የበዛባቸው እና ለችሎታ ውሳኔ አሰጣጥ አስፈላጊውን መረጃ በማሰባሰብ የተካኑ ናቸው። ሙሉ በሙሉ አስፈላጊ ካልሆነ በስተቀር ሙሉውን ዘገባ አያነቡም ፣ ግን በኋላ ላይ እንደገና ለማንበብ ከፈለጉ ብቻ ያስቀምጣሉ።
የ 3 ክፍል 2 ሪፖርቶችን መቅረጽ
ደረጃ 1. ናሙና ይጠይቁ።
ብዙ ኩባንያዎች ለሳምንታዊ ሪፖርቶች መደበኛ ቅርጸት አላቸው እና ሥራ አስኪያጆች ወይም ሥራ አስፈፃሚዎች መረጃን በዚህ መንገድ መቀበል የለመዱ ሊሆኑ ይችላሉ። የተለያዩ ቅርፀቶችን መጠቀም ወደ ብስጭት እና ግራ መጋባት ሊያመራ ይችላል።
- ይህ የሽያጭ ሪፖርቶችን በማዘጋጀት ረገድ በጣም አስፈላጊ ነው። አስተዳዳሪዎች ሪፖርቶችን በጨረፍታ ለመመልከት እና በገጹ ላይ የተወሰኑ ቁጥሮችን ወይም መረጃዎችን የት እንደሚያገኙ ለማወቅ ያገለግላሉ። የሚያስፈልጋቸውን መረጃ ለማግኘት ሙሉውን ዘገባ ለማንበብ ስለሚገደዱ የተለያዩ ቅርፀቶች አጠቃቀም ውጤታማ ያልሆነ መለኪያ ይሆናል።
- ሪፖርትን ለመጻፍ ሊጠቀሙበት የሚችሉት አብነት ካለ ለማየት ከአስተዳደሩ ረዳት ጋር ያረጋግጡ። በዚህ መንገድ ፣ በቃላት ማቀናበሪያ መተግበሪያ ከባዶ እሱን መፍጠር የለብዎትም። ብዙ ኩባንያዎች ህዳጎች ፣ ሠንጠረ,ች ፣ የአንቀጽ ቅጦች እና ቅርጸ -ቁምፊዎችን ጨምሮ በትክክለኛው ቅንጅቶች የሰነድ አብነቶች አሏቸው።
ደረጃ 2. የመላኪያ ዘዴዎችን ያስቡ።
ሪፖርቱን እንደ የታተመ ሰነድ ወይም እንደ ኢሜል አባሪ አድርገው ካቀረቡ ፣ የኢሜል ጽሑፍ አካል አድርገው ከጻፉት ቅርጸቱ የተለየ ይሆናል።
- ለምሳሌ ፣ ሪፖርቱን እንደ ኢ-ሜይል አባሪ አድርገው ከላኩ በኢሜል ጽሑፍ ውስጥ አስፈፃሚ ማጠቃለያ ማካተት አለብዎት። በዚህ መንገድ ፣ አንባቢዎች የሪፖርትዎን ዋና ገጽታዎች ለመረዳት አባሪውን መክፈት የለባቸውም።
- ሪፖርቱን እንደ አካላዊ ሰነድ ካቀረቡ ፣ ሪፖርቱ በትክክል ተለይቶ እንዲቀርብ የሽፋን ደብዳቤ ወይም የርዕስ ገጽ ማካተት ይኖርብዎታል።
- ሪፖርትዎን እንዴት እንደሚያቀርቡ ምንም ይሁን ምን ፣ ስምዎ በሁሉም ገጾች ላይ የተካተተ መሆኑን ያረጋግጡ ፣ እና ሁሉም ገጾች በ “X of Y” ቅርጸት (አንብበው የጠቅላላው ገጽ ገጽ X) ያንብቡ። የሪፖርቶች ሉሆች በቀላሉ ሊበታተኑ ይችላሉ እና በጨረፍታ አንድ ሰው ሪፖርቱ የተሟላ እና ማን እንደሰራ ማወቅ መቻል አለበት።
- በእያንዳንዱ ገጽ ላይ እንደ ራስጌ (ራስጌ) አስፈላጊውን መረጃ በቀላሉ ማካተት ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ ራስጌው እንደሚከተለው ማንበብ ይችላል “የሳሪታ ሀኪም የሽያጭ ሪፖርት ፣ እሑድ 23 ፣ ገጽ። 3 ከ 7"
ደረጃ 3. የሥራ አስፈፃሚ ማጠቃለያ ያካትቱ።
የሥራ አስፈፃሚው ማጠቃለያ የጠቅላላው ሪፖርት አጭር ማጠቃለያ ነው ፣ ብዙውን ጊዜ አንድ አንቀጽ ወይም ሁለት ብቻ ፣ ለእያንዳንዱ የሪፖርቱ ክፍል ጥቂት ዓረፍተ ነገሮች። አጠቃላይ ሀሳቡ አንድ ሥራ አስፈፃሚ ይህንን ማጠቃለያ ማንበብ ይችላል ፣ እና እሱ ከጉዳዩ መጀመሪያ ከጠበቀው ጋር እስከተጣጣመ ድረስ ፣ የበለጠ ሳያነብ እርምጃ መውሰድ ይችላል።
- አስፈፃሚ ማጠቃለያ በሚፈጥሩበት ጊዜ ለመረዳት ቀላል እንዲሆን ግልፅ እና አጭር ቋንቋን መጠቀም በጣም አስፈላጊ ነው። ምንም እንኳን አድማጮችዎ እነዚያን ውሎች በደንብ እንደሚያውቁ ቢያውቁም ፣ ገለፃን ወይም ማብራሪያን የሚሹ የተወሰኑ ቃላትን ያስወግዱ።
- ሌሎች የሪፖርቱን ክፍሎች በሙሉ ካጠናቀቁ በኋላ በመጨረሻ የሥራ አስፈፃሚውን ማጠቃለያ ይፃፉ። ለነገሩ ገና ያልተፃፈውን ነገር ማጠቃለል አይችሉም። ምንም እንኳን በሪፖርትዎ ውስጥ ምን እንደሚጽፉ ዝርዝር ዝርዝር ቢኖርዎትም ፣ በጽሑፍ ሂደት ጊዜ ነገሮች ሊለወጡ ይችላሉ።
ደረጃ 4. ለሪፖርቱ አንቀጾች እና ክፍሎች መዋቅር ይፍጠሩ።
ሪፖርቱን ለመጻፍ የሚውልበትን ቅርጸት ከተረዱ በኋላ ለሪፖርቱ ዓላማ የሚስማማውን ለሪፖርቱ ክፍሎች ዝርዝር ያዘጋጁ።
- ሁሉም ነገር ከአመክንዮ ወደ ሌላው በአመክንዮ የሚፈስ መሆኑን ለማረጋገጥ ረቂቁን ይፈትሹ እና ዝርዝሩ ለሪፖርቱ ተለይቶ ከታወቁት ተመልካቾች ጋር የሚስማማ መሆኑን ያረጋግጡ።
- በአጠቃላይ ሪፖርቱ የሥራ አስፈፃሚ ማጠቃለያ ፣ መግቢያ ፣ መደምደሚያዎች እና ምክሮች ፣ ግኝቶች እና ውይይቶች እና የማጣቀሻዎች ዝርዝርን ያጠቃልላል። ተዛማጅ ውሂብ የያዙ አባሪዎችን ፣ እንዲሁም ረዘም ላለ ሪፖርቶች የይዘት ሰንጠረዥ ማካተት ይችላሉ። ሆኖም ፣ ሳምንታዊ ሪፖርቶች ብዙውን ጊዜ ያን ያህል ረጅም አይደሉም።
- የሪፖርቱ እያንዳንዱ ክፍል አንድን የተወሰነ ርዕሰ ጉዳይ ይመለከታል። በዚያ ክፍል ውስጥ እያንዳንዱ አንቀፅ አንድ ሀሳብን ያብራራል። ለምሳሌ ፣ የሪፖርቱ አንድ ክፍል “የልጆች ታዋቂ ምርቶች” የሚል ርዕስ ካለው ፣ ለእያንዳንዱ የምርት ስም የተለየ አንቀጽ መጻፍ ይችላሉ። በወንዶች እና በሴቶች ልብስ መካከል ልዩነት እየፈጠሩ ከሆነ ፣ ለእያንዳንዱ የምርት ስም ንዑስ ክፍልን (በትክክለኛ ንዑስ ርዕሶች) ይፍጠሩ ፣ ከዚያ የምርት ስሙ የሚያቀርበውን የወንዶች ልብስ እና ሌላ አንቀጽ ለሴት ልጆች ልብስ የሚናገር።
ደረጃ 5. አስፈላጊ ከሆነ የርዕስ ገጽ ወይም የሽፋን ደብዳቤ ይፍጠሩ።
አጠር ያሉ ሪፖርቶች የተለየ የርዕስ ገጽ ላይፈልጉ ይችላሉ ፣ ግን ረዘም ያሉ ሪፖርቶች እርስዎ የሪፖርቱ ጸሐፊ እንደሆኑ የሚገልጽ እና የሪፖርቱን ዓላማ በአጭሩ የሚያብራራ ራሱን የቻለ ገጽ ማካተት አለባቸው።
- የርዕሱ ገጽ ከአስፈፃሚው ማጠቃለያ የተለየ እና በዋናነት ሪፖርቱ በትክክል እንዲቀርብ የአስተዳደር ዓላማዎችን ለመፈፀም የሚያስፈልገውን መረጃ ያካትታል።
- አሠሪዎች ለሳምንታዊ ሪፖርቶች የሚያስፈልጉ ልዩ የመግቢያ ገጽ ሊኖራቸው ይችላል። እንደዚያ ከሆነ ትክክለኛውን ቅርጸት እየተጠቀሙ መሆኑን ያረጋግጡ።
- ቢያንስ ፣ የርዕሱ ገጽ የሪፖርቱን ርዕስ ወይም መግለጫ (ለምሳሌ “ሳምንታዊ የሽያጭ ሪፖርት”) ፣ የእርስዎ ስም እና ሌሎች አስተዋፅዖ አበርካቾች ስም ፣ የኩባንያው ስም እና ሪፖርቱን ያጠናቀቁበት ወይም ያቀረቡበትን ቀን ማካተት አለበት።.
ክፍል 3 ከ 3 - ጠንካራ ቋንቋን መጠቀም
ደረጃ 1. ውጤታማ ርዕሶችን እና ንዑስ ርዕሶችን ይፍጠሩ።
ርዕሶች እና ንዑስ ርዕሶች ስለ መደምደሚያዎችዎ ወይም ስለ ምክሮችዎ የበለጠ ደጋፊ መረጃ ለማግኘት የሚስቧቸውን የሪፖርቱን የተወሰኑ ክፍሎች በፍጥነት እንዲያገኙ ያስችላቸዋል።
- ርዕስ እና ንዑስ ርዕስ በክፍል ወይም በንዑስ ክፍል ውስጥ ያለውን ይዘት በቀጥታ እና በትክክል መግለፁን ያረጋግጡ።
- ለምሳሌ ፣ ሳምንታዊ የሽያጭ ሪፖርትን በሚያርቁበት ጊዜ ፣ ስለ “የሴቶች አልባሳት አዝማሚያዎች” ፣ “የወንዶች ፋሽን አዝማሚያዎች” እና “ታዋቂ የልጆች ብራንዶች” የሚናገሩትን ክፍሎች ሊያካትቱ ይችላሉ። በእነዚያ ክፍሎች ውስጥ የተወሰኑ አዝማሚያዎችን ወይም ታዋቂ ምርቶችን ለማጉላት ንዑስ ርዕሶችን ማስቀመጥ ይችላሉ።
- ዘገባዎች አመክንዮአዊ እና ወጥነት እንዲኖራቸው ለሁሉም አርእስቶች አንድ ዓይነት ሰዋሰዋዊ ግንባታ ይጠቀሙ። ለምሳሌ ፣ የመጀመሪያው ርዕስ “በወንዶች አለባበስ ውስጥ የእግር መሰረትን መገንባት” የሚል ከሆነ ፣ ሁለተኛው ርዕስ “የሴቶች የልብስ ሽያጭ አኃዝ” ዓይነት ሳይሆን “የሴቶች የልብስ አዝማሚያ መምራት” መሆን አለበት።
ደረጃ 2. ግልጽ እና ቀላል ዓረፍተ ነገሮችን በመጠቀም ሪፖርት ይጻፉ።
በመደበኛ “ርዕሰ ጉዳይ-ግሥ-ነገር” ትዕዛዝ ውስጥ ከተዋቀሩ ዓረፍተ-ነገሮች ጋር አጭር ጽሑፍ የአስተሳሰብን ግልፅነት ይሰጣል እና ለእርስዎ ምክሮች እና መደምደሚያዎች ተዓማኒነትን ይሰጣል።
- የሪፖርቱን የመጀመሪያ ስሪት ከጻፉ በኋላ በጥንቃቄ ያንብቡት እና ሁሉንም አላስፈላጊ ቋንቋን ያስወግዱ። ለእያንዳንዱ ዓረፍተ ነገር እርምጃውን ይፈልጉ እና ድርጊቱን ከግስ ቀጥሎ ያከናወነው ቦታ። እያንዳንዱን ዓረፍተ ነገር “ማን አደረገ” የሚል ይመስል ያስቡ።
- አላስፈላጊ ዓረፍተ ነገሮችን ያስወግዱ እና እንደ “ከ” ፣ “ከዓላማ ጋር” ወይም “በቅደም ተከተል” ያሉ ለአፍታ ቆም ያሉ ሐረጎችን ይጠቀሙ።
- ይህ የአጻጻፍ ዘይቤ አሰልቺ ነው ብለው ያስቡ ይሆናል ፣ ግን ሳምንታዊ ሪፖርቶችን የመፃፍ ዓላማ ማዝናናት አይደለም። ይህ ዘይቤ ነጥብዎን ለማለፍ እና መረጃን ለአንባቢው ለማስተላለፍ በጣም ውጤታማ ነው።
ደረጃ 3. ጽሑፍዎ ተጨባጭ እና የማያዳላ መሆኑን ያረጋግጡ።
ምክሮችዎ በአስተያየቶች ወይም በስሜቶች ላይ ሳይሆን በተጨባጭ ማስረጃ ላይ የተመሠረተ መሆን አለባቸው። አንባቢውን በጠንካራ ፣ በግልጽ በተፃፉ እውነታዎች ማሳመን።
- አላስፈላጊ ቅፅሎችን እና ሌሎች ቃላትን ፣ አሉታዊ ወይም አዎንታዊ ትርጓሜ ያላቸውን ሐረጎች ያስወግዱ። ይልቁንም በእውነታዎች ላይ በመመስረት ክርክሮችን በመጻፍ ላይ ያተኩሩ።
- ለምሳሌ ፣ በሳምንታዊ ሪፖርትዎ ውስጥ ከአንዱ የሽያጭ ሰዎች ማስተዋወቂያ እንመክራለን እንበል። ተጨባጭ ወይም ስሜታዊ ዝርዝሮችን ከመፃፍ ይልቅ ሰራተኛው ብቁ መሆኑን በሚያሳዩ እውነታዎች ምክሩን ይደግፉ። ምንም እንኳን በሳምንት 15 ሰዓታት ብቻ ብትሠራም “ሳሪ በእኛ መደብር ውስጥ በተከታታይ ከፍተኛ ሽያጮች አሏት” የሚለው ሐረግ “ሳሪ በጣም ጓደኛዬ ሠራተኛ ነች እና እሷን ለመንከባከብ ሰዓቶ limitን መገደብ ቢኖርባትም ሁል ጊዜ የተቻላትን ትሞክራለች። የታመመች እናት።”
ደረጃ 4. ጠንካራ ቃላትን ይጠቀሙ።
በንቁ ድምጽ ውስጥ በሚጽፉበት ጊዜ በአረፍተ ነገሩ ውስጥ ምን እየተከናወነ እንዳለ አንባቢውን የሚነግረውን አንድ ቃል ማለትም ግስ ነው። እየተከናወነ ያለውን ድርጊት በግልጽ የሚገልጹ አጫጭር ፣ ጠንካራ ግሦችን ይጠቀሙ።
- ቀላል ግሶችን ይምረጡ። ለምሳሌ ‹አጠቃቀም› ከመጠቀም ይሻላል።
- እንደ ማሰብ ፣ ማወቅ ፣ መረዳት እና ማመን ያሉ ሂደቶችን የሚገልጹ ግሶች አንዳንድ ጊዜ አስፈላጊ ናቸው ፣ ግን በአጠቃላይ ድርጊትን ከሚገልጹ ግሶች ያነሱ ናቸው። አንድን መግለጫ በጥልቀት ቆፍረው ወደ ተግባር መለወጥ ሊኖርብዎት ይችላል። ለምሳሌ ፣ “በሚቀጥሉት ጥቂት ወራት ውስጥ የእኛ ሽያጮች እንደሚጨምሩ አምናለሁ” ብለው ሊጽፉ ይችላሉ። መግለጫውን ያስተካክሉ እና ለምን እንደሚያምኑት ይወቁ። ከዚያ ወደ እርምጃ የሚወስድ ዓረፍተ ነገር መጻፍ ይችላሉ ፣ “በታሪክ ፣ ሽያጮች በበዓሉ ወቅት ይጨምራሉ። በኖቬምበር እና በታህሳስ ውስጥ ሽያጮች እንደሚጨምሩ እገምታለሁ።
- በድርጊት ላይ የተመሠረተ ጽሑፍን ለመጠበቅ ፣ ሪፖርቱን ይፈትሹ እና ቅድመ-ሁኔታዎችን ለማስወገድ እና በጠንካራ ግሶች ለመተካት ይሞክሩ። ለምሳሌ ፣ “አጠቃላይ ስምምነት” ወደ “ስምምነት” ሊቀልል ይችላል ፣ እና አንድ ሰው “ጥበቃ እየጠበቀ” ከሆነ ፣ እሱ “እጠብቃለሁ” በማለት ስሜቱ የበለጠ ይጠነክራል።
ደረጃ 5. ተዘዋዋሪውን ድምጽ ያስወግዱ።
በተገላቢጦሽ ድምጽ ሲጽፉ ፣ በሚያደርገው ሰው ላይ ያነሰ ጫና ያሳድሩ እና በድርጊቱ ነገር ላይ የበለጠ ትኩረት ይሰጣሉ። ምንም እንኳን በአንዳንድ ሁኔታዎች ለፖለቲካ ወይም ለዲፕሎማሲያዊ ምክንያቶች አስፈላጊ ቢሆንም ተገብሮ ድምጽን መጠቀም ብዙውን ጊዜ ግልፅ እና ግራ የሚያጋባ ጽሑፍን ያስከትላል።
- ገባሪ ድምፅ እርምጃውን የወሰደውን ሰው ይሸልማል እና ለሪፖርቱ አንባቢ ለድርጊቱ ተጠያቂ የሆነውን ያሳያል። ይህ ለምን አስፈላጊ እንደሆነ ለመረዳት ፣ “እንደ እድል ሆኖ ፣ ሁሉም ልጆች ድነዋል” የሚለውን እሳት በተመለከተ አንድ ጽሑፍ አንብበህ አስብ። ልጆቹን ያዳነ ሰው (ወይም ሰዎች) ማንነት አስፈላጊ ነው። ዓረፍተ ነገሩ “የአከባቢው ቄስ አባት ዮሃንስ ወላጅ አልባ ሕፃናትን በከበበው እና ልጆቹን ሁሉ ባዳነበት እሳት ውስጥ ወዲያና ወዲህ” የሚል ከሆነ ፣ በዚያ ሁኔታ ውስጥ ጀግና በመሆናቸው ክብር የሚገባው ማን እንደሆነ አሁን ያውቃሉ።
- አሉታዊ መዘዞች ሊያስከትሉ ለሚችሉ ድርጊቶች ኃላፊነት ለመውሰድ ንቁ ዓረፍተ ነገሮችም አስፈላጊ ናቸው። በሪፖርትዎ ውስጥ “ስህተት ተከስቷል” ብለው ከጻፉ ፣ አለቃዎ ተገቢውን ቅጣት እንዲሰጥ ማን ስህተቱን እንደሰራ ማወቅ ይፈልጋል። ስህተት ከሠሩ ታዲያ ለድርጊቱ አምኖ መቀበል እና ኃላፊነት መውሰድ በእርግጥ ይረዳዎታል።
- ተገብሮ ዓረፍተ ነገሮችን በጽሑፍ ለማግኘት እና ለማስወገድ በ “ዲ-” የሚጀምሩ ግሶችን ይፈልጉ። ሲያገኙት በአረፍተ ነገሩ ውስጥ ያለውን ድርጊት ይለዩ ፣ ማን እንዳደረገው ይወቁ እና ወደ ዓረፍተ ነገሩ መጀመሪያ እና መሃል ያንቀሳቅሱት።
ደረጃ 6. የእይታ ክፍሎችን በመጠቀም መረጃን ያስተላልፉ።
ሰንጠረ andች እና ግራፎች ተመሳሳይ መረጃን ከሚሰጡ አንቀጾች ይልቅ ለማንበብ እና ለመከተል በጣም ቀላል ናቸው ፣ በተለይም የሚተላለፈው መረጃ ብዙ ቁጥሮችን የያዘ ከሆነ።
- ለእነሱ በሚጠቅም እና የሪፖርቱን ዓላማ በሚያንፀባርቅ መልኩ መረጃዎችን ለአንባቢዎች ለማስተላለፍ ትክክለኛ የእይታ ክፍሎችን ይምረጡ።
- ለምሳሌ ፣ የሱፍ ጃኬቶችን ሽያጭ የመጨመር አዝማሚያ ለማሳየት የመስመር ግራፍ መምረጥ ይችላሉ። ጠረጴዛው አንባቢው ሁሉንም ቁጥሮች እንዲመለከት ፣ እንዲያወዳድር እና ጭማሪ መኖሩን እንዲገነዘብ ስለሚያስፈልገው ይህ መረጃ በየወሩ በሚሸጡ የሱፍ ጃኬቶች ብዛት ከጠረጴዛ በላይ ጭማሪውን ለማሳየት የበለጠ ውጤታማ ይሆናል። ቀላል የመስመር ግራፍ በቀላሉ በማሳየት ሊከናወን ይችላል።
- አይን ወደ ምስላዊ አካላት እንደሚሳብ ያስታውሱ። እነዚህ ንጥረ ነገሮች ሥርዓታማ እና የተደራጁ መሆናቸውን ያረጋግጡ ፣ እና በገጹ አናት ላይ በተገቢው ቦታ ላይ እንዲቀመጡ ያድርጉ። ለእርስዎ ምክር ወይም መደምደሚያ አስፈላጊ የሆኑትን የእይታ ክፍሎችን በቀላሉ ያቅርቡ።
ደረጃ 7. ቃላትን ማስወገድ።
እያንዳንዱ ኢንዱስትሪ ወይም የአካዳሚክ ተግሣጽ የተወሰኑ የማይቀሩ ቃላት ፣ እንዲሁም ከታዋቂ መጽሐፍት ወይም መጣጥፎች ተወዳጅነትን የሚያገኙ የቃላት ቃላቶች አሉት። አንዳንድ ጊዜ ጠቃሚ ቢሆኑም ፣ እነዚህ ቃላት ብዙውን ጊዜ እሴት አይጨምሩም ወይም መልእክቱን በብቃት ለማስተላለፍ አይሳኩም።
- በሪፖርቶችዎ ውስጥ ከመጠን በላይ እንዳይጠቀሙባቸው የተለመዱ የኢንዱስትሪ ቁልፍ ቃላትን ዝርዝር መፃፍ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል። ሪፖርቱ ሲጠናቀቅ እነዚህን ቃላት በሰነዱ ውስጥ መፈለግ እና አስፈላጊ ከሆነ መተካት ይችላሉ።
- ለአንባቢው ፣ ወቅታዊ ቁልፍ ቃላትን ከልክ በላይ መጠቀሙ በመስኩ ውስጥ “በደንብ ያውቃሉ” ማለት እንዳልሆነ ያስታውሱ ፣ ይልቁንም ተቃራኒውን ስሜት ይፈጥራል። በአጠቃላይ ሥራ አስፈፃሚዎች እና ሥራ አስኪያጆች በዕድሜ የገፉ እና በመቶዎች የሚቆጠሩ እንደዚህ ያሉ ቃላት ሲመጡ እና ሲሄዱ አይተዋል። በጣም ከተጠቀሙበት እነሱ ሰነፍ እንደሆኑ እና እርስዎ ምን እያወሩ እንደሆነ አያውቁም ፣ ወይም እነሱን ለማስደመም እየሞከሩ ነው።
- እንዲሁም ከመጠን በላይ ውስብስብ ቃላትን ከመጠቀም መቆጠብ አለብዎት።ለምሳሌ ፣ የሕግ ጉዳይ ጠቅለል ያለ ዘገባ እየጻፉ ከሆነ ፣ ያ ማለት በብዙ የሕግ ዘይቤዎች በርበሬ መጣል አለብዎት ማለት አይደለም።
ደረጃ 8. ጥንቃቄ የተሞላበት የቁምፊ ፍተሻ ያድርጉ።
በአጻጻፍ እና ሰዋሰዋዊ ስህተቶች የተሞሉ ሪፖርቶች ለአንባቢዎች የማይመቹ እና አሉታዊ ምስልዎን የሚያንፀባርቁ ሊሆኑ ይችላሉ። ትክክለኛውን የቁምፊ ፍተሻ ለማድረግ በቂ ጊዜ እንዲኖርዎት ሪፖርቱን ከቀነ -ገደቡ አስቀድሞ በደንብ ያርቁ።
- በሚጠቀሙበት የቃላት ማቀነባበሪያ ትግበራ ላይ የሰዋስው እና የፊደል ማረጋገጫ መርሃ ግብር ያሂዱ። ይህ ፕሮግራም ብዙ ስህተቶችን ፣ በተለይም የግብረ -ሰዶማዊ ስህተቶችን (ለምሳሌ “የተጫነ” መተየብ ፣ “ሁኔታ” ለመጻፍ ሲፈልጉ) ብዙ ስህተቶችን ይዘልላል።
- በተገላቢጦሽ ገጸ -ባህሪን መፈተሽ (ወደ ፊት መመለስ) ስህተቶችን እንዳያመልጡዎት ጥሩ መንገድ ነው። ከዚህም በላይ እርስዎ ሊጽፉት የሚፈልጉትን በደንብ የሚያውቁ ከሆነ አንጎል በራስ -ሰር ያጠናቅቃቸዋል ምክንያቱም እንደ የጎደሉ ቃላትን የመሳሰሉ ስህተቶችን ያስተላልፋሉ። ከጀርባ ወደ ፊት ከፈትኑት ይህ አይሆንም።
- ሪፖርቶችን ጮክ ብሎ ማንበብ ስህተቶችን ለመለየት እና የአጻጻፍ ዘይቤን ለማረም ሌላ ውጤታማ መንገድ ነው። አንድን ዓረፍተ ነገር ወይም አንቀጽ ለማንበብ ከከበዱ ፣ አንባቢዎች ተመሳሳይ ችግር ስለሚገጥማቸው ያ ክፍል ለመረዳት አስቸጋሪ ነው። የተሻሉ እንዲፈስ አስቸጋሪ የሆኑትን ክፍሎች ያርሙ።
